DokumenPeraturan Gubernur (Pergub)Berlaku

Peraturan Gubernur (PERGUB) Provinsi Sumatera Barat Nomor 14 Tahun 2018

Nomor: 14
Tahun: 2018
Ditetapkan: 28 Februari 2018
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 31

Lembaga terkait

Ringkasan

Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja dalam sistem administrasi perkantoran melalui penggunaan teknologi informasi, Pemerintah Provinsi Sumatera Barat dan untuk kelancaran pelaksanaan aplikasi Sistem Administrasi Perkantoran Berbasis Elektronik di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat diperlukan suatu pedoman bagi Organisasi Perangkat Daerah.

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa untuk kelancaran pelaksanaan aplikasi Sistem Administrasi Perkantoran Berbasis Elektronik di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat diperlukan suatu pedoman bagi Organisasi Perangkat Daerah;
c.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Gubernur tentang Pelaksanaan Aplikasi Sistem Administrasi Perkantoran Berbasis Elektronik; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 61 Tahun 1958 tentang Penetapan Undang-Undang Darurat Nomor 19 Tahun 1957 tentang Pembentukan Daerah-daerah Swatantra Tingkat I Sumatera Barat, Jambi dan 2 Riau sebagai Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1958 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1646);

2.Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4843);
3.Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
4.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang- Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
5.Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 292, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5601);
6.Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 189, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5348);
7.Peraturan Menteri Negara Pendayagunan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 3 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah; MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR TENTANG PELAKSANAAN APLIKASI SISTEM ADMINISTRASI PERKANTORAN BERBASIS ELEKTRONIK.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Gubernur ini yang dimaksud dengan :

1.Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Daerah Provinsi Sumatera Barat.
2.Gubernur adalah Gubernur Sumatera Barat.
3.Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Provinsi Sumatera Barat.
4.Organisasi Perangkat Daerah adalah yang selanjutnya disingkat OPD adalah Organisasi Perangkat Daerah di lingkungan Provinsi Sumatera Barat.
5.Dinas adalah Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Sumatera Barat.
6.Naskah Dinas Elektronik adalah informasi yang terekam dalam media elektronik sebagai alat komunikasi kedinasan, yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat/pimpinan yang berwenang di lingkungan instansi Pemerintah.
7.Aplikasi Sistem Perkantoran Maya yang selanjutnya disingkat siMAYA adalah aplikasi tata naskah dinas elektronik pada OPD.
8.Teknologi Informasi dan Komunikasi yang selanjutnya disingkat TIK adalah sistem untuk mengumpulkan, menyiapkan, menyimpan, memproses, mengumumkan, menganalisis dan /atau menyebarkan informasi.
9.Infrastruktur adalah kelengkapan sistem Teknologi Informasi dan Komunikasi berupa perangkat lunak (software) dan perangkat 4 keras (hardware) antara lain jaringan, Personal Computer/PC, Scanner, dan Piranti Elektronik lainnya.
10.Komputer Induk adalah suatu sistem komputer yang menyediakan jenis layanan tertentu untuk client dalam suatu jaringan komputer.
11.Basisdata (database) adalah kumpulan data yang disimpan secara sistematis di dalam komputer yang dapat diolah atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak (program aplikasi) untuk menghasilkan informasi.
12.Komputer atau Personal Computer (PC) adalah serangkaian mesin elektronik yang membantu pekerjaan manusia berdasarkan urutan instruksi ataupun program yang diberikan.
13.Nama user (username) adalah identitas untuk masuk dan mengakses internet.
14.Kode akses (password) adalah kode sandi yang harus dimasukkan ke dalam suatu sistem.
15.Penyimpanan data (server) adalah sebuah sistem komputer yang menyediakan jenis layanan tertentu dalam sebuah jaringan komputer.
16.Pengguna (User) adalah pengguna sistem aplikasi.
17.Internet adalah jaringan komputer saling terhubung satu dengan yang lain di seluruh dunia yang berisikan informasi dan sebagai sarana komunikasi data yang berupa suara, gambar, video dan teks.
18.Intranet adalah jaringan komputer-komputer yang saling tersambung digunakan suatu organisasi.
19.Scanner adalah sebuah alat yang dapat berfungsi untuk mengcopy atau menyalin gambar atau teks yang kemudian disimpan ke dalam memori komputer.
20.Agenda Surat adalah pencatatan indeks data induk surat, yang meliputi tanggal, nomor, hal, pengirim, tujuan dan ringkasan.
21.Tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentifikasi. 5
22.Arsitektur Sistem adalah komponen-komponen yang lebih spesifik secara terstruktur.
23.Cakupan Sistem adalah jangkauan unsur yang secara teratur saling berkaitan.
24.Spesifikasi sistem adalah kebutuhan pengguna dalam memaksimalkan penggunaan sistem.
25.Surat masuk adalah naskah dinas yang diterima baik dari instansi lain atau OPD.
26.Surat keluar adalah naskah dinas yang diterima oleh instansi lain atau OPD.
27.Spesifikasi fungsional adalah kebutuhan yang berisi proses-proses yang disediakan oleh sistem.
28.Spesifikasi non fungsional adalah kebutuhan layanan atau fungsi dari sistem.

Pasal 2

Peraturan Gubernur ini dimaksudkan sebagai pedoman bagi OPD dalam pelaksanaan aplikasi sistem administrasi perkantoran berbasis elektronik.

Pasal 3

Peraturan Gubernur ini bertujuan untuk :

a.mendukung percepatan tata kelola pemerintahan elektronik yang baik dengan memanfaatkan teknologi informasi;
b.mewujudkan efektivitas dan efisiensi serta tertib administrasi penyelenggaraan pemerintahan; dan
c.menciptakan koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan kelancaran komunikasi kedinasan secara elektronik antar OPD dalam mendukung penyelenggaraan reformasi birokrasi dan administrasi pemerintahan.

Pasal 4

Ruang lingkup pengaturan Peraturan Gubernur ini meliputi :

a.arsitektur sistem;
b.cakupan sistem;
c.spesifikasi sistem; 6
d.pelaksanaan dan pengembangan;
e.sumber daya manusia;
f.monitoring dan evaluasi;
g.pembinaan dan pengawasan.

BAB II

ARSITEKTUR SISTEM

Pasal 5

(1)Arsitektur Sistem merupakan komponen-komponen yang lebih spesifik dan terstruktur dalam aplikasi sistem administrasi perkantoran berbasis elektronik.
(2)Arsitektur Sistem sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terhubung dengan jaringan.
(3)Arsitektur Sistem sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat diakses oleh semua pengguna aplikasi sistem administrasi perkantoran berbasis elektronik.
(4)Arsitektur Sistem untuk aplikasi siMAYA terdiri dari :
1. a.Penyimpanan data (server), menyediakan data aplikasi melalui infrastruktur jaringan komputer baik intranet maupun internet; dan
2. b.Pengguna (user), dapat melakukan pemindaian (scanning) dokumen untuk melakukan penyimpanan dokumen secara elektronik.
(5)Setiap Pengguna (user) dapat menggunakan aplikasi melalui komputer atau perangkat komunikasi lainnya.

BAB III

CAKUPAN SISTEM

Pasal 6

(1)Cakupan Sistem merupakan jangkauan unsur yang saling terkait dalam aplikasi sistem administrasi perkantoran berbasis elektronik.
(2)Cakupan Sistem sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari : 7
1. a.komunikasi internal; dan
2. b.komunikasi eksternal.

Pasal 7

(1)Komunikasi internal merupakan proses penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan melalui surat masuk dan surat keluar pada OPD.
(2)Komunikasi internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) didistribusikan melalui aplikasi siMAYA.

Pasal 8

(1)Komunikasi eksternal merupakan proses penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan melalui surat masuk dan surat keluar di luar lingkungan OPD.
(2)Proses komunikasi eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat
(1)terdiri dari :
1. a.komunikasi antar OPD yang mendistribusikan Naskah Dinas elektronik melalui aplikasi siMAYA; dan
2. b.komunikasi non pengguna aplikasi siMAYA yang mendistribusikan surat yang secara manual atau melalui email.

BAB IV

SPESIFIKASI SISTEM

Pasal 9

(1)Spesifikasi sistem merupakan kebutuhan Pengguna (user) dalam menggunakan aplikasi sistem administrasi perkantoran berbasis elektronik.
(2)Spesifikasi sistem sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari :
1. a.spesifikasi fungsional; dan 8
2. b.spesifikasi non fungsional.

Pasal 10

(1)Spesifikasi fungsional merupakan proses yang terdapat dalam aplikasi siMAYA.
(2)Spesifikasi fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari :
1. a.surat masuk;
2. b.disposisi; dan
3. c.surat keluar.

Isi peraturan

Teks31PDFHirarki

Memuat teks peraturan…