1.Provinsi adalah Provinsi Sumatera Selatan.
2.Pernerintah Provinsi adalah Pemerintah Provinsi Sumatera Selatan.
3.Gubemur adalah Gubernur Surnatera Selatan.
4.Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat Kepala ANRI adalah Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia. Menetapkan: PERATURAN GUBERNUR TENTANG PELAKSANAAN PERATURANOAERAH NOMOR 18 TAHUN 2014 TENTANG PENYELENGGARAANKEARSIPAN. MEMUTUSKAN: Penyelenggaraan Kearsipan (Lembaran Daerah Provinsi Sumatera Selatan Tahun 2014 Nomor 18). 2014 tentang6. Peraturan Daerah Nomor 18 Tahun
4.Peraruran Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 ten tang Kearsipan [Lernbaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 53, Tambahan Lernbaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
5.Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Selatan Nomor 9 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Selatan (Lembaran Daerah Provinsi Sumatera Selatan Tahun 2008 Nomor 3 Seri 0) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Peraturan Daerah Nomor 2 Tahun 2011 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Daerah Nornor 9 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Surnatera Selatan (Lembaran Daerah Provinsi Sumatera Selatan Tahun 2011 Nomor 2 Seri D); •
5.Badan Arsip adalah Badan Arsip Daerah Provinsi Surnatera Selatan sebagai Organisasi Perangkat Daerah yang memiliki tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab di bidang pengelolaan dan pembinaan kearsipan.
6.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip,
7.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga penctidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kernasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bemegara.
8.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan seeara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selarnajangka waktu tertentu.
9.Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi keJangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
10.Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggidarr/atau terus menerus.
11.Arsip In Aktifadalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
12.Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan diperrnanenkan yang telah diverifikasi baik seeara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia danj'atau lembaga kearsipan.
13.Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
14.Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalarn kategori arsip terjaga.
15.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dari/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. · , .L penyelenggaraan kearsipan.
20.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutoya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyirnpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
21.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
22.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistern kearsipan nasional yang didukung oIeh sumber daya rnanusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
23.Pengelolaan Arsip Dinarnis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip.
24.Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pernanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalarn suatu sistem kearsipan nasiona!. tugas dan tanggung jawab dinamis.
18.Unit Pe.ngolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip • yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
19.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam pihak yang mempunyai dalam pelaksanaan fungsi, di bidang pengelolaan arsip
16.Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah pcnemuan dan pemanfaatan arsip.
17.Pencipta Arsip adalah kemandirian dan otoritas , , meliputi : 1) penilaian jadwal retensi arsip kabupaterr/kota terhadap arsip yang telah rnemilikipedornan retcnsi; 2) penilaian pcmusnahan arsip kabupaten/kota terhadap arsip yang telah rnernilikipedoman retcnsi; ketentuankearsipan daerah kabupateny kota sesuai peraturan perundang-undangan.
(1)Pemerintah Provinsi melaksanakan pengelolaan arsip dinamis untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah dan autentik berdasarkan sistem yang memenuhi persyaratan: komunikasi;
d.surnber daya rnanusla aparatur kearsipan;
e.pengembangan lembaga kearsipan daerah;
f.pengembangan kerjasama dengan pemerintah provinsi lainnya, pemerintah kabupaterr/ kota, lernbaga dalam dan 11.1arnegeri, swasta dan perorangan;
g.penggunaan sarana dan prasarana kearsipan; dan
h.pembinaan kearsipan terhadap organisasi perangkat daerah dan lembaga kearsipan kabupaten/kota. 8agian Kedua PengelolaanArsip Dinamis Pasal 4 kebijakanPemerintah Provinsi menetapkan penyelenggaraan kearsipan meliputi:
a.pedoman pengelolaan arsip dinamis;
b.pedoman pengelolaan arsip statis;
c.kearsipan berbasis teknologi informasi dan Umum Pasal 3 3) pengelolaan arsip statis organisasi perangkat daerah provinsi di kabupaten/kota, SUMD milik Pemerintah Provinsi, swasta dan perorangan berskala provinsi; 4) melaksanakan pengawasany supervisi terhadap penyelenggaraan kearsipan organisasi perangkat daerah provinsi dan kabupaten/kota. pencipta arsip mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat,
(4)Pencipta arsip meliputi:
a.lembaga negara;
b.pemerintah provinsi; penciptaan arsip ayat (1) dan (2),sebagaimana dimaksud pada
(1)Penciptaan arsip sebagairoana dirnaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf a dilaksanakan berdasarkan analisis Iungsi dan tugas organisasi.
(2)Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip.
(3)Untuk memenuhi ketentuan
e.sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.
(2)Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayal (1)meliputi:
a.penciptaan arsip;
b.penggunaan dan pemeliharaan arsip;
c.penyusutan arsip.
(3)Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, Pemerintah Provinsi membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip serta sistern klasillkasi keamanan dan akses arsip.
(4)Pejabat atau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselarnatan arsip yang dikeLolanya.
a.andal;
b.sistematis;
c.utuh;
d.menyeJuruh; .~. , Pasal 7
(1)Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip.
(2)Pemeliharaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui kegiatan:
a.pemberkasan;
b.penataan;
c.penyimpanan.
(3)Arsip dinamis terdiri dari:
a.arsip aktiI;
b.arsip in aktif;
c.arsip vital.
(1)Penggunaan dan pemeliharaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruI b dilakukan oleh pencipta arsip.
(2)Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak sesuai peraturan perundang-undangan.
(3)Pencipta arsip pacta organisasi perangkat daerah dan/atau SUMO membuat daftar arsip aktiI dan arsip in aktif.
(4)Pencipta arsip wajib menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal serta menyediakan fasilitas untuk kcpcntingan pengguna arsip sesuai ketentuan peraturan perundang- undangan.
(5)Penyediaan arsip untuk kepentingan akses arsip dinamis menjadi tanggung jawab organisasi perangkat daerah dan dilakukan oleh arsiparis dan atau pengelola teknis kearsipan. ~ pemerintah daerah dan kabupaten/kota;
d.perguruan tinggi;
e.BUMN;
f.SUMO. • r r
(1)Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (1) huruf c dilakukan terhadap orang yang:
a.memiliki nilai guna kesejarahan;
b.telah habis retensinya dan berketerangan perrnancn, sesuai dengan jadwal retensi arsip.
(2)Organisasi Perangkat Daerah dan BUMD wajib menyerahkan arsip statis ke Badan Arsip.