DokumenPeraturan Gubernur (Pergub)Berlaku

Peraturan Gubernur (PERGUB) Provinsi Riau Nomor 46 Tahun 2019

Nomor: 46
Tahun: 2019
Ditetapkan: 20 September 2019
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 24

Lembaga terkait

Ringkasan

Dalam Peraturan ini berisi 9 (sembilan) bab dan 23 ( dua puluh tiga ) pasal, diantaranya membahas tentang; Ketentuan Umum; Maksud dan tujuan dan Asas; Pengelola Arsip Vital; Kriteria Informasi, Identifikasi, Pendataan dan Pengolahan Arsip Vital; Penggunaan, Lokasi dan Standar Ruang Simpan; Penataan dan Pemeliharaan; Pelindungan dan Pengamanan, Penyelamatan dan Pemulihan; Pembinaan dan Pengawasan; Ketentuan Penutup

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf t, p"tit'

Menetapkan

menetapkan Peratu(an Gubernur tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Vital di Lingkungan Pemerintah Provinsi Riau; Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik lndonesia Tahun 1945; Undans-Undang Nomor 6l Tahun lo58 LenLang i"".*i"" U"AZ"g-Undang Darural Nomor '[9 Tahun 1957 ;;;;-P;;;;;dkan Dairah-daerah swatantra ringkat T ;;;;.; Barat, Jambi dan Riau (Lembaran , -Negara n.orUfit f"Oon."ia Tahun 1957 Nomor 75) Sebagai Unda-ng- ij"i.te ti;-b^*n Negara Republik Indonesia Tahun 1958 ll.*r.- 'iiif, Tamba=han iembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1646); Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2OO9 tentang Kearsipan il;;"; NAra Tahun 2OO9 Nomor 152' Tambahan i*t".." Negara Republik Indonesia Nomor 5071); Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang p"-"riit"tt.tt iaerah (Lembaran Negara Republik Indonesia i"-f-r"" ZO l+ Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara nio"-Ufif. i"aot""ia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor Y i"ft""' zoiS tentang Perubahan Kedua Atas Undang- UilA""g Wo*o. 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan O""ott'11"-U*"n Negara Republik lndonesia Tahun 2015 ll.*o. S's, Tambahan Lmbaran Negara Repubiik lndonesia Nomor 5679); Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang peiaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang : l. 2. +. 3. 5. 7. 8. 6. Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2036), sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 120 Tahun 2018 tenlang Perubahan Atas peraturan l\4enteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentanq pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita ttegara nepublik Indonesia Tahun 2019 Nomor 157); Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan, pengarnanan dan Penyelamatan Dokumen Arsip Vital Negara; Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 49 Tahun 2O1S tentang Pedoman Program Arsip Vital di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia (Berita Negara Republii Indonesia Tahun 2015 Nomor 20951: MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR PENGELOLAAN ARSIP VITAL PROVINSI RIAU, TENTANG PEDOMAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAII

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Gubernur ini yang dimaksud dengan :

1.Daerah adalah Provinsi Riau
2.Pemerintah Daerah adalah pemerintah provinsi Riau.
3.Gubeinur adalah Gubernur Riau.
4.Perangkat Daerah adalah perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Provinsi Riau.
5.Dinas adalah Dinas perpustakaan dan Kearsipan provins: Riau.
6.Kepala Dinas adalah Kepala Dinas perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau.
7.Pengelolaan Arsip Vital adalah suatu rangkaian kegiatan penanganan Arsip Vital mulai dari identifikasi. pengumpulan, penaLaan, pengolahan, pelindungan. pengamanan, dan penyelamamn serta penggunaan atas aisip yang .dikategorikan sebagai nrsip Vitai- di lingkungal Pemerintah Provinsi.
8.Pencipra.arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian oan otorttas dalam pelalsanaan lugas, fungsi dan tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip. -r-
9.Unit Pengolah adalah satuan keda pada- pencrpta.arsrp yang mempuntai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penclpta arslp dilingkungannya. lo.Unit Kearcipan adalah unit kerja pada pencipta .arsip. yang mempunyai tugas dan tanggung lawab oalam penyelenggaraan kearslPan.
11.Arsip Vital adalah arsip yang . keberadaannya mempakan persyaratan dasar bagi kelangsungan op"rasio.tal pencipia arsip, tidak dapat diperbaharui dan ti-dak tergantikan apabila rusak atau hilang'
12.DaJtar Arsip Vital adalah suatu daJtar dalam bentuk formulir yarrg berisi data Arsip Vital milik Pemerintah 13.Identifikasi Arsip Vital adalah kegiatan pendataan -darl menentukan jenis arsip yang dikategorikan sebagai Arsip Vital.
14.Pendataan Arsip Vital adalah kegiatan pcngumpulan data tentang jenis, jumlah, media, lokasi dan kondisi ruang penyimpanan Arsip Vital.
15.Pengamanan Arsip Vital adalah suatu kegiatan melindungi Arsilp vital baik fisik maupun informasinya terhadap kemungkioan kehilangan dan kerusakan.
16.Penyelamatan arsip vital adalah suatu kegiatan untuk memindahkan (evakuasi) Arsip Vital ke tempat yang lebih baik.
17.Pemulihan Arsip Vital adalah suatu kegiatan perbaikan fisik Arsip Vital yang rusak akibat bencana
18.Pelindungan Arsip Vital adalah kegiatan mengamankan, menyelamatkan dan memulihkan Arsip Vital dari kerusakan, hilang atau musnah baik secara fisik maupun informasi.

BAB II

MAKSUD, TUJUAN DAN ASAS

Pasal 2

Peraturan Gubernur ini dimaksudkan untuk:

a.terselamatkannya Arsip Vital yang diciptakan Perangkat Daerah sesuai kaidah kearsipan dan ketentuan P€raturan Perundang-undartgan; dan
b.terpenuhinya jaminan kepastian hukum terhadap pengelolaan. penyimpanan maupun penggunaan arsip-arsip Pemerintah Daerah yang dikategorikan Arsip Vital.

Pasal 3

Peraturan Gubernur ini bertujuan sebagai pedoman bagi Perangkat Daerah dalam melaksanakan program Arsip Vital melalui kegiatan identifrkasi, pelindungan dan pengamanan serta penyelamatan dan pemulihan terhadap Arsip Vital yang tercipta pada Perangkat Daerah dari kemungkinan kerusakan' keh ilanga n. dan kemusnahan arsip.

Pasal 4

Pengelolaan Arsip Vital Pemerintah Daerah dilaksanakan berasaskan :

a.kepastian hukum, yaitu penyelenggaraan pengelolaan Arsip Viial berdasarkan ketenLuan peraluran Perundang- undangan;
b.keautentikan dan keterpercayaan, yaitu pengelolaan Arslp Vital harus dapat menjaga keaslian dan keterpercayaan ai:s1p sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas;
c.keutuhan, yaitu pengelolaan arsip vital harus menjaga kelengkapal arsip dari upaya pengurangan. penambahan, dan pengubahan informasi maupun lisrknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip;
d.keamanan, yaitu pengelolaan Amip Vital harus memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran- dan -penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak,
e.keselamatan, yaitu bahwa pengelolaan Arsip Vital harus meniamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahay€', baik yang disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusla;
f.keprofesionalan, yaitu penyelenggaraan pengelolaan Arsip Viial harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan;
g.keantisipasifan, yaitu p enyelenggaraan p engelolaan -Arsip Vital harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahal dan kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan bernegara seperti perubahan perkembangan teknologi informasr, budaya, dan ketatanegaraan;
h.akuntabilitas, yaitu penyelenggaraan pengelolaan Arsip Vital harus memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus bisa merelleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam; dan i, kemanfaatan, yaitu penyelenggaraan pengelolaan Arsip Vital harus memberikan manlaat bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

BAB III

PENGELOLA ARSIP VITAL

Pasal 5

Arsip Vital yang asli dikelola dan disimpan oleh unit kearsipan. Salinan atau back-up Arsip Vital dikelola oleh Dinas. \2)

(3)Daftar Arsip Vital dikelola dan disimpan oleh unit kearsipan'

Pasal 6

Perangkat Daerah sebagai pencipta Arsip Vital bertanggung jawab dalam hal sebagai berikuti

a.pengidentifikasian, pendataan, pengelolaan, penyimpanan' penyelamatan, pelindungan, pengamanan' penentuan JangKa simpan, dan penggunaan Arsip Vital yang diciptakannya'
b.pengendalian dan evaluasi pengelolaan Arsip Vital, sistem dan sarana pelindungan, serta sumber daya manusra'

Pasal 7

Untuk melaksanakan tanggungjawab sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6, pencipta arsip dapat membentuk Tim Kerja Program Arsip Vital yang ditetapkan oleh Kepala Perangkat Daerah. Tim kerja sekurang-kurangnya terdiri dari pejabat unit kearsipan dan pejabat unit pengolah yang potensial menghasilkan Arsip Vital. Penanggung jawab Tim Kerja Program Arsip Vital yaitu Kepala Perangkat Daerah pencipta Arsip Vital.

Pasal 8

{1) Perangkat Daerah sebagai pencipta Arsip Vital wajib:

a.mengelola dan menyimpan Arsip Vital ditempat yang terpisah dari arsip lainnya serta benar-benar dapat menjamin keamanan dan keselamatan Arsip Vitalnya; dan
b.menggandakan Arsip Vital dalam bentuk salinan minimal 2 (dua) rangkap dan dilegalisasi oleh kepala Perangkat Daerai pencipta dan atau lembaga yang berwenang membuat Arsip Vital dimaksud.

(2)Perangkat Daerah pencipta Arsip Vital yang ada kaitannya dengan keuangan dan aset daerah wajib membuat Daftar Arsip Vital sebanyak 3 (tiga) rangkap, masing- masing untuk Perangkat Daerah pencipta, Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daefah Provinsi Riau, dan Dinas.
(3)Salinan Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b diserahkan ke Dinas yang disertai berita acara serah terrma.
(4)Materi beiita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dikoordinasikan dengan Dinas.
(5)Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (4) ditandatangani oleh kepala Perangkat Daerah pencipta arsip dan Kepala Dinas yang dibuat di atas kertas bermeterai,
(1)t2)

Pasal 9

Dinas wajib menyimpan, melindungi dan mengamankan Arsip Vital maupun salinan Arsip Vital dan daftar Arsip Vital y"rlg dititipt "tr atau diserahkan oleh Perargkat Daerah pencipta Arsip Vital. Untuk melaksanakan kewajiban sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Dinas harus membuat standar operasional prosedur penyimpanan, pelindungan dan pengamanan yang ditetapkan oleh Kepala Dinas.

BAB IV

KRITERIA INFORMASI, IDENTIFIKASI, PENDATAAN DAN PENGOLAHAN ARSIP VITAL

Pasal 10

Kriteria informasi arsip yang dikategorikan vital, yaitu :

a.Informasinya tidak dapat digantikan, baik dari aspek administrasi, finansial maupun legalitasnya;
b.lnformasinya benar-benar bernilai guna dan sangat dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan kegiatan Perangkat Daerah karena informasinya dapat digunakan sebagai alat rekonstruksi pasca bencana;
c.Informasinya mengandung bukti kepemilikan kekayaan (aset), hak dal kewajiban Pemerintah Daerah; dan
d.Informasinya berkaitan dengan kebijakan strategis Pemerintah Daerah.

Isi peraturan

Teks24PDFHirarki

Memuat teks peraturan…