DokumenPeraturan Gubernur (Pergub)Berlaku

Peraturan Gubernur (PERGUB) Provinsi Bengkulu Nomor 25 Tahun 2021

Nomor: 25
Tahun: 2021
Ditetapkan: 18 Agustus 2021
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 12

Lembaga terkait

Pemerintah Provinsi Bengkulu

aturan_pelaksanaan

Ringkasan

Tanggung Jawab; Jenis dan Batasan; Teknik Pengelolaan Arsip Terjaga

Isi peraturan

Menetapkan

menetapkan Pedoman Pengelolaan Arsip Tedaga; bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a dan b perlu menetapkan Peraturan Gubernur Benglmlu tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Terjagal undang-undang Nomor 9 Tahun L967 tentang Pembentukan PropinsiBengkulu(IrmbaranNegaraRepubliklndonesia Tahun Lg67 Nomor 19, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 28281;

2.Undang-undang Nomor 43 Tahun 2oo9 tentang Kearsipan (Lrmbaran Negara Tahun 2OOg Nomor L52' Tambahan IrmbaranNegaraRepubliklndonesiaNomor5o7l);
3.Undang-undang Nomor 23 Tahun 2oL4 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2oL4 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan undang-undang Nomor 11 Tahun 2o2o tentang cipta Kerja (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2o2A Nomor 245, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6573h 1. http://jdih.bengkuluprov.go.id Menetapkan i
4.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2OI2 tentang pelaksanaan undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
5.Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 41 Tahun 2015 tentangPengelolaanArsipTerjaga(BeritaNegaraRepublik Indonesia Tahun 2O2O Nomor 1388 ; MEMUTUSKAN: PBRATURAN GUBERNUR TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Gubernur ini yang dimaksud dengan:

1.Provinsi adalah Provinsi Bengkulu'
2.Pemerintah Provinsi adalah Pemerintah Daerah Provinsi Bengkulu.
3.Gubernur adalah Gubernur Bengkulu'
4.Kabupaten/Kota adalah Kabupaten/Kota di Bengkulu.
5.Perangkat Daerah Sekretariat unsur Rakyat Daerah Provinsi. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip' Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya disebut ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk iembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas Negara dibidang kearsipan yang herkedudukan di ibu kota negara' Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembang€-n teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan' perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara' Provinsi Provinsi adalah Dinas, Badan, Inspektorat, pembantu Gubernur dan Dewan Perwakilan dalam penyelenggaraan pemerintahan di 6. 7. 8. http://jdih.bengkuluprov.go.id

g.Pengelolaan Arsip Terjaga adalah kegiatan identifikasi' pemberkasan, peiaporan dan penyerahan Arsip Terjaga yang dilaksanakanolehPerangkatDaerahPenciptaArsip.
1. 10.Arsip Terjaga adalah arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya' ll.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi' tugas' dan tang$rng jawab di bidang pengelolaan arsip'
2. 12.Pencipta arsip tingkat Provinsi ad.alah Badan Usaha Milik Daerah,organisasikemasyarakatanberskalaprovinsi, organisasipolitikberskalaprovinsi,danperusahaanswasta berskala Provinsi. 13.PenciptaarsiptingkatKabupatenlKotaadalahBadanUsaha MilikDaerah,organisasikemasyarakatanberskala kabupate nfkota, organisasi politik berskala kabupatenfkota, dan perusahaan swasta berskala kabupaten/kota'

Pasal 2

(1)peraturan Gubernur ini dimaksudkan sebagai pedoman bagi Perangkat Daerah dalam melaksanakan pengelolaan Arsip Terjaga.
(2)PeraturanGubernursebagaimanadimaksudpadaayat(1), bertujuan:
1. a.agar setiap Perangkat Daerah Pencipta Arsip Terjaga mampumengeloladanmelaporkanArsipTerjagaSecara benar; dan b.untukmenjaminbahwaarsipnegarayangdikategorikan sebagai Arsip Terjaga, aman, seiamat dan diperlakukan sesuai peraturan perundangan yang berlaku'

BAB II

TANGGUNG JAWAB

Pasal 3

(1)Pengelolaan Arsip Terjaga merupakan tanggung jawab Kepala Pencipta ArsiP.
(2)Tanggung jawab Kepala Pencipta Arsip sebagaimana dimaksud Pada aYat (1), meliPuti: http://jdih.bengkuluprov.go.id a.memelihara,meiindungi,danmenyeiamatkanarsipyang termasuk dalam kategori Arsip Terjaga; dan
1. b.memberkaskan dan melaporkan arsip yang termasuk dalam kategori Arsip Terjaga kepada Kepala Lembaga Kearsipan paling lama 1 (satu) tahun setelah pelaksanaan kegiatan'
(3)Pencipta Arsip yang berpotensi menciptakan Arsip Terjaga antara iain:
1. a.sekretariat daerah;
2. b.sekretariat dewan perwakilan rakyat daerah;
3. c.perangkat daerah yang melaksanakan urusan atau sebagian urusan kePendudukan;
4. d.perangkat daerah yang melaksanakan urllsan atau sebagian urusan kewilayahan dan perbatasan; e.perangkatdaerahyangmelaksanakanLlrusanatau sebagian urusan pengelolaan kepulal-ran; f . perangkat daerah yang melaksanakan urusan atau sebagian urusan pengelolaan ener5/ dan pertambangan;
5. g.perangkat daerah yang melaksanakan urusan atau sebagian urusan keamanan wilaYah;
6. h.perangkat daerah yang melaksanakan urusan atau sebagian urusan pembangunan infrastruktur nasional;
7. i.perangkat daerah yang melaksanakan urusan atau sebagian urusan ketahanan dan kerawanan pangan; jperangkat.daerahyangmelaksanakanurusanatau sebagianurusanpemilihankepaladaerah/pilkada; k.perangkatdaerahyangmelaksanakanurusanatau sebagian urusan hak atas kekayaan intelektual, khususnYa hak ciPta;
  1. 1.perangkat daerah yang melaksanakan urusan atau sebagian urusan regulasi atau deregulasi penanaman modal dan investasi; m.perangkatdaerahyangmelaksanakanurusanatau sebagian urusan Pengairan; dan n.perangkatdaerahyangmelaksanakanurusanatau sebagian urusan yang berhubungan dengan kerjasama internasional' http://jdih.bengkuluprov.go.id

Pasal 4

Kepala Pencipta Arsip wajib menyerahkan salinan atau softcopg outentik dari naskah asli Arsip Terjaga kepada Lembaga Kearsipan Provinsi paling iamal (satu) tahun setelah dilakukan pelaporan.

BAB III

JENIS DAN BATASAN

Pasal 5

Jenis dan kategori Arsip Terjaga terdiri dari:

a.Arsip kependudukan yang strategis, meliputi:
1. 1.data base kependudukan dan sistem Informasi Administrasi KePendudukan;
2. 2.arsip tentang penetapan parameter pengendalian penduduk;
3. 3.arsip tentang administrasi dan demografi kependudukandiwilayahperbatasandanpulauterdepandi Provinsi Bengkulu; dan
4. 4.arsip tentang status kewarganegaraan (Nafiralisasl'
b.Arsip kewilayahan yang strategis, meliputi:
1. 1.arsip tentang dasar penetapan wilayahProvinsi; 2.arsiptentangbatasperairanProvinsidanKabupatenlKota; 3.arsiptentangtataruanglautProvinsidanperairan y'uridiksi; dan
2. 4.arsip tentang penetapan wilayah Provinsi dan KabuPaten/Kota.
c.Arsip kepulauan yang strategis, meiiputi: 1'arsiptentangpotensisumberdayaalamyangterkandung dalam suatu Puiau;
1. 2.arsip tentang iuas dan besarnya kepulauan; 3.arsiptentangjumlahpulau-pulauterdepandiProvinsi Bengkulu,berikutadministrasikependudukan;dan
2. 4.arsip tentang pulau-pulau yang berbatasan langsung antaraProvinsiBengkuiudenganProvinsilain.
d.Arsip perbatasan yang strategis, meliputi: l.arsiptentangbataswilayahProvinsiBengkuluyang meliputibatasdaratdanbataslautteritorial; http://jdih.bengkuluprov.go.id 2.arsiptentangbataswilayahProvinsiBengkuluyang meliputibatasdaratdenganProvinsiBengkuludan Provinsi Sumatera Barat;dan
1. 3.arsip tentang perbatasan wilayah kabupatenlkota di ProvinsiBengkuluyangmeliputibatasdaratdengan kabupatenlkotadariProvinsiBengkuludanProvinsi Sumatera Barat, serta batas wilayah antar kabupaten/ kota di Provinsi Bengkulu'
e.Arsip perjanjian internasional yang strategis' meliputi:
1. 1.arsip tentang proses pen)rusunan naskah perjanjian internasional dari iembaga pemrakarsa;
2. 2.arsip tentang pertukaran nota diplomasi; 3.arsiptentangratifikasiperjanjianinternasional;dan
3. 4.arsip tentang perjanjian sistercitg'
f.Arsip kontrak karya yang strategis, meliputi:
1. 1.arsip tentang perjanjian usaha energi dan pertambangan; 2.arsiptentangpedanjianusahaketenagalistrikanuntuk kePentingan umum; 3.arsiptentangperjanjiankontrakbagihasilpengusahaan minYak dan gas bumi; dan 4.arsiptentangperjanjianizinusahapemanfaatanhutan.
g.Arsip pemerintahan yang strategis, rneliputi: l.arsiptentangHasildanPenetapanpemiludaerah; 2.arsiptentangkebijakanstrategisyangdikeluarkanoleh Gubernur; 3.arsiptentangkebijakanataukeputusanstrategisyang ditetaPkan oleh Gubernur;
1. 4.arsiP tentang oPerasi militer;
2. 5.arsip tentang intelijen dan pengamanan; 6.arsiptentangpengembangansaranaalatutamasistem pertahanan (alutsista) ;
3. 7.arsip tentang ketersediaan ketahanan dan kerawanan pangan;
4. 8.arsip tentang HAKI (Hak Atas Kekayaan Intelektual) khususnYa hak ciPta; g, arsip tentang investasi pembangunan infrastruktur di Provinsi Bengkulu; dan http://jdih.bengkuluprov.go.id
5. 10.arsip tentang regulasi atau deregulasi penanaman modal' investasi dan divestasi'

Pasal 6

(1)Batasan strategis Arsip Terjaga meliputi hal-hal sepanjangmenyangkutkeberadaandankelangsunganhidup bangsa.
(2)Batasan strategis Arsip Terjaga sebagaimana dimaksud pada ayat (1), antara lain meliPuti:
1. a.program Prioritas Pemerintah;
2. b.pembentukan peraturan perundang-undangan;
3. c.kebijakan organisasi;
4. d.mewujudkan eksistensi dan kedaulatan negara;dan
5. e.mengenai sumberdaya dan kekayaan alam'

BAB IV

TEKNIK PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA

Pasal 7

(1)Teknik Pengelolaan Arsip Terjaga meliputi kegiatan:
1. a.identifikasi;
2. b.pemberkasan;
3. c.pelaPoran;dan
4. d.penYerahan.
(2)Teknik Pengelolaan Arsip Terjaga sebagaimana dimaksud Pada ayat (1), tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

Pasal 8

(1)Identifikasi sebagaimana dimaksud. dalam Pasal 7 ayat (T\ huruf a, dilakukan untuk mendapatkan informasi arsip- arsip dinamis pada Pencipta Arsip yang benar-benar termasuk dalam kategori Arsip Terjaga' http://jdih.bengkuluprov.go.id {2) Identifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat{1) dituangkan dalamsebuahdaftaratauformuliryangpalingsedikit memuat nomor urut, jenis arsip' dasar pertimbangan pengkategorian,klasifikasidankeamananaksesarsip' nama unit pengolah, dan nama penanggungjawab' serta kolom keterangan'

Pasal 9

(1)Pemberkasansebagaimanadimaksud'padaPasalTayat(L) hurufbdilakukanberdasarkanmasalahdengan mengg\lnakan klasifikasi arsip sebagai dasar pengelomPokan.
(2)Pemberkasan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan melakukan pemeriksaan' penentuan indeks (indexing), pengkodean (koding)' pemberian tunjuk silang, pelabeian berkas dan penataan'

Pasal 10

(1)PelaporansebagaimanadimaksuddalamPasalTayat(1) huruf c dilaksanakan oleh Pencipta Arsip kepada Gubernur meialui Lembaga Kearsipan Provinsi'
(2)Pelaporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)' dilakukanpalingsedikit3(tiga)tahunsekalisetelah kegiatan pemberkasan selesai dilaksanakan'
(3)Peiaporan sebagaimana dimaksud pada ayat (2)'meliputi dokumen:
1. a.daftar berkas arsiP terjaga;dan
2. b.daftar isi berkas arsiP terjaga
(4)Pelaporan dibuat rangkap 3 (tiga), masing-masing untuk PenciptaArsip,LembagaKearsipanProvinsidan Gubernur. http://jdih.bengkuluprov.go.id
(5)Prosedur pelaporan Arsip Terjaga dengan tahapan sebagai berikut:
1. a.pencipta arsip mengidentifikasi jenis arsip terjaga yang terciPta;
2. b.pencipta arsip melakukan pemberkasan' pembuatan daftararsipterjagadandaftarisiberkasarsipterjaga serta salinan asli arsiP terjaga:
3. c.kepala pencipta arsip melaporkan arsip terjaga kepada GubernurmelaluiLembagaKearsipanProvinsidengan melampirkan dokumen sebagaimana dimaksud pada huruf b masing-masing rangkap 2 (dua) dalam bentuk softcoPY dan hardcoPA'
4. d.lembaga kearsipan provinsi menghimpun laporan arsip terjaga dari pencipta arsip sebagaimana dimaksud pada huruf c dan mengajukan surat penetapan arsip terjaga kePada Gubernur'
5. e.berdasar surat sebagaimana dimaksud pada huruf d Gubernur menetapkan daftar arsip terjaga Pemerintah Provinsi.
6. f.berdasarkan penetapan Gubernur sebagaimana dimaksudpadahurufeLembagaKearsipanProvinsi melaporkanDaftarArsipTerjagaPemerintahProvinsi kepadaANRImelaluiSekretarisDaerahProvinsidengan melampirkandokumendanberitaacarapelaporandalam bentuk softcoPg dan hardcoPU' F.agian Kelirna PenYerahan Pasal 1 1
(1)PenyerahanArsipTerjagadilakukanpalinglamal(satu) tahun setelah PelaPoran ke ANRI'
(2)Penyerahand.aftarArsipTerjagasebagaimanadimaksud padaayat(1)berupasalinanaslidalambentuksoftcopgdarl hard coPA. http://jdih.bengkuluprov.go.id
(3)Penyerahan Arsip Terjaga sebagaimana dimaksud pada ayat
(2)dilakukan oleh Lembaga Kearsipan Provinsi atas nama Gubernur cengan disertai berita acara penyerahan salinan Arsip Terjaga.

BAB V

KETBNTUAN PENUTUP

Pasal 12

Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggai diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya' memerintahkan pengundangan Peraturan Gubernur ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Provinsi Bengkulu' DitetaPkan di Bengkulu Pada tanggal 18 Agustus 2O2l GUBERNUR BENGKULU, ttd, H.ROHIDIN MERSYAH Diundangkan di Bengkulu Pada tanggal 18 Agustus 2O2l SEKRETARIS DAERAH PROVINSI BENGKULU, ttd, HAMKA SABRI BERITA DAERAH PROVINSI BENGKULU TAHUN 2021 NOMOR : 26 Salinan sesuai dengan aslinYa UKUM DAN HAM DAN KESRA Muda S Per 1 199303 L OO2 http://jdih.bengkuluprov.go.id LAMPIRAN PERATURAN GUBERNUR BENGKULU NOMOR 25 TAHUN 202 i TENTANG PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA TEKNIK PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA Kegiatan Pengelolaan Arsip Tetjaga terdiri dari: A ldentifikasi; B Pemberkasan; C Pelaporan;dan D. Penyerahan A. IDENTIFIKASI

1.Identifikasi Arsip Terjaga dilaksanakan untuk mmenentukan arsip dinamis yang masuk dalam kategori arsip terjaga' Contoh daftar identifikasi Arsip Terjaga: Kolom Kolom Kolom (3) Kolom (4) Kolom (5) Kolom (6) Kolom (7)

(1){2\ diisi dengan nomor urut; diisi dengan judul dan uraian singkat yang menggambarkan isi dari jenis arsip; diisi dengan dasar pertimbangan penentuan arsip terjaga sesuai dengan peraturan perundang- undangan ataupun kebijakan lain yang ditentukan oleh pimpinan organisasillembaga; diisi dengan keterangan klasifikasi keamanan dan akses arsip (sangat rahasia, rahasia, terbatas, dan biasa) diisi dengan raama unit ke{a yarlg bertanggung jawab terhadap, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Iisik dan informasi arsiP; diisi dengan rlatna pengelola arsip terjaga; diisi dengan keterangan diperlukan, sePerti kode simpan. pejabat penanggung jawab atau informasi lain Yar:g klasiflkasi atauPun lokasi Keteranean Petuniu : http://jdih.bengkuluprov.go.id Identifikasi Arsip Teqaga dilakukan melalui kegiatan sebagai berikut:
1. a.Analisis fungsi organisasi;
2. b.Pendataan arsiP;dan
3. c.Pengolahan data. Analisis fungsi organisasi dilakukan untuk menentukan unit kerja yang memiliki potensi menciptakan arsip teqaga (berkaitan dengan bidang kepend.udukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan' perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah pemerintahan yarfg strategis).
  1. 4.Pendataan arsip dilaksanakan dengan:
4. a.Mengelomptfr., substansi informasi terhadap unit kerja yang menciPtakan ArsiP Terjaga'
5. b.Pengelompokan substansi informasi sebagaimana dimaksud dalam huruf a dilakukan dengan menggunakan formulir pendataan arsip terjaga. Contoh Formulir Pendataan ArsiP: lnstansi UnitKerja {2). Jenisi SeriArsiP MediaSimPan Klasifikasi Keamanan dan Akses Volume KUrunWaktU Retensi TingkatPerkembangan
(3).
(4).
(5)
(6)
(7), (e) 10). NamaPendataan WaktuPendataan Keterangan Petunjuk Peneisian: di isi dengan narna instansi; di isi dengan narna unit kerja; di isi den[an judul atau uraian singkat yang menerangka isi dari jenis arsip; ai l"i dengan jenis media simpan arssp, sgp-erli tekstual, kartografi, audio visual, elektronik, dan digital; di isi i.og"o tingkat klasifikasi keamanan dan akses arsip, yaitu sangat rahasia, rahasia, terbatas, dan biasa/terbuka; di isi dengan jumlah arsip yang tersimpan, seperti lembar, berkas, meter lari dan sejenisnYa; di isi dengan keterangan masa/ kurun waktu arsip tersebut terciPta; Kolom Kolom Kolom Kolom Kolom Kolom (6) Kolom \71
(1)(21 t3) {41
(5)http://jdih.bengkuluprov.go.id Kolom (9) Kolom (10) Kolom (lU Kolom {121 atau musnah; di isi dengan tingkat asli, salinan, tembusan, perkembangan arsiP, sePerti petikan, dan hasil Penggandaan (kopi); ii ili a"t gan keterangan kondisi fisik arsip' seperti baik' perlu perbaikan, dan rusak; di isi dengan Rama petugas pendata arsip teqagT; di isi dengan tanggal w.kt'l pendataan arsip terjaga' S.Pengolahandatadilakukandenganmenggunakanmetodeanalisis hukum dan analisis risiko'

6.Analisis hukum dilaksanakan melalui kegiatan:

a.Melakukan identifikasi peraturan perundang-undangan terkait dengan bidang kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan' perjanjianinternasional,kontrakkarya,danmasalahpemerintahan Yang strategis'
b.Melakukan analisa terkait dengan potensi tuntutan hukum yang akan timbul dikemudian hari'
1. 7.Analisis risiko dilaksanakan dengan menafsirkan dampak kerugian yang timbul, antara lain:
a.Kerugian materiil;dan
b.Kerugian immaterial' B. PEMBERKASAN
1. 1.Pemberkasan dilakukan berdasarkan sistem subjek (kelompok masalah).
2. 2.Arsip ditata berdasarkan subjek dengan menggunakan klasifikasi arsip sebagai panduan pengelompokannya'
3. 3.Prosedur pemberkasan terdiri dari pemeriksaan, penentuan indeks {indexing), pengkodean, pemberian tunjuk silang' penyortiran' pelabelan berkas, Penataan'
4. 4.Pemeriksaan meliputi kegiatan memeriksa kelengkapan berkas dan memperhatikan apakah terdapat tanda perintah (disposisi) pimpinan untuk menYimPanberkas'
5. 5.Penentuan indeks (indexing\ pada arsip dengan cara menentukan kata tangkap (keguordl terhadap isi informasi arsip yang akan disimpan sebagai judul berkas. Indeks dari informasi berkas sebagai subjek pokokdicantumkanpadafolderdantabguide.Indeks dapatberupa nama orang, lembaga/organisasi, tempat/wilayah, masalah dan kurun waktu' http://jdih.bengkuluprov.go.id 6. 7. Menuliskan kode klasifikasi terhadap kata tangkap yang terpilih menjadi indeks di sudut kanan atas arsip; Menulis kode untuk fungsi/primer pada bagian depan dengan huruf kapital sesuai klasifikasi, untuk kegiatan/sekunder dengan kode angkadandiletakkansetelahkodehurufkapital,serta transaksi/tersier dengan kode angka dan diletakkan di belakang kode angka kegiatan/ sekunder' Contoh: Surat tentang Cuti naik haji Kodenya Sekunder Tersier Primer : 900 (KePegawaian) 95o (Cuti) 955 (Cuti naik haji) _F---- Indeksnya : 955 (Cuti naik haji tahun)
g.pemberian tunjuk silang diperlukan apabila ditemukan informasi yang terkandung dalam suatu berkas surat lebih dari satu subjek atau sub subjek atau memiliki lebih dari satu peristilahan dan mempunyai arti yang sama. 9. : '**ru?*H : *:: {3 rf=*"4 ?1}L' ila'?- il"t s"i -} t'3 *<. penyortiran berkas surat berdasarkan kode-kode klasifikasi yang telah dituliskan disudut kanan kertas surat. Penyortiran dilakukan pada saat berkas surat dimasukan ke dalam folder untuk memudahkan labelisasi dan penataan berkas di tempat penyimpannya. : 14 Agustus2ol3 , ol 9. 1 .543lvl I I 2013 lndeks : Ljpacara 17 Agustus Lihat : upacara Bendera : 't4 Agustus2ol3 : o19.1-543wlll/ 2013 l<ode: o1 9.1 . \)pacara17 Agustus 2013 lndeks : upacara bendera Contpjr.;*- http://jdih.bengkuluprov.go.id
1. 10.Kegiatan pemberian tanda pengenal Lrerkas ukuran label sesuai dengan ukuran tab diketik judul berkas, indeks yang telah klasifikasi selanjutnya ditempel pada guide berkas surat akan disimPan' Contoh: pada tab folder, dengan folder dan guide. Label ditetapkan serta kode atau tab folder di mana ., t- .t -,,. tI ,,',' t , ji.::ii:-11i5', :':i19j:::.i:i.:r.i..*1.:. :,::ra.:.,ai;l?]i,:.:,:r-i j:-, ::*:=$,1?:Le:E# :li,ta.l::;?..
2. 11.Penyimpanan berkas surat dengan menggunakan sarana dan prasarana kearsipan yang terdiri d,ari Filling Cabinet, GuidelSekat dan folder. Folder yang berisi berkas dan telah di beri indeks dan kode klasilikasi ditata atau dimasukan dibelakang guidelsekat dalam fiting cabinetsesuai dengan klasifikasi subjek dan rinciannya' penataan berkas menggunakan sistem subyek/masalah dengan menggunakan klasifikasi arsip sebagai dasar penataan' Contoh: G. Filing Cabinet http://jdih.bengkuluprov.go.id Folder C. PELAPORAN
3. 1.Pelaporan arsip terjaga dilaksanakan dengan prosedur sebagai berikut:
a.Menyiapkan daftar Arsip Terjaga;
b.Menyiapkan salinan autentik Arsip Terjaga;dan
c.Pelaporan Arsip Terjaga kepada ANRI'
1. 2.Penyiapan daftar Arsip Terjaga terdiri dari penyiapan daftar berkas arsip terjaga dan daftar isi berkas arsipterjaga' Contoh:
a.Daftar berkas arsiPterjaga C. PELAPORAN...
b.Sekat atau guide: Pembatas antar file http://jdih.bengkuluprov.go.id Kolom(l), di isi dengan nomorurut; Kolom(2), di isi dengan nomor berkas dari arsip terjaga; Kolom(3), di isi dengan nama unit pengolah yang menciptakan arsip terjaga; Kolom(4), di isi dengan uraian informasi dari berkas arsip terjaga; Kolom(S),diisidenganmasa/kurunarsipterjagayangtercipta; Kolom(6),diisidenganjumlahbanyaknyaarsipterjagadalam satuan yang sesuai dengan jenis arsip terjaga; Kolom (7\, di isi dengan keterangan spesifik dari jenis arsip terjaga, seperti tekstual' kartografi' audio visual' elektronik dan digital'
b.Daftar isi berkas ArsiP Terjaga Nama Unit Pengolah : ....." (a)"""' : Kolom(a), di isi dengan nama unit kerja yang menciptakan arsip terjaga; Kolom(l), di isi dengan nomorurut; Kolom(2),diisidengannomorberkasdariarsipterjaga; Kotom(3), di isi dengan nomor itemarsip; Kolom(4), di isi dengan uraian informasi arsip dari setiap berkas arsiP terjaga; Kolom(S),diisidengantanggalarsipterjagaitutercipta; Kolom(6),diisidenganjumlahbanyaknyaarsipterjagadalam satuan sesuai jenis arsiP terjaga; Kolom (7), di isi dengan keterangan spesifik dari jenis arsip terjaga, seperti tekstual, kartografi' audio visual' elektronik, dan digital' http://jdih.bengkuluprov.go.id J, 4. Pelaporan arsip terjaga berupa Daftar Berkas Arsip Terjaga dan Daftar Isi Berkas Arsip Terjaga yang disampaikan dalam bentuk soficopy dan hardcopg; pelaporan arsip terjaga ke ANRI paling iama 1 tahun seteiah kegiatan dengan cara:
a.Secara manual, menyampaikan Secara tertulis melalui surat kepada KePala ANRI; D. PENYERAHAN
1. 1.Salinan autentik dari naskah asli arsip terjaga dalam bentuk softcopy danhardcopydiserahkankepadaANRIpalinglamal(satu)tahurr setelah dilakukan PelaPoran' 2. penyerahan salinan autentik dari naskah asli arsip terjaga oleh PenciptaArsipkepadaANRIdilengkapidenganberitaacara penyerahan salinan autentik arsip terjaga' Contoh: Nomor: ....""""" Pada hari ini ......'......... tanggal """" bulan tahun"""' bertempatdi..........."... kami yang bertanda tangan di bawah ini: 1 Nama :..'......""" Jabatan Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama "".'"""'' YanB selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA
2. 2.Nama :......-..""" Jabatan.... """.'""""" *) Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA Menyatakan telah melakukan penyerahan arsip terjaga seperti yang tercantum dalam Daftar Penyerahan Arsip Terjaga terlampir untuk disimpan di ANRI sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku'
b.secara elektronik, melalui (JIKN) dengan menginput Isi Berkas ArsiP Terjaga'' PIHAK PERTAMA Pimpinan PenciPtaArsiP") ttd. (nama jelas) . Jaringan Informasi Kearsipan Nasional 'Daftar Berkas Arsip Terjaga', dan 'Daftar .....(temPat), ...' (tanggal).'.. PIHAK KEDUA Kepala ANRI ttd. (nama jelas) http://jdih.bengkuluprov.go.id PenyerahannaskahasiiArsipTerjagakepadaANRIpalinglamal (satu) tahun setelah dilakukan pelaporan' penyerahan naskah asli arsip terjaga oleh Pencipta Arsip kepada ANRI dilengkapi dengan berita acara penyerahan naskah asli arsip terjaga. GUBERNUR BENGKULU, ttd, H. ROHIDIN MERSYAH Salinan sesuai dengan aslinYa HUKUM DAN HAM KESRAAHAN DAN Muda 199303 L OO2 .). 4. Plt. ASISTEN f1+ ! (tJ Pembina Nip. 1968122 http://jdih.bengkuluprov.go.id

Isi peraturan

Teks12PDFHirarki

Memuat teks peraturan…