DokumenPeraturan Gubernur (Pergub)Berlaku

Peraturan Gubernur (PERGUB) Provinsi Sumatera Selatan Nomor 25 Tahun 2019

Nomor: 25
Tahun: 2019
Ditetapkan: 18 Oktober 2019
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 6

Lembaga terkait

Ringkasan

Dalam peraturan ini diatur mengenai ketentuan umum, penyusunan peta proses bisnis instansi pemerintah, ketentuan lain-lain, ketentuan peralihan, ketentuan penutup

Isi peraturan

Menimbang

a.bahwa penataan ketatalaksanaan merupakan salah satu area perubahan dalam reformasi birokrasi untuk mewujudkan organisasi instansi pemerintah. yang tepat fungsi, tepat ukuran, dan tepat proses;
b.bahwa berdasarkan ketentuan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor19 Tahun 2018 tenta.ngPenyusunan PetaProses Bisnis Instansi Pemerintah, mengamanatkan penyusunan pet.a proses bisnis instansi pemerintah;
c.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Gubernur tentang Penyusunan Peta Proses Bisnis Instansi Pemerintah;

l.Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun1945; 2 . Undang-Undang Nomor 25 Tahun 1959 tentang Pembentukan Daerah Tingkat I Sumatera Selata.n (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1959 Nomor 70 , Tambahan Lembaran Negara RepublikIndonesia Nomor1814); 3 . Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor5038); r
1. 4.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembara:n Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagairnana telah beberapa kali diubah, teral<:hir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun2015 Nomor58, Tambahan Lembaran Negara RepublikIndonesia Nomor5679) ; 5 . Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomoi- 292, Taii:i.bahaii Lerilbaran Negara Republik Indonesia Nomor5601); 6 . Peraturan Penierintali Norn.or 96 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang PelayananPublik (Lembaran Negara RepublikIndonesia Tahun 2012 Nomor 215, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5357); 7 . PeraturanPresiden Nomor76 Tahun.2013 tentangPengelolaan Pengaduan Pelayanan Publik {Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun2013 Nomor191);
2. 8.Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 19 Tahun 2018 tentang Penyusunan Peta Proses Bisnis Instansi Pemerintah (Berita Negara: Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor411); 9 . Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 135 Tahun 2018 tentang Percepatan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi di Lingkungan Pemerintah Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor163);
3. 10.Peraturan Daerah Nomor 3 Tahnn 2013 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor3); MEMUTUSKAN: Menetapkan : PEf<ATURAN GUBERNUR TENTANG PENYUSUNAN PETA PROSES BISNJS INSTANSIPEMERINTAH. BABI KETENTUAN UMUM BagianKesatu Pengertian dan Singkatan

Pasal 1

DalamPeraturan Gubernur ini yang dimaksud dengan:

l.Menteri adalah Menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang aparatur negara.
1. 2.Pemerintah Provinsi adalah Pemerintah Provinsi Sumatera Selatan.
2. 3.Gubernur adalahGubernurSurn.ateraSelatan. 4•. Pemerintah Kabupaten/Kota adalah Kabupaten/Kota diProvinsi Sun1ateraSelatan. Pemerintah
3. 5.Bupati/Walikota adalah Bupati/Walikota di Provinsi Sumatera Selatan. 6 . lnstansi Pemerintah adalah perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi dari/atau perarigkat daerah di lingkungan.PemerintahKabupaten/Kota.
4. 7.Proses adalah serangkaian tahapan yang merigubali input menjadioutput. 8 . Peta Proses Bisnis adalah diagram yang menggambarkan hubungan kerja yang efektif dan efisien antar unit organisasi untuk menghasilkan kinerja sesuai dengan tujuan pendirian organisasi agar menghasilkan keluaran yang bernilai tambah bagi pemangku kepentingan. BagianKedua Maksud, Tujuan, danManfaat

Pasal 2

(1)Maksud penyusunan peta proses bisnis instansi pemerintah adalah sebagai acuan bagi instansi pemerintah di lingkungan Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kota guna melaksanakan visi, misi, tujuan, dan strategi organisasi.
(2)Tujuan penyusunan peta proses bisnis instansi pemerintah, yaitu agar instansi pemerintah:
1. a.mrunpu melaksanakantugas dan f ungsi secara efektif dan efisien;
2. b.mudah mengkomunikasikan baik kepada pihak internal maupun eksternal mengenai proses bisnis yang dilakukan untuk mencapai visi, misi, dan tujuan; dan.
3. c.memiliki aset pengetahuan yang mengintegrasikan dan mendokumentasikan secara rinci mengenai proses bisnis yang dilakukan untuk mencapai visi, misi, dan tujuan, di.mana asct pengetahuan ini menjadi dasar pengambilan keputusan strategis terkait pengembangan organisasi dan sumber daya manusia serta penilaian kinerja.
(3)Manfaat penyusunan peta proses bisnis instansi pemerintah, yaitu agar instansi pemerintah:
1. a.mudah melihat potensi masalah yang ada di dalam peiaksanaan suatu proses sehingga solusi penyempurnaan proses lebih terarah; dan
2. b.memiliki standar pe1aksanaan pekerjaan sehingga memudahkan dalam mengendalikan dan mempertahankan kuaJitas pelaksanaan pekerjaan. BABU PENYUSUNAN PETA PROSES BISNIS INSTANSI PEMERINTAH PasaJ 3 Penyusunan peta proses bisnis instansi pemerintah merupakan acuan bagi instansi pemerintah di lingkungan Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kota untuk menggambarkan hubungan kerja yang efektif dan efisien antar unit organisasi untuk menghasilkan kinerja sesuai dengan tujuan pendirian organisasi agar menghasilkan keluaran yang bernilai tarnbah bagi pemangku kepentingan.

Pasal 4

(1)Penyusunan peta proses bisnis instansi pemerintah dilaksanakan oleh instansi pemerintah di lingkungan Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kota.
(2)Ruang lingkup penyusunan peta proses bisnis instansi pcrnerintah scbagaimana din1aksud pada ayat (1), meliputi selunth kegiatan pada instansi pemerintah di lingkungan Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kota sesuai dengan rencana strategis dan rencana kerja organisasi. PasaJ 5
(1)Hasil penyusunan peta proses bisnis instansi pemerintah pada instansi pemerintah di lingkungan Pemerintah Provinsi dilaporkan kepada Gubernur c.q. Sekretaris Daerah Provinsi melalui Biro Organisasi Sekretariat Daerah Provinsi.
(2)Peta proses bisnis instansi pemerintah sebagaimana dimaksud pada ayat (1), juga dilaporkan kepada Menteri.

Pasal 6

(li Sekretaris Daerah Provinsi melalui Biro Organisasi Sekretariat Daerah Provinsi dapat melakukan pembinaan, monitoring, dan/a tau evaluasi kepada instansi pernerintah di lingkungan Pemerintah Provinsi terkait penyusunan peta proses bisnis instansi pemerintah.

(2)Sekretaris Daerah Provinsi melalui Biro Organisasi Sekretariat Daerah Provinsi dapat melakuk:an pembinaan, monitoring, dan/atau evaluasi kepada instansi pemerintah di lingkungan Pemerintah Kabupaten/Kota terkait proses penyusunart peta proses bisnis instansi pemerintah.
(3)Dalam meiaksanakan kegiatan evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2), dapat dibentuk tim evaluasi yang paling sedikit ten:liri atas unsur pertgawasan, perencanaan, dan aparatur.
(4)Evaluasi terhadap penyusunan peta proses bisnis instansi pemerintah dilakukan secara berkelanjutan. PasaJ 7 Penyusunan peta proses bisnis instansi pemerintah adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini. " /n BERlTA DAERAH PROVlNSI SUMATERA SELATAN TAHUN 2019 NOMOR 25 H, NASRUN UMAR Diundangkan di Palembang pada tanggaJ 14 OI:'l'03ER2019 SEKRETARJSDAERAH PROVlNSI SUMATERA SELATAN, H. HERMAN DERU Ditetapkan di Palembang pada tanggal lG OICl'O.w.rt 2019 QUBERNUR SUMATERA SELATAN, penempatannya dalarn Berita Daerah Provinsi Sumatera Selatan. denganiniGubernurPeraturanpellgundangan rncmerin tahkanmengetahuinya,setiap orangAgar BABV KETENTUAN PENUTUP Pasal 10 Peraturan Gubernur rru mulai berlaku pada tanggal diundangkan, BABIV KETENTUAN PERALlHAN Pasal 9 Pada saat Peraturan Gubemur ini mulai berlaku, peta proses bisnis instansi pemerintah yang telah disusun dinyatakan tetap berlaku sepanjang tidak bertentangan dengan Peraturan Gubemur ini. GUBERNUR SUMATERA SELATAN, dto. H. HERMAN DERU dto. LAMPIRAN PERATURANGUBERNUR SUMATERA SELATAN NOMOR 25 TAHUN 2019 TENTANG PENYUSUNAN PETA PROSES BISNIS INSTANSI PEMERJNTAH. PENYUSUNANPETAPROSES BISNI SI NSTANSI PEMERJNTAH 1 . 1. Latar Belakang BABI PENDAHULUAN Reformasi birokrasi merupakan prioritas utama pelaksanaan pembangunan nasional yang bertujuan untuk melakukan perubahan sistematik dan tcrencana menuju tatanan administrasi pemerintahan yang lebih baik. Reformasi birokrasi bertujuan untuk menjadikan aparatur sipil negara yang lebih profesional, efektif, efisien, dan akuntabel dalam rangka mewujudkan tata pemerintahan yang baik. Reformasi birokrasi merupakan suatu upaya yang terencana dan sistematis untuk mengubah struktur, sistem, dan nilai-nilai dalam pemerintahan rne::njadi lebih baik dari sebelumnya. Efektivitas dan efisiensi birokrasi sangat terkait dengan prosesh1snis yang cf1gunakan cileh bircikrasi dalam menghasilkanoutput dan outcome. Proses bisnis yang berbelit- belitdan tumpang tindih antara satu unit organisasidengan unit organisasi yang lain akan membuat organisasi menjadi lamba:t untuk bekerja. Oleh karena itu, setiap unit organisasi memerlukan peta proses bisnis yang mampu menggambarkan proses bisnis yang dilakukan. oleh organisasi dalam mencapaivisi, misi, dan tujuan organisasi. Peta proses bisnis merupakan aset terpenting organisasi yang mengumpulkan seluruh informasi ke dalam satu kesatuan dokumen atau data base organisasi. Dengan demikian, menjad i sebuah keniscayaan untuk melibatkan seluruh elemen organisasi dalam penyusunan peta proses bisnis untuk memasLikan akurasi dan kelengkapan dari proses bisnis yang digambarl<an sesuai dengan rencana strategis organisasi. 1.2. Maksud, Tujuan, dan Manfaat Peraturan Gubemur ini dimaksudkan sebagai acuan bagi setiap instansi pemerintah untuk menyusun peta proses bisnis di lingkungan instansi pemerintah guna melaksanakan visi, misi, tujuan, dan stratcgi organisasi. Sedangkan tujuan penyusunan peta proses bisnis agar setiap instansi pemerintah:
1. a.Mampu melaksanakan tugas dan f ungsi secara efektif dan efisien;
2. b.Mudah mengkomunikasikan baik kepada pihak internal maupun ekstemal mcngenai proses bisnis yang c:Wakukan untuk mencapai visi, misi, dan tujuan; dan
3. c.Memiliki aset pengetahuan yang mengintegrasikan dan mendokumentasikan secara rinci mengenai proses bisnis yang dilakukan untuk mencapai visi, misi, dan tujuan, dimana aset pengetahuan ini menjadi dasar pengambilan keputusan strategis terkait pengembangan organisasi dan sumber daya manusia serta penilaian kinerja. Adapun manfaat dari peta prosesbisnisadalah:
4. a.Mudah melihat potensi masalah yang ada di dalam pelaksanaan suatu proses sehingga solusipenyempurnaan proses lebih terarah; dan
5. b.Memiliki standar pelaksanaan pekerjaan sehingga memudahkan dalarn mengendalikan dan mempertahankan kualitas pelaksanaan pekerjaan. 1.3. RuangLingkup Penyusunan peta proses bisnis dilaksanakan oleh seluruh instansi pemerintah. Ruang lingkup penyusunan peta proses bisnis ini meliputi seluruh kegiatan di lingkungan instansi pemerintah sesuai dengan dokumen rencana strategis danrencana kerjaorganisasi.
  1. 1.Def ini. tif, y ak: ni suat u proses bisnis harus mern iliki bat asan, masukan, serta keluaranyang jel as;
  2. 2.Urutan, yakni suatu peta proses bisnis h aru s terdir i atas aktivitas yang berurutan sesuai waktu danru:ang; 3 . Pel angg an atau pengg un a l ayanan, yakni pelangg a n akh ir menerim a hasil dari prosesl intas unit org anisasi; 4 . Nilai tam bah, yakni transf ormasi yang ter jadi dalam proses harus memberi k an nilai t ambah pada penerirn a;
  3. 5.Keterkaitan , yakni suatu proses tidak dapat berd iri , melainkan harus terkai t dal am suatu struktur org anisasi; 6 . F ung si si lang, yakni suatu proses menc akup h asil kerj a sama beberapa fung si dai am sat u org anisasi;
  4. 7.Sederhana representatif, yakni mew aki li seluruh aktivitas org an1 sas1 tanp a terkec uali dan dig am barkan sec ara sederhana; dan 8 . K onsensus subyektif, yak:n i disepakati oleh seluruh unit org anisasiyang ada dalam ru ang lingkUp in: stansipemerintah. . 4 . 3.1 T ah apPersiapan d an P erenc an aan Langkah awal penyu sunan peta proses bisn is y aitu melakukan inventar isasi renc ana kerja jan gkapanjang, renc an a kerja t ahunan, visi, misi, tuj uan, d an sa:;r:tr an i n s tan si pe me r in 1 ·aJ1 ::. ehin gga d ap at d ik etahui aktiv ita s aktivita s (prose s kerja) yan g ada dalam in stan si p emerin tah tersebut. Proses kerja/ aktivit as tersebu t kemud ian dikat egor ikan ke da la m kelompok (folder) k egi ata n. Da larn pen gelompokkan seluru h akt ivitas/pr oses kerj a/ kegiatan y an g d.ilakukarl oleh i nst an si pe- meri nta h ada3 ( tiga) p rin sip yan gp erlu dip erhatikan , ya itu:
6. a.Pengelomp ok kan dilakuk an berdasarkan kegiatan bukan berd asar kan unit organ isasi;
7. b.Pengel omp ok kan didasarka n pad a seluruh kegiatan /aktivitas/pro ses ker ja yan gdil akukan di dal am insta n s ip emerintah; dan c . Pen gelompok kan d ilakukan seca ra sederh ana d an mud ah dii mp ef emen t a si kan . Dalam Lah ap p er siap an d an pe renc an aan me lip uti p eng ump ulan i nformasi d an pengor gan isasian, yaitu: 3.1.1 Pen gumpuJan In f ormasi Tahap p en gumpulan i nfo rmasi terdiri da ri inform asi p ri mer d an inforrn asi seku nd er . Info rmasi primer ada lah i nfor masi yang d id apat kan mel alu i p roses wawan car a lan gsun g ke pen an ggun g j awab pr oses. Dalam pr oses w aw an c ar a d engan pen an ggung jawab pros es, p erlu d idiskusikan mengen ai tuj uan proses, r esiko yang meleka t pad ap elaksan aa n proses, alat k end ali yang diguna kan un tuk men gon trol penc apaian tuj uan p roses, serta alat ukur y ang bisa dig unakan untu k me li hat k eberhasil an pen cap aian tujuan proses. I nformasi sek un der bisa did apatk an melalui d okumen ren cana strategi s, laporan ki n erj a, tugas, < lan f ungsi organ isasi. Beberapa in f or masi y an g d ibu tub kan sebelu m meny usun peta proses b isnis anta ra la in informasi t er kaitdengan supplier, input, pr oses, output, d an customer. T ekn ik ana lisis t erkait lan gsun g den gan teknik pen gambilan data y an g dil ak ukan. Ur aia.n ma sin g- m asin gL ekn ik adalah seba gai ber iku t:
8. a.analis is ka us al, yaitu telaah hu bungan lo gis antara pernya taan, fa kta atau data dan info rmas i yangd iperoleh;
9. b.klasi f ikas i proses , yaitu memil ah -milah data/i nfor mas i atau fakta yang terku mpuls es uai dengan def inis i pros es inti atau pros es pendukung; dan c . pemo del an pros es, yaitu pembu at an ru rnus an pet a pros es bis nis dengan tek:n ik pen ggam baran alur baik s eca r a manu al mau pu n menggunakan pro gram aplikas i. 3 .1.2 Pengo rganis as ian Diperluk an tahap pengo rganis as ian dalam melaku kan penyusu na n peta pros es bis nis, anta r a lain:
10. a.s elu ruh t ah apan pros es penyus unan peta pros es bis nis ins tans i pemeri n ta h di lakukan oleh kelo mpo k kerj a yang teri ntegr as i dal am tim refo rmas i biro kras i intern aJ. ; dan
11. b.s ecara s truk tural dan fungs io nal tu gas penyus unan peta pros es bis nis ins tans i peme rint ah dil ak uk an olehu nit o rganis as i yang menangani urus an di bidang tata laks ana. 3 . 2 T ah apP engemb ang an Dalam tahap ini akan dilakukan penyusu nan peta. pros es bis nis o rganis as i ata u business process mapping. U ntu k dapat memb angun pe meta an pros es bis nis o rganis as i ya n g 1 · e p r es enta tif, maka diperlukan pengetahu an dan pemahaman mengenai pros es yane akandipetakan. D emi memud ahka n penggambaran peta pros es bis nis , maka peta pros es bis nis dapat dibedakan menjadi beberapa level atau tingkatan(level0, level1 , level2 , dan s elanjutnya) atau jenis gambar peta yait u peta pros es , su bpros es , relasi , dan li ntas fu ngsi . 3 . 2 . 1 . Pe nyusunanPeta Proses Bis nis Me nggu nak an Lev el at au Ti ngk at an Peta pros es bis nis instans i pemerinta h meru pakan kes el uruh an rangkaian alur kerja yang s al ing berhubu ngan dalam ran gka roencapai vis i, mis i, da n t u ju an. Penyusunan peta pr·os es bis nis di mulai dar i vis i, mis i, dan t uj u a n yang kemudian dituru nkan ke dalam fungs i dan pros es bisnis u ntuk mencapai n y a . M as in g -mas ing peta pros es bis nfa yan g teridentifi kas i kemu di an cl ijabarkan lebih la nju t ke dal am peta pros es bis nis level berikutnya yang merupakan rangkaian akti vitas yang lo gis dal ams atu pros es bisn is ters ebu t. Jurnlal1 level peta pros es bis nis s angat tergan tu ng pada ko mpleks itas dari mas ing- mas ing pros es bis nis . Tahapan u ntu k peny usunan peta proses bis nis di dalam ins tans i pe mer in tah adalahs ebagai berikut: a . m eng identif ikasi r uang ling kup o rganisa si yang aka n dipetakan berda sa rkan manda t da ri visi, misi, dan t uj uan ;
12. b.mengi dentifika si fung si berda sarka n ana li si s dok umen pendukung dan a nalisisvisi , misi, ser ta tuj uan. c . setia p f u ng si ya ng tela h diid entifi ka si selanj utnya dija barka n menjadi bebera pa pro ses bisnis untul< me ndu k ung pc la ksanaa nf u ng si tersebut. Hira rki pro ses bisnis mer upakan sebuah rangk ai an dar i a ktiv itas sa tu ke aktivl ta s berikutnya ya ng da pa t dig amba rkan berikut ini: Pct-.t Proses Peta Peta Proses Proses .Bis.nis Level n Funu:si Pcia Proses Visi. Misi Peta Proses Ga.mbar 1 Fune:si L Peta Proses Kerangka Peta Proses Bisnis Menggunakan Level atau Tingkatan Peta pro ses bisnis yang dimiliki instansi pemerin tah, ting ka tan nya dimulai dar i pet a pro ses bisnis le vel 0 , level 1 , sampai pro ses bisnis level ken , da pa t dijela skan sebag ai berikut: a . Le vel0 berda sa rkan denga n peta Mer upa ka n pe ta pro se s bisnis ya ng memua t sel uruh pro se s bisnis insta nsi pem eri nta h ya ng terdiri dari pro ses bisnis utama, pro ses bisnis ma na jemen, da n proses bisnis pendukung . Peta pro ses bisnis level 0 mer upa ka n turu na n lang sung dari visi , roisi, serta tuj ua n yang i n gi n dic apai. Di dala m menentu ka n peta pro ses bisnis level 0 , menga cu kepa da do kum en r enca na stra teg is o rg anisa si, do kumen tug a s dan f u ng si orga nisa si, serta do kumen pendu ku ng lainnya ya ng mengg ambarka n kel uara n uta ma yang dibutuhkan o leh pemang ku kepentinga n. 1) P rosesInti Proses inti merupa ka n pro ses ya ng menc iptak an aliran nilai utama . Pro ses int i meme nuhi kriteria sebaga i berikU t: j •. a) berperan lang sung dalam memenuhi kebutuhan pengguna eksternal dan internal instansi pemerintah; b) berpengaruh langsung terhadap keberhasilan in stansi pemerintah dalam mencapai visi, misi, dan strategi organisasi; clan c) memberikan respon Jangsung terhadap permintaan dan memenuhi kebutuhan pengguna. 2) Proses Pendukung Proses pendukung adalah proses untuk mengelola operasional dari suatu siste m dan mema slikan proses inti berjalan dcngan baik. Proses pendukung memcnuhi kriteria sebagru berikul: a) memenuhi kebuLuhan pengguna internal; dan b) memberikan dukungan atas aktivitas pada proses inti. 3) Proses Lainnya Proses lainnya adalah proses yang tidak memiliki kaitan lang sung dengan proses inti namun menghasilkan nilai manfaat bagi pemangku kepentingan ekstemal. Pr oses lainnya memiliki kriteria yang memungkinkan aktivitas pada proses berjalan lebih optimal. " 'r-:7' , . . I ,., I Proscs1 Proses 2 Pro,;es3 � z CJ ii! CJ CJ u •"' i 5 Proses4 Proses6 Proses7 !': • w CJ E' Proses3 Proses 9 Gambar2 Contoh Peta Proses Bisnis Level 0
13. b.Level 1 Merupakan penjabaran lebih rinci dari peta proses bisn i s level 0. Pada level ini digambarkan proses rinci yang dila.ku.kan ole h masin g - masing proses di level 0. Level l menggambarkari peta proses bisnls ya ng dilakukan oleh unit organisasi dan keterhubungan antara satu proses dengan proses lainnya. ll'l GJ w w.'. """ c ,.: , � . . �- Pr oses 5 .1 Pr oses 5 . 2 Pr oses 5.3 Gambar 3 Contoh Peta Proses Bisnis Level l
14. c.Lev el Sela nj utn ya (Level n) Meru paka n penj abaran lebi h ri ncidari m asing-mas ing pros es yang ad ad i level 1 - - (\__ /' Proses . Proses \.J +,,/ . 5.2.1 �,f , 5.2.3i . ,.. . N Proses Proses� i" :, 5,2.2 5.2.4 � Proses ' � · s.2.s ". Gambar 4 Contoh Peta Proses Bisnis Level Selanjutnya (Level n) 3 .2 . 2 . Peny us una nPeta Pros es Bisnis Mengg una kanJ en is Gamba rPeta Peta proses bisrus y an g d igam barkan bei d as ar ka n j enis gainb ar peta ter dir i atas peta pros es , peta s ubpros es , pe ta hubungan, dan peta l i n t as f ungs i. Tahap tahap yan g dapat ditempuh untuk memeta ka n pr . os es d i d alarn s eti ual:i o.Fg an is as i mengg una ka n jenis gambar pe ta ada lahse bagai ber ikut:
15. a.Id entifikas ik an 'f uang im gk up org anis as i ya ng akan dipeta kan ber d as ar kan mand atd ari vis i, mis i, dan tujua n i ns tans i pemerintah;
16. b.Anal is is sas ar an s tra tegis da lam re nca na s tra tegis d an dija barkan menjadida f tar kegia tan; c . Ka tego rika n kegia tan ke dala m , um pun kegia tan/p,os es ke,ja menj a d i peta proses bis nis ;
17. d.Setia p kelo mpo k peta proses d iuraikan da lam pet:a s ubpros es ;
18. e.Set ia p peta s ubproses menja di des ar un tuk m enyus un p eta lintas f un gs i ( cross functionaij yang m enggam barkan ra ngka ia n k erja s ua tu pr os es bes erta unit organisasi;
19. f.Un tuk da pa t membua t pe ta lin t as f un gs i yan g jela s , maka dipe rluka n peta hubungan (relationship map) yan g men ggambarkan pe laku s es ua i s truktur o rganisas i untuksetia p s ubpro s es yanga da ; d an
20. g.Be rdas arkan peta li nt:as f un gs i (cross-functional map) Sta nd ar Ope ras i0 na l Pros edur (SOP) da pa t d ibuat dengan rinc ian s ia pa , me!akuka n a pa , d enga n c ara ba ga iln ana ( metode), kriteria yang ha rus dipenuhi, dan mutu ba ku. P en jelas an s ecara rinc i penyusuna n peta pros es bis nis berdasa rka n j enis gamba r peta a dalahs eba gai berikut: a . Peta Proses 1) Id entifi kas i peta pros es: a) Un tuk id en tifi kas i peta proses dapat dilakukan brainstorming, proses pertama yang ha.rus diident ifi kas i ada lah pros es inti yang berhubun ga n langsw1. g den gan us aha organ isas i dalam memenuh i permi nta an pe langgan(customery a ta u berhu bungan langsungd ea gan tugas pokok dan fungs i utama organisas i; b) Ses udah ide ntifl kas i pros es inti ber ikutnya a dalah id ent if ikas i pros es pe nd ukun gya ng terdiri dari pendukung ut:ama ya ng mendukung la ngsu ng pros es inti da n pen dukung umumyru 1g mend uh.'Un g s elur uh pros es da la m o rgamsas1 ; c) Ta ha pa n ber iku tnya a da la h identif ikas i proses- pros es yang berhubunga n d engan persy ara tans tanda ryangd iad ops i; dan d) Taha pa n te rakhir adalah memasu k ka n proses yang be rhubunga n den gan s trate gi ya11. g a ka n mernic u s eluruh operas ional organ isasi dalam me nja lan kan v is ida n mis iny a . 2) Iden tif ikas i pemilik pros es , pemilik pros es yang d imaks ud a dala h unit o rga nisas iya ng terliba t di dalamn. ya ; 3) Gam bar peta pros es d engan prins ip Supplier-Input-Process- Output-Customer (SiPoc) ; da n 4) F' ina lisas i peta pros es . s I Supp,lier tnput ___ Proco&$ -- Output. c.usto·me.r __ .. --·-·"- ------- 11ml it1&s1,e-- ----,,.,., Gambar 5 Contoh Prinsip SiPoc dalaro Peta Proses Gambar 6 Contoh Peta Proses Bisnis
21. b.Peta Subpro ses 1) l dea tif ika si peta subproses: a) Untuk identif ika si pe ta subproses da pa t dila kuka n brainstorming, prose s per tam ay ang harusd iide nt if ikasi ada lah turunaa a ta u proses lebih teknis dari p roses in ti k emud i an prose s pendukung, da n proses la innya sesuai k ebut uha n; da n • 1 1 - b) Lak ukan lina lisa si un tuk me ma stikan se lur uh aktivita s peke r jaan yan g di la kukan s uda h te rcan tum dalam inden ti fikasi sub business process , apa bi la ada pekerjaa n yan g dila kukan te tap i tida k tercan tum ma ka revisi dan len gk ap i subprose s yan gs uda hd i l aku kan sebe lumnya . 2) fden tifi kasi pemilik subpr oses, pe m ilik su bp roses yan g di maksud adala hunit organisasi yang t e r libat d id ala.mn ya ; dan 3) Gambar peta subp rose s den gan p rin sip Supplier-Input -Process-Output Customer (SiPoC); c lan 4) F ina lisasi pela subp ro se s dan hubun gann ya den gan p roses-p ro se s lainn ya yan g te la hd iga mba rk an d alampe ta pr oses se be lumn ya . Suppl for Customor �-··~ ---, ., - ·r� Otup1 t Gambar 7 Contoh Prinsip SiPoc dalam Peta Subproses ·- PfOUSS.1 - - PtoMtU ,..osaS..1 ' - Gambar 8 Contoh Peta Subproses Bisn.is c . Pe ta Re la si Pe ta re la si (relationship map) a d a l a h p e t a yan g mengg ambark an dan men unj uk kan s iapa sa ja p ihak-p ihak yan g te rli ba t d alam setiap pr oses yan g te rgambark an pada peta p rose s bisn is. Pe ta re la si in i pen tin g u nt uk dapat me mahami pe ran an se tiap p ihak d ala m men ge rj ak.an suat u p rose s se hingga te rcapaioutput yan g diten tukan. l} Berdasarkan peta proses yang didapatkan pada bagian awal maka untuk membuat peta relasi, dapat dibuat dengan memasukkan nama-nama unit organisasi yang terlibat di dalam setiap proses dan subproses; 2) Peta relasi dibuat dengan cara menuliskan setiap unit organisasi yang terlibat dalam setiap proses pada peta bisnis proses; 3) Pada tahap penyusunan peta hubungan dapat dimungkinkan memberikan masukan dan mengubah peta proses dan peta subproses yang telah dibuat sebelurnnya; dan 4) Lakukan finalisasi peta relasi yang menggambarkan Satuan Kerja (Satker) yang tel'libat dalam setiap prosesnya. Gambar9 Contoh Penggambaran Peta Relasi
22. d.Peta Lintas Fungsi Peta lintas -fungsi (cross functional map) adalah peta yang menggambarkan rangkaian kerja Jintas unit/fungsi yang saling berhubungan dan membentuk suatu proses kerja. Berikut men1pakan tahapan untuk membuat peta Jintas fungsi: ,. ' ' 1) G amb ark an garis- gari s h oriz ontal yang me mbe nt uk suat:u bari s untuk menunjuk kanf ungsi- fungsi yang te rlibat di dalam prose s. Baris ini juga dapat merepr esentasikan peran/ roles, co ntohny a seb agai be rikut: 2) Tuli skan nama unit o rganisasi yang ter lib at, dimul ai de ngan pihak yang b er inte ra ksi l angsung ( baik internal maupun eskter nal) un tuk posisi p aling atas, dilanj utk an de ngan unit organisasi lain yang mernil iki hub ungan paling dekat dengan pihak terseb ut , co nto hnya seb agaib erikut: Se.kJen 1---------------- �lonll ----- ----------- UnitTekni.S 3) I dentifi kasi langkah kerj a yan g merupakan tanggung jaw ab dari masing masi ng pihak dalam unit o rganisasi kemudian tuliskan pada pe ta nama pro ses/akt ivi ta sny a dan pemilik p rose snya de ngan me ngac u pada pet a h ub ungan (rela.tionship map), c ontohnya seb agaibe rikut: Sck)c n j ! LJ LJ ,,_ ·- - - - - - - - - - - - Eselon II c=i D 1--- ------------ UnitTeknis LJ CJ 4) Lakukan ide ntifi k as i ulang te rhadap langkah ke rj a yang te rtuang dalam p e t a sa mpai pro se s te la l1 digambark an ::; ecar a te pat dan disepakati o leh setia p satker ter kait, conto hny a seb agaiberikut: Selcjen CJ LJ - - - -� -- ---------- Eselonll LJ D D 1- - - -- - - - - - - - - - - - - UnitTeknis D 5) Be ri keterangan b agi se mua masukan dan keluaran unt uk me lengl< api peta, cont ohnya seb agai be rikut: sekjen Eselonll u.,itTelai i s D2D . ---T------- ,--,. . A dapun c ontoh p enggambaran p eta li ntas f ungsi {cross .functional map), adala h sebaga i berikut : Pl'OS.es j,3 CFM 01 - I ···•: U J --- · 11 ·�··;�-�· I Pro�>S.1,1. � 11,�sS.tJ:· -�- -- --1 Pr0$C$ i..3." μ_ - �- - - - - - --1-- -- ---< _ __ _ J I u I Gambar 10 Contoh Penggambaran Peta Lintas Fungsi 3 . 3 Ta hapPenerapan/I mplementasi Penerapan p et a p ro ses bisnis dik endalika n oleh u nit o rga nisasi yang secar a f u ngsio nal membida ngi tata lak sa n a . Penerapa np etaproses bisn is meliputi:
23. a.Pengesa h a nPetaPro sesBisn is 1) Peta pro ses bisnis y ang dihasilka n perlu mendapatkan pengesah an sebelum diterbit ka n; dan 2) M enetap kan p etap ro ses bisnis instansi pe merintah sebagai hasilp enyusunan p etap ro ses bisnis denganS uratKeputusan{SK).
24. b.PendistribusianPetaPro ses Bisnis 1) Pendistri busian peta p roses bisnis dilakuka n melalui hardcopy dan softcopy; dan 2) Unit o rga nisasi p engendali p erlu meny impa n 1 ( satu) set peta pro ses bisnis induk sebagai masterfile dari sistem ketata la ksanaano rga nisasi.
25. c.Penyimpa na n, Penempatan, danPemanfa atan Peta ProsesBisnis 1) Semua unit o rga nisasi menemp atk anp etap roses bisnisp ada area kerja yang mudah dilih at, dicari, dan dibaca olehp engguna; da n 2) Bila terjadi per u baha n peta pro ses bisnis, unit o rga nisasi pengendali waj ib menar ik peta pro ses bisnis yang tidak berlaku da n mela kuka nupdate dengan doh.7.ll11 en yang ter baru.
26. d.P eru bah an Pet aProsesBisnis 1) Perubah an p et a p ro ses bisnis o rganisasi dapat dil akuka n karena terjadinya per u bahan arah strat egi s insta nsi pemerinta h (visi, misi, dan strat egi) yang berda mpa k pada atau mengak ibatka n p erubaha n tugas dan fungsi serta keluaran unito rga nisasi di lingkungan instan. si pemerintah; 2) Adanya ke butuhan atau dor ongan baik dar i intern al maupun dari masyaral< at untuk me mpe rbaikik inerja pe layananpublik; 3) Hasil monitoring dane valuasipe laksanaan pr ose s bisni s; 4) Adany a usulan atau inisiatif peru bahanyang data.n g dari unit organisasi; dan 5) Adanya umpan balik dari hasil eval uasi atasi mpJe me ntasipeta proses bisnis. 3 . 4 TahapPemantauan dan EvaJuasi Doku me n pe ta pr ose s bisnis mer upakan peta prose s bisnis dinam is yan g perlu die valuasi dan dipantau re levansi danefektiv i tasnya. Pem antauan dan eval uasi pe ta proses bisnisdilak sanakan ole h uni to rganisasiya ng me mpunyai tugas danf ungsi di bida ng kttat ala ksa naanpaling sedikit 1(satu) tahun se ka li. E valuasi atas pe ta prose s bisnis yang telah diimplementasikan me nj ad i dasar pe rbaikan da n pe ningk akl n pekl pro:;e:; bi:; ni:; i rrnLan:, i pe me r ini-ah dan dilakuka n unt uk memastikan imple me ntasi dari pr oses bisnis yang ada te lah mampu me mic u ki ne rja ya ng diha rapka n. Hasi l evaluasi atas pe ta pr oses bisnis di lingkunga n instansi masing-masing dila po rka n ke pa da Gu bern ur S um ate ra. Se latan c.q . Sek re t:aris Daera h melalui Biro Organisasi S ekre tar iat Daerah P rovinsi S umatera Se latan dan dite ru skan ke Keme nter ian Pendayagunaan Aparalur Ne gar a dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia sesuai den gan ket entuan per atur an pe rundang-undangan. I· H. HERMAN DERU GUBERNUR SUMATERA SELATAN, Penyusunan peta proses bisnis merupakan bagian dari penataan tata laksana dimaksudkan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien dan terukur pada masing-rnasing instansi pemerintah. Penyusunan peta proses bisnis rnenjadi salah satu faktor suksesnya pelaksanaan reformasi birokrasi di instansi pemerintah. Oleh karena itu, penyusunan peta ini menjadi acuan bagi instansi pemerintah untuk melakukan penyusunan peta proses bisnis di lingkungan masing-masing. BABIV PENUTUP GUBERNUR SUMATERA SELATAN, dto. H. HERMAN DERU

Isi peraturan

Teks6PDFHirarki

Memuat teks peraturan…