1.Provinsi adalah Provinsi Bengkulu.
2.Pemerintah Provinsi adalah Pemerintah Daerah Provinsi Bengkulu.
3.Gubernur adalah Gubernur Bengkulu.
4.Kabupaten/Kota adalah KabupatenlKota di Provinsi Bengkuiu.
5.Perangkat Daerah Provinsi adalah Dinas, Badan, Inspektorat, Sekretariat Llnsur pembantu Gubernur dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah penyelenggaraan pemerintahan di Provinsi. dalam http://jdih.bengkuluprov.go.id
6.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
7.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, ,pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
8.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
9.Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
10.Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 1 1. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung malrpun tidak langsung oleh Arsip Nasionai Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
12.Arsip Terjaga adalah arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
13.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
14.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip. http://jdih.bengkuluprov.go.id
15.Pencipta arsip tingkat Provinsi adalah Badan Usaha Milik Daerah, organisasi kemasyarakatan berskala provinsi, organisasi politik berskala provinsi, dan perusahaan swasta berskala provinsi.
16.Pencipta arsip tingkat KabupatenlKota adalah Badan Usaha Milik Daerah, organisasi kemasyarakatan berskala kabupatenf kota, organisasi politik berskala kabupatenf kota, dan perusahaan swasta berskala kabupaten/kota.
17.Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengeloiaan Arsip Statis dan pembinaan kearsipan.
18.Lembaga Kearsipan Provinsi adalah perangkat daerah Pemerintah Daerah Provinsi Bengkulu yang melaksanakan urusan Pemerintahan Daerah di bidang kearsipan.
19.Lembaga Kearsipan KabupatenlKota adalah perangkat daerah Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota yang melaksanakan urusan Pemerintahan Daerah dibidang kearsipan.
20.Pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan.
21.Audit kearsipan adalah proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independen, objektif, dan professional berdasarkan standar kearsipan untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efesiensi, dan keandalan penyelenggaraan kearsipan.
22.Audit kearsipan eksternal adalah audit kearsipan yang dilaksanakan oleh Tim Pengawas Kearsipan Eksternal atas penyelenggaraan kearsipan pada pencipta arsip tingkat Provinsi dan KabupatenlKota. Lembaga Kearsipan
23.Audit kearsipan internal adalah audit kearsipan yang dilaksanakan oleh Tim Pengawas Kearsipan Daerah Internal atas penyelengga.raan kearsipan di lingkung€.n perangkat daerah pencipta arsip tingkat Provinsi. http://jdih.bengkuluprov.go.id 2a. Objek pengawasan adalah pencipta arsip/lembaga kearsipan yang diawasi.
25.Tim Pengawas Kearsipan Daerah adalah tim pengawas kearsipan yang dibentuk oleh Gubernur dengan tugas melaksanakan penga\Masan penyelenggaraan kearsipan pencipta arsip tingkat Provinsi dan Lembaga Kearsipan Daerah Kabupatenl Kota. 26.Tim Pengawas Kearsipan Internal adalah Tim Pengawas Kearsipan Daerah yang dibentuk oleh Gubernur untuk melaksanakan pengawasan penyelenggaraan kearsipan di Perangkat Daerah Provinsi- 27.Laporan Audit Kearsipan Eksternal yang selanjutnya disingkat LAKE adalah laporan yang disusun berdasarkan laporan hasil audit penyelenggaraan kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan daerah. 28.Laporan Audit Kearsipan Internal yang selanjutnya disingkat LAKI adalah laporan yang disusun oleh pimpinan pencipta arsip berdasarkan hasil audit internal yang dilaksanakan di lingkungannya. 2g.Laporan Hasil Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan yang selanjutnya disingkat LHM adalah laporan yang disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan atas hasil kegiatan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsiPan.