DokumenPeraturan Gubernur (Pergub)Berlaku

Peraturan Gubernur (PERGUB) Provinsi Sumatera Barat Nomor 21 Tahun 2021

Nomor: 21
Tahun: 2021
Ditetapkan: 20 Juni 2021
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 13

Lembaga terkait

Ringkasan

PERATURAN GUBERNUR INI MENGATUR TENTANG SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA BARAT, DENGAN SISTEMATIKA SEBAGAI BERIKUT : 1. KETENTUAN UMUM 2. SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS 3. SARANA SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS 4. PENGATURAN AKSES ARSIP 5. KETENTUAN PENUTUP

Isi peraturan

Menimbang

a.bahwa dalam rangka pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien serta kemudahan akses arsip bagi publik dan perlindungan terhadap keamanannya serta mencegah terjadinya penyalahgunaan arsip oleh pihak - pihak yang tidak berhak maka perlu adanya klasifikasi dan pengaturan terhadap akses arsip dinamis di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat;
b.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Gubernur tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat;

1.Undang-Undang Nomor 61 tentang Penetapan Undang- Undang Darurat Nomor 19 Tahun 1957 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Swatantra Tingkat 1 Sumatera Barat, Jambi, dan Riau sebagai Undang- Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1958 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1646);
2.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
3.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5582), sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 245, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6573);
4.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
5.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis;
6.Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Barat Nomor 17 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Lembaran Daerah Provinsi Sumatera Barat Tahun 2012 Nomor 17 Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Sumatera Barat Tahun 2012 Nomor 83); MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR TENTANG SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA BARAT.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Gubernur ini yang dimaksud dengan :

1.Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Provinsi Sumatera Barat.
2.Organisasi Perangkat Daerah adalah Dinas/Badan/Sekretariat Daerah/Sekretariat DPRD di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat.
3.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan / atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
4.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
5.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
6.Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
7.Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
8.Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
9.Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan keamanan, dan keselamatannya.
10.Unit Pengolah adalah Satuan Kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan pencipta arsip di lingkungannya.
11.Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
12.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
13.Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
14.Pengguna Internal adalah setiap orang atau unit kerja yang menggunakan arsip dan berasal dari lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat.
15.Pengguna Eksternal adalah setiap orang atau badan hukum yang menggunakan arsip dan berasal dari luar lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat.
16.Klasifikasi adalah proses identifikasi kategori-kategori kegiatan dan arsip dinamis yang dihasilkan dan mengelompokannya.
17.Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemafaatan arsip.
18.Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah pengkategorian/ penggolongan arsip dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik dan perorangan.
19.Klasifikasi Akses Arsip Dinamis adalah pengkategorian pengaturan ketersediaan arsip dinamis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip untuk mempermudah pemanfaatan arsip.
20.Pengamanan Arsip Dinamis adalah program perlindungan terhadap fisik dan informasi arsip dinamis berdasarkan klasifikasi keamanan yang ditetapkan sebelumnya.
21.Tingkat klasifikasi keamanan arsip dinamis adalah pengelompokkan arsip dalam tingkatan tertentu berdasarkan dampak yang ditimbulkan apabila informasi yang terdapat di dalamnya diketahui oleh pihak yang tidak berhak.
22.Biasa/Terbuka adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh publik tidak merugikan siapapun.
23.Terbatas adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan.
24.Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional dan/atau ketertiban umum.
25.Pengawas adalah pejabat yang mempunyai fungsi dan tugas pengawasan internal pada Satuan Pengawas Intern (SPI).
26.Publik adalah warga Negara atau badan hukum yang mengajukan permohonan untuk mengakses arsip dinamis.

Pasal 2

Maksud ditetapkannya Peraturan Gubernur ini yaitu :

a.memotivasi Perangkat Daerah agar memberkaskan arsip dinamis secara tertib yang disertai dengan daftar arsipnya
b.memberikan petunjuk kepada Perangkat Daerah agar dapat mengamankan dan mematuhi kewenangan akses terhadap klasifikasi informasi arsip yang telah ditetapkan;
c.melindungi fisik dan informasi arsip dari kerusakan dan kehilangan sehingga ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, otentisitas dan realibilitas arsip dapat tetap terjaga; dan
d.melindungi arsip dari pengaksesan yang tidak sesuai aturan sehingga dapat dicegah terjadinya penyalahgunaan arsip oleh pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah.

Pasal 3

Tujuan ditetapkannya Peraturan Gubernur ini yaitu :

a.menjadikan acuan pelaksanaan dan pengelolaan arsrp dinamis di lingkungan Pemerintah Daerah;
b.menyediakan layanan informasi arsip dinamis kepada publik dengan prinsip cepat, tepat, murah, dan aman;
c.tersedianya informasi yang dikategorikan terbuka dan dapat diakses seluas-Iuasnya bagi publik sesuai dengan klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis; dan
d.terjaminnya keamanan arsip bagi informasi yang dikecualikan.

Pasal 4

Ruang lingkup pengaturan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis meliputi :

a.sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis;
b.sarana sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis; dan
c.pengaturan akses arsip.

BAB II

SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS

Pasal 5

Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis diatur dengan ketentuan sebagai berikut :

a.arsip yang tercipta pada instansi pencipta dapat diklasifikasikan menjadi : biasa/terbuka, terbatas, rahasia;
b.tingkat klasifikasi sebagaimana tersebut pada huruf a, berbeda teknis pengamanannya, semakin tinggi tingkat klasifikasi informasinya semakin tinggi pula tingkat pengamanannya;
c.tingkat klasifikasi sebagaimana tersebut pada huruf a, berbeda dalam pengaturan aksesnya, semakin tinggi tingkat klasifikasi informasinya semakin ketat pula dalam pengaturan aksesnya;
d.publik dapat mengakses informasi yang dikatagorikan biasa/terbuka sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.

BAB III

SARANA SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS

Pasal 6

(1)Sarana sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip menggunakan sarana :
1. a.perangkat keras; dan
2. b.perangkat lunak.
(2)Perangkat keras sebagaimana tersebut pada ayat (1) huruf a, meliputi :
1. a.sarana penyimpanan arsip konvensional berupa filling cabinet/rak arsip untuk menyimpan arsip biasa/terbuka, dan brankas atau lemari besi untuk arsip rahasia;
2. b.sarana penyimpanan arsip media baru berupa lemari arsip sesuai dengan tingkat klasifikasi informasi;
3. c.prasarana berupa ruang penyimpanan yang representatif sesuai dengan tingkat klasifikasi informasi; dan
4. d.Pengamanan fisik dan informasi arsip secara keseluruhan mencakup pengamanan fisik dengan pemasangan fasilitas pengamanan seperti kamera pengawas, kunci pengamanan ruangan dan sarana simpan arsip.
(3)Perangkat lunak sebagaimana dimaksud pada ayat (1) hurup b, meliputi :
1. a.daftar arsip aktif, inaktif, terjaga dan vital;
2. b.aplikasi pengelolaan arsip aktif dan inaktif.

BAB IV

PENGATURAN AKSES ARSIP

Pasal 7

(1)Pengaturan akses arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf c digunakan / atau diberikan kepada pengguna arsip yang berhak.
(2)Pengguna arsip yang berhak mengakses arsip terdiri dari :
1. a.pengguna internal yang ada di instansi; dan
2. b.pengguna eksternal di luar instansi.

Pasal 8

(1)Pengguna internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf a terdiri dari :
1. a.penentu kebijakan yang mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip yang berada di bawah kewenangannya, dengan ketentuan sebagai berikut : 1) pimpinan tingkat tertinggi, yaitu Kepala Organisasi Perangkat Daerah/instansi mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip yang berada di bawah kewenangannya; 2) pimpinan tingkat tinggi yaitu Kepala Bagian, Sekretaris, Inspektur Pembantu, Kepala Bidang, yang mempunyai kewenangan untuk mengakses arsip di bawah kewenangannya, namun tidak diberikan hak akses untuk informasi yang terdapat pada pimpinan level tertinggi dan yang satu level dengan unit di luar unit kerjanya, kecuali telah mendapatkan izin; dan 3) pimpinan tingkat menengah yaitu Kepala Sub Bagian, Kepala Sub Bidang, Kepala Seksi yang mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip di bawah kewenangannya, namun tidak diberikan hak akses untuk informasi yang terdapat pada pimpinan level tertinggi, pimpinan level tinggi, dan yang satu level di luar unit kerjanya kecuali telah mendapatkan izin.
2. b.pelaksana kebijakan yaitu staf, petugas arsip, arsiparis dan pegawai yang mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip yang berada di bawah kewenangannya dengan tingkat klasifikasi biasa, tetapi tidak diberikan hak akses untuk arsip dengan tingkat klasifikasi terbatas, rahasia, dan sangat rahasia yang terdapat pada pimpinan tingkat tertinggi, pimpinan level tinggi, pimpinan level menengah, dan yang satu tingkat diatas unit kerjanya kecuali telah mendapatkan izin; dan
3. c.pengawas internal mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip pada pencipta arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan;
(2)Pengguna eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf b terdiri dari :
1. a.pengawas eksternal mempunyai hak untuk mengakses seluruh arsip pada pencipta arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
2. b.aparat penegak hukum mempunyai hak untuk mengakses arsip pada pencipta arsip yang terkait dengan perkara atau proses hukum yang sedang ditanganinya dalam rangka melaksanakan fungsi penegakan hukum;
3. c.Publik dapat mengakses informasi di lingkungan Pemerintah Daerah yang dikategorikan biasa/terbuka sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan;

Pasal 9

(1)Pengaturan akses arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (1) dilaksanakan dalam rangka pengamanan fisik dan informasi arsip.
(2)Pengamanan fisik dan informasi arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(1)diatur dengan ketentuan sebagai berikut :
1. a.kategori arsip biasa/umum/terbuka disimpan pada rak besi;
2. b.kategori arsip terbatas disimpan pada filling cabinet; dan
3. c.kategori arsip rahasia dan sangat rahasia disimpan pada lemari besi.
(3)Pengamanan fisik dan informasi arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(1)meliputi :
1. a.penciptaan daftar arsip terbatas; dan
2. b.daftar arsip rahasia.
(4)Pengamanan fisik dan informasi arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(2)dilaksanakan oleh Arsiparis dan/atau petugas kearsipan yang diberi kewenangan dan tanggung jawab mengelola dan mengamankan fisik serta informasi arsip.

Pasal 10

Daftar Klasifikasi Keamanan dan Pengamanan Arsip sebagaimana tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dengan Peraturan Gubernur ini.

Isi peraturan

Teks13PDFHirarki

Memuat teks peraturan…