1.Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. 5587)sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik IndonesiaNomor 5679);
3.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
4.Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Kementerian sebagaimana telah tujuh kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 3Tahun 2013;
5.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia;
6.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2015 tentang Pedoman Pemberian Penghargaan Bidang Kearsipan; ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
2.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
3.Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya disingkat dengan ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidangkearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
4.Penghargaan adalah suatu bentuk kepedulian dan rasa terima kasih dalam bentuk tertentu atas peran serta dan partisipasi aktif baik lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan maupun perseorangan dalam penyelenggaraan kearsipan nasional.
5.Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi yang selanjutnya disingkat dengan LKD Provinsi adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah provinsi yang berkedudukan di ibukota provinsi.
6.Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kotayang selanjutnya disingkat dengan LKD Kabupaten/Kota adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di ibukota kabupaten/kota.
7.Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri yang selanjutnya disingkat dengan LKPTN adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi negeri yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi negeri. ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
8.Lembaga Negara adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabang kekuasaan negara meliputi eksekutif, legislatif, yudikatif, dan lembaga lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.
9.LKD Terbaik adalah lembaga kearsipan daerah yang paling baik dan patut ditiru atau baik untuk dicontoh yang telah lulus penilaian yang dilakukan oleh panitia pemilihan LKD terbaik yang meliputi penilaian administratif, penilaian teknis lapangan, dan penilaian presentasi yang ditetapkan oleh Kepala ANRI.
10.Badan Usaha Milik Negara yang selanjutnya disingkat BUMN adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh negara melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan negara yang dipisahkan.
11.Panitia Pemilihan LKD Terbaik adalah panitia yang dibentuk oleh KepalaArsip Nasional Republik Indonesia untuk menyelenggarakan penilaian Terbaik pada Lembaga Kearsipan Daerah.
12.Penilaian Administratif adalah penilaian yang dilakukan dengan cara mengidentifikasi dan memverifikasi kelengkapan administratif terhadap aspek yang dinilai melalui instrumen kuisioner yang telah dijawab oleh Lembaga Kearsipan Daerah dan Unit Kearsipan.
13.Penilaian Lapangan adalah penilaian terhadap finalis LKD atas kebenaran data administratif dengan data dukung di lapangan;
14.Penilaian Presentasi adalah penilaian terhadap penyampaian visi, misi dan program-program serta kinerja LKD selama dua tahun terakhir dihadapan Panitia Pemilihan LKD Terbaik.
15.Penilaian Substantif adalah penilaian langsung terhadap aspek-aspek yang berpengaruh dalam penyelenggaraan kearsipan inaktif dan fungsi Unit Kearsipan sebagai ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA pembina penyelenggaraan kearsipan yang meliputi aspek Norma, Standar, Pedoman,Kriteria sistem pengelolaan kearsipan, kelembagaan, SDM, prasarana dan sarana, serta pembinaan kearsipan.
16.Bobot Penilaian adalah nilai yang ditentukan untuk setiap aspek dan komponen-komponen penilaian, sehingga dapat diperoleh nilai yang terukur dalam menentukan peringkat penilaian.
17.Lembar Penilaian adalah formulir isian yang digunakan untuk menilai pemilihan Lembaga Kearsipan dan Unit Kearsipan terbaik nasional.
18.Peringkat Penilaian adalah tingkatan status atau predikat yang diperoleh dari kegiatan penilaian dan selanjutnya ditetapkan sebagai peringkat pemenang pemilihan Unit Kearsipan terbaik nasional.
19.Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria yang selanjutnya disingkat dengan NSPK adalah serangkaian aturan kebijakan tertulis yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang sebagai pedoman penyelenggaraan urusan pemerintahan di bidang kearsipan.