1.Provinsi adalah Provinsi Jambi.
2.Pemerintah Daerah adalah Gubernur sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
3.Gubernur adalah Gubernur Jambi.
4.Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Provinsi Jambi.
5.Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat PD adalah unsur pembantu Gubernur dan DPRD dalam penyelenggaraan unsur pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah.
6.Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi yang selanjutnya disebut Dinas adalah PD yang menangani dan memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang penyelenggaraan arsip.
7.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan Kearsipan.
8.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
9.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di Lingkungannya.
10.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan di instansinya.
11.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu (meliputi Arsip Aktif, Arsip Inaktif dan Arsip Vital).
12.Pengelolaan Arsip Terjaga adalah kegiatan identifikasi, pemberkasan, pelaporan dan penyerahan arsip terjaga yang dilaksanakan oleh Pencipta Arsip.
13.Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup Bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya.
14.Arsip Vital adalah Arsip Dinamis yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
15.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari Arsip pengolahan ke Unit Kearsipan, pemusnah Arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada Dinas.
16.Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khazanah Arsip pada Dinas yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan Arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada Dinas.
17.Preservasi adalah keseluruhan proses dan kerja dalam rangka perlindungan Arsip terhadap kerusakan Arsip atau perusak dan restorasi/perbaikan bagian Arsip yang rusak.
18.Preservasi Preventif adalah preservasi yang bersifat pencegahan terhadap kerusakan Arsip melalui penyediaan prasarana dan sarana, perlindungan Arsip serta metode pemeliharaan Arsip.
19.Preservasi Kuratif adalah preservasi yang bersifat perbaikan/perawatan terhadap Arsip yang mulai rusak/sudah rusak atau kondisinya memburuk, sehingga dapat memperpanjang usia Arsip.
20.Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi dan/atau terus menerus.
21.Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun.
22.Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejahteraan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau Lembaga Kearsipan.
23.Pencipta Arsip adalah lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan atau pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip.
24.Asal Usul Arsip adalah asas yang dilakukan untuk menjaga Arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan Pencipta Arsip (provenance), tidak dicampur dengan Arsip yang berasal dari Pencipta Arsip lain, sehingga Arsip dapat melekat pada konteks penciptanya.
25.Arsip Usul Serah adalah Arsip yang diusulkan untuk diserahkan oleh panitia penilai Arsip kepada Dinas sesuai dengan wilayah kewenangannya dan disertai dengan pernyataan dari pimpinan Pencipta Arsip bahwa Arsip yang diserahkan otentik, terpercaya utuh dan dapat digunakan/pemberitahuan akan menyerahkan Arsip Statis oleh Pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala Dinas sesuai dengan wilayah kewenangan.
26.Penilaian Arsip adalah proses menentukan jangka waktu simpan dan nasib akhir Arsip dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai instrinsiknya yang dilakukan melalui langkah- langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi.
27.Alih Media adalah duplikasi informasi dari Arsip dengan format dan media yang berbeda dari media aslinya.
28.Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis Arsip.
29.Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis Arsip pada Unit Pengolah (Central file).
30.Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis Arsip pada Unit Kearsipan (recorder center).
31.Verifikasi Secara Langsung adalah verifikasi terhadap Arsip yang tercantum dalam Jadwal Retensi Arsip yang berketerangan permanen.
32.Verifikasi Secara Tidak Langsung adalah verifikasi terhadap Arsip khususnya Arsip daerah yang belum tercantum dalam Jadwal Retensi Arsip tetapi memiliki nilai guna kesejarahan dengan didukung oleh bukti- bukti berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
33.Penyerahan Arsip Statis adalah proses penyerahan dari Pemerintah Daerah, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, Lembaga Pendidikan termasuk lembaga pendidikan swasta dan perusahan swasta yang memperoleh anggaran Negara/Daerah dan/atau bantuan Luar Negeri kepada Lembaga Kearsipan.
34.Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip baik fisik maupun informasinya.
35.Nilai Guna Sekunder adalah nilai Arsip yang didasarkan pada kegunaan Arsip bagi kepentingan umum di luar Lembaga Pencipta Arsip.
36.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip Dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan Arsip.
37.Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian Arsip Statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem Kearsipan Nasional.
38.Arsip Konvensional/Arsip Kertas adalah Arsip yang isi informasinya berupa teks, gambar atau grafik dan terekam dalam media kertas.
39.Arsip Audio Visual adalah Arsip yang isi informasinya dapat dipandang dan/atau didengar, seperti foto, film, video, dan audio/rekaman suara.
40.Arsip Foto adalah Arsip yang isi informasinya berupa gambar statik (still image), yang penciptaannya menggunakan peralatan khusus.
41.Arsip Film adalah Arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving image), terekam dalam rangkaian gambar foto grafik dan suara pada bahan dasar film, yang penciptaannya menggunakan rancangan teknis dan artistik dengan peralatan khusus.
42.Arsip Video adalah Arsip yang isinya informasi berupa citra bergerak (moving image) yang terekam media magnetik.
43.Arsip Rekaman/Audio Suara adalah Arsip yang isi informasinya berupa suara/audio (sound) yang terekam media magnetik.
44.Pemulihan (recovery) adalah suatu kegiatan perbaikan fisik Arsip Vital yang rusak akibat bencana.
45.Enkapsulasi adalah metode perlindungan atau penguatan lembaran Arsip/dokumen yang lemah/rusak dengan cara memasukan kedalam sampul plastik transparan (polyester) yang disegel pada setiap sisinya.
46.Pemencaran (dispersal) adalah metode perlindungan Arsip Vital dengan melakukan pemencaran Arsip hasil duplikasi (copy back-up) ketempat penyimpanan Arsip pada lokasi yang berbeda.
47.Penyelamatan (evakuasi) adalah suatu kegiatan untuk memindahkan Arsip Vital ketempat yang lebih aman.
48.Penyimpanan Khusus (vaulting) adalah metode perlindungan Arsip Vital dengan melakukan penyimpanan Arsip pada tempat dan sarana khusus.
49.Laminasi adalah metode perlindungan atau penguatan lembaran Arsip/dokumen yang lemah/rusak dengan cara memasukkan diantara dua lembaran tisu tipis atau bahan penguat lain.
50.Penduplikasian adalah metode perlindungan Arsip Vital dengan melakukan penggandaan (back-up) Arsip dalam bentuk media yang sama atau berbeda dengan Arsip yang asli.
51.Pengamanan adalah suatu kegiatan melindungi Arsip Vital baik fisik maupun informasinya terhadap kemungkinan kehilangan dan kerusakan.
52.Perlindungan adalah suatu kegiatan untuk mengamankan, menyelamatkan dan memulihkan Arsip Vital dari kerusakan, hilang atau musnah baik secara fisik maupun informasi yang diatur melalui suatu prosedur tetap.
53.Pemberkasan adalah penempatan naskah kedalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
54.Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak.
55.Asas Aturan Asli adalah asas yang dilakukan untuk menjaga Arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya, (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika Arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan Pencipta Arsip.
56.Alih Media Arsip adalah transfer informasi dari rekaman yang berbasis kertas ke dalam media lain dengan tujuan efisiensi.
57.Pusat Arsip atau Records Center adalah unit yang khusus digunakan untuk menyimpan dan mengolah Arsip Inaktif.
58.Akses Arsip adalah ketersedian Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.
59.Folder adalah wadah untuk menyimpan naskah-naskah transaksi.
60.Guide/Sekat adalah pembatas atau penyekat antara kelompok berkas yang satu dengan berkas yang lain atau penunjuk antara kode yang satu dengan yang lain sesuai dengan pembagian.
61.Filing Cabinet adalah sarana untuk menyimpan Arsip Aktif yang sudah ditata.
62.Label adalah kertas yang ditempelkan di tab Guide atau Folder.
63.Pelabelan adalah realisasi dari kegiatan penentuan indeks dan kode.
64.Out Indikator adalah alat yang digunakan untuk menandai keluarnya Arsip dari laci atau Filing Cabinet.
65.Indeks adalah tanda pengenal Arsip atau judul Berkas Arsip (kata tangkap) yang berfungsi untuk membedakan antara Berkas Arsip yang satu dengan Berkas Arsip yang lain dan sebagai sarana bantu untuk penemuan kembali Arsip.
66.Sentral Arsip Aktif (Central File) adalah tempat penyimpanan Arsip Aktif yang dirancang untuk penyimpanan Arsip secara efisien, efektif dan aman.
67.Berkas adalah himpunan Arsip yang disatukan karena memiliki keterkaitan dalam suatu konteks pelaksanaan kegiatan dan memiliki kesamaan jenis kegiatan/peristiwa dan/atau kesamaan masalah.
68.Isi Berkas adalah satu atau beberapa item Arsip yang merupakan informasi dari berkas kegiatan/peristiwa, yang mencerminkan penyelesaian program/kegiatan.
69.Pusat Arsip Vital adalah unit yang bertanggung jawab menyimpan Arsip Vital milik Pemerintah Provinsi Jambi, dalam hal ini Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi.
70.Penataan Arsip Vital adalah cara atau metode menata, mengatur dan menyimpan dokumen/Arsip Vital dalam susunan yang sistematis dan logis dengan menggunakan kode klasifikasi, indeks dan tunjuk silang.
71.Pembinaan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam melakukan pembinaan sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dalam penyelenggaraan kearsipan.
72.Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan.
73.Audit Kearsipan adalah proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independen, objektif, dan professional berdasarkan standar kearsipan untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efesiensi, dan keandalan penyelenggaraan kearsipan.
74.Audit Kearsipan Eksternal adalah audit kearsipan yang dilaksanakan oleh Tim Pengawas Kearsipan Eksternal atas penyelenggaraan kearsipan pada pencipta arsip tingkat Provinsi dan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.
75.Audit Kearsipan Internal adalah audit kearsipan yang dilaksanakan oleh Tim Pengawas Kearsipan Daerah Internal atas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perangkat daerah pencipta arsip tingkat Provinsi.
76.Objek Pengawasan adalah pencipta arsip/lembaga kearsipan yang diawasi.
77.Tim Pengawas Kearsipan Daerah adalah tim pengawas kearsipan yang dibentuk oleh Gubernur dengan tugas melaksanakan pengawasan penyelenggaraan kearsipan pencipta arsip tingkat Provinsi dan Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota.
78.Tim Pengawas Kearsipan Internal adalah Tim Pengawas Kearsipan Daerah yang dibentuk oleh Gubernur untuk melaksanakan pengawasan penyelenggaraan kearsipan di PD Provinsi.
79.Laporan Audit Kearsipan Eksternal yang selanjutnya disingkat LAKE adalah laporan yang disusun berdasarkan laporan hasil audit penyelenggaraan kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan daerah.
80.Laporan Audit Kearsipan Internal yang selanjutnya disingkat LAKI adalah laporan yang disusun oleh pimpinan pencipta arsip berdasarkan hasil audit internal yang dilaksanakan di lingkungannya.
81.Tunjuk Silang adalah sarana bantu penemuan kembali untuk menunjukkan adanya Arsip yang memiliki hubungan antara Arsip yang satu dengan Arsip yang lain atau yang memiliki nama berbeda tetapi memiliki pengertian yang sama atau untuk menunjukkan tempat penyimpanan Arsip yang berbeda karena bentuknya yang harus disimpan terpisah.
82.Sistem Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan Kearsipan secara Nasional.
83.Sistem Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SIKN adalah Sistem Informasi Arsip secara Nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan Sarana Jaringan Informasi Kearsipan Nasional.
84.Informasi Arsip Tematik adalah informasi yang dihasilkan dari pengolahan daftar Arsip Aktif dan daftar Arsip Inaktif yang berkaitan dengan tema- tema tertentu.
85.Sarana Bantu Penemuan Arsip adalah naskah hasil pengolahan Arsip yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara menemukan kembali Arsip yang dibutuhkan pengguna Arsip, baik berupa guide Arsip maupun daftar Arsip.
86.Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk Lembaga Pemerintah Non Kementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di Ibu Kota Negara.
87.Sistem Informasi Kearsipan Dinamis yang selanjutnya disingkat SRIKANDI adalah Sistem Kearsipan Dinamis guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan perkembangan tekonologi informasi dan komunikasi yang dikelola oleh ANRI dan menggunakan sarana jaringan informasi Kementerian Komunikasi dan Informatika.
88.Kode Klasifikasi Arsip adalah simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas arsip.
89.Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SKD adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara menyeluruh di daerah.
90.Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat JIKD adalah sistem jaringan informasi dan sarana layanan arsip di daerah yang dikelola oleh Dinas Kearsipan Provinsi.
91.Sistem Informasi Kearsipan Dinamis yang selanjutnya disingkat SIKD adalah sistem informasi berbasis arsip dinamis yang dikelola oleh Dinas Kearsipan Provinsi dengan menggunakan sarana JIKD.
92.Sistem Informasi Kearsipan Statis yang selanjutnya disingkat SIKS adalah sistem informasi berbasis arsip statis yang dikelola oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi dengan menggunakan sarana JIKD.