DokumenPeraturan Gubernur (Pergub)Berlaku

Peraturan Gubernur (PERGUB) Provinsi Sulawesi Utara Nomor 2 Tahun 2020

Nomor: 2
Tahun: 2020
Ditetapkan: 17 Februari 2020
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 7

Lembaga terkait

Pemerintah Provinsi Sulawesi Utara

aturan_pelaksanaan

Ringkasan

Jadwal Retensi Arsip Provinsi Sulawesi Utara

Isi peraturan

Menimbang

a.bahwa dalam rangka memberdayakan arsip untuk pelaksanaan tugas pemerintah dan pembangunan secara efektif dan efisien guna tercapainya tertib pelaksanaan penyusutan arsip sebagai bukti bahan akuntabilitas kinerja instansi dan aparatur serta pertanggungjawaban nasional di lingkungan Arsip Provinsi Sulawesi Utara:
b.bahwa berdasarkan surat Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor B-PK.03.09/ 18/2015 tentang Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Fasilitatif Arsip Nasional Republik Indonesia dan surat Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor B PK.03.09/31/2019 tentang Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Arsip Nasional Republik Indonesia;
c.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Gubernur Sulawesi Utara tentang Jadwal Retensi Arsip Provinsi Sulawesi Utara; l . Undang-Undang Nomor 47 Prp Tahun 1960 jo Undang Undang Nomor 13 Tahun 1964 tentang antara lain Pernbentukan Propinsi Daerah Tingkat I Sulawesi Utara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1960 Nomor 1 5 1 , Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2102);

2.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
3.Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2 0 1 1 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2 0 1 1 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234), Sebagai mana telah di ubah dengan Undang-undang Namer 15 tahun 2019 tentang Perubahan atas Undang undang Nomer 12 tahun 2 0 1 1 tentang pembentukan peraturan Perundang-Undangan {Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 183, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6398);
4.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2 0 1 2 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
5.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 ten tang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2 0 1 5 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
6.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2 0 1 5 tentang Pembentukan Prociuk Hukum Daerah (Serita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2036) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 120 Tahun 2018 ten tang Perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2 0 1 5 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Serita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 157);
7.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2 0 1 0 ten tang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia Perubahan Kedua Atas Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2009:
8.Perturan Bersama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2 0 1 2 Dan Kepala Sadan Kepala Sadan Kepegawaian Negara Nomor 1 5 Tahun 2012 tentang Pedoman Restensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil Dan Pjabat Negara (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 228);
9.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2013 tentang Pedoman Retensi Arsip Keuangan (Serita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 622), sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2017 tentang Perubahan Ketiga Atas Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2013 ten tang Pedoman Retensi Arsip Keuangan (Serita Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 1 1 2 8 ) ;
10.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2 0 1 4 ten tang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor ); 1 1 . Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2 0 1 5 tentang Pedoman Retensi Arsip Urusan Kearsipan Indonesia (Serita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 551 ); . 3 . Retensi Arsip (Serita Negara Republik Indonesia Tahun 2 0 1 5 Nomor 665 );
13.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 47 Tahun 2 0 1 5 ten tang Jadwal Retensi Arsip Arsip Nasional Republik Indonesia {Serita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2093);
14.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2 0 1 8 ten tang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis (Serita Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 818);
15.Peraturan Gubernur Nomor 71 Tahun 2016 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tgas dan Fungsi serta tata kerja Dinas Perpustakaan Daerah Provinsi Sulawesi Utara Tipe A Provinsi Sulawesi Utara (Serita Daerah Sulawesi Utara Tahun 2019 Nomor 66);
16.Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, F'ungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Kementerian sebagaimana telah tujuh kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun 2013; MEMUTUSKAN: PERATURAN GUBERNUR TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP PROVINS! SULAWESI UTARA Pasal Dalam Peraturan Gubernur 101 yang dimaksud dengan:

l.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan a tau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
1. 2.Jadwal Retensi Arsip Pasilitatif adalah daftar yang berisi jenis arsip fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsrp fasilitatif keuangan, kepegawaian, perencanaan, evaluasi dan kerjasama, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, hubungan masyarakat, kepustakaan, informatika/SIM/ TIK, pengawasan dan perlengkapan.
2. 3.Jadwal Retensi Arsip Substantif adalah daftar yang berisi jenis Arsip Substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip substantif bidang pembinaan kearsipan, konservasi arsip, pendidikan dan pelatihan kearsipan, akreditasi kearsipan, pengkajjian dan pengembangan kearsipan serta jasa kearsipan.
3. 4.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
4. 5.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
5. 6.Arsip Statis ada!ah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Provinsi Sulawesi Utara dan/atau lembaga kearsipan.
6. 7.Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
7. 8.Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Sulawesi Utara adalah lembaga Kearsipan berbentuk Lembaga Penerintah Nonkementerian yang melaksanakan tugas Negara yang berkedudukan di ibukota Provinsi.
8. 9.Arsip substantif adalah arsip yang berkaitan dengan tugas dan fungsi Arsip Nasional Republik Indonesia yang meliputi pembinaan kearsipan, konservasi arsip, pendidikan dan pelatihan kearsipan, akreditasi kearsipan, pengkajian dan pengembangan kearsipan serta jasa kearsipan.
9. 10.Arsip fasilitatif adalah arsip yang berkaitan dengan bidang fasilitatif yang meliputi keuangan, kepegawaian, perencanaan, evaluasi dan kerjasama, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, hubungan masyarakat, kepustakaan, informatika/SIM/TIK, pengawasan dan perlengkapan. 1 1 . Retensi lnaktif adalah masa simpan minimal suatu jerns arsip pada Unit Kearsipan/ Pusat Arsip.
10. 12.Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
11. 13.Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu jerus arsip pada Unit Pengolah.
12. 14.Retensi Inaktif adalah masa sirnpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan/ Pusat Arsip. 1 5 . Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak rnerniliki nilai guna lagi dan Keterangan ini dikeluarkan oleh Pencipta Arsip. j
13. 16.Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip yang memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna permanen, wajib diserahkan kepada Arsip NasionaJ Republik Indonesia sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup kewenangan masmg-masmg.

Pasal 2

(1)JRA Provinsi Sulawesi Utara digunakan sebagai pedoman dalam penyusutan arsip di Jingkungan Provinsi Sulawesi Utara,
(2)JRA Provinsi Sulawesi Utara memuat jenis arsip, retensi dan keterangan.
(3)JRA Provinsi Sulawesi Utara sebagaimana dimaksud pada ayat ( !) terdiri atas JRA substantif dan JRA fasilitatif.
(4)Ketentuan mengenai JRA Provinsi Sulawesi Utara tercantum dalam Lampiran I untuk JRA substantif dan Lampiran II untuk JRA fasilitatif yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini.

Pasal 3

(1)Retensi arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat
(2)ditentukan untuk retensi aktif dan retensi inaktif.
(2)Dalam menentukan retensi aktif dan retensi inaktif dilaksanakan berdasarkan kriteria sebagai berikut:
1. a.retensi aktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan penanggungjawaban di unit pengolah; dan
2. b.retensi inaktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan unit kerja terkait dan kepentingan lembaga.
(3)Retensi arsrp dihitung sejak arsip diciptakan dan diregistrasi hingga pokok masalah pada naskah selesai di proses.

Pasal 4

( ! ) Keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) memuat rekomendasi yang menetapkan arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan.

(2)Rekomendasi yang dituangkan dalam keterangan tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, dan dipermanenkan ditetapkan berdasarkan pertim bangan:
1. a.keterangan musnah ditentukan apabila pada masa akhir retensi arsip tcrsebut tidak memiliki nilai guna;
2. b.keterangan permanen ditentukan apabila dianggap memiliki nilai guna kesejarahan; clan
3. c.keterangan dinilai kembali ditentukan pada arsip yang dianggap berpotensi menimbulkan sengketa a.tau perselisihan. l . 6 .

Pasal 5

Jenis arsip fasilitatif ANRl meliputi:

a.kepegawaian;
b.keuangan;
c.perencanaan;
d.hukum;
e.organisasi dan ketatalaksanaan;
f.kearsipan;
g.ketatausahaan dan kerumahtanggaan;
h.hubungan masyarakat;
1. 1.perpustakaan; J. teknologi informasi;
k.pengawasan;dan I. perlengkapan.

Pasal 6

Peraturan Gubernur iru mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Gubernur ini dengan penempatannya dalam Serita Daerah Provinsi Sulawesi Utara. OLLY DONDOKAMBEY Diundangkan di Manado pada tanggal 1 7 Februari 2020 SEKRETARIS DAERAH PROVINSI SULAWESI UTARA, ht"""O SILANGEN BERITA DAERA PROVINSI SULAWESI UTARA TAHUN 2020 NOMOR 2

Isi peraturan

Teks7PDFHirarki

Memuat teks peraturan…