DokumenPeraturan Gubernur (Pergub)Berlaku

Peraturan Gubernur (PERGUB) Provinsi Bengkulu Nomor 34 Tahun 2020

Nomor: 34
Tahun: 2020
Ditetapkan: 14 Desember 2020
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 2

Lembaga terkait

Ringkasan

Ruang lingkup TNDE dalam Peraturan Gubernur ini meliputi: a. Media perekaman Naskah Dinas Elektronik baik fisik maupun digital; b. Struktur Naskah Dinas c. Penyiapan Naskah Dinas d. pengabsahan dan autentifikasi, meliputi pemeriksaan dan persetujuan ( approvement), tanda tangan elektronik, user id/ password dan penomoran. e. Pengamanan meliputi pencadangan/ backupaplikasi, pemulihan/ recovery aplikasi, jaringan; dan f. Mekanisme pengiriman naskah dinas elektronik eksternal dan naskah dinas internal.

Isi peraturan

Menetapkan

menetapkanPeraturanGubernur BengkulutentangPedomanTataNaskahDinasElektronik diLingkunganPemerintahProvinsiBengkulu. Mengingat1. Undang-UndangNomor9Tahun1967ten tang PembentukanPropinsiBengkulu(LembaranNegara RepublikIndonesiaTahun1967Nomor19,Tambahan LembaranNegaraRepublikIndonesiaNomor2828); 2.Undang-UndangNomor11Tahun2008 tentangInformasi danTransaksi Elektronik(LembaranNegaraRepublik IndonesiaTahun2008Nomor58,TambahanLembaran NegaraRepublikIndonesiaTahun2008Nomor4843) sebagaimana telahdiubahdenganUndang-UndangNomor 19Tahun2016 tentang PerubahanAtasUndang-Undang Nomor11Tahun2008 tentangInformasi danTransaksi Elektronik(LembaranNegaraRepublikIndonesiaTahun 2016Nomor251,TambahanLembaranNegaraRepublik IndonesiaNomor 5952); --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- http://jdih.bengkuluprov.go.id 3.Undang-UndangNomor23Tahun2014tentang PemerintahanDaerah(LembaranNegaraRepublik Indonesiatahun2014Nomor244,TambahanLembaran NegaraRepublikIndonesiaNomor5587),sebagaimanatelah diubahbeberapakali,terakhirdenganUndang-Undang Nomor9Tahun2015tentangPerubahanKeduaAtas Undang-UndangNomor23Tahun2014tentang PemerintahanDaerah(LembaranNegaraRepublik IndonesiaTahun2015Nomor58,TambahanLembaran NegaraRepublikIndonesiaNomor5679); 4.PeraturanPemerintahNomor20Tahun1968tentang BerlakunyaUndang-UndangNomor9 Tahun1967dan PelaksanaanPemerintahdi PropinsiBengkulu(Lembaran NegaraRepublikIndonesiaTahun1968Nomor34, TambahanLembaranNegaraRepublikIndonesiaNomor 2854); 5.PeraturanPemerintahNomor82Tahun2012tentang PenyelenggaraanSistemdanTransaksi Elektronik (LembaranNegaraRepublikIndonesiaTahun2012Nomor 189,TambahanLembaranNegaraRepublikIndonesia Nomor5348); 6.PeraturanPresidenNomor95Tahun2018tentangSistem PemerintahanBerbasisElektronik(LembaranNegara RepublikIndonesiaTahun2018Nomor182); 7.PeraturanMenteriDalamNegeriNomor54Tahun2009 tentangTataNaskahDinasdiLingkunganPemerintah Daerah;

8.PeraturanMenteriPendayagunaanAparaturNegaradan ReformasiBirokrasiRepublikIndonesiaNomor6Tahun 2011 tentang PedomanUmumTataNaskahDinas ElektronikdiLingkunganInstansiPemerintah; http://jdih.bengkuluprov.go.id MEMUTUSKAN: PERATURAN GUBERNURTENTANGPEDOMANTATA NASKAH DINASELEKTRONIKDI4LINGKUNGANPEMERINTAH PROVINS! BENGKULU. BABI UMUM BagianKesatu KetentuanUmum Pasal 1 DalamPeraturanGubernurini, yangdimaksuddengan: 1.DaerahadalahProvinsiBengkulu. 2.PemerintahDaerahadalahPemerintahProvinsiBengkulu. 3.GubernuradalahGubernurBengkulu. 4.PerangkatDaerah atauselanjutnyadisingkatPDadalah PerangkatDaerahdiLingkunganPemerintahProvinsi Bengkulu. 5.UnitKerjaadalah unitorgarusasiyang beradadibawah koordinasiPerangkatDaerah. 6.NaskahDinas adalahinformasitertulissebagai alat komunikasikedinasanyangdibuatdan/a taudikeluarkan olehpejabatyangberwenang diLingkunganPemerintah ProvinsiBengkuludalamrangkapenyelenggaraan tugas pemerintahandanpembangunan. 7.NaskahDinasElektronik adalahinformasi yangterekam dalam mediaelektroniksebagaialatkomunikasikedinasan, yang dibuatdan/atauditerimaolehpejabat/pimpinanyang berwenang diLingkunganPemerintahProvinsiBengkulu. 8.NaskahDinasEksternaladalahNaskahDinasyang dibuat olehsuatu unitkerjayang ditujukan untukpihakluar/lain atauyang diterimadarisuatu unitkerjaPemerintah. 9.NaskahDinasInternaladalahNaskahdinasyang dibuat olehsuatu unitkerjayang ditujukan untuk unitkerjalain dalamPerangkatDaerah yang sama. http://jdih.bengkuluprov.go.id LO.TataNaskahDinasadalahpengelolaaninformasitertulis yang meliputipengaturanjerus,format,penyiapan, pengamanan,pengabsahan,ditribusidanpenyimpanan naskahdinassertamediayang digunakandalam komunikasikedinasan. L1.TataNaskahDinasElektronikyangselanjutnyadisingkat TNDEadalahpengelolaanNaskahDinassecaraelekronik denganmemanfaatkanteknologi informasidankomunikasi untukkecepatandankemudahandalamproses pengambi1anputusan. L2.AplikasiTNDE adalahsuatusystempengelolaannaskah dinas,yang dibangundenganmemanfaatkanteknologi informasidankomunikasiyangbersifatlegal. L3.InsfrastrukturadalahkelengkapansystempengelolaanTata NaskahDinasElektronikberupaperangkatlunak (software)danperangkatkeras(hardware),antaralain peladen(server),jarmgan,computer,pemindai (scanner),danperantielektroniklainnya. 14.Suprastrukturadalahkelengkapansystempengelolaan TataNaskahDinasElektronikberupaproseduroperasional standaryangme1ingkupiketatalaksanaan(business process)pengelolaanTataNaskahDinasElektronik, kelembagaan,ketentuan hukumyangabsolut,serta sumberdayamanusia.
15.TandaTanganElektronik adalah tandatanganyangterdiri atasinformasielektronikyang dilekatkan,terasosiasiatau terkaitdenganinformasielektroniklainnyayang digunakan sebagaialatverifikasi dan autentifikasi. BagianKedua MaksuddanTujuan

Pasal 2

(1)MaksudpedomanpengelolaanTNDE adalahsebagaiacuan dalam pengelolaan danpelaksanaanTNDEdiLingkungan PemerintahDaerah. http://jdih.bengkuluprov.go.id
(2)PetunjukpelaksanaanTNDEbertujuan untukmendukung optimalisasipengelolaanTNDEgunaterselenggaranya pemerintahanyangefektif,efisien, danakuntabelserta terlaksananyapelayananprimadiLingkunganPemerintah Daerah. BABII SASARAN TNDE Pasal 3 SasaranTNDE adalah: a.Terwujudnyapemanfaatan teknologiinformasidalamTNDE;
1. b.Tercapainyakesamaanpengertiandanpemahamantentang penyelenggaraanTNDE; c.TerwujudnyaketerpaduanTNDEdiLingkunganPemerintah Daerah;dan d.Terwujudnyaefektivitasdanefisiensidalamtatanaskah dinas. BABIII RUANGLINGKUP Pasal 4 RuanglingkupTNDEdalamPeraturanGubernurinimeliputi: a.MediaperekamanNaskahDinasElektronikbaikfisik mupundigital; b.StrukturNaskahDinas terdiri atas: 1.bentuk;dan 2.susunanNaskahDinas.
2. c.PenyiapanNaskahDinas terdiriatas: 1.NaskahDinasEksternal; a.SuratMasukbeserta alurDisposisinya;
3. b.SuratKeluar; 2.NaskahDinasinternal; a.SuratMasuk beserta alurdisposisinya;
4. b.SuratKeluar. http://jdih.bengkuluprov.go.id 3.NaskahDinaslainnya;dan Jenisnaskahdinasyang belumdiaturdalampedoman miyangdiserahkankepadakebijakanmasing-rnasing instansi 4.ManajemenTemplat/Borangacu(Templatemanagement) pembuatankonsepsuratmenggunakan templat/borang acuberdasarkanPeraturanGubernurtentangTata NaskahDinas. d.pengabsahandanautentifikasi,meliputipemeriksaandan persetujuan(approvement),tandatanganelektronik,user id/passworddanpenomoran.
5. e.Pengamananmeliputipencadangan/backupaplikasi, pemulihan/recoveryaplikasi,jaringan;dan f.Mekanismepengirimannaskahdinaselektronikeksternal dannaskahdinasinternal. BABIV MANFAAT TDNE Pasal 5
(1)TerwujudnyapercepatanSistemPemerintahanBerbasis Elektronik(SPBE)gunamendukungterwujudnya tata kelola pemerintahanyang baikdenganmemanfaatkan tekhnologi informasi.
(2)Terwujudnyaefektifitasdanefesiensi penyelenggaraan pemerintahankhususnyadalampemanfaatan naskahdinas elektronikdiLingkunganPemerintahanDaerah.
(3)TerwujudnyaTNDEyang terintegrasi secaraNasional.
(4)Mewujudkanpercepatan reformasibirokrasi sehingga mendorongterjadinyareformasi birokrasiaparaturdaerah.
(5)Terciptanya koordinasi pemanfaatan teknologiinformasi.
(6)Kemudahan pengelolaandokumen naskahdinasdan penggunaannya. http://jdih.bengkuluprov.go.id
(7)Penghematanpenggunaankertasdantintadalam pelaksanaansuratmenyuratperkantoran. BABV PENGELOLAANTNDE Pasal 6
(1)AplikasiTNDEdikelolaolehPerangkatDaeahyang memiliki urusandibidangKomunikasidanInformatika.
(2)PengelolaTNDEberkoordinasidenganArsipNasional RepublikIndonesia(ANRI)sebagaiInstansiPembina. BABVI DESAINDAN SPESIFIKASISISTEMTNDE Pasal 7
(1)Desainsistemmerupakandeskripsirancangan arsitektur, cakupan,alurkerjadanpersyaratandalam penerapan TNDE
(2)Spesifikasi sistemdalampenerapanTNDEmeliputi: a.spesifikasiyangbersifatfungsional;dan b.spesifikasi yang bersifatnonfungsional.
(3)Desainsistemclanspesifikasi sistemTNDEsebagaimana dimaksud padaayat(1)dan ayat(2)sebagaimana tercantum dalamLampiranIIyang merupakanbagian tidak terpisahkandari PeraturanGubernurini. BABVII PENGECUALIANTNDE Pasal 8 PelaksanaanTND E dkecualikandalam kondisiforce majeure http://jdih.bengkuluprov.go.id BABIX KETENTUANPENUTUP Pasal 9 PeraturanGubernurmimulaiberlakupadatanggal diundangkan. Agarsetiaporang mengetahuinya,memerintahkan pengundanganPeraturanGubernurinidenganpenempatannya dalamBeritaDaerahProvinsiBengkulu. DitetapkandiBengkulu padatanggal14-12-2020 GUBERNUR BENGKULU, ttd. H.ROHIDIN MERSYAH DiundangkandiBengkulu padatanggal16-12-2020 SEKRETARIS DAERAHPROVINS!BENGKULU, ttd. HAMKASABRI BERITADAERAHPROVINS!BENGKULUTAHUN2020NOMOR36 http://jdih.bengkuluprov.go.id LAMPIRAN PERATURANGUBERNURBENGKULU NOMOR34TAHUN2020 TENTANG PEDOMANTATANASKAHDINASELEKTRONIK DILINGKUNGANPEMERINTAH PROVINS!BENGKULU DESAINSISTEMDAN SPESIFIKASI SISTEM A. DesainSistem 1.ArsitekturTNDE ArsitekturTNDEadalahsystemyangterhubungdengan jaringan dandapatdiaksesolehsemuapengguna.Secara umum,arsitektur TNDEdapatdigambarkansebagaiberikut; I 1. ServerDatabase 2.Menyediakan 4.memindaidokumen \. 3.AplikasiTNDE J +-, 5.men 9 aksesaplikasi I Pengguna PenjelasangambarArsitekturTNDE adalahsebagaberikut: a.Computerinduk(server)danbasisdata(database)merupakan infrastrukturuntukmenginstaldanmenyimpandata aplikasi,
1. b.Computerinduk(server, dan.basisdata(database)menyediakan aplikasi melaluiinfrastrukturjaringan komputer,baikintranet maupuninternet.
2. c.Petugasdapatmelakukanpemindaian(scanning)dokumen untuk melakukan penyimpanandokumensecaraelektronik.
3. d.Setiap penggunadapatmenggunakan aplikasi melalui computer atauperangkat komunikasilainnya. http://jdih.bengkuluprov.go.id 2.CakupanSistem a.KomunikasiEksternal 1)AgendasuratMasuk SuratMasuk adalahsuratyang diterimadariinstansiluar yang ditujukan untuksalahsatuperangkatdaerah.Sistem akan melakukanmanajemenagendasuratmasuksecaraotomatis, sehinggasemuatersimpandalambasisdata(database). DokumenyangberkaitandenganSuratMasuk tersebutdisimpan dalamaplikasiTNDEdenganmenggunakanpemindai(scanner) dokumenuntukdokumenyangmasuksecarafisikatauunggah berkas(uploadfile)untukdokumenyang masukdalambentuk salinannaskahelektronik(softcopy). 2) AgendaSuratKeluar SuratKeluaradalahsuratyangdikirimkepadainstansiluar yangdibuatolehsuatuperangkatdaerah.SistemTNDE akan memberikanfasilitas untukpembuatan konsepSuratKeluar berdasarkanPedomanTataNaskahDinas.Penomoranjuga dilakukansecaraotomatissetelahdibuatagendaSuratKeluar. AgendaSuratKeluaryangtelahselesaiakandisimpandengan caradilakukanpemindaian(scanne,j dokumen.
4. b.KomunikasiInternal NaskahDinasInternaladalahNaskahDinasyangdibuatolehsuatu unitkerjakepadaunitkerjalaindalam satuperangkatdaerah atau NaskahDinasyang dibuatsuatuPerangkatDaerah kepada PerangkatDaerahlaindiLingkunganPemerintahDaerah. Pengelolaan naskahdinasdibagimenjadiduabagiansebagai berikut: 1)AgendaSuratMasuk Suratmasuk adalahnaskahdinasyang diterimadariunit kerja/perangkatdaerahlaindilingkunganPemerintahDaerah. SistemTNDE akanmelakukanmanajemenAgendaSuratMasuk secaraotomatis,sehinggasemuadata tersimpandalambasis data(database). 2) AgendaSurat keluar Suratkeluar adalah naskahdinasyang dikirim kepada unit kerja/perangkatdaerahlain dilingkunganPemerintahDaerah. SistemTNDE akan memberikan fasilitas untuk pembuatan konsepSuratKeluar berdasarkanPedomanTataNaskahDinas, sehingga semua data dalam basis data(database). http://jdih.bengkuluprov.go.id c.Disposisi Disposisi merupakanperintahatasanterhadapbawahandalam menindaklanjutisuratmasuk.SistemTNDEharusmemberikan mekanisme pembuatandanmetodekoordinasiantarapembuatdan penerimadalammenyelesaikansatualurdisposisi. d.PembuatanSuratTemplat Pembuatansuratdenganmenggunakan templat/borang acu yang akanmemberikankemudahandankeseragaman.Dalarn halini, SistemTNDEmenyediakansuatumekanismeyangmenyatudalam satualurpembuatanAgendaSuratKeluardan/atausuratinternal. Prosesmelengkapi templatdengandatayangdiperlukandapat dilakukansecaralangsungmelaluiaplikasipenyuntingteks(text editor)yangdisediakandiAplikasiTNDE. 3.AlurKerja AplikasiTNDEmenyediakanbeberapaalurkerjasebagaiberikut: A.Suratmasuk a.Alursuratmasukmodel1inidapatdigunakanapabilasurat masukditerimalangsung dariaplikasiTNDEatausuratmasuk tidakberupahardcopy. TataUsaha/Pimpinan/UnitPengolahBasisData SekretariatKepala I �----t:I --------�� I Membukafolder- -Suratrnasuk __ su_ra_tm_a_su_k_- -•Pemeriksaan I I suratmasuk PenjelasanAlurSuratMasukModel1 1) Suratmasuk diterimaoleh aplikasi TNDE sertadapatdilihat oleh bagian tata usaha/sekretariat. http://jdih.bengkuluprov.go.id 2)Bagiantatausaha/secretariatmelakukanpencatatandata suratmasukdanmeneruskansuratmasuktersebutkepada Pimpinan/KepalaPDmelaluiaplikasiTNDE. 3)Pimpinan/KepalaPDmenerimasuratmasukdaritata usaha/secretariatmelaluiaplikasiTNDEserta menindaklanjutiataumendisposisikansuratmasukmelalui aplikasiTNDE 4)Apabiladiperlukan,suratmasukterse butdapatdicetak dikertasdariaplikasiTNDE 5)Apabilasuratmasukterse butbersifatrahasia, Pimpinan/KepalaPDdapatlangsungmenindaklanjutitanpa mendisposisisurattersebut. b.Suratmasukmodel2 AlurSuratMasukmodel2inidapatdigunakanapabilasurat masukditerimadalambentukhardcopydan/atautidakmelalui aplikasiTNDE. TataUsaha/Sekretariat ( Mulai Pemindaian Pimpinan/ Keala Unit Penolah BasisData mencetakke hardcopy Mencatatdan Mengarsipkan Suratmasuk Pemeriksaan Isuratmasuk I PembuatanI I I disposisi I I I• I DisposisiPembuatanSurat disposisi tanggapan I I I • I [ selesai ] I http://jdih.bengkuluprov.go.id PenjelasanAlurSuratmasukModel2 1)Suratmasukditerimaolehtatausaha/secretariatberupa hardcopy ataumelalui email. a.Apabilasuratmasukditerimaberupahardcopy,petugas harusmemindaisuratmasuk agardapatdiinputkedalam aplikasiTNDE. b.Apabilasuratmasukditerimamelaluiemail,petugasharus mencetakkedalamhardcopykemudianmemindaisurat masuktersebutataumenyalinemailtersebutuntukdiinput kedalamaplikasiTNDE. 2)Bagian tatausaha/secretariatmelakukanpencatatanterhadap suratmasukdanmenyimpan/mengarsipbentukhardcopy suratmasuktersebut. 3)Pimpinan/KepalaPDmenenmasuratmasukdari tata usaha/secretariatmelaluiaplikasiTNDEsertamenindaklanjuti ataumendisposisisuratmasukmelaluiaplikasiTNDE. 4)Apabilasuratmasuktersebutbersifatrahasia, Pimpinan/KepalaPDdapatlangsung menindaklanjutitanpa mendisposisi surattersebut. B.Disposisi Alurkerjadisposisiadalahsebagaiberikut: PembuatDisposisiPenerimaDisposisiBasisData Mulai c c;J [ Selesai ) p I PerintahPembuatan I �--D-�:-�;_.��-si-.J l I II ..__+------..-------+------------'' Disposisi http://jdih.bengkuluprov.go.id Penjelasanalurkerjadisposisiadalahsebagaiberikut: a.PembuatanDisposisimerupakankelanjutandaripenggunaan SuratMasuk ataudisposisilanjutan.Formdisposisidilengkapi denganketeranganperintahyangdiberikanolehpembuat disposisikepadapenerimadisposisi b.Datadisposisiyangtelahdiisikan,akandisimpandalambasis datayangterpusat.Sistemsecaraotomatismelengkapi disposisi inidengandokumen(attachment)berupaSuratMasukyang juga dapatdilihatisinyaolehpenerimadisposisi.
5. c.Penerimadisposisidapatmelihatsecaralangsung1s1disposisi aplikasiTNDE,danmenindaklanjutiisidisposisi. d.Penerimadisposisiharusmembuatlaporanhasiltindaklanjut. Laporandisposisiyangdibuatberisiketerangansingkat pelaksanaandisposisidankonsep apabiladiperlukan.Pembuat disposisidapatmemberikancatatanterhadaplaporanyangtelah dibuatolehpenerimadisposisisehinggaprosespembuatan laporandanpemberiancatatanakanberlangsungterussampai disetujuipembuatdisposisi. e.Apabiladiperlukan,penerimadisposisidapatmelakukandisposisi lanjutankepadabawahannya. C.SuratKeluar s-.IIUnitAtasanUnit Pejabatyang ekretariat[ MenandatanganiBasisData TU PengolahPengolah Surat I Mulai l I I II c Pembuatan 1 Konsep I KonsepSuratSurat I I • I I u IPernerikasaanPemeriksaanAkhir I KonsepSurat>-- --- KonsepSuratdan I Menandatangani/ MenyetujuiSurat \· I e PemberianI � Nornor I �, Surat Keluar iIII Pengiriman[ I [ I i I I I--· Selesai ] I..._______, I -------------------------------- http://jdih.bengkuluprov.go.id Penjelasan alur surat keluar adalah sebagai berikut:
6. a.Konsep surat dibuat dengan templat/ borang acu naskah dinas oleh unit pengolah.
7. b.Atasan unit pengolah melakukan pemeriksaan konsep surat. Pemeriksaan konsep surat dilakukan beberapa tingkat sesuai dengan struktur organisasi PD.
8. c.Pemeriksaan akhir konsep surat dilakukan oleh pejabat yang berwenang, dan apabila menyetujui konsep surat pejabat dapat langsung menandatangani surat tersebut.
9. d.Surat setelah ditandatangani pejabat berwenang, akan diproses dibagian sekretariat/Tata Usaha dan akan diberikan nomor surat sesuai format yang berlaku (tanggal surat diisi otomatis oleh aplikasi TNDE).
10. e.Surat telah lengkap dan siap dikirim.
11. f.Untuk kepentingan arsip surat keluar elektronik, semua surat keluar dalam bentuk hardcopy discan dan diunggah kedalam aplikasi TNDE.
  1. 4.Persyaratan Untuk menerapkan TNDE, dibutuhkan pesyaratan infrasturktur dan suprastruktur.
12. a.Infrastruktur 1) Jaringan komputer merupakan suatu sistem jaringan berbasis Local Area Network (LAN) atau jejaring nirkabel (Wireless Network) yang terkoneksi dan dapat mengakses aplikasi yang terdapat pad a server. 2) Komputer induk merupakan perangkat keras yang menjalankan aplikasi jaringan komputer yang digunakan untuk melayani banyak pengguna dalam satu jaringan. 3) Komputer klien merupakan perangkat keras yang terhubung dengan jaringa sehingga dapat mengakses aplikasi pada computer induk.
13. b.Suprastruktur 1) Pengelola TNDE, yaitu unit kerja yang memiliki tugas dan tanggung jawab di bidang teknologi informasi dan komunikasi dan/ a tau kesekretariat. 2) Sumber daya marrusra, yaitu administrasi yang memiliki kewenangan dalam melakukan manajemen data induk, dan operator yang memiliki kewenangan dalam memanfaatkan aplikasi sesuai dengan kebijakan pemerintah daerah. http://jdih.bengkuluprov.go.id 3) Prosedur Operasional Standar dibuat secara detail untuk mengatur pembagian pengguna beserta kewenangan masing- masing sesuai dengan struktur organisasi dan tata surat yang berlaku. B. Spesifikasi Sistem Spesifikasi sistem TNDE secara umum harus memenuhi beberapa spesifikasi dasar yang bersifat fungsional dan nonfungsional.
  1. 1.Spesifikasi Fungsional
14. a.Manajemen Pengguna 1) Data Induk Pengguna (Master Data User) memfasilitasikan manajemen data pengguna yang berupa penambahan data dan/ atau penonaktifan pengguna, serta disusun sesuai dengan data kepegawaian. Menu 1n1 hanya dapat diakses oleh administrator aplikasi. 2) Pemeberian Kewenangan (Role) mengatur kewenangan setiap pengguna, antara lain berupa masukan (input) agenda surat, pemindaan dokumen, pembuatan disposisi dan pembuatan surat keluar. Dalam sistem TNDE, dimungkinkan seorang pengguna mendapatkan beberapa kewenangan sekaligus dalam suatu waktu, yang diatur oleh administrator, sesuai dengan penugasan yang diberikan.
15. b.Agenda Surat Masuk Penanganan agenda surat masuk adalah sebagai berikut: 1) Masukan (Input) agenda Aplikasi TNDE menyediakan fasilitas masukan terhadap agenda surat masuk dan otomatis mencatat petugas yang melakukan masukan agenda. Data yang dicatat dalam aplikasi TNDE sekurang-kurangnya memuat: a) Nomor urut agenda; b) Tanggal penerimaan surat; c) nomor, tanggal dan hal surat; d) tujuan surat (pengguna tujuan surat); e) nama dan alamatpengirimsurat; f) kecepatan tanggapan : amat segera; segera; dan biasa g) isi yang ringkas; dan h) keterangan, antara lain tembusan dan salinan. http://jdih.bengkuluprov.go.id 2)Penyimpandokumen Suratmasukyangtelahdicatatsebagai sebuah agendasurat masukdisimpandenganduaalternatif: a)pemindaian(scanning)dokumenmerupakansistern yang memfasilitasipemindaanapabiladokumenditerimadalam bentuknaskah aslielektronik(hardcopy). b)Fileuploaddilakukan apabilasurattelahditerimadalam bentuksalinannaskahelektronik(softcopy). 3)Melihatdetalagenda SistemTNDEmemungkinkansetiapdataagendasuratmasukdan fileterkaityangtelahdisimpandapatdilihatkembalisecara mudahdanlengkap 4)Membuatdisposisi Sistemmenyediakanmekanismeuntukmembuatdisposisi terhadapsuatuagendasuratmasuk.Disposisiinimerupakan perintahlebihlanjutdalam prosespenangananagendasurat masuk 5)Manajemendisposisi Sistem memberikanmekanismeuntukmanajemendisposisi, yaitumekanismeuntukpembuatanlaporan terhadap disposisi yang diterimaolehsuatupenggunadanpemberiankomentaroleh pembuatdisposisiterhadaplaporandisposisi. c.Agendasuratkeluar Suratkeluardapatdibuatberdasarkanlaporandisposisiataupun konsepsuratatasinisiatifsendiri. 1}PembuatankonsepSuratkeluar Pembuatankonsepsuratkeluardapatdilakukandengandua carayaitu: a)Templat/borangacu Sistemmenyediakan templatyang mengacupadaPedoman UmumTataNaskahDinasyang berlaku. b)Tanpa templat/boringacu Selain menggunakan templat/borangacuyang sudah didefinisikan, penggunadapatmembuatkonsepsurat tanpa templat apabilakonsep surattidakmemerlukanformat tata naskah dinas. --- --- --- --- --- --- --- --- http://jdih.bengkuluprov.go.id 2)Persetujuankonsepsurat Terhadapfasilitas untukmelakukanpersetujuanatasan terhadap konsepsuratyangtelahdibuat.Dalamprosespersetujuansuatu konsepsurat,dimungkinkan terjadikoreksi danrevisiyang dilakukansecaraberulangsampaididapatsuatukonsepyang disepakati. 3)Pembuatan agendasuratkeluar Unitkerjadapatmelakukaninputdataagendasuratkeluar setelahkonsepsuratmenjadisuratfinal. 4)Penomoranotomatis Agendasuratyangtelahdiberi nomorsecaraotomatisolehsistem berdasarkansuatuformatpenomoranyang dipilih. 5)Pemindaian(scanning)surat(naskahdinaseksternal) Suratkeluaryangtelahdilengkapi dengan tandatangandancap disimpandengancarapemindaian(scanning). d.Manajementemplat 1)Penggunaantemplatstandar Sistemmenyediakan templat/boring acuberdasarkanPedoman tataNaskahDinasyangberlaku 2)Pembuatantemplat/boringacu baru AplikasiTNDEmenyediakanfasilitasuntukmembuat templat baruyangbelumadapadaPedomanUmumTataNaskahDinas sehinggaformatsuratyang spesifikpadasuatuinstansitetap dapatdimasukkansebagai suatu templat. 3)Penggunaan templatdalam pembuatankonsepsurat Templatyangtelah tersimpanharus terintegrasidengan aplikasi TNDEsehinggaprosesmelengkapisuratdapatlangsung dilakukanmelaluiaplikasi situs(website)tersebuttanpa memerlukan aplikasi editorteks /penyunting(texteditor)lain. SuratMasukdanSuratkeluaryang bersifatRahasiadanSangat Rahasiaditangani sesuai dengan kebijakanyang dikeluarkanoleh instansi masing-masing.Dalam hal ini,alurkerjapenanganan SuratRahasiayang meliputi pencatatan agendadanalur disposisi masihdapatmenggunakanalurkerjayang disediakan olehaplikasiTNDE, dimanaperbedaannya terletak padatidak adanya file hasilscanning karena filefisiksurat terse butlangsung disampaikan padapejabatpenerimasurat. http://jdih.bengkuluprov.go.id
16. e.Pencariandokumen Semuadokumenyangtersimpandalamsystemakandapatdicari berdasarkankriteriapencarianyang ditentukanolehpengguna. Pencarianinijugameliputikegiatanpencatatanagendamasuk, disposisi,danpembuatanagendakeluar. 2.Spesifi.kasiNon-Fungsional Beberapahalyangmenjadipersyaratannon-fungsionaldarisistem adalahsebagaiberikut: a.KeamananAplikasi Aplikasimenjaminotentifi.kasipenggunayangmelakukan pengaksesan. Secaraminimal,mekanismeotentifikasidilakukan denganmenggunakanpengecekannamapenggunadankatakunci (password)sehinggaaplikasidapatdiaksesdenganmenggunakan kewenanganyangtelahditentukanolehmasing-masingpengguna. Aplikasihanyadapatdiaksesolehpenggunayangterontentifikasi Penggunahanyadapatmengaksesmenuyang menjadi kewenangan Namapenggunayang samatidakdapatdigunakansecarapararel.
17. b.PencatatanLogAktivitasPengguna Aplikasiakanmencatatsetiapuseryang berkaitanterhadap sistem.Logaktivitasini dapatdigunakan untukmelakukan pemeriksaan terhadapsegalaprosespersuratanyang memanfaatkan aplikasiTNDE. c.FiturPenghapusandanPembatalan Aplikasi tidakmelakukanpenghapusansecaralangsung(purge delete)terhadapdokumenataupunagendasuratyangtelahdibuat, tetapi digunakanmekanismeatau agendasurat.Pembatalan terhadap suatuaksiharusmelaluisuatumekanismeotoritasi yang diatursesuai kebijakanmasing-masinginstansi. d.Keamananpenyimpanandokumen Aplikasi TNDEmemberikankepastianbahwadokumenyang tersimpan tidaktumpang tindihdengandokumenyang sudah ada sebelumnya,sehinggasetiapuserdapatmengaksesfile dokumen yang benar.Penyimpananyang dilakukanharusmempertimbangkan aspekkeamanandanpemeliharaan untk mencegahkerusakanfile. GUBERNUR BENGKULU, ttd. H. ROHIDIN MERSYAH KUM DAN NUS IA, Pembifia tam.aMuda NIP. 1968121 1993031002 http://jdih.bengkuluprov.go.id

Isi peraturan

Teks2PDFHirarki

Memuat teks peraturan…