1.Daerah adalah Provinsi Sumatera Barat .
2.Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Daerah Provinsi Sumatera Barat.
3.Gubernur adalah Gubernur Sumatera Barat.
4.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
5.komunikasi yang dibuat di buat dan diterima oleh pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan daerah, organisasi politik, organisasi
6.kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
7.bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
8.Jenis Arsip adalah Arsip atau dokumen yang ditata sesuai dengan
9.sistem pemberkasan atau dikelola oleh suatu unit, sebagai hasil dari
10.suatu akumulasi yang sama atau proses pemberkasan, atau aktivitas yang sama, memiliki suatu bentuk khusus, atau karena beberapa kaitan
11.lain, yang timbul karena penciptaan, penerimaan, atau penggunaanya.
12.Unit Pengolah adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan
13.penciptaan arsip di lingkungannya.
14.Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada unit pengolah
15.yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
16.Lembaga Kearsipan Daerah adalah lembaga daerah yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan, dalam hal ini dilaksanakan oleh Dinas Kearsipan Provinsi.
17.Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
18.Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit pengolah.
19.Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan/Pusat Arsip.
20.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
21.Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif yang selanjutnya disebut JRA Fasilitatif adalah daftar arsip yang berisi jenis arsip yang dihasilkan dari fungsi atau kegiatan pendukung suatu instansi.
22.Jadwal Retensi Arsip Substantif yang selanjutnya disebut JRA Substantif adalah daftar yang berisi jenis arsip yang dihasilkan dari tugas dan fungsi pokok suatu intansi.
23.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan Arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan Arsip yang sudahtidak bernilai guna sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, dan penyerahan Arsip statis kepada ArsipNasional Republik Indonesia.
24.Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi.
25.Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip yang memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna permanen, wajib diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup kewenangan masingmasing.