PERATURAN KEPALA BADAN INFORMASI GEOSPASIAL TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGANBADAN INFORMASI GEOSPASIAL. MEMUTUSKAN: Menetapkan
(1)Judul peraturan memuat keterangan mengenai jenis, nomor, tahun penetapan, dan nama peraturan.
(2)Nama peraturan dibuat secara singkat dan mencerminkan isi peraturan.
(3)Judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin, tanpa diakhiri tanda baca. a) Kepala Surat Kepala Surat memuat lambang BIG yang ditempatkan di tengah naskah bagian atas. 3)Susunan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Peraturan adalah KepalaBIG. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Peraturan adalah naskah dinas yang bersifat mengatur, memuat kebijakan pokok, bersifat umum, berlaku untuk seluruh satuan organisasijunit kerja di lingkungan BIG, dan dapat merupakan dasar bagi penyusunan naskah dinas lainnya. 1) Pengertian
a.Peraturan Sesuai dengan tingkatannya, naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas Peraturan, Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan, Instruksi, Prosedur Tetap, dan Surat Edaran.
1.Naskah Dinas Pengaturan Naskah dinas arahan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan BIG berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan. A. Naskah Dinas Arahan
(4)Dasar Hukum diawali dengan kata Mengingat. (a) Dasar hukum memuat dasar kewenangan pembuatan Peraturan. (b) Peraturan perundang-undangan yang digunakan sebagai dasar hukum hanya peraturan perundang- undangan yang tingkatannya sama atau lebih tinggi. (e) Jika jumlah peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan peneantuman perlu memperhatikan tata urutan peraturan perundang-undangan, dan jika tingkatannya sarna disusun seeara kronologis berdasarkan saat pengundangan atau penetapannya.
(3)Konsiderans diawali dengan kata Menimbang. (a) Konsiderans memuat uraian singkat mengenai pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan Peraturan. (b) Pokok-pokok pikiran pada konsiderans memuat unsur filosofis, yuridis, dan sosiologis yang menjadi latar belakang pembuatannya. (e) Pokok-pokok pikiran yang hanya menyatakan bahwa Peraturan dianggap perlu untuk dibuat adalah kurang tepat karena tidak meneerminkan tentang latar belakang dan alasan dibuatnya Peraturan. (d) Jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran, tiap-tiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian. (e) Tiap-tiap pokok pikiran diawali dengan huruf abjad dan dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan kata bahwa dan diakhiri dengan tanda baea titik koma.
(2)Nama jabatan Kepala BIG yang menetapkan peraturan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin dan diakhiri dengan tanda baea koma.
(1)Frase Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin. c) Pembukaan Pembukaan peraturan terdiri dari hal-hal berikut: e) Kaki Bagian kaki Peraturan terdiri dari
(1)tempat (Cibinong)dan tanggal penetapan Peraturan;
(2)nama jabatan Kepala BIGyang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baea koma;
(3)tanda tangan KepalaBIGyang menetapkan Peraturan;
(4)nama lengkap Kepala BIG yang menandatangani Peraturan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa meneantumkan gelar.
(5)paraf pejabat yang berwenang terhadap materi peraturan dibubuhkan disebelah kiri nama Kepala BIGoleh pejabat 2 tingkat dibawah, dan disebelah kanan oleh pejabat 1 tingkat dibawahnya. d) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Peraturan terdiri dari
(1)semua substansi peraturan perundang-undangan yang dirumuskan dalam pasal-pasal;
(2)substansi yang pada umumnya dikelompokkan ke dalam (a)Ketentuan Umum; (b)Materi Pokokyang diatur; (e)Ketentuan Sanksi (jikadiperlukan); (d)Ketentuan Peralihan (jikadiperlukan); (e) Ketentuan Penutup.
(5)Diktum terdiri dari (a) kata Memutuskan, yang ditulis seluruhnya dengan huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan diakhiri dengan tanda baea titik dua serta diletakkan di tengah margin; (b) kata Menetapkan, yang dieantumkan sesudah kata Memutuskan, disejajarkan ke bawah dengan kata Menimbang dan Mengingat. Huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baea titik dua. (d) Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah perlu dilengkapi dengan peneantuman Lembaran Negara Republik Indonesia dan Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara tanda baea kurung. Format Peraturan dapat dilihat pada Contoh 1. 6) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Naskah asli Peraturan harus disimpan sebagai pertinggal di unit kerja yang bertanggungjawab dibidang hukum. b) Salinan asli peraturan harus disimpan sebagai pertinggal di Tata Usaha KepalaBIG. c) Naskah asli Peraturan dicetak oleh unit kerja yang bertanggung jawab dibidang hukum di atas kertas khusus. 5) Distribusi Salinan Peraturan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum dan dibubuhi cap dinas. 4)Pengabsahan a) Pengabsahan merupakan suatu pemyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Peraturan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum serendah-rendahnya eselon III. b) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri dari kata Salinan sesuai dengan aslinya serta dibubuhi tanda tangan pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum serendah-rendahnya eselon III dan cap dinas. Nama jabatan (Kepala BIG) dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital. Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanganan Memuat substansi tentang kebijakan yang ditetapkan Memuat peraturan Perundang undangan yang menjadi dasar ditetapkannya Memuat atasan ten tang perlu ditetapkannya Peraturan Judul Peraturan yang ditulis dengan huruf kapital Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Lambang BIG dan nama jabatan yang telah dicetak Tanda Tangan dan Cap Jabatan BADAN lNFORMASI GEOSPASIAL. KEPALA Ditetapkan di Cibinong pada tanggal . Dst Pasal 2 Pasal I Meru-tapka n : PERATURAN KEPALA BADAN INFORMASI GEOSPASIALTENTANG MEMUTUSKAN: Mengingu: : 1 ., , 2 .
(1)pendahuluan, yang berisi latar belakang/rlasar pemikiran / maksud, tujuan /ruang lingkupj tata urut, dan pengertian;
(2)materi Pedoman;
(3)penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan, penjabaran lebih lanjut, dan alamat pembuat Pedoman yang ditujukan kepada para pembaca Zpengguna atau mereka yang akan menyampaikan saran penyempurnaan. b) Kepala Pedoman Bagian kepala Pedoman terdiri dari:
(1)tulisan pedoman, yang dicantumkan di tengah atas ditulis dengan huruf kapital;
(2)rumusan judul Pedoman yang ditulis secara simetris dengan huruf kapital. a) Lembar Pemisah Lembar pemisah terdiri dari:
(1)Lambang BIG dan nama jabatan (Kepala Badan Informasi Geospasial), yang diletakkan secara simetris;
(2)tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama pedoman yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris, dan dicantumkan di antara Peraturan dan Lampiran Peraturan yang berupa Pedoman. 3)Susunan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Pedoman adalah Kepala BIG. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatangan Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan BIG yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasionaf /teknis dan penerapannya disesuaikan dengan karakteristik instanst/organisasi yang bersangku tan. 1) Pengertian
b.Pedoman Format Lembar Pemisah dan Pedoman dapat dilihat pada Contoh 2A dan 2B. 4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Naskah asli Pedoman harus disimpan sebagai pertinggal di unit kerja yang bertanggung jawab dibidang hukum; b) Salinan asli Pedoman harus disimpan sebagai pertinggal di Tata Usaha Kepala BIG; dan c) Naskah asli Pedoman dicetak oleh unit kerja yang bertanggung jawab dibidang hukum di atas kertas khusus. d) Kaki Bagian kaki Pedoman terdiri dari:
(1)namajabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(2)tanda tangan; dan
(3)nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. PEDOMAN . TENTANG PERATURAN KEPALA BADAN INFORMASI GEOSPASIAL LAMPIRAN BA.DANINFORHASI CEOSPASIAL TAHUN ...NOMOR ... CONTOH 2A FORMAT LEMBAR PEMISAH ~ '-------- Nama jabatan (Kepala BIG) dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital Terdiri dari konsepsi dasarl pokok pokok Vt....____--' Memuat alasan tentang ~ ditetapkannya Pedoman '----------' ~ '---------' Judul Pedoman yang ditulis dengan huruf kapital NAMA LENGKAP Tanda Tangan dan Cap Jabatan KEPALA BADAN INFORMASI GEOSPASIAL. B. dan seterusnya. A . BABIII B. dan seterusnya A . BABII D. Pengertian C. Ruang Lingkup B. Maksud dan Tujuan A. Umum BABI PENDAHULUAN PEDOMAN CONTOH 2B FORMATPEDOMAN d) Kaki Bagian kaki Instruksi terdiri dari:
(1)Tempat (Cibinang) dan tanggal penetapan Instruksi;
(2)Nama jabatan pejabat yang menetapkan (Kepala BIG), yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda kama; c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Instruksi memuat substansi instruksi. b) Konsiderans Bagian konsiderans Instruksi terdiri dari:
(1)Kata Menimbang, yang memuat latar belakang penetapan Instruksi; dan
(2)Kata Mengingat, yang memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan Instruksi. a) Kepala Bagian kepala Instruksi terdiri dari:
(1)Kop naskah din as yang berisi Lambang BIG dan nama jabatan (Kepala BIG) dengan huruf kapital dan diletakkan secara simetris;
(2)Kata Instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan (Kepala BIG), yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(3)Nomor Instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(4)Kata tentang, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(5)Judul Instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan
(6)Nama jabatan pejabat yang menetapkan Instruksi (Kepala BIG), yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca kama secara simetris. 3)Susunan 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Instruksi adalah Kepala BIG. 1)Pengertian Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah berupa petunjuk/ arahan tentang pelaksanaan kebijakan suatu peraturan perundang-undangan.
c.Instruksi Format Instruksi dapat dilihat pada Contoh 4. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok sehingga Instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundang - undangan; b) Wewenang penetapan dan penandatanganan Instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain; c) Naskah asli Instruksi harus disimpan sebagai pertinggal di unit kerja yang bertanggungjawab dibidang hukum; d) Salinan asli Instruksi harus disimpan sebagai pertinggal di Tata Usaha KepalaBIG;dan e) Naskah asli Instruksi dicetak oleh unit kerja yang bertanggung jawab dibidang hukum di atas kertas khusus. 4) Distribusi dan Tembusan Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan.
(3)Tanda tangan pejabat yang menetapkan Instruksi; dan
(4)Nama lengkap pejabat yang menandatangani Instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. Nama jabatan Kepala BIG dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanganan Memuat substansi tentang arahan yang diinstruksikan Daftar pejabat yang menerima Instruksi Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya Instruksi Judullnstruksi yang ditulis dengan huruf kapital Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Lambang BIG dan nama jabatan yang telah dicetak NAMA LENGKAP Tanda Tangan dan Cap Jabatan KEPALA BADAN INFORMASI GEOSPASIAL, Ditetapkan di Cibinong pada tanggal dan seterusnya. KETIGA KEDUA KESATU . Untuk: Kepada: 1. Nama/Jabatan Pegawai;
(1)Dasar penetapan Prosedur Tetap;
(2)Pertirnbangan ditetapkannya Prosedur Tetap;
(3)Prosedur dan tata cara pelaksanaan suatu kegiatan tertentu. 4)Susunan a) Kepala Bagian kepala Prosedur Tetap terdiri dari:
(1)Kop naskah dinas berisi Larnbang BIG dan nama instansi (BIG), yang ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan secara sirnetris;
(2)Nama jabatan di tulisan dengan huruf kapital yang dicanturnkan di bawah kop naskah dinas secara simetris.
(3)Prosedur tetap ditulis dengan huruf kapital, dicanturnkan di bawah lambang BIG, serta nornor Prosedur Tetap yang ditulis secara sirnetris di bawahnya;
(4)Kata tentang dicanturnkan di bawah kata Prosedur Tetap yang ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan secara sirnetris;
(5)Judul Prosedur Tetap ditulis dengan huruf kapital secara sirnetris dan diletakkan di bawah kata tentang. 3) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang menetapkan dan rnenandatangani Prosedur Tetap adalah Kepala BIG atau pejabat yang ditunjuk oleh Kepala BIG sampai dengan eselon 2 sesuai dengan tugas dan fungsi. 2) Tujuan Prosedur Tetap Prosedur Tetap bertujuan untuk: a) Menyederhanakan, rnernudahkan, dan rnernpercepat penyampaian petunjuk; b) Mernudahkan pekerjaan; c) Mernperlancar pelaksanaan kegiatan; dan d) Meningkatkan kerja sarna antara pimpinan, staf, dan unsur pelaksana. 1) Pengertian Prosedur Tetap (Prosedur Operasional Standar) adalah naskah dinas yang rnernuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu.
d.Prosedur Tetap (Prosedur Operasional Standar) Format Prosedur Tetap dapat dilihat pada Contoh 5A dan 5B. c) Kaki Bagian kaki Prosedur Tetap terdiri dari:
(1)Tempat (Cibinong) dan tanggal penetapan Prosedur Tetap;
(2)Nama jabatan pejabat yang menetapkan (Kepala BIG atau pejabat yang ditunjuk oleh Kepala BIG), yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma;
(3)Ruang tanda tangan dan cap dinas;
(4)Nama lengkap pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar; dan
(5)Cap dinas. Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital Kota sesuai dengan alamat Instansi dan tanggal penandatanganan pengorganisasian, koordinasi, pengendalian, dsb. Memuat alasan tentang perlu ditetap kannya Prosedur Tetap Nama Jabatan .Judul Prosedur Tetap dan penomor- an yang berurutan dalam satu tahun takwin ditulis dengan huruf kapital Lambang dan nama instansi yang telah dicetak NAMALENGKAP Tanda Tangan dan Cap Oinas BAOANINFORMASIGEOSPASIAL. KEPALA Oitetapkan di Cibinong pada tanggal .. BABII PROSEOUR BABI PENOAHULUAN TENTANG PROSEOUR TETAP NOMOR ... TAHUN ... KEPALA BAOAN INFORMASI GEOSPASIAL BAOAN INFORMASI CEOSPASIAL A.. dan seterusnya O.Oasar C. Ruang Lingkup B. Maksud dan Tujuan A. Umum CONTOH SA FORMAT PROSEDUR TETAP Nama jabatan ( Es. 1/11)dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital Kota sesuai dengan alamat Instansi dan tanggal penandatanganan pengorganisasian, koordinasi, pengendalian, dsb. Memuat alasan tentang perlu ditetap kannya Prosedur Tetap Nama Jabatan ,Judul Prosedur Tetap dan penomor- an yang berurutan dalam satu tahun takwin ditulis dengan huruf kapital Lambang dan nama instansi yang telah dicetak NAMA LENGKAP Tanda Tangan dan Cap Dinas NAMA JABATAN Ditetapkan di Cibinong pad a tang gal .. BABII PROSE OUR BABI PENOAHULUAN TENTANG PROSE OUR TETAP NOMOR ... TAHUN ... NAMA JABA TAN dan seterusnya A. O.Oasar C. Ruang Lingkup B. Maksud dan Tujuan A. Umum BADAN INFORMASI GEOSPASIAL (BIG) JI. Raya Jakarta-Bogor KM. 46. Cibinong 16911 Telepon. (021) 875 2062-2063. Faksimile. (021) 875 2064 PO. Box. 46 CBI Website: http://www.big.go.id CONTOH 5B PROSEDUR TETAP (DITANDATANGANI OLEH NON KEPALA BIG) BAOAN INFOR.MA 51 GEOSPASIAl c) Kaki Bagian kaki Surat Edaran terdiri dari:
(1)Tempat (Cibinong) dan tanggal penetapan Surat Edaran;
(2)Nama jabatan pejabat penanda tangan (Kepala BIG atau pejabat yang ditunjuk oleh Kepala BIG), yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Edaran terdiri dari:
(1)Alasan ten tang perlunya dibuat Surat Edaran;
(2)Peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang menjadi dasar pembuatan Surat Edaran; dan
(3)Pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. a) Kepala Bagian kepala Surat Edaran terdiri dari:
(1)Kop naskah dinas, yang berisi Lambang BIG dan nama jabatan (Kepala BIG atau pejabat yang ditunjuk oleh Kepala BIG), yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan secara simetris;
(2)Kata Yth., yang diikuti oleh nama pejabat yang dikirimi Surat Edaran;
(3)Tulisan surat edaran, yang dicantumkan di bawah lambang BIG, ditulis dengan huruf kapital serta nom or Surat Edaran di bawahnya secara simetris;
(4)Kata tentang, yang dicantumkan di bawah kata Surat Edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan
(5)Rumusan judul Surat Edaran, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah kata tentang. 3)Susunan 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani Surat Edaran adalah Kepala BIG atau pejabat yang ditunjuk oleh Kepala BIG sampai dengan eselon 2 sesuai dengan tugas dan fungsi. 1) Pengertian Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.
e.Surat Edaran Format Surat Edaran dapat dilihat pada Contoh 6Aatau 68 4) Distribusi Surat Edaran didistribusikan kepada pejabat dan pihak terkait lainnya.
(3)Tanda tangan pejabat penanda tangan;
(4)Nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar;
(5)Cap dinas. Daftar pejabal yang menerima lembusan Surat Edaran Nama jabatan dan nama lengkap ditulis kapilal Memuat ketenluan peraturan perundang- undangan yang menjadi dasar diletapkannya Sural Edaran Lambang instansi dan nama jabatanl nama instansi yang telah dicetak
(1)Bagian kaki Nota Dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat, dan tembusan (jika perlu); dan
(2)Dalam hal tertentu, nota dinas dapat dibubuhkan paraf oleh pejabat 1 tingkat dibawahnya yang berwenang terhadap materi, disebelah kanan nama penanda tangan; b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Nota Dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat, dan jelas. a) Kepala Bagian kepala Nota Dinas terdiri dari:
(1)kop nota dinas yang berisi Lambang dan nama BIG, yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan secara simetris;
(2)kata nota dinas, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(3)kata nomor, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(4)kata Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik;
(5)kata Dari, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
(6)kata Hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan
(7)kata Tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital. 3)Susunan 2) Wewenang Pembuatan Nota Dinas dibuat oleh pejabat di lingkungan BIG sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya yang ditujukan kepada 1 tingkat dibawahnya, sejajar, atau 1 tingkat diatasnya. 1)Pengertian Nota Dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.
a.Nota Dinas
1.Naskah Dinas Korespondensi Internal B. Naskah Dinas Korespondensi Format Nota Dinas dapat dilihat pada Contoh 10 4) Hal yang Perin Diperhatikan a) Nota Dinas tidak dibubuhi cap dinas; b) Tembusan Nota Dinas hanya berlaku untuk pejabatj personil di lingkungan BIG; dan c) Penomoran Nota Dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor Nota Dinas, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun. Nama lengkap (Es. I s.d.IV) ditulis dengan huruf awal kapital. tidak dibubuhi cap dinas Memuat laporan, pemberitahuan. pernyataan, atau permintaan yang sifatnya rutin, berupa catatan ringkas. Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Nama Instansi Nama Lengkap Tanda Tangan Tembusan: 1 . 2 . 3 . Dari . Hal . Tanggal: . NOTA DINAS NOMOR ...I...I...IBULANIT AHUN Yth. BADAN INFORMASI GEOSPASIAL (BIG) JI. Raya Jakarta-Bogor KM. 45. Cibinong 15911 Telepon. (021) 875 2062-2063. Faksimile. (021) 875 2064 PO. Box. 46 CBI Websrte: http://www.big.go.id BAOAN INFOR.MASI GEOSPASIAl CONTOH 10 FORMAT NOTA DINAS Format Memorandum dapat dilihat pada Contoh 11. 4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas; b) Tembusan Memorandum berlaku hanya di lingkungan BIG; c) Penomoran Memorandum dilakukan dengan mencantumkan nomor Memorandum, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun. c) Kaki Bagian kaki Memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan. b) Batang Tubuh Batang tubuh Memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas. a) Kepala Bagian kepala Memorandum terdiri dari:
(1)Kop memorandum, yang berisi Lambang dan nama BIG, yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan secara simetris;
(2)Kata memorandum, yang ditulis di tengah dengan huruf kapital;
(3)Kata nomor, yang ditulis di bawah kata Memorandum dengan huruf kapital;
(4)Kata Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital;
(5)Kata Dan, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
(6)Kata Hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan
(7)Kata Tanggal,yang ditulis dengan huruf awal kapital. 3)Susunan 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Memorandum dibuat oleh pejabat di lingkungan BIG sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya yang ditujukan kepada pejabat dan staf dibawahnya. 1)Pengertian Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan kedinasan.
b.Memorandum Nama lengkap (Es. I s.d. IV) dilulis dengan huruf awal kapital, tidak dibubuhi cap dinas Memuat materi yang bersifal mengingatkan suatu masalah atau menyam- paikan arahan, peringatan. saran/pendapat kedinasan Penomoran yang berurulan dalam satu tahun takwin Nama Inslansi Tembusan:
1... ,..' .,. , . 2. 3.... .......... Nama Lengkap Tanda Tangan Yth Dari Hal Tanggal: . MEMORANDUM NOMOR ...I...I...IBULAN/TAHUN BADAN INFORMASI GEOSrAS1AL BADAN INFORMASI GEOSPASIAL (BIG) JI. Raya Jakarta-Bogor KM. 46. Cibinong 16911 Telepon. (021) 875 2062-2063. Faksimile. (021) 875 2064 PO. Box. 46 CBI Website: http://www.big.go.id CONTOH 11 FORMAT MEMORANDUM Format Memo Dinas dapat dilihat pada Contoh 12. 4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Memo Dinas tidak dibubuhi cap dinas; dan b) Tembusan Memo Dinas dapat disampaikan setinggi tingginya kepada pejabat satu tingkat di atas pimpinan yang bersangku tan. d)Kaki Bagian kaki Memo Dinas terdiri dari tanda tangan dan nama staf serta tembusan jika diperlukan. b) Batang Tubuh Batang tubuh Memo Dinas terdiri dari aline a pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas. a) Kepala Bagian kepala Memo Dinas terdiri dari:
(1)Menggunakan lambang BIG yang ditempatkan di kiri atas;
(2)Kata memo dinas, yang ditulis di tengah dengan huruf kapital;
(3)Kata Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital;
(4)Kata Dan, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
(5)Kata Hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan
(6)Kata Tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital. 3)Susunan 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Memo Dinas dibuat oleh seluruh pegawai negeri sipil di lingkungan BIG sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. 1) Pengertian Memo Dinas adalah naskah dinas yang berupa saran, dan pendapat kedinasan dari pegawai negeri sipil di lingkungan BIG kepada pimpinan secara berjenjang di lingkungan BIG.
c.Memo Dinas Nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital, tidak dibubuhi cap dinas Memuat materi yang bersifat menyampaikan saran/pendapat kedinasan Lambang Instansi Tembusan:
1.. . 2 . 3. Nama Lengkap Tanda Tangan Yth Dari Hal Tanggal MEMO DINAS BADAN INFORMASI GEOSPASIAl CONTOH 12 FORMAT MEMO DINAS .j o 3)Kaki Bagian kaki Surat Dinas terdiri dari: a) Nama jabatan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri tanda baca koma; b) Tanda tangan pejabat; c) Nama lengkap pejabatjpenanda tangan, yang ditulis dengan huruf awal kapital; d) Stempelj cap dinas, yang digunakan sesuai dengan ketentuan; 2) Batang Tubuh Bagian batang tu buh Surat Dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup. 1) Kepala Bagian kepala Surat Dinas terdiri dari: a) Kop naskah dinas, yang berisi Lambang dan nama BIG, yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan secara simetris; b) Nomor, sifat, lampiran, dan hal, yang diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop naskah dinas; c) Tanggal pembuatan Surat Dinas, yang diketik di sebelah kanan atas sejajarjsebaris dengan nom or; d) Kata Yth., yang ditulis di bawah Hal, diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat; dan e) Alamat surat, yang ditulis di bawah Yth. c.Susunan
b.Wewenang Paraf dan Penandatanganan Surat Dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya, serendah rendahnya oleh pejabat eselon II, yang disesuaikan dengan tingkatan pejabat yang dituju.
a.Pengertian Surat Dinas adalah naskah din as pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar BIG. J enis naskah dinas korespondensi ekstern hanya ada satu macam, yaitu Surat Dinas.
2.Naskah Dinas Korespondensi Eksternal (Surat Dinas) Format Surat Dinas dapat dilihat pada Contoh 13.
e.Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Kop naskah dinas hanya digunakan pada halaman pertama Surat Dinas; 2) Jika Surat Dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran dicantumkan jumlahnya; dan 3) Hal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca.
d.Distribusi Surat Dinas disampaikan kepada penerima yang berhak. e) Tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika ada); dan f) Paraf pada surat dinas diberikan oleh pejabat yang berwenang terhadap materi surat dinas, paraf pejabat 2 tingkat dibawahnya dibubuhkan disebelah kiri nama penanda tangan dan paraf pejabat 1 tingkat dibawahnya disebelah kanan. Nama jabatan (es.l/lI) dan Nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital, tidak dibubuhi cap dinas Alenia pembuka, isi dan penutup Alamat tujuan yang ditulis di bag ian kiri Tanggal pembuatan Kop surat berupa lam bang, nama instansi, dan alamat lengkap yang telah Nama Lengkap (Tanda Tangan dan Cap Instansi) Nama Jabatan, Tembusan:
1.. . . 2 . 3 . ............................................. Alinea Penutup) . ............................................ Alinea Isi) . .................................... ( Alinea Pembuka) . Yth . (Tgl., Bin., Thn.)Nomor :.. .1 ..1...1...1...... Sifat Lampiran: Hal BADAN INFORMASI GEOSPASIAL (BIG) JI. Raya Jakarta-Boqor KM. 46. Cibinong 16911 Telepon. (021) 875 2062·2063. Faksimile. (021) 875 2064 PO. Box. 46 CBI Website: http://www.big.go.id BAOAN INFOR.HASI GE05PASIAL CONTOH 13 FORMAT SURAT DINAS 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Undangan terdiri dari a) Alineapembuka; b) lsi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara; dan c) Alineapenutup. 1)Kepala Bagian kepala Surat Undangan terdiri dari: a) Kop surat undangan dinas, yang berisi larnbang dan narna BIG; b) Nomor,sifat, lampiran, dan hal, yang diketik di sebelah kiri di bawah kop naskah dinas; c) Tanggal pembuatan surat, yang diketik di sebelah kanan atas sejajarj sebaris dengan nomor, jika pelaksanaan kegiatan di kota yang sarna dengan alamat kop maka tidak perlu ditulis sebelum tanggal, tetapi kalau dilaksanakan dikota lain atau tempat tidak sarna, maka narna tempat dicantumkan; dan d) Kata Yth., yang ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan narna jabatan, dan alamat yang dikirimi surat [jika diperlukan). c.Susunan
b.Kewenangan 1) Surat Undangan Eksternal ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya, serendah - rendahnya pejabat Eselon II; 2) Surat Undangan Internal ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya, serendah - rendahnya pejabat Eselon IV; dan 3) Pejabat yang menandatangani hanya berwenang mengundang pejabat setingkat atau yang berada dibawahnya.
a.Pengertian Surat Undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabatj pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.
3.Surat Undangan Internal dan Eksternal Format Surat Undangan dapat dilihat pada Contoh 14A, 14B, dan
d.Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Format Surat Undangan sama dengan format Surat Dinas, bedanya adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada Surat Undangan dapat ditulis pada lampiran; dan 2) Surat Undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu. 3) Kaki a) Bagian kaki Surat Undangan terdiri dari nama jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan b) Paraf pada surat dinas diberikan oleh pejabat yang berwenang terhadap materi surat dinas, paraf pejabat 2 tingkat dibawahnya dibubuhkan disebelah kiri nama penanda tangan dan paraf pejabat 1 tingkat dibawahnya disebelah kanan. 14C. Nama Jabatan (Es.l. sd. IV) dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital Alamat tujuan yang dapat ditulis di bagian kiri, dan jumlahnya cukup banyak, dapat dibuat pada daftar lampiran Tanggal bulan & tahun pembuatan Nama dan ala mat instansi yang telah dicetak Tembusan: 1.. "" "" .
2." "".
3."" " "". Nama Lengkap (Tanda Tangan dan Cap Instansi) Nama Jabatan, '. """ .."" .."""" ...... ""." ..." .... (Alinea Penutup) ... """" ..... "",,""" ...... ",,.,, acara pada hari/tanggal : """"." .."" .. """" .."""" waktu : pukul """""" ",, .. tempat .""" ..."""".,, . .,""'.'. ,,,.,, ",,,,,.,, ... (Alinea Pembuka dan Alinea lsi) ."" .... "."."""".".".""",,,,. Yth "." . (Tg I., Bin., Thn.)Nomor : " ...1.."1,,../. ...1...... Sifat Lampiran Hal : Undangan ... BAOAN INFORHA$I GEOSPASIAl BADAN INFORMASI GEOSPASIAL (BIG) JI. Raya Jakarta-BogorKM.46, Cibincnq 16911 Telepon. (021) 875 2062·2063.Faksimile.(021)875 2064 PO. Box, 46 eBI Webs~e:http://www.big,gojd CONTOH 14A FORMATSURATUNDANGAN Nama Lengkap (Tanda Tangan dan Cap Instansi) Nama Jabatan, 10. 9. 8. 7. 6. 5. 4. 3. 2. 1. DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG Lampiran Surat . Nomor : .1.. .. .1 1 . Tanggal: .. CONTOH 14B FORMAT LAMPIRAN SURAT UNDANGAN Pakaian __ . Laki-Iaki . Perempuan: . TNI/Poiri . * Harap hadir 30 menit sebelum acara dimulai dan undangan dibawa • Konfirmasi . pad a hari .1 (tanggal) , pukul .wIB bertempat di . Mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapakllbu/Saudara dalam acara BAOAN INFORMASI GEOSPASIAI,.. BADAN INFORMASI GEOSPASIAL (BIG) JI. Raya Jakarta-Bogor KM. 46. Cibinong 16911 Telepon. (021) 875 2062-2063. Faksimile. (021) 875 2064 PO. Box. 46 CBI Website: http://www.big.go.id CONTOH 14C FORMAT KARTU UNDANGAN .J o a) Kepala Bagian kepala terdiri dari:
(1)Narna perjanjian;
(2)Narna instansi/ nama pihak yang melaksanakan perjanjian; e.Susunan Perjanjian yang dilakukan BIG dibuat dan ditandatangani oleh Kepala atau pejabat setingkat eselon I sarnpai dengan eselon II sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya setelah mendapatkan pendelegasian wewenang dari Kepala BIG.
d.Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
1.Kesepahaman Bersarna (MoU).
2.Perjanjian Kerja Sarna.
c.Bentuk perjanjian 2) Perjanjian Luar Negeri Perjanjian Luar Negeri antara BIG dengan instansi pemerintah/ swasta (bilateral, regional, dan multilateral) dapat dilakukan sebagai upaya untuk mengembangkan hubungan dan kerja sarna antar negara. Hubungan dan kerja sarna luar negeri dapat dilakukan atas prakarsa dari BIG. 1) Perjanjian Dalam Negeri Kerja sarna BIG dengan instansi pemerintah/ swasta, baik pusat maupun daerah di dalarn negeri. Lingkup perjanjian meliputi perjanjian dalam negeri dan perjanjian luar negeri (bilateral, regional, dan multilateral).
b.Lingkup Perjanjian Surat Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersarna tentang objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.
a.Pengertian
1.Surat Perjanjian
c.Naskah Dinas Khusus oJ o 2) Perjanjian Luar Negeri Format Perjanjian Luar Negeri sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 1) Perjanjian Dalam Negeri
a.Menggunakan lambang instansi;
b.Lambang instansi diletakan disebelah kiri atas apabila nama instansi disebut sebagai pihak pertama, dan diletakkan disebelah kanan atas apabila disebut sebagai pihak kedua;
c.Kolom tanda tangan diletakan disebelah kiri bawah apabila nama instansi disebut sebagai pihak pertama dan disebelah kanan bawah apabila disebut sebagai pihak kedua;
d.Perjanjian kerja sama dibuat dalam 2 (dua) I lebih naskah asli sesuai dengan jumlah para pihak yang menandatangani;
e.Pembubuhan tanda tangan diatas meterai, dan dibubuhi cap dinas dilakukan oleh para pihak pada naskah asli; dan
f.Pengaturan margin yang digunakan mengacu pada Bab 3, serta ukuran dan jenis kertas yang digunakan mengacu pada Bab 4;
f.Format c) Kaki Bagian kaki terdiri dari sebutan Pihak penanda tangan, tanda tangan, dan nama penanda tangan, yang letaknya disesuaikan dengan penyebutan dalam judul perj anj ian. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh antara lain terdiri dari:
(1)Tempat dan tanggal penandatangan perjanjian;
(2)Penjelasan Para Pihak sebagai pihak yang terikat oleh Perjanjian;
(3)Keinginan Para Pihak;
(4)Pengakuan Para Pihak terhadap Perjanjian;
(5)Dasar hukum Perjanjian; darr/ atau
(6)Kesepakatan Para Pihak yang dituangkan dalam pasal- pasal.
(3)Perihal perjanjian; dan
(4)Nomor. Contoh format map dalarn praktik Perjanjian Luar Negeri sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Contoh format Perjanjian Kerja Sarna dapat dilihat pada Contoh 15A, 158, 15C, dan 150.
g.Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Naskah asli Perjanjian harus disimpan sebagai pertinggal di unit kerja yang bertanggung jawab di bidang hukum; 2) Salinan asli Perjanjian harus disimpan sebagai pertinggal di unit kerja yang bertanggungjawab di bidang kerja sarna; dan 3) Dalarn penyusunan naskah Perjanj ian tetap harus memperhatikan kesepakatan kedua belah pihak. M Memuat materi perjanjian. yang ditulis dalam bentuk pasal-pasal '-----I Memuat identitas pihak yang menga- dakan dan menan- datangani perjanjian Penomoranyang Berurutan dalam satu tahun takwin ~ 1 Judul perjanjian (nama naskah I f dinas.para pihak, ~ Objek perjanjian) Pasal ... PEMBIAYAAN Pasal ... PELAKSANAAN Pasal ... RUANG LlNGKUP Pasal ... MAKSUD DAN TUJUAN Berdasarkan hal tersebut di atas, PARA PIHAK sepakat untuk saling mengikatkan diri dalam sebuah Kesepakatan Bersama dengan ketentuan sebagai berikut: ...... selajutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA .....• selajutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA 1. 2 ... . yangPada hari ini•......... ". tanggal '" bulan tahun bertempat di . bertanda tangan di bawah ini NOMOR . NOMOR . TENTANG KESEPAHAMAN BERSAMA ANTARA BADAN INFORMASI GEOSPASIAL DAN G CONTOH 15A FORMAT KESEPAHAMAN BERSAMA ANTARINSTANSI DALAM NEGERI .- Nama Nama Tanda Tangan Tanda Tangan PIHAK KEDUA, PIHAK PERTAMA, Pasal ... KETENTUAN PENUTUP Pasal ... PENYELESAIAN MASALAH Pasal ... JANGKA WAKTU Pasal ... ADDENDUM Format Surat Pengantar dapat dilihat pada Contoh 20.
e.Penomoran Penomoran Surat Pengantar sarna dengan penomoran Surat Dinas. Nama jabatan dan nama lengkap yangditulis dalam huruf awal kapital I xPenomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin l~ Alamat tujuan yang dapat ditulis IJ di bagian kiri Tempat dan tanggal pembuatan surat n Nama dan ala mat instansi yang J telah dicetak L...--,--___' No.Te~pon . Nama Lengkap NiP . Nama Lengkap NIP . . Tanda Tangan dan Cap InstansiTandatangan Pengirim Nama Jabatan, Penerima Nama Jabatan. Ditenma tanggal. . KeteranganBanyaknyaNaskah Dinas yang DikirimkanNo. SURAT PENGANTAR NOMOR ...1... 1.. .1.. .1... yth . (Tql.Bln .•Thn.) GEOSPASIAL 8ADAN IN~ORMASI BADAN INFORMASI GEOSPASIAL (BIG) JI. Raya Jakarta-Bogor KM. 46. Cibinong 16911 TeJepon. (021) 875 2062-2063. Faksimile. (021) 875 2064 PO. Box. 46 CBJ Website: http://www.big.go.id CONTOH 20 FORMATSURATPENGANTAR 3)Kaki Bagian kaki Pengumuman terdiri dari: a) Tempat dan tanggal penetapan; b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; c) Tanda tangan pejabat yang menetapkan; d) Nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan e) Cap dinas. 2) Batang Tubuh Batang tubuh Pengumuman hendaknya memuat: a) Alasan tentang perlunya dibuat Pengumuman; b) Peraturan yang menjadi dasar pembuatan Pengumuman; dan c) Pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. 1)Kepala Bagian kepala Pengumuman terdiri dari: a) Kop naskah dinas, yang berisi lambang dan nama BIG, yang ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan secara simetris; b) Tulisan pengumuman dicantumkan di bawah lambang BIG, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan nomor pengumuman dicantumkan di bawahnya; c) Kata tentang, yang dicantumkan di bawah pengumuman ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan d) Rumusan judul pengumuman, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah tentang. c.Su8unan
b.Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk.
a.Pengertian Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang ditujukan kepada semua pejabatjpegawai dalam instansi atau perseorangan dan golongan di dalam atau di luar instansi.
7.Pengumuman Format Pengumuman dapat dilihat pada Contoh 21.
d.Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada kelompokj golongan tertentu; dan 2) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat cara pelaksanaan teknis suatu peraturan. Kota sesuai dengan alarnat Instansi dan tanggal penanda- tanganan (Es.I s.d. Ill) Memuat alasan, peraturan yang menjadi dasar, dan pemberta- huan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak Judul Pengumuman yang ditulis dengan huruf kapital Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Lambang dan nama instansi yang Nama Lengkap Tanda Tangan dan Cap Instansi Nama Jabatan, Dikeluarkan di Cibinong pada tanggal .. TENTANG PENGUMUMAN NOMOR .. .1.. .1... 1.. .1... BAOAN INFORMASI GEOSPASIAL BADAN INFORMASI GEOSPASIAL (BIG) JI. Raya Jakarta-Bogor KM. 46. Cibinong 16911 Telepon. (021) 875 2062-2063. Faksimite. (021) 875 2064 PO. Box. 46 CBt Website: http://www.big.go.id CONTOH 21 FORMATPENGUMUMAN
2.Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Pelimpahan Tugas terdiri dari hal berikut. a) Pertimbangan yaitu alasan ditetapkannya Surat Pelimpahan Tugas; b) Dasar yaitu ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya Surat Pelimpahan Tugas; dan c) Diktum, yang dimulai dengan kata memerintahkan, ditulis dengan huruf kapital, dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama, NIP, PangkatjGolongan dan jabatan pejabatjpegawai yang mendapat perintah. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan.
1.Kepala Bagian kepala Surat Pelimpahan Tugas terdiri dari: a) kop naskah dinas yang berisi Lambang dan nama BIG, yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan secara simetris; b) Judul surat pelimpahan tugas, contoh: surat perintah sebagai pelaksana harian ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan c) nomor berada di bawah judul surat pelimpahan tugas. c.Susunan
b.Wewenang Pembuatan dan Penandatangan
1.Surat perintah sebagai pelaksana harian dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
2.Surat perintah sebagai pelaksana tugas dibuat dan ditandatangani oleh Sekretaris Utama.
a.Pengertian Surat Pelimpahan tugas adalah naskah dinas yang berisi pelimpahan wewenang dari pejabat tertentu kepada pejabat lain yang tingkatannya berada di bawahnya secara hierarkhi. Surat pelimpahan tugas terdiri atas:
1.Surat perintah sebagai pelaksana harian; dan
2.Surat perintah sebagai pelaksana tugas.
8.Surat Pelimpahan Tugas Format Pelimpahan Tugas dapat dilihat pada Contoh 21.
e.Hal yang Perlu Diperhatikan Surat Pelimpahan Tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan.
d.Tembusan dan Distribusi 1)Surat pelimpahan tugas disampaikan kepada yang mendapat perintah; 2) Tembusan surat pelimpahan tugas disampaikan kepada pejabat satu tingkat di atasnya; dan 3) Surat Pelimpahan Tugas didistribusikan kepada seluruh pejabat yang di atas, setara dengan dan dibawah unit kerja pejabat penandatangan surat pelimpahan tugas. 3.Kaki Bagian kaki Surat Pelimpahan Tugas terdiri dari a) tempat (Cibinong)dan tanggal Surat Pelimpahan Tugas; b) nama jabatan yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsumya, dan diakhiri dengan tanda baca koma; c) tanda tangan pejabat yang memberi perintah; d) nama lengkap pejabat yang menandatangani Surat Pelimpahan Tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya; dan e) cap dinas. Nama pejabat yang menerima tembusan Nama jabatan (Es.lIl1) dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital Kola sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penanda tanganan Memuat substansi arahan yang diperinlahkan Identitas pejabat yang menerima pelimpahan tug as Memual dasar ditetapkannya Sural Pelimpahan tugas Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Lambang dan nama instansi yang telah dicetak Tembusan: 1. 2. 3.dan seterusnya Nama Lengkap Tanda Tangan dan Cap Instansi Nama Jabatan, Cibinong, . 1 .. 2 .. Untuk 1.Nama NIP PangkatlGol Jabatan Kepada 1 , 2 ; MEMERINTAHKAN Dasar SURAT PERINTAH SEBAGAI PELAKSANA HARlAN NOMOR .. .1.. .1... 1... BADAN INFORMASI GEOSPASIAL (BIG) JI. Raya .Jakarta-Boqor KM 46. Cibinong 16911 Telepon. (021) 675 2062-2063. Faksimile. (021) 675 2064 PO. Box. 46 CBI Website: http://www.big.go.id BAOAN INFORMASI GEOSPASIAL CONTOH 21 FORMAT SURAT PELIMPAHAN TUGAS c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Laporan terdiri dari
a.Pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, serta ruang lingkup dan sistematika Laporan;
b.Materi Laporan, yang terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan;
c.Simpulan dan Saran, sebagai bahan pertimbangan; dan
d.Penutup, yang merupakan akhir Laporan, memuat harapanjpermintaan arahanjucapan terima kasih. b) Kepala Bagian kepala Laporan memuat judul laporan yang ditulis dalam huruf kapital dan diletakkan secara simetris. a) Cover Pada cover laporan sedikit-dikitnya memuat tentang judul laporan, lambang, nama instansij unit kerja, waktuj periode.
4.Susunan Laporan Format laporan instansijunit kerja diatur dalam pedoman- pedoman yang dikeluarkan secara khusus oleh unit-unit teknis yang membidanginya masing-masing.
3.Jenis Laporan Laporan pada unit kerja pada umumnya adalah: a) Laporan Triwulanan; b) Laporan Semesteran; c) Laporan Tahunan; d) Laporan Kegiatan; dan e) Laporan lainnya.
2.Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas.
1.Pengertian Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatanjkejadian. D. Laporan Format Cover dan Laporan dapat dilihat pada Contoh 22A dan 22B. d) Kaki Bagian kaki Laporan terdiri dari
a.tempat (Cibinong)dan tanggal pembuatan Laporan;
b.nama jabatan pejabat pembuat Laporan, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
c.tanda tangan; dan
d.nama lengkap, yang ditulis dengan huruf awal kapital. Nama Unit Kerja Pembuat Laporan. dan Waktu Judul Laporan yang ditulis denganhuruf kapital Lambang Instansi NAMA UNIT KERJA PERIODE WAKTU LAPORAN TENTANG . BADAN INFOR-MASI GEOSPASIAL CONTOH 22A FORMAT COVER LAPORAN Kota sesuai dengan alamat Instansi dan tanggal penanda- tanganan Memuat Laporan tentang pelaksanaan tugas kedinasan N Judul Laporan yang ditulis denganhuruf kapital L---.-J Nama Lengkap Tanda Tangan dan Cap Instansi Nama Jabatan Pembuat Laporan, Dibuat di Cibinong pada tanggal . E. Penutup D. Simpulan dan Saran C. Hasil yang Dicapai ....................................................................................................... LAPORAN TENTANG B. Kegiatan yang Dilaksanakan A. Pendahuluan
1.Umum
2.Maksud dan Tujuan
3.Ruang Lingkup 4.Dasar CONTOH 22B FORMAT LAPORAN Format Telaahan Staf dapat dilihat pada Contoh 23. c) Kaki Bagian kaki Telaahan Staf terdiri dari: 1) Nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf awal kapital; 2) Tanda tangan; 3) Nama lengkap; dan 4) Daftar lampiran. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Telaahan Staf terdiri dari: 1) Persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan; 2) Praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi, dan merupakan kemungkinan kejadian di masa yang akan datang; 3) Fakta yang mempenqaruhi, yang memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan; 4) Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan; 5) Simpulan, yang memuat intisari hasil diskusi, yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; dan 6) Tindakan yang disarankan, yang memuat secara ringkas dan jelas, saran atau usul tindakan untuk mengata si persoalan yang dihadapi. a) Kepala Bagian kepala Telaahan Staf terdiri dari: 1) Judul telaahan staf dan diletakkan secara simetris di tengah atas; dan 2) Uraian singkat tentang permasalahan. 2.Susunan
1.Pengertian Telaahan Staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar /pemecahan yang disarankan. E. Telaahan Staf Nama Jabatan Pembuat Telaahan Staf Tanda Tangan Nama Lengkap Bagian saran memuat secara ringkas dan jelas tentang saran tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi. F. Saran E. Simpulan Bagian simpulan memuat intisari hasil diskusi dan pilihan dan satu cara bertindak atau [alan keluar sebagai pemecahan persoalan yang dihadapi. D. Analisis Bagian fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan. C. Fakta yang Mempengaruhi Praanggapan memuat dugaan yang beralasan berdasarkan data dan saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa mendatang. B. Praanggapan Bagian persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan. A. Persoalan TENTANG TELAAHAN STAF CONTOH 23 FORMAT TELAAHAN STAF Jenis - jenis formulir yang digunakan di lingkungan BIG diberi kode sesuai dengan fungsinya, diantaranya: a) Formulir permintaan perbaikan barang/ alat kerje / inventaris; b) Formulir permintaan BBM; c) Formulir pengajuan anggaran; d) Formulir pengantar surat keluar (instansi); e) Formulir disposisi; f) Formulir peminjaman dokumerr/ arsip; g) Formulir cuti; dan h) Formulir izin. Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu yang diisi dengan data informasi yang diperlukan. F. Formulir Nama Je/as NIP . KEPUTUSAN PEJABAT YANG BERWENANG MEMBERIKAN CUT I
1.Cuti Tahunan
2.Cuti Besar
3.Cuti Sakit
4.Cuti Bersalin
5.Cuti Karena Alasan Penting
6.Cuti Keterangan Lain-lain CATATAN PERTIMBANGAN ATASAN LANGSUNG Nama Jabatan CATATAN PEJABAT KEPEGAWAIAN Cuti yang telah diambil dalam tahun Nama Je/as NIP: .. Hormat saya, dengan ini mengajukan permintaan Cuti untuk tahun selama (. ) hari, terhitung mulai tanggal sampai dengan Selama menjalankan cuti alamat saya adalah . Demikian permintaan ini saya buat untuk dapat dipertimbangkan sebagaimana mestinya. N.I. P. Pangkat / Golongan Jabatan Satuan Kerja Nama Yang bertanda tangan di bawah ini : Yth. Kepala Bagian Kepegawaian di tempat Tangga/IBu/aniTahun Surat BAOAN INFORMASI GEOSPASIAL BADAN INFORMASI GEOSPASIAL (BIG) JI. Raya Jakarta-BogorKM. 46. Cibinong 16911 Telepon. (021) 875 2062-2063. Faksimile. (021) 875 2064 PO. Box. 46 CBI Website: http://www.big.go.id CONTOH 24 FORMULIR SURAT CUTI ( )( ) Cibinong, Yang Bersangkutan Mengetahui, Atasan Langsung Alasan/Keperluan Jam Datang/Pulang/lzin Unit Kerja Nama/NIP FORMULIR KETERANGAN TERLAMBAT/IZIN PULANG LEBIH AWALlIZIN KELUAR KANTOR BADAN INFOFtMASI GEOSPASIAL BADAN INFORMASI GEOSPASIAL (BIG) JI. Raya Jakarta-Bogor KM. 46. Cibinong 16911 Telepon. (021) 875 2062-2063. Faksimile. (021) 875 2064 PO. Box. 46 CBI Website: http://www.big.go.id FORMULIR SURA T IZIN ( )( ) Cibinong, Yang Bersangkutan Mengetahui, Atasan Langsung Alasan/Keperluan : . Tanggal HariTidak Masuk Unit Kerja Nama/NIP FORMULIR KETERANGAN IllN TIDAK MASUK BADAN INFORMASI GEOSPASIAL BADAN INFORMASI GEOSPASIAL (BIG) JI. Raya Jakarta-Bogor KM. 46. Cibinong 16911 Telepon. (021) 875 2062-2063. Faksimile. (021) 875 2064 PO. Box. 46 CBI Website: http://www.big.go.id CONTOH 25 A FORMULIR SURAT IZIN
4.Penggunaan Amplop Amplop dengan lambang BIG dipergunakan untuk naskah dinas ekstern yang ditandatangani pejabat yang berwenang di lingkungan BIG. Naskah dinas intern BIG menggunakan amplop polos dengan cap dinas atau tanpa menggunakan amplop.
3.Gambar dan Tulisan Amplop dinas bergambar lambang BIG diletakan pada sudut kiri atas amplop diikuti dengan tulisan Badan Informasi Geospasial yang dilengkapi dengan alamat lengkap dan diberi garis bawah secara simetris di bagian kanan. Lambang dan tulisan menempati sepertiga ruang bagian atas amplop.
2.Jenis dan Warna Amplop
a.Untuk amplop ukuran 110 x 220 dan 115 x 245 jenis kertas adalah kertas linen dan berwarna putih
b.Untuk amplop ukuran 229 x 324, 250 x 353, dan 270 x 400 jenis kertas kraf dan berwarna coklat. No Lebarlmml Panjanglmm) 1 110 220 2 115 245 3 229 324 4 250 353 5 I 270 400
1.Ukuran Amplop G. AMPLOP Ukuran amplop yang digunakan mengacu kepada peraturan perundang-undangan yang berlaku tentang penerapan standar kertas sampul surat. Ukuran sampul surat dan bentuk surat adalah sebagai berikut:
1.Pengertian Faksimile adalah suatu suratj berita yang dikirim melalui alat elektronik tertentu, dalam bentuk reproduksi sesuai dengan aslinya pada saatj waktu itu juga. Pengiriman suratj dokumen dengan faksimile dimaksudkan agar lebih cepat sa rnpai pada tujuan. a) Faksimile
2.Jenis Naskah Dinas Elektronik
1.Pengertian Naskah Dinas Elektronik adalah naskah dinas yang berisi informasi sebagai produk berupa komunikasi dan informasi dari teknologi maju dibidang komunikasij informasi, seperti faksimile, telepon, telegram, teleks, surat elektronik (e-mail), dan bentuk mikro. Format naskah dinas elektronik dapat diatur sendiri disesuaikan dengan media penyampaiannya. H. Naskah Dinas Elektronik Yth: Nomor: G£OSF"ASIAL 8AOAN INFORHASI BADAN INFORMASI GEOSPASIAL (BIG) JI. Raya Jakarta-Bogar KM. 46. Cibinong 16911 Telepon. (021) 875 2062-2063. Faksimile. (021) 875 2064 PO. Box. 46 CBI Website: http://www.big.go.id CONTOH 26 FORMAT AMPLOP BAGIAN MUKA BIG 1 . Pengertian Telegram atau surat kawat adalah tulisan yang memuat berita penting yang harus segera disampaikan dalam waktu singkat kepada si alamat, disusun dengan gaya tersendiri dikirim dengan teknologi telegrap melalui perusahaan penyedia jasa komunikasi. c) Telegram dan Teleks Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :
1.Informasij berita dinas yang dikomunikasikan melalui telepon, baik seeara langsung maupun tidak langsung dengan memakai rekaman atau eatatan khusus, diperlakukan sama sebagai surat dinas. Selanjutnya mekanisme pengurusannya sama dengan mekanisme pengurusan surat keluar ataupun surat masuk.
2.Informasij berita dinas yang diterima dari telepon harus dibuatkan rekamannya atau eatatannya agar dapat diagendakan.
3.Untuk memonitor pengirimanj penerimaan informasij berita melalui telepon, perlu dibuatkan formulirj buku untuk meneatat hal-hal berikut : (a) Hari dan tanggal peneataan berita; (b)Waktuj jam pembuatan eatatan; (e) Nomor telepon yang dituju atau yang diterima; (d)Kemana atau darimana berita dikirim; (e) lsi berita; dan (f) Nama pengirimj penerima berita. b) Telepon
2.Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah : (a) Suratjinformasi dinas yang disampaikanj diterima melalui faksimile diperlakukan sarna sebagai surat dinas. Selanjutnya, mekanisme pengurusannya sarna dengan pengurusan surat keluar ataupun surat masuk; (b) Supaya tahan lama, kertas faksimile yang diterima dapat difotoeopi dan dilampirkan pada kertas faksimile yang asli, kemudian diagendakan; (e) Untuk lebih menguatkan baik dari segi formal maupun pengamanan, maka setiap pengiriman suratj dokumen melalui dan atau disusulkan surat aslinya; dan (d) Untuk memonitor apakah faksimile suratjdokumen yang diterima telah sampai pada penerima yang seharusnya, dapat digunakan formulir pengantar faksimile. Mekanisme surat menyurat elektronik (e-mail) seeara umum diperlakukan sesuai peraturan yang berlaku, baik peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah maupun penyedia jasa. Penggunaan di lingkungan Badan Informasi Geospasial harus sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku. Kewenangan pengaturannya, baik mengenai alat elektronik yang digunakan maupun mekanisme penggunaannya berada pada Pusat Pengelolaan dan Penyebarluasan Informasi Geospasial.
2.Kewenangan Surat elektronik (e-mail) adalah surat yang penyusunan maupun pengmmannya dengan menggunakan alat-alat elektronik (komputer), baik yang dimiliki sendiri atau melalui perusahaan penyediajasa di bidang tersebut (provider).
1.Pengertian C.Surat Elektronik Teleks adalah tulisan yang memuat berita penting yang harus segera disampaikan dalam waktu singkat kepada si alamat, dikirimkan melalui teknologi/ pesawat teleks.
2.Hal- hal yang perlu diperhatikan adalah: (a) Tulisan berita telegram maupun teleks diusahakan sesingkat mungkin, tetapi tanpa menghilangkan atau mengurangi makna yang seharusnya, dengan menghilangkan kata-kata yang dianggap tidak penting; (b) Singkatan atau rangkaian kata menggunakan singkatan yang sering digubakan sehari-hari sehingga mudah dimengerti oleh si penerima; (e) Penggunaan alat telegram dan teleks, serta formulir yang diperlukan sesuai ketentuan yang dikeluarkan oleh PT. Telkom atau penyedia jasa lain; dan (d) Seperti halnya berita melalui telepon, inforrnasi/ berita dinas yang diterima melalui telegram dan teleks diperlakukan sama sebagai surat dinas, oleh karena itu harus dibuatkan eatatannya, agar bisa diagendakan. Selanjutnya mekanisme pengurusannya sama dengan mekanisme pengurusan surat keluar ataupun surat masuk. Ketentuan lebih lanjut tentang Tata Naskah Dinas Elektronik diatur dalam pedoman tersendiri.
(2)Hal-hal yang perlu diperhatikan : (a) Naskah dinas yang dikomunikasikan dalam bentuk mikro bisa berupa roll film, disket, compact disk (CD), atau bentuk alat elektronik lainnya dapat diperlakukan sarna dengan surat dinas; (b) Untuk kepentingan dinas dan dokumentasi, naskah din as dalarn bentuk mikro dapat dicetak (di-print out); dan (c) Ketentuan yang berlaku faksimile dan e-mail juga berlaku pada naskah dinas bentuk micro ini.
(1)Pengertian Mikro adalah naskah dinas yang berbentuk benda elektronik yang marnpu menyarnpaikan dan menyimpan informasi dalarn jumlah besar dalarn waktu yang singkat dan dalam bentuk yang ringkas. D. Bentuk Mikro (a) Surat/informasi dinas yang dikirim/ diterima melalui e-mail diperlakukan sarna dengan durat dinas; (b) Surat e-mail yang dikirim keluar, pengurusannya sarna dengan mekanisme pengurusan surat keluar, sedangkan surat e-mail yang diterima/ masuk, dicetak (diprint) terlebih dahulu, selanjutnya pengurusannya sarna dengan mekanisme pengurusan surat masuk; (c) Untuk lebih menguatkan baik dari segi formal maupun pengarnanan, maka setiap pengiriman surat/ dokumen melalui e-mail perlu dikonfirmasikan kepada pihak yang bersangkutan dan atau disusulkan surat aslinya; (d) Surat keluar maupun surat masukyang dikirim melalui e- mail, perlu dibuatkan catatarr/ buku agenda tersendiri; dan (e) Dalarn menggunakan sarana surat menyurat elektronik (e- mail), perlu memperhatikan faktor kehematan, daya guna dan hasil guna.
c.Penomoran Naskah Dinas Kertas kepala Nama BIG dan logo BIG serta alamat lengkap digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani pejabat yang berwenang. Kepala nama BIG ditulis dengan huruf kapital. Tahun ulan ode Klasifikasi Kepegawaian ingkatan Nama Jabatan anggal & Nomor Naskah Dinas ode Derajat Pengamanan Surat inas, yang Bersifat Biasa - -~-- - - ~ K D T S K ~o • B-21.5/ SESMA/KP/02/2013 l Contoh Penomoran Surat Tanda Tangan di bawah Kepala Tahun Bulan Kode Klasifikasi Hukum Singkatarr/ Nama Jabatan Tanggal & Nomor Naskah Dinas Kode Derajat Pengamanan Surat Dinas yang Bersifat Rahasia R-15.1/KA/HK/Qfi,L2013 I r-r- - Contoh Penomoran Surat Tanda Tangan Kepala -+ Tahun '---+-. Bulan ---+--t--. Kode Klasifikasi Hukum Jabatan&NamaSingkatan Lembaga Tanggal & Nomor Naskah Dinas ]:_5.1,l'l -BlGjHK/06j20 13 Contoh: Susunan penomoran Surat PerjanjianjKesepahaman Bersama , Berita Acara terdiri dari nomor naskah (nomor urut berdasarkan tanggal surat dan nomor urut surat keluar dalam satu hari) , singkatan nama jabatan dan singkatan nama lembaga, kode klasifikasi arsip, bulan, tahun terbit. Nomor naskah dinas surat perjanjianj Kesepahaman Bersama, Berita Acara kaitannya dengan instansi lain dikeluarkan oleh Subbag. Persuratan dan Kearsipan.
a.Surat Perjanjian, Berita Acara
3.Nomor Naskah Dinas Khusus Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian dan estetika, dengan mempertimbangkan banyaknya isi naskah dinas.
1.Jarak antara bab dan judul adalah dua spasi.
2..Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua adalah satu spasi.
3.Jarak antarajudul dan subjudul adalah empat spasi.
4.Jarak antara subjudul dan uraian adalah dua spasi.
5.Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan. E. Ketentuan Jarak Spasi Nomor halaman naskah ditulis dengan menggunakan nomor urut angka Arab dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman. I-------+Tahun Bulan D. Nomor Halaman Kode Klasifikasi Keuangan Singkatan ZNama Jabatan Tanggal & Nomor Naskah Dinas 17.1 UK KU/06/2013 r Susunan nomor naskah dinas khusus terdiri dari nomor naskah (nomor urut berdasarkan tanggal surat dan nomor urut surat keluar dalam satu hari) , singkatan nama jabatan, kode klasifikasi arsip, bulan, tahun terbit. Nomor Surat Kuasa, Surat Keterangan, Surat Pengantar, Pengumuman dikeluarkan oleh Tata Usaha dari Pejabat yang menerbitkan. Contoh:
b.Surat Kuasa, Surat Keterangan, Surat Pengantar, Pengumuman ..................... dst. media elektronik . Kata pertama pada halaman 2 baris paling atas kiri adalah media elektronik ...dst. media ... +-- Kata Penyambung Contoh: Penulisan Kata Penyambung pada halaman 1 baris paling bawah adalah media ... Kata Penyambung adalah kat a yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya (jika naskah lebih dari satu halaman). Kata Penyambung ditulis pada akhir setiap halaman pada baris terakhir teks di sudut kanan bawah halaman dengan urutan Kata Penyambung dan tiga buah titik. Kata Penyambung itu diambil persis sarna dari kata pertama halaman berikutnya. Jika kata pertama dari halaman berikutnya menunjuk pasal atau diberi garis bawah atau dicetak miring, Kata Penyambung juga harus dituliskan sarna. Kata Penyambung tidak digunakan untuk pergantian bagian. G. Kata Penyambung Naskah dinas menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 11 at au 12. Khusus untuk peraturan menggunakan jenis huruf sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Untuk perjanjian kerja sarna menggunakan jenis huruf yang disepakati para pihak dalam perjanjian atau sesuai dengan ketentuan peraturan yang berlaku. F. Penggunaan Huruf
1.Setiap distribusi menunjukkan batas pejabat yang berhak menerima naskah. Dengan demikian, jika naskah dimaksudkan sampai ke tingkat zeselon tertentu, pada alarnat yang dituju tidak perlu ditambahkan Daftar Distribusi untuk tingkat/eselon di bawahnya.
2.Daftar Distribusi tidak digunakan jika naskah didistribusikan untuk pejabat tertentu. Untuk itu, pada naskah langsung dicantumkan pejabat yang dituju. Cara penggunaan daftar distribusi adalah sebagai berikut. Oaftar Distribusi adalah susunan pejabat yang dibuat oleh pejabat sekretariat dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian naskah. Hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan Daftar Distribusi adalah sebagai berikut:
1.KelompokPertarna, yaitu pejabat yang langsung berada di bawah Kepala BIGyang bersangkutan;
2.KelompokKedua, yaitu pejabat pada KelompokPertama ditambah dengan pejabat pada urutan eselon berikutnya; dan
3.Kelompok Ketiga, yaitu pejabat pada Kelompok Pertama dan KelompokKedua ditambah pejabat lain sesuai dengan keperluan. J. Daftar Distribusi
1.Semua surat yang mempunyai tingkat keamanan sangat rahasia/ rahasia hams diberi nomor salinan pada halaman pertama.
2.Pendistribusian surat yang bernomor salinan harus sarna dengan daftar distribusinya. Daftar distribusi harus dicantumkan sebagai lampiran. Penomoran salinan surat dilakukan untuk menunjukkan bahwa surat tersebut dibuat dalarn jumlah terbatas dan distribusinya tertentu,' diawasi. Penyebutan nomor salinan surat disusun sebagai berikut: I. Nomor Salinan Surat Jika naskah memiliki beberapa larnpiran, setiap larnpiran harus diberi nomor urut dengan angka Arab. Nomor halaman lampiran merupakan nomor lanjutan dari halarnan sebelumnya. H. Lampiran
a.Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris kalimat terakhir;
b.Nama jabatan yang diletakkan pada baris pertama tidak boleh disingkat, kecuali pada formulir ukuran kecil; misalnya kartu dan identitas instansi;
c.Nama jabatan yang diletakkan pada baris kedua dan ketiga (setelah a.n. dan u.b.) boleh disingkat; misalnya, Sesma, Karo PKH, dan Kabag Keuangan;
d.Nama jabatan pada naskah dinas yang bersifat mengatur ditulis dengan huruf kapital dan nama jabatan pada naskah dinas yang bersifat tidak mengatur ditulis dengan huruf awal kapital;
2.Cara Penulisan Ruang tanda tangan adalah tempat pada bagian kaki naskah dinas yang memuat nama jabatan (misalnya, Kepala, Sekretaris Utama, Deputi, dan Kepala Biro yang dirangkaikan dengan nama instarisi Zurrit organisasi yang dipimpin.
1.Pengertian L. Ruang Tanda Tangan Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai dasar acuan atau dasar penyusunan naskah. Penulisan rujukan dilakukan sebagai berikut:
l.Naskah yang berbentuk Keputusan dan Instruksi, rujukannya ditulis di dalam konsiderans mengingat.
2.Naskah yang berbentuk Surat Perintah, Surat Tugas, Petunjuk Pelaksanaan, Surat Edaran, dan Pengumuman rujukannya ditulis di dalam konsiderans dasar.
3.Surat Dinas memerlukan rujukan; naskah yang menjadi rujukan ditulis pada alinea pembuka diikuti substansi materi surat yang bersangkutan. Dalam hal lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis.
4.Kata rujukan ditulis pada bagian akhir naskah berikut acuan yang digunakan. Jika rujukan yang digunakan cukup banyak, daftar rujukan dicantumkan pada bagian akhir sebagai lampiran dan ditulis rujukan terlampir.
5.Rujukan yang digunakan lebih dari satu harus dinyatakan secara jelas dengan menggunakan nomor urut, diikuti dengan penulisan judulnya;
6.Naskah rujukan tidak harus disertakan pada naskah yang bersangkutan. K. Rujukan Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika. Catatan: Dalarn pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan seeara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas an tara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu:
a.ruang tepi atas : apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di bawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang- kurangnya 2 em dari tepi atas kertas;
b.ruang tepi bawah : sekurang-kurangnya 2,5 em dari tepi bawah kertas;
e.ruang tepi kiri : sekurang-kurangnya 3 em dari tepi kiri kertas; batas ruang tepi kiri tersebut diatur eukup lebar agar pada waktu dilubangi untuk kepentingan penyimpanan dalam ordner/ snelheehter tidak berakibat hilangnya salah satu huruf'/katayangka pada naskah dinas tersebut; dan
d.ruang tepi kanan : sekurang-kurangnya 2 ern dari tepi kanan kertas. M. Penentuan Batas/Ruang Tepi
c.Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya empat spasi;
f.Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat mengatur, ditulis dengan huruf kapital, dan nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat tidak mengatur ditulis dengan huruf awal kapital; dan
g.Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas adalah ~ 3 em, sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang.
1.Bahasa yang digunakan di dalam naskah harus jelas, tepat, dan menguraikan maksud, tujuan, serta isi naskah. Untuk itu, perlu diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baik dan benar, sesuai dengan kaidah tata bahasa yang berlaku, yaitu Tata Bahasa Baku Indonesia dan Kamus Besar Bahasa Indonesia.
2.Ejaan yang digunakan di dalam naskah adalah Ejaan Bahasa Indonesia yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0196/U /1975 tanggal 27 Agustus 1975 yang telah beberapa kali disempurnakan dan terkhir ditetapkan dengan Peraturan Menteri Menteri Pendidikan dan Pendidikan Nasional Nomor 46 tahun 2009 tentang Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempumakan. N. Penggunaan Bahasa
a.Instansi pengmm harus segera menginformasikan kepada penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi; dan
b.Instansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim.
4.Jawaban terhadap Surat Masuk Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata cara dan prosedur surat-rnenyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi.
3.Urusan Kedinasan Koordinasi antar pejabat sebaiknya dilakukan dengan mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat, seperti diskusi, kunjungan pribadi, dan jaringan telepon lokal. Jika dalam penyusunan surat dinas diperlukan koordinasi, pejabat yang bersangkutan melakukannya mulai tahap penyusunan draft sehingga perbaikan pada konsep fmal dapat dihindari.
2.Koordinasi Antar Pejabat Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-rnenyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat dan teliti agar tidak menimbulkan salah penafsiran.
1.Penyelenggaraan Urusan Kedinasan B. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas Tata Surat Dinas adalah pengaturan ketatalaksanaan penyelenggaraan surat-rnenyurat din as yang dilaksanakan oleh instansi dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan. Surat-rnenyurat dinas merupakan kegiatan yang sangat penting untuk mendukung terselenggaranya tugas fungsi organisasi. Jika pelaksanaannya tidak diatur dengan cermat dan teliti, akan diperlukan banyak waktu dan biaya. Tata Surat Dinas yang baik akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi instansi. A. Pengertian BABIV PENYUSUNANSURATDINAS
a.Amat Segera/ Kilai adalah surat dinas yang harus diselesaikan Zdikirimy disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam, untuk mempercepat proses dapat diberi tanda dengan menggunakan stiker atau label berwarna merah.
b.Segera adalah surat dinas yang harus diselesaikan / dikirim / disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam.
8.Kecepatan Penyampaian
a.Sangat Rahasia disingkat (SR):tingkat keamanan isi surat dinas yang tertinggi; sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, surat ini akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara.
b.Rahasia disingkat (R): tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, surat ini akan merugikan negara.
c.Biasa disingkat (B):tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk dalam butir a dan b. Namun, itu tidak berarti bahwa isi surat dinas terse but dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.
7.Tingkat Keamanan
a.Salinan tembusan, yaitu salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait;
b.Salinan laporan, yaitu salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang berwenang; dan
c.Salinan untuk arsip, yaitu salinan surat yang disimpan untuk kepentingan pemberkasan arsip. Salinan surat dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan berikut: Salinan surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, yang dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam tembusan. 6.Salinan Waktu penandatanganan surat harus memperhatikan jadwal pengiriman surat yang berlaku di instansi masing-masing dan segera dikirim setelah ditandatangani.
5.Waktu Penandatanganan Surat
a.Kewenangan untuk menandatangani surat dinas keluar instansi / lembaga yang bersifat kebijakanjkeputusanj arahan berada pada Kepala BIG.
b.Kewenangan untuk menandatangani surat yang tidak bersifat kebijakanjkeputusanj arahan dapat diserahkanj dilimpahkan kepada pimpinan organisasi di setiap tingkat eselon atau pejabat lain yang diberi kewenangan untuk menandatanganinya.
c.Penyerahanjpelimpahan wewenang dan penandatanganan korespondensi dilaksanakan sebagai berikut: 1) Eselon I dan Eselon II dapat memperoleh pelimpahan kewenangan dan penandatanganan surat dinas ten tang supervisi, arahan mengenai rencana strategis dan operasional, termasuk kegiatan lain yang dilaksanakan oleh organisasi lini di unit organisasijkerja masing masing; dan 2) Masing-masing unit organisasijkerja dapat memperoleh penyerahanj pelimpahan kewenangan dan penandatanganan surat dinas yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang masing-masing serendah rendahnya sampai dengan eselon 2.
3.Kewenangan Penandatanganan Alur surat menyurat harus melalui hierarki dari Kepala BIG hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang sehingga dapat dilakukan pengendalian penyelesaian. Alur surat menyurat yang bermuatan kebijakan j keputusan j arahan pimpinan harus menggunakan jalur sesuai dengan garis kepemimpinanj eselon.
2.Alur Surat-Menyurat Surat Dinas dikirim langsung kepada individu (pejabat formal). Jika surat tersebut ditujukan kepada pejabat yang bukan kepala instansi, untuk mempercepat penyampaian surat kepada pejabat yang dituju tersebut, surat tetap ditujukan kepada kepala instansi, tetapi dicantumkan untuk perhatian (u.p.) pejabat yang bersangku tan.
1.Komunikasi Langsung
c.Ketentuan Surat-Menyurat
c.Biasa adalah surat dinas yang harus diselesaikan j dikirim j disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan carakajkurir . No. Jenis Naskah Dinas Struktural Non Struk Kepala Sekretaris Deputi Inspektur Kabagl Kasubbagl tural Utama I Karol Kabidl Kasubbidl Kapus Kabalai Kasi
1.Peraturan v
2.Pedoman v
3.Instruksi v
4.Prosedur Tetap v v v
5.Surat Edaran v v v v -
6.Keputusan v v v
7.Petunjuk v v v v Pelaksanaan
8.Naskah Dinas v v v v Penugasan (Surar Tugas]
9.Nota Dinas v v v v v v
10.Memorandum v v v v v v II. Memo Dinas v v v v v v v
12.Surat Dinas v v v v
13.Surat Undangan v v v v v v v Intemal
14.Surat Undangan v v v v EkstemaI
15.Surat Perjanjian v Dalam Negeri
16.Surat Perjanjian v Luar Negeri
17.Surat Kuasa v v v v v v
18.Berita Acara v v v v v v
19.Surat Keterangan v v v v v v
20.Surat Pengantar v v
21.Pengumuman v v v v v
22.Surat Perintah v v v v v v Pelaksana Harian
23.Surat Perintah v Pelaksana Tuzas
24.Laporan v v v v v v
25.Telaahan Star v v v v v v v MATRIKS KEWENANGAN PENANDATANGANAN DAN PENOMORAN NASKAH DINAS Kewenangan Penandatanganan naskah dinas dapat dilihat pada Matrik Kewenangan Penandatanganan dan Penomoran Naskah dinas sebagai berikut: Format Disposisi dapat dilihat pada Contoh 26A. Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan surat, ditulis secara jelas pada Lembar Disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar Disposisi merupakan satu kesatuan dengan NaskahjSurat Dinas yang bersangkutan.
5.Disposisi
a.Dalam hal Surat Dinas memerlukan ruj ukan , naskah rujukan ditulis pada alinea pembuka, diikuti substansi materi surat yang bersangkutan. Apabila Rujukan lebih dari satu naskah, rujukan itu harus ditulis secara kronologis.
b.Cara menulis Rujukan adalah sebagai berikut: 1) Rujukan Berupa Naskah Penulisan Rujukan berupa naskah mencakupi informasi singkat tentang naskah yang menjadi Rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis naskah dinas, jabatan penandatangan naskah dinas, nomor naskah dinas, tanggal penetapan, dan subjek naskah dinas. 2) Rujukan Berupa Surat Dinas Penulisan Rujukan berupa Surat Dinas mencakupi informasi singkat tentang Surat Dinas yang menjadi Rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis surat, jabatan penandatangan, nomor surat, tanggal penandatanganan surat, dan hal. 3) Rujukan Berupa Surat Dinas Elektronis Penulisan Rujukan berupa Surat Dinas Elektronis (surat yang dikirimkan melalui sarana elektronis) diatur tersendiri.
c.Rujukan Surat kepada Instansi Nonpemerintah Rujukan tidak harus dicantumkan pada Surat Dinas yang ditujukan kepada instansi nonpemerintah.
4.Rujukan - III - I lSI DISPOSISI : I I DISPOSISI DITERUSKAN KEPADA : NO SURAT : Lampiran : Uraian ~TGL : TERIMA Dari INO I AGENDA TGL SURAT : Sangat Rahasia/Rahasia/BiasaI Tingkat I Keamanan I Sifat Surat : Kilat/Segera/Biasa Tanggai : I Penyeiesaian I NAMA UNIT KERJA DISPOSISI NAMA PEJABAT CONTOH 26A FORMAT DISPOSISI .j o Nomor Lebar (mm) Panjang (mm)
1.90 152 I 2. 100 160
3.110 220
4.114 162
5.125 176
6.105 227
7.115 245 UKURAN SAMPUL Ukuran sampul yang digunakan didasarkan Keputusan Direktur J enderal Pos dan Telekomunikasi Nomor 43/ DIRJEN/1987 tentang Penetapan Standar Kertas Sampul Surat dan Bentuk Sampul Surat adalah berikut.
a.Ukuran Sampul Surat Sampul Surat adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat keluar BIG. Ukuran, bentuk, dan warna sampul yang digunakan untuk surat-menyurat di lingkungan BIG, diatur sesuai dengan keperluan BIG dengan mempertimbangkan efisiensi.
2.Sampul Surat 1) Naskah dinas korespondensi yang asli menggunakan kertas berwarna putih dengan kualitas terbaik (white bond). 2) Salinan naskah dinas korespondensi menggunakan kertas yang berkualitas biasa. 3) Naskah dinas pengaturan dan penetapan menggunakan kertas khusus yang memiliki kualitas ketahanan jangka waktu simpan 10 tahun atau lebih serendah-rendahnya menggunakan kertas dengan nilai keasaman (pH)7. 4) Apabila digunakan mesin ketik elektronis atau komputer, agar lebih efisien, tembusan dibuat pada kertas biasa dengan menggunakan mesin fotokopi.
b.Warna dan Kualitas Kertas Pada sampul surat selalu harus dicantumkan alamat pengmm dan alamat tujuan. Alamat pengirim dicetak atau dituliskan pada bagian tengah atas sampul dengan susunan dan bentuk huruf yang sama dengan yang tertulis atau tercetak pada kepala surat, yaitu lambang, nama, dan alamat BIG. Nama unit kerja pengirim dan nomor surat dicantumkan di sisi kiri dibawah garis alamat pengirim.
c.Penulisan Alamat Pengirim dan Tujuan Sampul Surat Dinas menggunakan kertas tahan lama (bond) berwarna putih atau coklat muda dengan kualitas sedemikian rupa sehingga sesuai dengan ukuran dan berat naskah atau surat dinas yang dikirimkan.
b.Warna dan Kualitas Panjang sampul = panjang suratjnaskah + Y2" + tebal suratj naskah Lebar sampul = lebar suratjnaskah + 1;4" + tebal suratjnaskah Pada umumnya, untuk Surat Dinas pada kertas ukuran A4 (kuarto) atau folio dan ukuran AS atau setengah folio digunakan sampul Nomor 6 (105 mm x 227 mm). Untuk Surat Dinas yang mempunyai lampiran cukup tebal, atau surat pengantar yang disertai Naskah Dinas tebal, seperti keputusan atau pedoman yang berupa buku dan tidak dapat dilipat digunakan sampul yang ukurannya sedemikian rupa sehingga setelah dimasukkan ke dalam sampul pada setiap sisinya terdapat ruang maksimal lh inci. Untuk menentukan ukuran minimum sampul yang tepat bagi Surat Dinas yang cukup tebal dan tidak dapat dilipat dapat digunakan rumus sebagai berikut: 40027012. I I l 35325011. 32422910. 2501769. I I 2701208. Cara melipat surat dapat dilihat pada Contoh 27. Surat yang sudah diketik rapt akan kehilangan penampilannya yang menarik jika cara melipat dan memasukkannya ke dalam sampul kurang cermat dan tidak hati-hati. Surat yang sudah dilipat sudut-sudutnya harus bertemu dan lipatannya harus lurus dan tidak kusut. Sebelum kertas surat dilipat, terlebih dahulu perlu dipertimbangkan sampul yang akan digunakan. Cara melipat surat yang akan dimasukkan ke dalam sampul surat dinas adalah sepertiga bagian bawah lembaran surat dilipat ke depan dan sepertiga bagian atas dilipat ke belakang. Selanjutnya, surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian kepala surat menghadap ke depan ke arah penerimay pembaca surat. Pada sampul yang mempunyai jendela kertas kaca, kedudukan alamat tujuan pada kepala surat harus tepat pad a jendela sampul.
d.Cara Melipat dan Memasukkan Surat ke dalam Sampul Alamat tujuan ditulis dari bagian tengah sampul ke sebelah kanan dimulai dengan tulisan Kepada atau Yth dan dilanjutkan dengan nama pejabat serta alamat yang dituju. Pada sampul yang menggunakan jendela kertas kaca, alamat tujuan pada kepa surat harus tepat di balik jende a kertas kaca C~_) Ketiga, surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian kepala surat menghadap ke depan ke arah pembaca penerima surat u.mpn" Hl\1~r~.. HAl : Und'l\g.nlc>k''''rv~ KEM€ ERlAN PEHt)A.YA(>UNAA..\I JoRATUItNEGA-1tA REPUall NOOHESIA KEMENTEFUAN I)l..rl~JA'4GUNAANAPARATURNEGARA REPUBI..IK IN[)()NESIA o Lembar Kertas Surat Tembusan 1.. .. bawah dilipat ke sepertiga bagian kertas surat Pertama, lembaran depan Aln ".mllian CI..' <.rtJ~Jr-'{IS.ud.r •. dis.lmp.iklnI~' k... 11 • roo M.nleri"'.gll"l SehlJbun;lnllen<'1~"hltl :t"sc:but,. mohon kQll~ StucMr. mtllU9MQIl, K~I;!. Biro lknum d~n I(.~.ta !l,'a OtQ.nisasiIQU pejl~ yl"9 "*,lnO'1"II T.tiI Nlsbh Din<» urrtuk me"~1 ,,(I~ "~~''''r'yJ~~ebut. Dalam b MI''fcn'1)_nPe6IxNro lIrnum r.t. /11Mb!'!DiMf;di ~n irI5l I pemerWltlh (Ktp\Jt\l$oilnMenpan Ib'nor n Tahun 200]), Kementeriln hncIV~II"I .. n Apat~ NeQar. bekef)ll semi dtngln ~rtemen Nc9en..kanmel'l)'f!l~ .....1<ar! Lobb.y. RetIOtlll Ttt. NHbh ()Irgs di IfINI P\Jtn BlI~ NUlii 0...., s.•.sel",na du. Nri, I~ 26 dIIn 27 lJnI 2008, $U$Unan "''''', tet~ ... [lal;wn rango pen. crt, .1'''1\,1" Pedoman I..fnUn rita NMkah Dinl$ eli Iir1OIwng.In na.~ ~r 1'1:'" ~c~.It~.an Menpan Nomor n T.hun 2(0)), Kementenln Ne9~ Peno::",,"_•.fIoU :Of uatur ~a Mkfll)l SMN denQ.ln ()fopartM'll!:n Oallm Ne;etI lur II"t"I.'I! t:"90.n1tM loQUfyti R~ TftI Hlwh DinA de Hotel InN Pl.J:nSot" ',,A,'t :All, BB, selana 4u hari, t~.26 ~n 27 Julll 2008.~n.a,.MJi'.tt~· ...,.,I:'t NomoI' VI.!) 'A P ':"'.€:008 2.Juni 200a $ifill: ; s..;.r,J' lam~an. 15<11... to"'~U Hal U""''''II:"III L~.a.ary .. NomOI' UNOt'1MP "".'&2006 2 JunI2CIOe SitM Stoger. lamp... "' .-uotof1llt ~I '~"~'"~L~'"~"~'~'-------- ~ 7 KEMENTERIAN "E'.OA,·"GUNMN APARATUR NEGAR ... QEPUBlIK INCIC>+IESIA KEMENTERIAH PENOAYAGUNAANAPARATUR NEGAR" REPUBUKINOO'"E$I .... oo KEMEHfERIAH P£NDAYAGUHMN APAAATuR NEOARA REPUBUK. IHDOHESIA CONTOH 27 (diformat lagi jadi 1 halaman) FORMAT MELIPAT KERTAS SURAT Hal perlu dicantumkan dengan alasan berikut:
a.menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam komunikasi;
b.memudahkan identifikasi dalam penyusunan halaman pada surat yang terdiri atas lebih dari satu halaman; dan
c.memudahkan penentuan alur pengmman surat atau pemberkasan dan penyimpanan surat. Hal adalah materi pokok surat yang dinyatakan dengan kelompok kata singkat tetapi jelas.
3.Hal Surat Contoh: Tanggal 25 April 2013 Tanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai berikut:
a.tanggal ditulis dengan angka Arab;
b.bulan ditulis lengkap; dan
c.tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka Arab.
2.Tanggal Surat Kop Surat Badan Informasi Geospasial (BIG) 1) Kop surat BIG menunjukkan nama dan alamat Badan Informasi Geospasial; dan 2) Kop surat BIG menggunakan lambang diletakkan di kiri atas, dan nama instansi terse but ditulis sebanyak-banyaknya lima baris; lambang dicetak sejajar (serasi) dengan nama Badan lnformasi Geospasial. Kop Surat mengidentifikasikan nama jabatan atau nama instansi pembuat surat dan alamat dengan ketentuan sebagai berikut:
1.Kop Surat E. Susunan Contoh: Yth. Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan ReformasiBirokrasi Jalan Jenderal Sudirman Kav.69 Jakarta 12190 u.p. Deputi Meneg.PANBidangTata Laksana
a.untuk mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan cukup dilakukan oleh pejabat atau staf tertentu di lingkungan instansi pemerintah;
b.untuk mempermudah penyampaian oleh sekretariat penerima surat kepada pejabat yang dituju dan untuk mempercepat penyelesaiannya sesuai dengan maksud surat; dan
c.untuk mempercepat penyelesaian surat karena tidak harus menunggu kebijaksanaan langsung pimpinan instansi. Alamat surat dengan menggunakan istilah (u.p.) untuk perhatian digunakan untuk keperluan berikut:
5.Penggunaan Untuk Perhatian (u.p.) Yth. Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan ReformasiBirokrasi Jalan Jenderal Sudirman Kav.69 Jakarta 12190 Contoh:
a.Surat Dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan dari instansi pemerintah/ swasta atau perseorangan. Surat Dinas tidak dapat ditujukan kepada identitas yang tidak individual, misalnya, kantor, kementerian, lembaga dan instansi.
b.Surat Dinas yang ditujukan kepada pejabat pemerintah Zpejabat negara ditulis dengan urutan sebagai berikut: 1) namajabatan; 2) jalan; 3) kota; dan 4) kode pos.
4.Alamat Surat Nama Contoh: a.n. Kepala Badan Informasi Geospasial Sekretaris Utama, 1)Atas Nama (a.n.) Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang menandatangani surat din as telah ditunjuk oleh pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan. Pejabat penandatangan surat dinas bertanggung jawab atas isi surat dinas kepada penanggung jawab; tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang mem berikan kuasa. Penandatanganan Surat Dinas yang menggunakan garis kewenangan dapat dilaksanakan dengan menggunakan tiga cara. b.Penandatanganan Kepala BIG bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan di lingkungan BIG. Tanggung jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan atau diserahkan kepada seseorang yang bukan pejabat berwenang. Garis kewenangan digunakan jika surat dinas ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan dari pejabat yang berwenang.
a.Penggunaan Garis Kewenangan
8.Garis Kewenangan, Penandatanganan, dan Lampiran lsi surat dinas diketik satu spasi dan diberi jarak 1,5--2 spasi di an tara paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya. Surat yang terdiri dari satu paragraf jarak antarbarisnya adalah dua spasi. Pemaragrafan ditandai dengan takuk, yaitu + 6 ketuk atau spasr,
7.Penggunaan Spasi Paragraf adalah sekelompok kalimat pernyataan yang berkaitan satu dengan yang lain, yang merupakan satu kesatuan. Fungsi paragraf adalah mempermudah pemahaman penerima, memisahkan, atau menghubungkan pemikiran dalam komunikasi tertulis.
6.Paragraf Surat Nama Lengkap Tanda Tangan Contoh: PIt. Kepala Biro Perencanaan, Kepegawaian,dan Hukum
a.Pelaksana tugas (PIt.)digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas belurn ditetapkan karena menunggu ketentuan bidang kepegawaianlebih lanjut.
b.Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitifditetapkan. Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas yang disingkat (PIt.) adalah sebagai berikut:
9.Pelaksana Tugas (PIt.) Nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap dengan huruf kapital, didahului dengan singkatan a.n. 1) Nama jabatan pejabat yang menandatangani naskah dinas dapat ditulis singkatannya dengan huruf awal kapital; 2) Jika naskah dinas ditetapkan untuk beliau, singkatan u.b. dituliskan di bawah (di tengah-tengah) nama jabatan pejabat yang menandatangani, dalam huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma. Dalam susunan ini pemakaian singkatan nama jabatan hanya pada nama jabatan pejabat yang menandatangani naskah dinas; 3) Ruang tempat tanda tangan dituliskan; 4) Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas; dan 5) Capjabatanjinstansi sesuai dengan ketentuan.
c.Susunan Penandatanganan Atas Nama (a.n.) Pejabat Lain Nama a.n. Kepala Badan Informasi Geosapsial (BIG) Sekretaris Utama, u.b. Kepala Biro , Contoh: 2) Untuk Beliau (u.b.) Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika pejabat yang diberi kuasa memberi mandat kepada bawahannya. Oleh sebab itu, u. b. digunakan setelah a.n. NO PEJABAT YANG PEJABAT YANG PEJABAT YANG BERHALANGAN MENUNJUK DITUNJUK 1 2 3 4 1 Kepala BIG Kepala BIG Pejabat Eselon I 2 Eselon I Kepala BIG 1. Eselon I lainnya, atau I
2.Eselon II di unit organisasi pejabat yang berhalangan 3 Eselon II Eselon I yang 1. Eselon II lain di membawahi lingkungannya pejabat yang atau berhalangan 2. Eselon III di Iingkungan pejabat yang berhalangan 4 Eselon III Eselon II yang 1. Eselon III lain di membawahi unit pejabat yang organisasinya, berhalangan atau
2.Eselon IV di unit organisasi pejabat yang berhalangan I Penunjukan Pejabat Pelaksana Harian, dilakukan apabila terdapat pejabat yang tidak dapat melaksanakan tugas sekurang- kurangnya 7 (tujuh) hari kerja Prosedur penunjukan Plh. dilakukan oleh atasan langsung dari pejabat yang berhalangan, dengan ketentuan sebagai berikut: Ketentuan penandatanganan pelaksana harian yang disingkat (PIh.) adalah sebagai berikut:
a.Pelaksana harian (Plh.) dipergunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas tidak berada di temp at sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang menggan tikannya.
b.Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sarnpai dengan pejabat yang definitif kembali di temp at.
10.Pelaksana Harian (PIh.) Tinta yang digunakan untuk penulisan surat berwarna hitam, sedangkan untuk penandatanganan surat berwarna hitam atau biru tua. Tinta berwarna merah hanya digunakan untuk penulisan tingkat keamanan surat Rahasia atau Sangat Rahasia. Penggunaan warn a tinta cap dinas berwarna biro.
11.Warna Tinta Nama Lengkap Tanda Tangan Plh. Kepala Biro Perencanaan, Kepegawaian, dan Hukum (PKH) Contoh penulisan pada bagian penandatangan surat din as dengan menggunakan Plh. : Penunjukan sebagai pelaksana harian dibuat dengan surat perintah, dengan ketentuan sebagai berikut:
1.Dalam surat perintah harus disebutkan tugas-tugas yang dapat dilakukan selama pejabat definitive tersebut berhalangan sementara;
2.Pejabat Pelaksana Harian tidak memiliki kewenangan untuk mengambil atau menetapkan keputusan yang mengikat seperti DP-3, penetapan surat keputusan, penjatuhan hukuman disiplin, dan sebagainya;
3.Pengangkatan sebagai Pelaksana Harian tidak boleh menyebabkan yang bersangkutan dibebaskan dari jabatan definitifnya dan yang bersangkutan tetap melaksanakan tugas dalam jabatan definitifnya; dan
4.Pejabat yang ditunjuk sebagai Pelaksana Harian tidak membawa dampak terhadap kepegawaian dan tidak diberikan tunjangan jabatan dalam kedudukannya sebagai Pelaksana Harian. I 5 Eselon IV Eselon III yang 1. Eselon IV lain di membawahi unit pejabat yang organisasinya, berhalangan atau
2.Staf di unit organisasi pejabat yang berhalangan
c.Warna Merupakan kombinasi warna biru yang mempunyai karakter kokoh, lugas, teknologis, dinamis dan profesionalisme. Warna huruf G cyan 100% dan magenta 100%; warna bentuk lingkaran cyan 100% dan magenta 20%; warn a tulisan black 100%.
b.Bentuk Geometris yang berasal dari huruf G dari bawah ke atas makin membesar, memberikan pengertian bahwa BIG mempunyai tugas untuk terus meningkatkan peran Informasi Geospasial secara merata, meluas, dan terjangkau. Bentuk seperempat lingkaran pada bagian bentuk huruf G menandakan perisaij tameng memberikan pengertian bahwa tujuan BIG adalah melindungi kekayaan alam di Negara Kepulauan ini. Bentuk berikutnya adalah lingkaran bergaris-garis, garis-garis tersebut mengartikan bahwa BIG menjamin ketersediaan dan akses terhadap Informasi Geospasial yang dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan Undang-Undang Nomor 4 Tahun 2011.
a.Secara menyeluruh, logo ini terbentuk dari huruf G dan lingkaran,G singkatan dari Geospasial, sedangkan Lingkaran menandakan suatu ruang. Bentuk dasar mengambil dari unsur-unsur sebagai berikut:
2.Keterangan Logo Badan Informasi Geospasial BADAN INFORMASI GEOSPASIAL
1.Logo Badan Informasi Geospasial: A. LOGO Logo dan cap dinas digunakan dalam tata naskah dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi. BABV PENGGUNAAN LOGO DAN CAP DINAS Omm Cap dinas Badan Informasi Geospasial berbentuk bulat, dengan tinta berwarna biru dengan ukuran diameter maksimal 4 em sebagai berikut:
3.Ukuran dan Warna
2.Macam Cap Dinas Cap Dinas di Badan Informasi Geospasial: a) Cap instansi memuat nama instansi dengan kode tertentu sebagai identitas yang menyertai tandatangan pejabat unit organisasi yang ditetapkan; dan b) Cap jabatan memuat nama jabatan tertentu sebagai identitas yang menyertai tandatangan pejabat tersebut. Cap Dinas adalah suatu tanda pengenal yang berbentuk dan berukuran tertentu dan yang memuat unsur satuan organisasi guna menyertai tanda tangan atas nama atau jabatan suatu organisasi di Badan Informasi Geospasial.
1.Pengertian B. Cap Dinas
a.Logo BIG adalah tanda pengenal atau identitas Badan Informasi Geospasial berupa simbol atau huruf yang digunakan dalam Tata Naskah Dinas sebagai identitas agar publik lebih mudah mengenalnya;
b.Penggunaan logo BIG diletakkan di sebelah kiri kepala surat; dan
c.Logo digunakan oleh pejabat berwenang di lingkungan BIG.
3.Penggunaan Logo
d.Typography Logotype menggunakan tipe huruf Myriad Pro Bold yang mempunya karakter wibawa, tegas dan modern. Deputi Informasi Geospasial Dasar dan Pejabat Struktural dibawahnya Sekretaris Utama Badan Informasi Geospasial dan Pejabat Struktural dibawahnya Inspektur Balai Layanan J asa dan Produk Balai Pendidikan dan Latihan Informasi Geospasial Kepala Badan Informasi Geospasial 3 3. 2. 1. 2 Nama JabatanJenis dan Bentuk Dinas 1 No Pejabat yang berwenang menggunakan cap dinas di Badan Informasi Geospasial adalah sebagai berikut : Pejabat yang menggunakan cap dinas bertanggungjawab sepenuhnya atas segala konsekuensi yang timbul dari penggunaan cap dinas tersebut.
4.Wewenang dan Tanggung Jawab Penggunaan Pejabat Pembuat Komitmen Deputi Bidang Informasi Geospasial Dasar Pejabat Pembuat Komitmen Sekretariat Utama Kuasa Pengguna Anggaran Badan Informasi Geospasial Pengguna Anggaran Badan Informasi Geospasial Deputi Infrastruktur Informasi Geospasial dan Pejabat Struktural dibawahnya Depu ti Informasi Geospasial Tematik dan Pejabat Struktural dibawahnya 9. 8. 7. 6. 5. 4. D. Pengawasan Kepala BIG bertanggung jawab atas pelaksanaan ketentuan ini. a) Setiap naskah kerja sama pemerintah dengan luar negeri tidak mcnggunakan cap. b) Naskah kerja sarna antar instansi pemerintah (kementerian negara,lembaga. c) pemerintah nonkementerian, provinsi, kabupaten, dan kota) di dalam negeri menggunakan cap jabatarr/ cap instansi masing- rrrasmg.
c.Kekhususan Penggunaan Bendahara Penerima Badan Informasi Geospasial Pejabat Penerbit Surat Perintah Membayar Badan Informasi Geospasial Pejabat Pembuat Komitmen Deputi Bidang Infrastruktur Informasi Geospasial Pejabat Pembuat Komitmen Deputi Bidang Informasi Geospasial Tematik 13. 12. 11. 10. .j o
1.Naskah Dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau dibatalkan, harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan naskah din as yang sarna jenisnya. Keputusan Kepala BIG harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan keputusan Kepala BIG Juga.
2.Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya.
3.Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik, dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani Naskah Dinas atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah . B. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat
4.Ralat Ralat adalah perbaikan yang dilakukan karena terjadi salah pengertikan atau salah cetak sehingga tidak sesuai dengan naskah aslinya.
3.Pembatalan Pembatalan berarti bahwa seluruh materi Naskah Dinas tidak berlaku mulai saat Naskah Dinas itu ditetapkan. Pembatalan Naskah Dinas dinyatakan dengan penetapan Naskah Dinas yang baru.
2.Pencabutan Pencabutan berarti bahwa Naskah Dinas itu tidak berlaku sejak pencabutan ditetapkan. Pencabutan Naskah Dinas dinyatakan dengan penetapan Naskah Dinas baru.
1.Perubahan Perubahan berarti bagian tertentu dari Naskah Dinas yang diubah. Perubahan dinyatakan dengan Lembar Perubahan. A. Pengertian Perubahan, pencabutan, pembatalan, serta ralat Naskah Dinas harus jelas dan dapat menunjukkan naskah dinas mana yang diadakan perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/ atau ralat tersebut. BABVI PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN RALAT NASKAH DINAS KEPALA BADAN INFORMASI GEOSPASIAL Tata Naskah Dinas ini merupakan petunjuk bagi pejabat di lingkungan BIG dalam melaksanakan tugas kedinasan berbagai bidang kegiatan.