1.Daerah adalah Provinsi Daerah Sulawesi Utara.
2.Gubernur adalah Gubernur Sulawesi Utara.
3.Pemerintah Daerah Provinsi adalah Gubernur sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
4.Sekretariat Daerah adalah Sekretariat Daerah Provinsi Sulawesi Utara.
5.Perangkat Daerah adalah Perangkat Daerah pada Pemerintah Daerah selaku Pencipta Arsip.
6.Dinas adalah Dinas Perpustakaan Dan KeArsipan Daerah Pemerintah Daerah Provinsi Sulawesi Utara.
7.Kepala Dinas adalah Kepala Dinas Perpustakaan Dan KeArsipan Daerah Pemerintah Daerah Provinsi Sulawesi Utara.
8.Arsip adalah rekaman kegiatan atas peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
9.Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan Arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi keArsipan.
10.Kode Klasifikasi Arsip adalah penggolongan naskah dinas berdasarkan masalah yang termuat didalamnya dan merupakan pedoman untuk pengaturan penataan dan penemuan kembali Arsip.
11.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan selama waktu tertentu.
12.Arsip vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
13.Arsip aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terns menerus.
14.Arsip inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
15.Arsip statis adalah Arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan permanen, yang telah diverifikasi oleh Dinas. 4
16.Arsiparis adalah pejabat fungsional Arsiparis pada Dinas dan/atau Perangkat Daerah dilingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Sulawesi Utara.
17.Pencipta Arsip adalah Pemerintah Daerah Provinsi Sulawesi Utara sebagai satu kesatuan yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan tugas pokok, fungsi, dan tanggungjawab dibidang pengelolaan Arsip dinamis.
18.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.
19.Unit KeArsipan adalah satuan kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan keArsipan.
20.Publik adalah warga negara atau badan hukum yang mengajukan permohonan untuk mengakses Arsip dinamis.
21.Klasifikasi Keamanan adalah Arsip dinamis berdasarkan tingkat keseriusan dampak ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik dan perorangan.
22.Ketegori Pembatasan Akses Terhadap Arsip adalah kewenangan pengguna Arsip terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi.
23.Klasifikasi Akses Arsip Dinamis adalah pengaturan ketersediaan Arsip dinamis sebagai hasil dari hukum otoritas legal pencipta Arsip untuk mempermudah pemanfaatan Arsip.
24.Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.
25.Pengamanan Arsip Dinamis adalah program perlindungan terhadap fisik dan informasi Arsip dinamis berdasarkan klasifikasi keamanan yang ditetapkan sebelumnya.
26.Rahasia adalah klasifikasi informasi dari Arsip apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumberdaya nasional dan/atau ketertiban umum.
27.Terbatas adalah klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan.
28.Biasa/Terbuka adalah klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh publik tidak merugikan siapa pun.
29.Informasi yang dikecualikan adalah informasi yang apabila dipertimbangkan bahwa membuka informasi public tersebut dapat menimbulkan konsekuensi sebagaimana diatur dalam Pasal 17 Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik serta setelah dipertimbangkan secara seksama bahwa dengan menutupi informasi dapat melindungi kepentingan yang lebih besar dari pada membukanya.
30.Pengawas adalah Pejabat yang mempunyai fungsi dan tugas pengawasan seperti Inspektur/Auditor pada Inspektorat, pengawas Intern pada Satuan Pengawas Intern pada Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Provinsi Sulawesi Utara. 5
31.Pengguna Internal adalah setiap orang atau unit kerja yang menggunakan Arsip dan berasal dari lingkungan Pemerintah Provinsi Sulawesi Utara.
32.Pengguna Eksternal adalah setiap orang atau badan hukum yang menggunakan Arsip dan berasal dari luar lingkungan Pemerintah Provinsi Sulawesi Utara.