DokumenPeraturan Gubernur (Pergub)Berlaku

Peraturan Gubernur (PERGUB) Provinsi Riau Nomor 45 Tahun 2019

Nomor: 45
Tahun: 2019
Ditetapkan: 20 September 2019
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 30

Lembaga terkait

Ringkasan

Dalam Peraturan ini berisi 13 (tiga belas) bab dan 50 ( lima puluh ) pasal, diantaranya membahas tentang; Ketentuan Umum; Maksud dan tujuan; Asas Pengelolaan; Ruang Lingkup; Penciptaan Arsip; Penggunaan Arsip; Pemeliharaan Arsip; Penyusutan Arsip; Sumber Daya Manusia; Prasarana dan Sarana; Pendanaan; Pelaporan; Ketentuan Penutup;

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa agar pengelolaan arsip aktif darl arsip inaktif dapat dilakukan secara komprehensif dan terpadu perlu implementasi norma, standar prosedur dan kriteria kearsipan;
c.bahwa berdasarkal pertimbangal sebagaimana dimaksud pada huruf a dan huruf b pe.lu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Gubernur tentang Pengelolaan Arsip Aktif dan Arsip Inaktil di Lingkungal Pemerintah Provinsi Riau;

1.Pasal 18 ayat (6) Undarg-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945; 3.
2.Undang-Undang Nomor 61 Tahun 1958 tentang Penetapan Undang-Undang Darurat Nomor 19 Tahun 1957 tentang Pembeniukan Daerah-daerah S\^atantra Tinskat i Sumatera Barat. Jambi dan Riau ll,embaran Negara Republik Indonesia Tahun 1957 Nomor 75) Sebagai Undang Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1958 Nomor 112), Tambahan Lembaran Negara Repu blik lndonesia Nomor l64b): Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2OO9 tentang Kearsipan {Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2OO9 Nomor 152, Tambairan Lembaran Nesara ReDublik lnoonesra i\omor 5() | /l:
4.Undang Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaral Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Indonesia Nomor 5587). sebagaimana telah diubah beberapa kalj lerakhjr denqan Undang-Undang Nomor g lahun 20l5 renLanq perubahan Kedua Atas Undang-Undalg Nomor 23 Tahun 20 I4 tenranq Pemerinraharr Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
5.Peraturan Pemerintah Nomor 2g Tahun 2012 Tentans Pedoman Pelaksaaaan Undang_Undang Nomor 4E Tahun..- 2009 Tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik lndonesia Tahun 2Ol2 Nomor 53, tambalfian Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5186):
6.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor gO Tahun 2015 tentang Pembentukan produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor'20361 sebagaimana telah diubah dengan peraturan frfenteii Dalam Negeri Nomor 120 Tahun tolg tentang perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomoi 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan produk Hukum Oaerah @erita Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 157):
7.Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 37 Tahun 2016 tentang. Pedoman penJ,.usutan Arsjp {Berita Negara Republik tndonesia Tahun 2016 Nomorl787): '
8.Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman pemeliharaan Arsip Dinamis (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 201g Nomor B 18): Menetapkan MEMUTUSKAN: : PERATURAN GUBERNUR TENTANG PENGELoLAAN ARSIP AKTIF DAN ARSIP INAKTIF DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI RIAU.

BAB II

MAKSUD DAN TUJUAN

Pasal 2

Peraturan Gubernur dimaksudkan untuk menjamin ketersediaal arsip yang autentik dan terpercaya dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah. pasal 3 Peraturan Gubernur ini bertujuan sebagai pedoman pengelolaan arsip di lingkungan Pemerintah Daerah.

BAB III

ASAS PENGELOLAAN

Pasal 4

Pengelolaan arsip dilaksanalan berdasarkan asas sentralisasi dalam kebijakan dan desentralisasi dalarn pelaksanaan.

BAB IV

RUANG LINGKUP

Pasal 5

Ruang lingkup Pengelolaan Arsip meliputi: a nch.iniaan .r<ih

b.penggunaan arsip;
c.pemeliharaan arsip; dan
d.penjrusutan arsip.

BAB V

PENCIPTAAN ARSIP

Pasal 6

(1)Penciptaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a meliputi kegiatan:
1. a.pembuatan arsip; dan
2. b.penerimaan arsip. {2) Pembuatan dan penerimaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat {1) dilaksanakal berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, darr sistem klasifikasi keamanar serta akses aisip.

Pasal 7

(1)Pembuatan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (1) huruf a harus diregistrasi.
(2)Arsip yang sudah diregistrasi didistribusikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap, serta aman. {3) Pendistribusian arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diikuri dengan tindakar pengendalian. Baglan Ketiga penerimaan Arsip pasal g (l) Penerimaan arsip sebagaimana dimal<sud dalam pasal 6ayat (i) huruf b dianggap sah serelJ or:,iriln""T.i petugas atau pihak yang bernax menerima {rt l::::T..T. arsip sebagaimana dimaksud pada ayar {l)nafus duegistrasi oleh pihak yarrg menerima_ {3) Arsip yang diterima sebasaix oo i " t i u u:i i."" r Jp; ;'"#i-S j#,*" TrffiX" :r.X_f ] undakan pengendalian. pasal 9 (t) 5:^Tt1,l:"::rasi da.lam pembuatan dan penedmaan arslp harus didokumentasikan oleh unit p";;;hh';; unit kearsipan. {2) Unit pengolah dan unit kearsipan wajib memelihara dan menyimpan dokumentasi pemuuatan a""-p""".11# arsrD. pasal I O Pembuatan dan penerimaan autentisitasnya berdasarkan *rl ""Til? o,lffs diiasa H[ i:::'i*rfffggung jawab terhadap autentisitas {1} (21 {2) Ketersediaan dan autentisitas arsip menjadi tanggung jawab Peralgkat Daerah.
(3)Pimpinan unit pengolah ketersediaan, pengolahan, akil bertanggung jawab terhadap penyajian arcip vital dan arsip {4) Pimpinan unic kearsipan bertanggung jawab terhadap Kerersedean, pengoiahar dan penyajian arsip inak# untuk kepentingat penggunaan internal dan t<epentingan publik. {5) Ketersediaal arsip untuk kepentingal al<ses, dapat dilakukan alih rnedia. pasal 12 Pengsulgan_.1rsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 1 ayat [1] dila]sarakan berdasarkaa "iste_ f.t"si*J keamanan dan akses arsio.

BAB VII

PEMELIHARAAN ARSIP

Pasal 13

Pemeliharaan arsip sebagaimala dimaksud dalam Pasal 5 huruf c bertujuan untuk:

a.menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh Perangkat Daerah;
b.menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip; dan
c.menjamin ketersediaan informasi arsip.

Pasal 14

(1)Untuk menjamin terciptanya arsip sebagaimana dimaksud dalarn Pasal 13 huruf a dilakukan dengan menentukan arsip yang harus diciptakan dan disimpan sebagai pelaksanaan fungsi dan kegiatan Perangkat Daerah pada tahap perencanaan pemberkasan arsip.
(2)Untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf b dilakukan upaya sebagai be.ikut:
1. a.memastikan arsip yang tercipta atau yang akan tercipta diberkaskan sesuai dengall kJasifikasi arsip:
2. b.memastikar arsip yang diberkaskan lengkap sebagai suatu keutuhan kegiatan dan tidak mengalami perr.rbahan secara fisik dan informasinya sampai dengan tahap penl'usutal;
3. c.memastikan arsip yang diberkaskan memiliki kode klasifikasi yang tepat dan disimpan sesuai dengan klasifikasi arsip;
4. d.memastikan penggunaan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip secara konsisten; dan
5. e.memastikan arsip ditata dan disimpan dengan menggunakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai ketentuan peraturan Perundang-undangan.
(3)Untuk menjamin ketersediaan informasi arsip sebagaimala dimaksud dalam Pasal 13 huruf c dilakukan upaya memastikan ketersediaan daftar arsip aktif yang disusun oleh unit pengolah dan disampaikan kepada unit kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan Pen rnriano r rnrlanoon

Pasal 15

Pemeliharaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 melalui kegiatar:

a.pemberkasan arsip aktil
b.penataan arsip inaktif;
c.penyimpanan arsip; dan
d.alih media arsip.

Pasal 16

(1)Pemberkasan arsip aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 huruf a dilakukan terhadap arsip yang dibuat dan diterima.
(2)Pemberkasan arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip.
(3)Pemberkasan arsip aktif dilakukan untuk menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip serta tersusunnya daftar arsip aktif.
(4)Pemberkasan arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilatsanakar secara desentraiisasi di unit pengolah pada eselon IV.
(5)Pemberkasan arsip aktif sebagaimala dimaksud pada ayat (1) meliputi:
1. a.pemeriksaan berkas;
2. b.penentuan kode dan indeks;
3. c.pembuatan kartu tunjuk silang apabila diperlukan;
4. d.pelabelan; dan
5. e.pen1rusunan daftar arsip aktil
(6)Daftar arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (3) terdiri atas daftar berkas dal daftar isi berkas.
(7)Daftar berkas sebagaimana dimalsud pada ayat (6) seku rang kurangnya memuat:
1. a.unit pengolah;
2. b.nomor berkas;
3. c.kode klasifikasi;
4. d.uraian informasi berkas;
5. e.kurun waktu; I jumlah; dal
6. g.keterangan. (B) Daltar isi berkas sebagaimana dimaksud pada ayat (6) sekurang-kurangnya memuat:
7. a.nolnor berkas; h n6n^r ircm 'rein.
8. c.kode klasifikasi;
9. d.uraian informasi arsip;
10. e.mrggat; I jumlah; dan {e)
(1)(:2)
1. g.keterangan. Unit pengolah menyampaikan unit kearsipan paling lama pelaksanaan kegiatan. daftar arsip aktif kepada 6 (enam) bulan setelai

Pasal 17

Pemberkasan arsip aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 terdiri atas:

a.pemberkasan arsip korespondensi; dan
b.pemberkasan arsip non korespondensi. Pemberkasan arsip korespondensi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilal<sanakan dengan memperhatikan :
a.kode klasifikasi; b.jenis kegiatan sehingga membentuk satu kesatuan informasi yang utuh dal lengkap dari awal sampai akhir;
c.berdasarkan permasalahan yang sama; dan
d.pemberian indeks berkas. {3) Pemberkasan arsip non korespondensi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) hurrf b dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a.diberkaskar berdasarkan abjad, nomor, tanggal atau sistem yang telah ditentukan sesuai dengan jenis dan fungsi arsip; dan
b.berkas produk hukum ditata berdasarkan jenis secara kronologis.

Isi peraturan

Teks30PDFHirarki

Memuat teks peraturan…