DokumenPeraturan Gubernur (Pergub)Berlaku

Peraturan Gubernur (PERGUB) Provinsi Jambi Nomor 22 Tahun 2020

Nomor: 22
Tahun: 2020
Ditetapkan: 20 Mei 2020
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 12

Lembaga terkait

Ringkasan

Pergub tersebut mengatur mengenai pedoman dalam melindungi fisik dan informasi Arsip dari penyalahgunaan Arsip untuk kepentingan yang tidak sah. Selain itu Pergub juga mengatur mengenai penyediaan informasi Arsip yang dikategorikan terbuka dan dapat diakses bagi kepentingan publik serta menjamin keamanan Arsip bagi informasi yang dikecualikan.

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Gubernur Jambi tentang Pedoman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungan Pemerintah Provinsi Jambi; Mengingat : 1. Undang-Undang Darurat Nomor 19 Tahun 1957 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Swatantra Tingkat I Sumatera Barat, Jambi dan Riau (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1957 Nomor 75) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 61 Tahun 1958 tentang Penetapan Undang-Undang Darurat Nomor 19 Tahun 1957 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Swatantra Tingkat I Sumatera Barat, Jambi dan Riau menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1958 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1646);

2.Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 86);
3.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang KeArsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); SALINAN
4.Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2019 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 183, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6398);
5.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang- Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
6.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang 43 Tahun 2009 tentang KeArsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
7.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata KeArsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 1282);
8.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2036) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 120 Tahun 2018 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 157;
9.Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis;
10.Peraturan Daerah Provinsi Jambi Nomor 5 Tahun 2011 tentang Penyelenggaraan KeArsipan Provinsi Jambi (Lembaran Daerah Provinsi Jambi Tahun 2011 Nomor 5, Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Jambi Nomor 5);
11.Peraturan Gubernur Jambi Nomor 6 Tahun 2005 tentang Tata KeArsipan Pemerintah Provinsi Jambi (Berita Daerah Provinsi Jambi Tahun 2005 Nomor 5); MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR JAMBI TENTANG PEDOMAN SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI JAMBI.

Pasal 1

Dalam Peraturan Gubernur ini yang dimaksud dengan:

1.Gubernur adalah Gubernur Jambi.
2.Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Gubernur dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah.
3.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan masyarakat berbangsa dan bernegara.
4.Klasifikasi Keamanan Arsip adalah kategori kerahasiaan informasi Arsip berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, masyarakat dan perorangan.
5.Klasifikasi Akses Arsip adalah kategori pembatasan akses terhadap Arsip berdasarkan kewenangan penggunaan Arsip terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi tertentu.
6.Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis adalah aturan pembatasan hak akses terhadap fisik Arsip dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan Arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban Pencipta Arsip dan pengguna dalam pelayanan Arsip.
7.Dinas adalah Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Jambi.
8.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
9.Arsip aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
10.Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunannya telah menurun.
11.Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak.
12.Biasa/Terbuka adalah Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh orang banyak tidak mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan.
13.Terbatas adalah Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan.
14.Rahasia adalah klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi apabila diketahuui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan Negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk dampak ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat pada Arsip bersifat sensitive bagi lembaga/organisasi akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi.
15.Sangat Rahasia adalah klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan Negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia, dan keselamatan bangsa.
16.Informasi Yang Dikecualikan adalah informasi yang apabila dipertimbangkan bahwa membuka informasi publik tersebut dapat menimbulkan konsekuensi sebagaimana diatur dalam Pasal 17 Undang- Undang Keterbukaan Informasi Publik serta setelah dipertimbangkan secara seksama bahwa dengan menutup informasi dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada membukanya.

Pasal 2

Maksud ditetapkannya Peraturan Gubernur ini sebagai pedoman dalam melindungi fisik dan informasi Arsip dari penyalahgunaan Arsip untuk kepentingan yang tidak sah.

Pasal 3

Tujuan ditetapkannya Peraturan Gubernur ini adalah untuk menyediakan informasi Arsip yang dikategorikan terbuka dan dapat diakses bagi kepentingan publik serta menjamin keamanan Arsip bagi informasi yang dikecualikan.

Pasal 4

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis diatur dengan ketentuan sebagai berikut:

a.Arsip yang tercipta pada Pencipta Arsip diklasifikasikan menjadi informasi Biasa, Terbatas, Rahasia dan Sangat Rahasia;
b.tingkat klasifikasi Arsip menentukan tingkat pengamanan dan tingkat pengaturan aksesnya; dan
c.publik dapat mengakses informasi yang dikategorikan Biasa/Terbuka sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.

Pasal 5

(1)Sarana Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis menggunakan sarana perangkat keras dan perangkat lunak.
(2)Perangkat keras sebagaimana tersebut pada ayat (1) meliputi:
1. a.sarana penyimpanan Arsip konvensional berupa filling cabinet/rak Arsip untuk menyimpan Arsip Biasa/Terbuka, dan brangkas atau lemari besi untuk Arsip Rahasia dan Sangat Rahasia;
2. b.sarana penyimpanan Arsip media baru berupa lemari Arsip sesuai dengan tingkat Klasifikasi Keamanan Arsipnya; dan
3. c.prasarana berupa ruang penyimpanan yang representatif sesuai dengan tingkat klasifikasi informasi.
(3)Perangkat lunak sebagaimana tersebut pada ayat (1) meliputi:
1. a.daftar Arsip Aktif, Arsip Inaktif, terjaga dan vital; dan
2. b.aplikasi pengelolaan Arsip Aktif dan Arsip Inaktif.
(4)Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun berdasarkan kategori urusan sesuai kewenangan yang dimiliki oleh Provinsi Jambi.

Pasal 6

(1)Pengaturan akses Arsip berlaku kepada pengguna Arsip yang berhak.
(2)Pengguna Arsip yang berhak mengakses Arsip terdiri dari:
1. a.Pengguna internal yang ada di instansi; dan
2. b.Pengguna eksternal di luar instansi.
(3)Pengaturan Akses Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (1) dilaksanakan dalam rangka pengamanan fisik dan informasi Arsip.

Pasal 7

(1)Pengguna internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (2) terdiri dari:
1. a.penentu kebijakan yang mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip yang berada di bawah kewenangannya, dengan ketentuan sebagai berikut: 1) pimpinan tingkat tertinggi, yaitu Kepala Perangkat Daerah/instansi mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip yang berada di bawah kewenangannya; 2) pimpinan tingkat tinggi yaitu Sekretaris, Kepala Bidang, Kepala Bagian yang mempunyai kewenangan untuk mengakses Arsip di bawah kewenangannya, namun tidak diberikan hak akses untuk informasi yang terdapat pada pimpinan level tertinggi dan yang satu level dengan unit di luar unit kerjanya, kecuali telah mendapatkan izin; dan 3) pimpinan tingkat menengah yaitu Kepala Sub Bidang dan Kepala Sub Bagian yang mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip di bawah kewenangannya, namun tidak diberikan hak akses untuk informasi yang terdapat pada pimpinan level tertinggi, pimpinan level tinggi dan yang satu level di luar unit kerjanya kecuali telah mendapatkan izin.
2. b.pelaksana kebijakan yaitu staf, petugas Arsip, Arsiparis dan pegawai yang mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip yang berada di bawah kewenangannnya dengan tingkat klasifikasi Biasa/Terbuka, tetapi tidak diberikan hak akses untuk Arsip dengan tingkat klasifikasi terbatas, rahasia, dan sangat rahasia yang terdapat pada pimpinan tingkat tertinggi, pimpinan level tinggi, pimpinan level menegah , dan yang satu tingkat di atas unit kerjanya kecuali telah mendapatkan izin; dan
3. c.pengawas internal mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip pada pencipta Arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.
(2)Pengguna eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (2) huruf b terdiri dari:
1. a.publik yang berhak, mempunyai hak untuk mengakses Arsip dengan kategori Biasa/Terbuka;
2. b.pengawas eksternal mempunyai hak untuk mengakses seluruh Arsip pada pencipta Arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
3. c.aparat penegak hukum mempunyai hak unytuk mengakses Arsip pada pencipta Arsip yang terkait dengan perkara atau proses hukum yang sedang ditanganinya dalam rangka melaksanakan fungsi penegakan hukum.

Pasal 8

(1)Pengamanan fisik dan informasi Arsip secara keseluruhan mencakup fasilitas pengamanan seperti pemasangan kamera pengawas (CCTV), kunci pengamanan ruangan dan media simpan Arsip.
(2)Pengamanan fisik dan informasi Arsip diatur dengan ketentuan sebagai berikut:
1. a.kategori Arsip Biasa/Terbuka disimpan pada rak besi;
2. b.kategori Arsip Terbatas disimpan pada filling cabinet; dan
3. c.Kategori Arsip Rahasia dan Sangat Rahasia disimpan pada lemari besi.
(3)Pengamanan fisik dan informasi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi penciptaan Daftar Arsip Terbatas dan Daftar Arsip Rahasia.
(4)Pengamanan fisik dan informasi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan oleh Arsiparis dan/atau petugas keArsipan yang diberi kewenangan dan tanggung jawab mengelola dan mengamankan fisik serta informasi Arsip.

Pasal 9

Uraian jenis Arsip berdasarkan klasifikasi tingkat keamanan dan hak aksesnya tercantum dalam Lampiran Peraturan Gubernur ini yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

Pasal 10

Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Gubernur ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Provinsi Jambi. Ditetapkan di Jambi pada tanggal 20 Mei 2020 GUBERNUR JAMBI, ttd H. FACHRORI UMAR Diundangkan di Jambi pada tanggal 20 Mei 2020 Pj. SEKRETARIS DAERAH PROVINSI JAMBI, ttd H. SUDIRMAN BERITA DAERAH PROVINSI JAMBI TAHUN 2020 NOMOR 22 Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BIRO HUKUM, ttd M. ALI ZAINI, SH, MH Nip. 19730729 200012 1 002

Isi peraturan

Teks12PDFHirarki

Memuat teks peraturan…