DokumenPeraturan Gubernur (Pergub)Berlaku

Peraturan Gubernur (PERGUB) Provinsi Riau Nomor 35 Tahun 2020

Nomor: 35
Tahun: 2020
Ditetapkan: 12 Juni 2020
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 17

Lembaga terkait

Ringkasan

Dalam Peraturan Gubernur ini memuat 6 (enam) Bab dan 18 (delapan belas) Pasal dengan materi pokok yang diatur berisi Ketentuan Umum; Asas Klasifikasi Keamanan Arsip; Pengamanan Arsip Dinamis; Pendanaan; Ketentuan Peralihan; dan Ketentuan Penutup.

Isi peraturan

Pasal 1

Dalam Peraturan Gubernur ini yang dimaksud dengan : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Daerah adalah Provinsi Riau. Gubernur adalah Gubernur Riau. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Daerah Provinsi Riau. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Gubernur dan Dewan Perwakilan Daerah Provinsi dalam penyelenggaraan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah Provinsi. Dinas adalah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, dan lembaga pendidikan, politik, organisasi perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

7.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. B. Publik adalah warga negara atau badan hukum yang mengajukan permohonan untuk mengakses arsip dinamis.
9.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
10.Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah pengkategorianlpenggolongan arsip dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik dan perorangan. 11, Klasifikasi Akses Arsip Dinamis adalah pengkategorian pengaturan ketersediaan arsip dinamis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip untuk mempermudah pemanfaatan arsip.
12.Pengamanan Arsip Dinamis adalah program perlindungan terhadap fisik dan informasi arsip dinamis berdasarkan klasifikasi keamanan yang ditetapkan sebelumnya.
13.Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
14.Sangat Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan ked.aulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan/atau keselamatan bangsa.
15.Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional dan/atau ketertiban umum.
16.Terbatas adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan. IT.Pengguna Internal adalah setiap orang atau unit kerja yang menggunakan arsip dan berasal dari lingkungan Pemerintah Provinsi Riau.
18.Pengguna eksternal adalah setiap orang atau badan hukum yang menggunakan arsip dan berasal dari luar lingkungan Pemerintah Provinsi Riau.

Pasal 2

(1)Maksud ditetapkannya Peraturan Gubernur ini yaitu:
1. a.melindungi fisik dan informasi arsip dinamis dari kerusakan dan kehilangan sehingga kebutuhan akan ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, integritas, otentisitas dan reliabilitas arsip tetap dapat terpenuhi; dan
2. b.mengatur akses arsip dinamis yang sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan sehingga dapat dicegah terjadinya penyalahgunaan arsip oleh pihak-pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah,
(2)Tujuan ditetapkannya Peraturan Gubernur ini yaitu:
1. a.menjadikan acuan pelaksanaan dan pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Pemerintah Daerah;
2. b.menyediakan layanan informasi arsip dinamis kepada publik dengan prinsip cepat, tepat, murah, dan aman;
3. c.tersedianya informasi yang dikategorikan biasa/terbuka dan dapat diakses seluas-luasnya bagi publik sesuai dengan kiasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis; dan
4. d.terjaminnya keamanan arsip bagi informasi yang dikecualikan.

Pasal 3

Ruang lingkup Peraturan Gubernur ini meliputi:

a.asas klasifikasi keamanan arsip;
b.pengamanan arsip; dan
c.pengaturan akses arsip.

BAB II

ASAS KLASIFII(ASI KEAMANAN ARSIP

Pasal 4

Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Daerah dilaksanakan dengan menerapkan asas sentralisasi dalam penetapan kebijakan dan asas desentralisasi dalam pelaksanaan di lapangan. Penetapan kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat (i) meliputi penyusunan standar operasional prosedur, sumber daya manusia serta prasarana dan sarana.

Pasal 5

sistem Klasifikasi Keamanan Dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Daerah sebagai berikut:

a.arsip yang tercipta di lingkungan Pemerintah Daerah diklasifikasikan menjadi informasi:
1. 1.sangat rahasia;
2. 2.rahasia;
3. 3.terbatas; dan
4. 4.biasa/terbuka.
b.tingkat klasifikasi sebagaimana dimaksud pada huruf a, berbeda dalam teknis pengamanannya' semakin tinggi tingkat klasifrkasi informasinya, semakin tinggi pula tingkat pengamanannya; dan
c.tingkat klasifikasi sebagaimana dimaksud pada huruf a, berbeda dalam pengaturan aksesnya' semakin tinggi tingkat klasifikasi informasinya semakin ketat pula dalam pengaturan aksesnYa.

BAB III

PENGAMANAN ARSIP DINAMIS

Pasal 6

Sarana sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis di lingkungan Pemerintah Daerah menggunakan sarana perangkat keras (harduare) dan perangkat lunak (sofiware). Perangkat keras (hardware) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi :

a.sarana penyimpanan arsip konvensional berupa filing kabinet, rak arsip untuk menyimpan arsip biasa/terbuka dan terbatas, brankas atau lemari besi untuk arsip rahasia;

(1)
(2)
(1)
(2)
1. b.sarana penyimpanan arsip media baru berupa lemari arsip sesuai dengan tingkat klasifikasi informasi;
2. c.prasarana berupa ruang penyimpanan yang representatif sesuai dengan tingkat klasifikasi informasi; dan
3. d.pengamanan ruang simpan secara keseluruhan mencakup fasilitas pengamanan seperti kamera pengawas, kunci pengamanan ruangan dan media simpan arsip.
(3)Perangkat lunak (softuare) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
1. a.daftar arsip aktif, daftar arsip inaktif, daftar arsip terjaga dan daftar arsiP vital; dan
2. b.aplikasi pengelolaan arsip aktif dan inaktif.

Pasal 7

Pengaturan akses arsip dimaksudkan untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan arsip oleh pihak-pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan tidak sah.

Pasal 8

Pengaturan akses arsip diatur sebagai berikut:

a.pengguna internal hanya dapat mengakses arsip yang berada pada tanggung jawab, tugas dan kewenangannya; dan
b.pengguna eksternal hanya dapat mengakses informasi Daerah yang dikategorikan biasa/terbuka sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.

Pasal 9

(1)Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis di lingkungan Pemerintah Daerah dilaksanakan oleh pejabat fungsional arsiparis dan/atau pengelola arsip.
(2)Pejabat Fungsional Arsiparis/pengelola arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki wewenang dan tanggung jawab serta hak akses sesuai dengan unit kerja pengelolaan arsipnya.
(3)Pejabat fungsional arsiparis dan/atau pengelola arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan Keputusan Kepala Perangkat Daerah. -l -

Pasal 10

Arsip dinamis yang tercipta di lingkungan Pemerintah Daerah yang termasuk dalam kategori arsip sangat rahasia d.an rahasia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a angka 1 dan angka 2 mengandung dampak yang luas sehingga mengganggu kinerja daerah meliputi:

a.arsip dinamis yang tercipta dan berkaitan dengan kasus/sengketa hukum, Hak Atas Kekayaan Intelektual, dan Personal file;
b.arsip dinamis yang tercipta dan berkaitan dengan sertifikat tanah, rancang bangunan dan instalasi listrik/telepon;
c.arsip yang tercipta yang terkait dengan pertahanan dan keamanan negara;
d.arsip yang terkait dengan kerugian ketahanan ekonomi nasional;
e.arsip yang terkait dengan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri;
f.arsip dengan isi akta otentik yang terakhir ataupun wasiat seseorang kepada yang berhak secara hukum;
g.arsip yang terkait dengan rahasia atau data pribadi;
h.arsip yang terkait dengan memorandum of understanding; dan
i.daftar arsip rahasia.

Pasal 11

Arsip dinamis yang tercipta di lingkungan Pemerintah Daerah yang termasuk dalam kategori arsip terbatas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a angka 3 merupakan arsip yang dari segi bobot informasinya memiliki dampak yang dapat mengganggu kinerja, meliputi:

a.arsip dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi kepegawaian seperti personil file, hasil pertimbangan Badan Pertimbangan Jabatan dan Kepangkatan, rekam medis pegawai;
b.arsip dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi perlengkapan seperti berkas pengadaan barang dan jasa;
c.arsip dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi pengawasan seperti Laporan Hasil Pemeriksaan Auditor Internal dan Eksternal, Laporan Hasil Pemeriksaan Auditor Independen;
d.arsip dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi keuangan seperti berkas pengelolaan anggaran; dan
e.arsip dinamis yang tercipta dari kegiatan pengelolaan arsip seperti daftar arsip vital dan daftar arsip terjaga.

Pasal 12

Daerah.

Isi peraturan

Teks17PDFHirarki

Memuat teks peraturan…