Peraturan Bupati ini mengatur tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan.
Memuat teks peraturan…
menetapkan Peraturan Gubernur Maluku tentang penyelenggaraan kearsipan, bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b perlu menetapkan Peraturan Gubernur tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan, . Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia 5071), . Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2023 Nomor 41, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6856): . Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2023 tentang Provinsi Maluku (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2023 Nomor 60, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6869), #, OS a. b. 1 2. 3. 4.
BAB I
Dalam peraturan Gubernur ini yang dimaksud dengan : 1. 2. 3. 10. 11. 12. 13. Daerah adalah Provinsi Maluku. Gubernur adalah Gubernur Maluku . Pemerintah Daerah adalah Gubernur sebagai unsur penyelenggaraan pemerintah daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Gubernur dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah. Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau Sebagian modalnya dimiliki daerah. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya. Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kerarsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya. 5. 6. 7. — 8. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 29. 26. 27. 28. 29. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip karena memiliki nilai kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan tugas fungsi dan tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. Terbatas adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggungnya pelaksanaan tugas dan fungsi Lembaga pemerintahan. Biasa/Terbuka adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh publik tidak merugikan siapapun. Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional dan/atau ketertiban umum. Sangat Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan keselamatan bangsa. Tingkat klasifikasi adalah pengelompokan arsip dalam tingkatan tertentu berdasarkan dampak yang ditimbulkan apabila informasi yang terdapat di dalamnya diketahui oleh pihak yang tidak berhak. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip Dinamis secara efisien, efektif dan sistematis melalui penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip. Pengelola Arsip Dinamis adalah orang yang bertanggung jawab dan mempunyai kewenangan dalam proses pengendalian arsip secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serat penyusutan arsip. Jenis Arsip adalah kelompok dokumen yang diatur dalam suatu sistim pemberkasan tertentu atau dipertahankan sebagai satu unit karena tercipta dari kesamaan proses akumulasi dan pemberkasan kesamaan aktivitas, memiliki bentuk khusus atau karena beberapa keterkaitan lain yang muncul dari penerimaan, penciptaan atau pengguaannya. Jangka Waktu Simpan (Retensi) adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah dan atau Unit Kearsipan. Jangka Waktu Simpan (Retensi) Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah yang dihitung sejak arsip diciptakan, mulai diregistrasi hingga selesai diproses. Alih Media adalah kegiatan pengalihan media arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka memudahkan akses arsip. Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki tugas, fungsi dan tanggung jawab di bidang pengeloaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Lembaga Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat LKD adalah perangkat daerah yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kearsipan. Ji 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. Berkas adalah himpunan arsip yang disatukan karena keterkaitan dalam suatu konteks pelaksanaan kegiatan dan memiliku kesamaan jenis kegiatan/peristiwa dan/atau kesamaan masalah. Isi Berkas adalah satu atau beberapa item arsip yang merupakan informasi dari berkas kegiatan/peristiwa yang mencerminan penyelesaian program/kegiatan. Guide/Sekat adalah pembatas/penyekat antara kelompok berkas yang satu dengan berkas yang lain atau penunjuk antara kode yang satu dengan yang lain sesuai dengan pembagian. Folder adalah wadah untuk menyimpan naskah-naskah transaksi. Filling Cabinet adalah sarana untuk menyimpan Arsip Aktif yang sudah ditata. Indeks adalah tanda pengenal arsip atau judul Berkas Arsip (kata tangkap) yang berfungsi untuk membedakan antara berkas arsip yang satu dengan berkas arsip yang lain dan sebagai sarana bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Out Indicator adalah alat yang digunakan untuk menandai keluarnya arsip dari laci atau Filling Cabinet. Pelabelaan adalah realisasi dari kegiatan penentuan indeks dan kode. Label adalah kertas yang ditempelkan di tab guide atau folder. Tunjuk Silang adalah sarana bantu penemuan kembali untuk menunjukkan adanya arsip yang memiliki hubungan antara arsip yang satu dengan arsip yang lain atau memiliki nama berbesa tetapi memiliki pengertian yang sama atau untuk menunjukan tempat penyimpanan arsip yang berbeda karena bentuknya yang harus disimpan terpisah. Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalag dari suatu unit kerja. Kode Klasifikasi Arsip adalah symbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas arsip. Nila Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pencipta arsip. Nilai Guna Primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pencipta arsip. Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip di luar pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa. Nilai Historis adalah nilai yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana organisasi yang bersangkutang dibentuk, dikembangkan, diatur, dilaksanakannya fungsi dan tugas secara langsung dengan penciptanya yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi antara lain jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 47. 48. 49. 50. S1. 52. 53. 54. 99. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. Penilaian Arsip adalah proses menentukan nilai arsip dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai intrinsiknya yang dilakukan melalui langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi. Panitia Penilai Arsip yang selanjutnya disingkat PPA adalah panitia yang berfungsi untuk melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan. Penyusutan Arsip adalag kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Pemindahan Arsip Inaktif adalah memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolag ke Unir Kearsipan dalam Perangkat Daerah yang JRA dibawah 10 tahun dan/atau memindahkan arsip inaktif dari Perangkat Daerah ke Lembaga Kearsipan Daerah yang JRA diatas 10 tahun. Pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna atau lebih melampaui jangka waktu penyimpanan/ retensi arsip sesuai dengan Peraturan Perundang-Undangan. Penyerahan Arsip adalah kegiatan penyerahan arsip statis ke Lembaga Kearsipan yang berwewenang mengolah arsip statis. Penataan Arsip Vital adalah cara atau metode menata, mengatur dan menyimpan dokumen/arsip vital dalam susunan yang sistematis dan logis dengan menggunakan kode klasifikasi, indeks dan tunjuk silang. Identifikasi Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk melaksanakan pendataan dan penentuan arsip yang memenuhi kriteria sebagai arsip vital. Pendataan Arsip Vital adalag suatu kegiatan pengumpulan data tentang jenis, jumlah, media, lokasi dan kondisi ruang penyimpanan arsip. Penyimpanan arsip vital adalah suatu kegiatan melindungi arsip vital baik fisik maupun informasinya terhadap kemungkinan kehilangan dan kerusakan. Perlindungan Arsip adalah suatu kegiatan untuk mengamankan, menyelamatkan dan memulihkan arsip vital dari kerusakan, hilang atau musnah baik secara fisik maupun informasi yang diatur melalui suatu prosedur tetap. Pemencaran (dispersal) adalah metode perlindungan arsip dengan melakukan pemencaran arsip hasil duplikasi (copy backup) arsip dalam bentuk media yang sama atau berbeda dengan arsip aslinya. Pemulihan (recovery) adalah suatu kegiatan perbaikan fisik arsip yang rusak termasuk rusak akibat bencana. Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya. Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak. Pedoman Penerapan Sistim Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi selanjutnya disebut Pedoman Penerapan SRIKANDI adalah serangkaian petunjuk penerapan sistim informasi kearsipan dinamis berbasis elektronik dalam sistim pemerintahan yang terintergrasi, yang digunakan secara bagi pakai oleh Pemerintah Daerah. 63. 64. 65. Lembaga Kearsipan Daerah yang sileanjutnya disebut LKD adalah organisasi perangkat daerah yang menyelenggarakan urusan pemerintah di bidang kearsipan. Pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga
BAB II
Peraturan gubernur ini dimaksudkan sebagai pedoman bagi Perangkat Daerah dan BUMD dalam pengelolaan kearsipan.
Pengelolaan Arsip Dinamis bertujuan untuk: a. b. Cc. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh pemerintahan daerah dan BUMD, menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya, d. . mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan daerah sebagai e. suatu sistem yang komprehensif dan terpadu, menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara, menjamin keselamatan aset daerah dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa, dan £
Ruang lingkup pengaturan dalam Peraturan Gubernur ini meliputi:
(l) Kegiatan registrasi dalam pembuatan dan penerimaan arsip harus didokumentasikan oleh Unit Pengolah dan Unit Kearsipan.
Membuka PDF…