1.Daerah adalah Provinsi Jawa Tengah.
2.Gubernur adalah Gubernur Jawa Tengah.
3.Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Tengah.
4.Instansi Luar adalah instansi pemerintah selain Pemerintah Daerah yang berwenang dalam pengelolaan ASN dan memiliki hubungan administratif, koordinatif, atau pertukaran Data Pegawai dengan Pemerintah Daerah.
5.Perangkat Daerah adalah Perangkat Daerah Provinsi Jawa Tengah.
6.Badan adalah Perangkat Daerah Provinsi yang menyelenggarakan urusan pemerintahan bidang kepegawaian.
7.Unit adalah bagian organisasi pada Badan yang dapat berupa bidang, subbidang, seksi, atau unit kerja lain sejenis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.
8.Unit Kerja adalah bagian organisasi pada Perangkat Daerah Provinsi Jawa Tengah yang melaksanakan tugas dan fungsi tertentu sesuai urusan pemerintahan yang menjadi kewenangannya.
9.Pejabat yang Berwenang adalah pejabat yang mempunyai kewenangan melaksanakan proses pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian Pegawai ASN sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik menggunakan sertifikat elektronik yang diterbitkan oleh Balai Besar Sertifikasi Elektronik (BSrE), Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN). 3
10.Pejabat Pembina Kepegawaian yang selanjutnya disingkat PPK adalah pejabat yang mempunyai kewenangan menetapkan pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian Pegawai ASN serta pembinaan manajemen ASN di instansi pemerintah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
11.Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disingkat ASN adalah profesi bagi pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja pada instansi pemerintah.
12.Pegawai ASN yang selanjutnya disebut Pegawai ASN adalah pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang diangkat oleh pejabat pembina kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan.
13.Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat PNS adalah warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai pegawai ASN secara tetap oleh pejabat pembina kepegawaian untuk menduduki jabatan pemerintahan.
14.Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja yang selanjutnya disingkat PPPK adalah warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, yang diangkat berdasarkan perjanjian kerja untuk jangka waktu tertentu dalam rangka melaksanakan tugas pemerintahan.
15.Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja Paruh Waktu yang selanjutnya disebut PPPK Paruh Waktu adalah pegawai aparatur sipil negara yang diangkat berdasarkan perjanjian kerja secara paruh waktu dan diberikan upah sesuai dengan ketersediaan anggaran instansi pemerintah.
16.Manajemen Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disebut Manajemen ASN adalah pengelolaan ASN untuk menghasilkan pegawai ASN yang profesional, memiliki nilai dasar, etika profesi, bebas dari intervensi politik, dan bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme.
17.Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik yang selanjutnya disebut SPBE adalah penyelenggaraan pemerintahan dengan memanfaatkan TIK untuk memberikan layanan kepada pengguna.
18.Sistem Informasi adalah rangkaian informasi dan data yang disusun secara sistematis, menyeluruh, dan terintegrasi dengan berbasis teknologi.
19.Sistem Informasi ASN Badan Kepegawaian Negara yang selanjutnya disebut SIASN-BKN adalah rangkaian informasi dan data mengenai Pegawai ASN yang disusun secara sistematis, menyeluruh, dan terintegrasi dengan berbasis teknologi yang dikelola oleh Badan Kepegawaian Negara. Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik menggunakan sertifikat elektronik yang diterbitkan oleh Balai Besar Sertifikasi Elektronik (BSrE), Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN). 4
20.Sistem Informasi ASN di Lingkungan Pemerintah Daerah yang selanjutnya disebut SIASN adalah Sistem Informasi ASN di lingkungan Pemerintah Daerah yang dikelola oleh Badan.
21.e-File adalah sistem informasi yang mengelola Dokumen Digital kepegawaian seluruh ASN di lingkungan Pemerintah Daerah yang dikelola oleh Badan.
22.Data Pegawai adalah sekumpulan elemen data yang menggambarkan identitas, riwayat, dan dinamika kepegawaian Calon Pegawai Negeri Sipil , PNS, Pegawai PPPK dan PPPK Paruh Waktu Pemerintah Daerah.
23.Dokumen Pegawai adalah kumpulan dokumen yang memuat informasi identitas, riwayat, dan status kepegawaian Aparatur Sipil Negara (ASN) Pemerintah Daerah.
24.Dokumen Fisik adalah suatu naskah dokumen dalam bentuk hardcopy yang memiliki rekaman dan bukti tertulis kegiatan seorang pegawai selama bekerja di suatu instansi, yang mencakup berbagai surat keputusan, data diri, dan riwayat karir.
25.Dokumen Digital adalah dokumen dalam bentuk elektronik yang diperoleh melalui pembuatan dokumen baru dengan menggunakan Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi, dan/atau hasil alih media dari dokumen fisik yang diubah ke dalam format digital sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
26.Informasi Pegawai adalah Data Pegawai ASN yang telah diolah atau diproses menjadi bentuk yang mengandung nilai dan makna yang berguna untuk meningkatkan layanan pada SIASN.
27.Layanan Kepegawaian adalah penyelenggaraan pelayanan kepegawaian yang diberikan oleh pengelola kepegawaian untuk memenuhi kebutuhan ASN.
28.Pemberkasan adalah proses penginputan dan pengunggahan data serta dokumen kepegawaian secara elektronik ke dalam SIASN yang dilakukan pertama kali oleh Calon ASN atau pegawai dari Instansi Luar yang mutasi masuk ke Pemerintah Daerah, untuk keperluan administrasi kepegawaian, layanan kepegawaian, dan penggajian.
29.Teknologi Informasi dan Komunikasi yang selanjutnya disingkat TIK adalah segala kegiatan yang terkait dengan pemrosesan, manipulasi, pengelolaan, dan pemindahan informasi antar media.
30.Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi, yang dibuat dengan menggunakan sertifikat elektronik yang diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik. Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik menggunakan sertifikat elektronik yang diterbitkan oleh Balai Besar Sertifikasi Elektronik (BSrE), Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN). 5
31.Tanda Tangan Elektronik BSrE yang selanjutnya disebut TTE-BSrE adalah tanda tangan elektronik tersertifikasi yang diselenggarakan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE) Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN), yang berfungsi untuk menjamin keaslian identitas penandatangan, integritas dokumen elektronik, serta memastikan tidak terjadinya penyangkalan (non- repudiation) atas dokumen yang ditandatangani secara elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.
32.Aplikasi adalah instrumen yang mampu mengolah data atau informasi secara otomatis sedemikian rupa sehingga memberikan kemudahan dan kecepatan bagi pengguna dalam memperoleh data atau informasi yang diperlukan.
33.Meta Data adalah informasi terstruktur yang mendeskripsikan, menjelaskan, dan memberikan konteks pada data lain sehingga memudahkan dalam pencarian, pengorganisasian, pengelolaan, dan penggunaannya.
34.Basis Data adalah suatu sistem yang menyimpan data dalam jumlah besar dengan mekanisme sistematis dan terstruktur.
35.Sistem Jaringan adalah kumpulan simpul-simpul sumber daya perangkat komputasi berupa perangkat-perangkat komputer yang saling terhubung melalui sistem komunikasi data, sehingga dapat di akses secara bersama.
36.Server adalah piranti khusus dalam jaringan komputer yang menjadi tempat bagi semua simpul di dalam jaringan untuk bisa melakukan resource sharing.
37.Infrastruktur adalah perangkat keras, piranti lunak, dan peralatan telekomunikasi, yang ketika digunakan bersama, menjadi pondasi dasar untuk mendukung pelaksanaan SPBE.
38.Real Time adalah respon yang dihasilkan oleh suatu sistem dalam menghasilkan data yang tepat dengan ketepatan waktu yang telah ditentukan.
39.Pemutakhiran Data adalah kegiatan mengoreksi atau menyesuaikan data dengan keadaan kepegawaian sebenarnya baik data yang telah lampau maupun data terkini.
40.Penyajian Data adalah suatu proses kegiatan pengunduhan, penyusunan dan penyampaian Data Pegawai berdasarkan permintaan pengguna.
41.Backup adalah kegiatan melakukan duplikasi Data Pegawaidan disimpan dalam media elektronik yang dilakukan secara periodik yang mencakup harian, mingguan, dan bulanan.
42.Verifikasi adalah kegiatan memeriksa dan meneliti kesesuaian data antara Dokumen Fisik dengan Dokumen Digital.
43.Validasi adalah kegiatan konfirmasi dan penyediaan bukti berupa Dokumen Fisik atau Dokumen Digital yang objektif untuk memenuhi persyaratan kesesuaian data tertentu. Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik menggunakan sertifikat elektronik yang diterbitkan oleh Balai Besar Sertifikasi Elektronik (BSrE), Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN). 6
44.Serangan Siber adalah setiap upaya ilegal atau tidak sah yang ditujukan untuk mengakses, merusak, mengubah, mengendalikan, atau menghentikan sistem elektronik, jaringan, aplikasi, maupun data yang digunakan dalam penyelenggaraan SIASN.
45.Keamanan adalah upaya perlindungan terhadap data dan dokumen kepegawaian dari berbagai ancaman, baik yang disengaja maupun tidak disengaja, guna menjamin kerahasiaan, keutuhan, dan ketersediaan data.
46.Kerahasiaan (Confidentiality) adalah jaminan bahwa data dan dokumen kepegawaian hanya dapat diakses, digunakan, dan dikelola oleh pejabat atau pihak yang berwenang.
47.Keutuhan (Integrity) adalah kondisi di mana data dan dokumen kepegawaian tetap utuh, akurat, dan tidak mengalami perubahan, penghapusan, atau manipulasi tanpa izin dari pejabat yang berwenang.
48.Ketersediaan (Availability) adalah jaminan bahwa data dan dokumen kepegawaian dapat diakses dan digunakan setiap saat oleh pejabat yang berwenang ketika diperlukan untuk penyelenggaraan administrasi kepegawaian.
49.Otentikasi Berlapis (Multi-Factor Authentication) adalah mekanisme pengamanan akses sistem elektronik yang mewajibkan pengguna untuk melakukan verifikasi identitas menggunakan lebih dari satu faktor otentikasi yang berbeda, guna memastikan bahwa akses terhadap sistem, data, atau dokumen hanya diberikan kepada pengguna yang sah dan berwenang.
50.User Log adalah catatan elektronik yang merekam seluruh aktivitas pengguna (user) dalam sistem informasi, meliputi proses login, akses data, perubahan data, pengunggahan, pengunduhan, serta aktivitas lain yang dilakukan oleh pengguna dalam sistem.
51.Audit Trail Sistem adalah rekaman kronologis yang tersusun secara sistematis mengenai seluruh aktivitas, perubahan, dan transaksi yang terjadi di dalam sistem informasi, termasuk siapa yang melakukan, kapan dilakukan, serta jenis data atau dokumen yang diubah.