DokumenPeraturan Kementerian / Lembaga/BadanDicabut

Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial Nomor 19 Tahun 2013

Nomor: 19
Tahun: 2013
Ditetapkan: 21 November 2013
Status: Dicabut
Pasal terindeks: 5

Lembaga terkait

Badan Informasi Geospasial (BIG)

aturan_pelaksanaan

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa berdasarkan pertimbangan huruf a, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial tentang Tata Kearsipan Dinamis di Lingkungan Badan Informasi Geospasial; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2.Undang-Undang ...

2.Undang-Undang Nomor 4 Tahun 2011 tentang Informasi Geospasial (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 49, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5214);
3.Peraturan Presiden Nomor 94 Tahun 2011 tentang Badan Informasi Geospasial;
4.Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah;
5.Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial Nomor 3 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Informasi Geospasial sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial Nomor 3 Tahun 2013;
6.Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial Nomor 4 Tahun 2012 tentang Balai Pendidikan dan Pelatihan Geospasial sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial Nomor 4 Tahun 2013;
7.Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial Nomor 5 Tahun 2012 tentang Balai Layanan Jasa dan Produk Geospasial sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial Nomor 5 Tahun 2013; MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN KEPALA BADAN INFORMASI GEOSPASIAL TENTANG TATA KEARSIPAN DINAMIS DI LINGKUNGAN BADAN INFORMASI GEOSPASIAL Pasal 1 ...

Pasal 1

Tata Kearsipan Dinamis di lingkungan Badan Informasi Geospasial merupakan pedoman pengelolaan kearsipan di lingkungan Badan Informasi Geospasial yang meliputi penataan arsip, pemeliharaan arsip, pelayanan arsip dan penyusutan arsip.

Pasal 2

Tata Kearsipan Dinamis di lingkungan Badan Informasi Geospasial adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

Pasal 3

Peraturan Kepala ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Cibinong pada tanggal 21 November 2013 KEPALA BADAN INFORMASI GEOSPASIAL ttd. ASEP KARSIDI Salinan sesuai dengan aslinya Plt. Kepala Bagian Hukum, ttd. Sora Lokita Lampiran Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial Nomor : 19 Tahun 2013 Tanggal : 21 November 2013 Arsip juga mempunyai nilai penting sebagai bahan bukti autentik atas penyelenggaraan administrasi pemerintahan, sehingga setiap lembaga/organisasi pemerintahan harus menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan. Badan Informasi Geospasial (BIG) sebagai instansi pemerintah berkewajiban untuk mengelola arsip yang tercipta dari pelaksanaan tugas dan kegiatannya sebagai bentuk pertanggungjawaban negara, pemerintahan, pelayanan publik dan untuk kepentingan sejarah bangsa. BIG yang lahir dan terbentuk sebagai pengganti Badan Koordinasi Survei dan Pemetaan Nasional memiliki berbagai arsip penting terkait pelaksanaan tugas dan fungsinya, sehingga arsip- arsip BIG harus dilindungi dan diselamatkan. Salah satu upaya untuk mewujudkan tertib administrasi dan kearsipan, Badan Koordinasi Survei dan Pemetaan Nasional telah memiliki Buku Petunjuk Pelaksanaan Tata Kearsipan Dinamis yang ditetapkan dengan Surat Keputusan Kepala Badan Koordinasi Survei dan Pemetaan Nasional Nomor: OT.01.01/04-KA/XI/2003. Sejalan dengan perubahan nomenklatur Badan Koordinasi Survei dan Pemetaan Nasional menjadi BIG dan sekaligus perubahan organisasi dan tata kerja, maka peraturan yang mengatur Tata Kearsipan Dinamis perlu disesuaikan. Dengan adanya Tata Kearsipan Dinamis diharapkan semua aparatur di lingkungan BIG dapat memanfaatkannya sebagai acuan dalam pengelolaan kearsipan di unit kerja masing-masing sehingga upaya pengelolaan, penyelamatan dan pengamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban pemerintah dapat dilaksanakan. B. DASAR HUKUM Dasar hukum Penyusunan Tata Kearsipan Dinamis adalah :

1.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
2.Undang-Undang Nomor 4 Tahun 2011 tentang Informasi Geospasial.
3.Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
4.Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
5.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. C. TUJUAN Tujuan Penyusunan Tata Kearsipan Dinamis ini adalah :
1.Memberikan petunjuk bagi penyelenggaraan kearsipan di lingkungan BIG;
2.Menciptakan sistem pengelolaan arsip yang baik, hemat, tepat, terkoordinasi, terintegrasi, berdaya guna dan berhasil guna; dan
3.Menjamin pemeliharaan, pelayanan dan penyelamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban kegiatan pemerintahan. D. RUANG LINGKUP Ruang lingkup Tata Kearsipan Dinamis ini meliputi penyelenggaraan kearsipan secara umum, organisasi kearsipan, penataan arsip, pemeliharaan arsip, layanan penggunaan arsip, dan penyusutan arsip. E. PENGERTIAN
1.Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
2.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh BIG dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
3.Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus.
4.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan BIG dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
5.Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
6.Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan BIG yang memiliki nilai guna kesejarahan dan berketerangan permanen.
7.Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
8.Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pelaksanaan kegiatan, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
9.Berita Acara Pemindahan Arsip adalah pernyataan yang menyatakan bahwa pada hari, tanggal, bulan dan tahun yang sudah ditentukan pada pernyataan tersebut terjadi pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan BIG.
10.Berita Acara Pemusnahan Arsip adalah pernyataan yang menyatakan bahwa pada hari, tanggal, bulan dan tahun yang telah ditentukan pada pernyataan tersebut telah dilakukan pemusnahan arsip yang tercantum dalam daftar lampiran.
11.Berita Acara Serah Terima Arsip Statis adalah pernyataan yang menyatakan bahwa pada hari, tanggal, bulan dan tahun yang telah ditentukan pada pernyataan tersebut telah dilakukan penyerahan arsip statis dari Unit Kearsipan BIG kepada ANRI.
12.Berkas adalah kesatuan himpunan dokumen yang saling berhubungan yang mengandung data, peristiwa atau keterangan tentang suatu masalah yang merupakan rangkaian kegiatan/ persoalan.
13.Daftar Pertelaan Arsip, yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berkas arsip yang memuat tentang kurun waktu pembuatan, jumlah dan keterangan lainnya serta dipergunakan sebagai lampiran dalam proses pemindahan, penyerahan dan pemusnahan.
14.Filling Cabinet adalah sarana untuk penyimpanan arsip aktif
15.Folder adalah alat untuk menyimpan arsip/kartu kendali dalam filling cabinet atau kotak kartu kendali.
16.Formulir Tunjuk Silang adalah formulir yang dipergunakan untuk memberikan petunjuk adanya hubungan permasalahan antara satu berkas dengan berkas lainnya
17.Indeks adalah tanda pengenal/petunjuk arsip yang merupakan alat untuk menyusun dan menemukan arsip dalam berkas.
18.Jadwal Retensi Arsip, yang selanjutnya diingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
19.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
20.Klasifikasi Arsip adalah pengelompokan masalah-masalah secara sistematis dan logis yang disusun secara berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai tanda atau kode dan dipakai sebagai dasar dalam melakukan penataan berkas atau arsip secara sistematis.
21.Lembar Disposisi yang selanjuntnya disingkat LD adalah lembar untuk penulisan arahan pimpinan untuk penyelesaian surat.
22.Out Guide adalah alat yang digunakan untuk menandai adanya arsip yang keluar atau sebagai pengganti folder arsip yang dipinjam
23.Out Indicator adalah alat yang digunakan untuk menandai adanya arsip yang keluar atau dipinjam dari filing cabinet
24.Out Sheet adalah alat yang digunakan untuk menandai adanya arsip yang keluar atau sebagai lembar pengganti arsip yang dipinjam
25.Penataan Arsip adalah cara untuk menata arsip di dalam berkas dan mengatur berkas dalam suatu susunan yang sistematis yang memudahkan dalam penemuan kembali.
26.Sekat adalah sarana untuk pemisah antara kelompok masalah satu dengan yang lain sesuai dengan pembagian dalam klasifikasi arsip.
27.Unit Kearsipan adalah Unit Kerja yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip inaktif dan melaksanakan pembinaan terhadap pengelolaan arsip aktif di lingkungan BIG.
28.Unit Pengolah adalah Unit Kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi organisasi dari Eselon 1 sampai dengan eselon 4 di lingkungan BIG. Berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi:
1.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan BIG dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip Dinamis terdiri dari:

a.Arsip Aktif Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus digunakan dalam proses pelaksanaan tugas BIG dan disimpan di Unit Pengolah.
b.Arsip Inaktif Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan disimpan di Unit Kearsipan.
c.Arsip Vital Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pelaksanaan kegiatan di BIG, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Jenis-jenis arsip vital yang terdapat di BIG antara lain:
1. 1.Kebijakan strategis;
2. 2.Peraturan yang masih berlaku;
3. 3.MoU yang masih berlaku;
4. 4.Arsip asset (sertifikat, surat berharga, BPKB, master plan gedung);
5. 5.Arsip hak paten (hak cipta atas produk informasi geospasial dasar);
6. 6.Arsip produk hasil kegiatan BIG;
7. 7.Arsip personal/ pegawai;
8. 8.Berkas perkara pengadilan; dan
9. 9.Arsip terkait kewilayahan, kepulauan, dan perbatasan.
d.Arsip Terjaga Arsip yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya antara lain arsip tentang rekaman kegiatan yang terkait pelaksanaan tugas fungsi BIG berupa dokumen perundingan terkait batas wilayah dan batas negara.
1. 2.Arsip Statis arsip yang dihasilkan dari kegiatan pemerintahan dan pembangunan di BIG berupa Informasi Geospasial Dasar dan Informasi Geospasial Tematik yang memiliki nilai guna kesejarahan dan berketerangan permanen, antara lain: Jaring Kontrol Geodesi (Jaring Kontrol Horisontal Nasional, Jaring Kontrol Vertikal Nasional, dan Jaring Kontrol Gaya Berat Nasional) dan Peta Dasar (Peta Rupabumi, Peta Lingkungan Pantai Indonesia, Peta Lingkungan Laut Nasional), Peta Zona Ekonomi Exklusif, Join Border Mapping, Peta Lingkungan Bandara Indonesia, Peta World Aeronautical Chart (WAC). Berdasarkan media yang digunakan, arsip dibedakan menjadi :
2. 1.Arsip kertas arsip yang berupa teks/gambar/numerik yang tertuang di dalam kertas. Contoh: Arsip Surat Menyurat, Dokumen Kontrak, RSNI, SNI dan lain-lain.
3. 2.Arsip audiovisual arsip yang dapat dilihat dan didengar. Contoh: CD Atlas Multi Media, Dokumentasi Kegiatan Pimpinan
4. 3.Arsip kartografi dan arsitektur arsip berbasis kertas tetapi isinya memuat gambar grafik, peta, maket atau gambar arsitek lainnya, dan karena bentuknya unik dan khas maka dibedakan dari arsip berbasis kertas pada umumnya. Contoh Arsip Kartografi: Peta LPI, LLN, RBI, LBI, WAC, Peta ZEE, Atlas, Peta Tematik Contoh Arsip Arsitektur: Gambar Desain Bangunan, Blue-print Instalasi Jaringan Listrik dan Telepon
5. 4.Arsip elektronik arsip yang dihasilkan oleh teknologi informasi, khususnya computer. Contoh: Data Digital B. ASAS PENGORGANISASIAN ARSIP Pengorganisasian arsip di BIG dilaksanakan dengan prinsip gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi.
6. 1.Sentralisasi pengelolaan kearsipan dilakukan dalam hal pembinaan, evaluasi dan pengawasan, standarisasi sarana kearsipan yang dikoordinir dan dilaksanakan oleh Unit Kearsipan BIG.
7. 2.Desentralisasi dilaksanakan terhadap penyimpanan dan pengelolaan arsip aktif yang dilakukan oleh Unit Pengolah di seluruh unit kerja di BIG. C. KARAKTERISTIK ARSIP Arsip mempunyai karakteristik sebagai berikut:
8. 1.Autentik Arsip memiliki struktur, isi, dan konteks, yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali arsip tersebut diciptakan oleh Unit Pengolah yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip.
9. 2.Utuh Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan tugas fungsi BIG terjaga kelengkapannya dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.
10. 3.Terpercaya Isinya dapat dipercaya penuh dan akurat karena merepresentasikan secara lengkap suatu tindakan dan kegiatan yang dilakukan dalam pelaksanaan tugas fungsi BIG, sehingga dapat diandalkan untuk kegiatan selanjutnya. D. KOMPONEN ARSIP Dalam penciptaan arsip memiliki komponen sebagai berikut:
11. 1.Struktur bentuk (format fisik) dan susunan (format intelektual) arsip yang diciptakan oleh Unit Pengolah dalam media tertentu sehingga memungkinkan isi arsip dikomunikasikan.
12. 2.Isi data, fakta, atau informasi yang direkam dalam rangka pelaksanaan kegiatan BIG.
13. 3.Konteks lingkungan administrasi dan sistem yang digunakan dalam penciptaan arsip di lingkungan BIG. E. SIKLUS KEHIDUPAN ARSIP Siklus kehidupan arsip adalah perjalanan arsip mulai dari penciptaan arsip sampai penyusutan arsip yang meliputi:
14. 1.Penciptaan Arsip Penciptaan arsip dimulai dan berasal dari proses pengurusan naskah dinas dan pelaksanaan tugas fungsi BIG.
15. 2.Pemeliharaan dan Pelayanan Arsip Penataan, penyimpanan, pemeliharaan, dan penemuan kembali arsip dalam rangka pelayanan arsip termasuk melakukan pemberkasan dan alih media yang dilakukan Unit Pengolah ataupun Unit Kearsipan.
16. 3.Penyusutan Arsip Penyusutan arsip berupa pemindahan arsip dan penghapusan. F. PRINSIP-PRINSIP DASAR PENGELOLAAN ARSIP
17. 1.Murah Pengelolaan arsip yang murah tidak diartikan sedikit, namun merupakan rasio antara input (biaya, sumber daya manusia, alat, dll) yang lebih kecil dari output-nya. Dengan input yang seminimal mungkin namun menghasilkan sesuatu yang besar. Pengelolaan arsip yang murah terutama dikaitkan dengan ruang simpan/gedung, alat murah, dan mampu menampung banyak arsip dengan biaya operasional yang murah.
18. 2.Mudah ditemukan Pengelolaan arsip harus mudah ditemukan kembali setiap kali dibutuhkan. Oleh karena itu, dalam pengelolaan arsip aktif dan inaktif harus senantiasa dikembangkan sistem penemuan kembali yang tepat sehingga dapat menjamin ditemukannya arsip dengan cepat-waktu, tepat-orang, dan tepat-arsip.
19. 3.Menjamin keamanan Keselamatan dan keamanan arsip menyangkut fisik maupun informasinya.
20. 1.Unit Kearsipan Unit Kearsipan merupakan unit kerja yang bertugas melaksanakan pembinaan dan pengelolaan arsip dinamis inaktif di lingkungan BIG yang berada di satuan kerja Sekretariat Utama BIG.
21. 2.Unit Pengolah Unit Pengolah merupakan unit kerja yang bertugas melaksanakan pengelolaan kearsipan dinamis aktif di lingkungan BIG. Unit Pengolah di lingkungan BIG adalah sebagai berikut:
a.Di Lingkungan Eselon I

(1)Pimpinan Unit Pengolah : Kepala BIG, Sekretaris Utama dan Deputi
(2)Pimpinan Pengolah : Kasubag. TU Pimpinan
(3)Pelaksana Pengolah : Arsiparis/Petugas Pengolah
1. b.Di Lingkungan Eselon II
(1)Pimpinan Unit Pengolah : Kepala Pusat, Kepala Biro, Inspektur
(2)Pimpinan Pengolah : Petugas Tata Usaha Pusat, Biro, Inspektur
(3)Pelaksana Pengolah : Arsiparis/Petugas Pengolah B. TUGAS ORGANISASI KEARSIPAN

1.Tugas Unit Kearsipan adalah sebagai berikut:

a.Menerima arsip inaktif dari Unit Pengolah;
b.Melaksanakan penyimpanan arsip inaktif;
c.Melaksanakan pengolahan, penataan, penyajian dan pelayanan arsip inaktif;
d.Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan arsip inaktif;
e.Melaksanakan pembinaan kegiatan kearsipan di lingkungan BIG;
f.Membuat pedoman pengelolaan kearsipan dan standar sarana kearsipan;
g.Melakukan penilaian terhadap arsip inaktif yang akan dimusnahkan maupun yang akan diserahkan untuk dilestarikan;
h.Melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip; dan
i.Menyiapkan penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional
1. 2.Unit Pengolah
a.Pimpinan Unit Pengolah Bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip aktif di unit kerjanya.
b.Pimpinan Pengolah
1. 1.Mengarahkan pengelolaan arsip;
2. 2.Melaksanakan pengawasan pengelolaan arsip aktif;
3. 3.Melaksanakan pengawasan setiap pergerakan arsip;
4. 4.Melaksanakan pengawasan terhadap penilaian dan pemilahan arsip;
5. 5.Melaksanakan pengawasan terhadap pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan; dan
6. 6.Melaksanakan pengawasan pemusnahan duplikasi/non arsip.
c.Pelaksana Pengolah
1. 1.Melaksanakan pengelolaan arsip aktif;
2. 2.Melaksanakan penilaian dan pemilahan arsip;
3. 3.Melaksanakan pemindahan arsip inaktif ke Unit Kearsipan; dan
4. 4.Melaksanakan pemusnahan duplikasi/non arsip; A. PRINSIP
5. 1.Arsip yang ditata berupa arsip-arsip yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi.
6. 2.Penataan arsip harus sesuai dengan klasifikasi dan sistem pemberkasan arsip.
7. 3.Arsip yang disimpan di lingkungan Unit Pengolah merupakan arsip aktif.
8. 4.Arsip yang di simpan di Unit Kearsipan merupakan arsip inaktif. B. PROSEDUR
9. 1.Prosedur Penataan Arsip di Unit Pengolah Prosedur penataan arsip diatur sebagai berikut :
a.Pemeriksaan Pemeriksaan dilakukan untuk mengetahui apakah suatu berkas sudah siap untuk disimpan atau belum. Pemeriksaan kelengkapan berkas, meliputi lampiran-lampiran yang menjadi kelengkapan sesuai yang tercantum pada berkas tersebut.
b.Pemberian Kode Klasifikasi Pemberian kode klasifikasi merupakan kegiatan pemberian tanda pengenal pada arsip untuk menunjukan tempat penyimpanan di filling cabinet. Dalam pedoman ini kode yang digunakan adalah alfanumerik yaitu penggabungan huruf dan angka. Langkah-langkah dalam pemberian kode :
1. 1.Menetapkan pokok masalah dengan kode huruf;
2. 2.Menetapkan sub masalah dengan kode angka; dan
3. 3.Menetapakan sub sub masalah dengan kode angka. Contoh : Kegiatan Pusat Pemetaan Rupabumi dan Toponim dalam rangka melaksanakan fungsi pemetaan dasar rupabumi maka kode yang dipergunakan adalah : Jika berkas kerja terkait dengan penyusunan toponim maka kode yang diberikan adalah :
c.Penentuan Indeks Indeks merupakan sarana penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan cara mengindentifikasi arsip melalui penunjukan suatu tanda berupa nama instansi, nama pegawai, nama kegiatan dan lain-lain. Penentuan indeks adalah kegiatan menentukan kata tangkap dari arsip yang akan disimpan di dalam filing cabinet. Kegunaan indeks:
a.Untuk mengelompokan/menyatukan arsip yang kode dan kegiatannya sama ke dalam satu berkas; dan
b.Sebagai sarana penemuan kembali arsip. Syarat mengindeks :
a.Singkat, jelas dan mudah diingat;
b.Diambil/ditentukan dari isi surat;
c.Penentuan berorientasi pada kebutuhan pemakai; dan
d.Harus dikelompokkan dalam kode klasifikasi sehingga diketahui tempat penyimpanannya Macam dan aturan mengindeks :

(1)Indeks nama kegiatan Contoh:  Penyusunan Laporan diindeks Laporan IGD 02 IGD 02 07 Sub-sub Masalah Sub Masalah Pokok Masalah  Penyusunan Anggaran diindeks Anggaran  Penilaian Jabfung diindeks Arsiparis/Surta/Widyaiswara
(2)Indeks nama orang Cara yang digunakan dalam penentuan indeks nama orang dapat dilakukan dengan menggunakan metode Straight Order yaitu pemberian indeks sesuai dengan nama yang sebenarnya dan Indexing Order yaitu pemberian indeks dengan cara pembalikan nama. Contoh Straight Order:  Ir. Rudolf W., M.Sc. diindeks Ir. Rudolf W., M.Sc.  Pranoto Asmoro diindeks Pranoto Asmoro Contoh Indexing Order: a) Indeks untuk nama orang yang memiliki nama marga Contoh:  Radja Nainggolan diindeks menjadi Nainggolan, Radja  Nadia Hutagalung diindeks menjadi Hutagalung, Nadia b) Indeks untuk nama orang yang tidak memiliki nama marga Contoh:  Santi Lestari diindeks menjadi Lestari, Santi  Saliman diindeks menjadi Saliman c) Indeks untuk nama orang yang mempunyai gelar akademik Contoh:  Drs. Amir Syarifuddin, MM diindeks menjadi Syarifuddin, Amir (Drs., M.M.)
(3)Indeks nama Badan/Organisasi/Lembaga a) Indeks untuk nama badan yang menggunakan nama orang Jika nama badan/lembaga/organisasi menggunakan nama orang maka diindeks seperti indeks nama orang diikuti dengan badan atau organisasinya dan diikuti dengan kedudukan badan hukumnya di dalam kurung bila ada. Contoh:  Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo diindeks menjadi: Mangunkusumo, Cipto (Dr) Rumah Sakit  Rumah Sakit Fatmawati diindeks menjadi Fatmawati, Rumah Sakit b) Indeks untuk nama badan yang menggunakan bahasa asing Jika nama badan/lembaga/organisasi menggunakan bahasa asing yang sudah umum, nama badan ditempatkan di bagian depan dan diikuti dengan organisasinya, maka dalam indeks tetap seperti nama aslinya tanpa perubahan. Contoh :  Japan International Corporation Agency diindeks menjadi Japan International Corporation Agency  Central Intelligence Agency diindeks menjadi Central Intelligence Agency c) Indeks untuk nama badan yang sudah biasa dikenal Apabila nama-nama badan atau organisasi yang sudah biasa dikenal dengan nama tersebut (misalnya kantor- kantor pemerintah, nama-nama bank, organisasi profesi) maka akan diindeks seluruh namanya, namun badan hukumnya tetap berada di akhir dalam kurung. Contoh :  PT Bank Rakyat Indonesia diindeks menjadi Bank Rakyat Indonesia (PT)  Asosiasi Arsiparis Indonesia diindeks menjadi Asosiasi Arsiparis Indonesia d) Indeks untuk nama badan yang disingkat dan telah berlaku umum Untuk nama-nama badan atau organisasi yang disingkat dan telah berlaku resmi serta dikenal dengan baik, maka singkatan-singkatan itu sendiri dapat dijadikan indeks. Contoh :  Lembaga Administrasi Negara diindeks menjadi LAN  Japan International Cooperation Agency diindeks menjadi JICA
(4)Indeks nama tempat atau wilayah Untuk nama tempat atau wilayah dapat diindeks sesuai dengan nama aslinya. Contoh :  Cibinong diindeks menjadi Cibinong  Jakarta Selatan diindeks menjadi Jakarta Selatan
1. d.Tunjuk Silang Tunjuk Silang merupakan alat/cara untuk mempertemukan beberapa informasi dan berkas yang mempunyai hubungan atau saling keterkaitan. Contoh Formulir Tunjuk Silang
2. e.Penyortiran (Sorting) Penyortiran merupakan kegiatan pengelompokan arsip sesuai dengan indeks dan kode.
3. f.Penempatan arsip Penempatan arsip adalah kegiatan memasukan arsip ke dalam folder serta memasukan folder ke dalam filing cabinet. Langkah-langkah penempatan folder:
  1. 1.Mempersiapkan folder. Indeks Stasiun Permanen Gaya Berat Kode : IGD.01.02 Tgl.23/08/2013 No.AU/3514/349 Isi Berkas: Persetujuan untuk kegiatan pengamatan gaya berat dan pemasangan pilar TTG di Bandara Dari : Ditjen Hub. Udara Kepada : Kepala BIG Lihat Berkas Indeks: Penyelenggaraan JKGN Kode: IGD.01.01 Tgl.26/8/2013 No.
  2. 2.Menulis kode dan indeks pada surat.
  3. 3.Menulis kode dan indeks pada Tab Folder sesuai dengan kode dan arsip yang akan disimpan.
  4. 4.Memasukan arsip yang sudah dituliskan kode dan indeks kedalam folder.
  5. 5.Penataan Sekat (Guide) Penataan sekat merupakan pekerjaan menerapkan klasifikasi arsip dalam penataan berkas. Sekat I dipergunakan untuk kode kegiatan (pokok masalah), sekat II dipergunakan untuk perincian sub kegiatan (sub masalah) dan sekat III dipergunakan untuk perincian sub- sub kegiatan (sub-sub masalah). Penataan sekat berdasarkan kode arsip.
  6. 6.Folder dalam susunan sekat Folder ditempatkan di belakang sekat III (tersier) yang kode arsipnya sama dengan kode arsip dari folder tersebut. Folder diatur berdasarkan urutan abjad indeks apabila indeks berupa huruf. Dan jika indeks berupa angka diatur terkecil sampai terbesar.
  7. 2.Prosedur Penataan Arsip di Unit Kearsipan
4. a.Penerimaan arsip di Unit Kearsipan:
  1. 1.Menerima arsip inaktif dari unit pengolah.
  2. 2.Melakukan pengecekan ulang arsip inaktif yang akan disimpan apakah sesuai dengan DPA yang akan dipindahkan.
  3. 3.Meneliti daftar arsip dan boks arsip yang diterima dari unit pengolah. IGD.02.07 TOPONIM
  4. 4.Memberi label pada boks arsip yang diterima dari unit pengolah.
  5. 5.Menempatkan boks arsip pada Rak Arsip/ Roll-O-Pack di ruang transit.
  6. 6.Menandatangani Berita Acara Pemindahan Arsip.
  7. 7.Menyimpan Berita Acara dan daftar arsip. Gambar:
5. b.Penataan Arsip di Unit Kearsipan Penataan arsip di Unit Kearsipan menganut sistem asal usul/provenance, setiap unit pengolah memiliki lokasi penyimpanan tersendiri. Prosedur Penataan Arsip:
(1)Mencatat kode lokasi penyimpanan di boks arsip.
(2)Input data arsip ke dalam aplikasi kearsipan.
(3)Menata boks ke dalam lokasi penyimpanan berdasarkan klasifikasi. C. SARANA

1.Perangkat Keras (hard ware)

a.Filling Cabinet Unit Pengolah Boks DPA Unit Kearsipan Label Simpan Cek Ulang Daftar Arsip
b.Sekat
c.Folder
d.Rak Arsip/Roll-O-Pack Rak arsip dapat berupa rak bergerak atau tidak bergerak. Rak dipergunakan menempatkan boks/doos. Boks atau doos ditempatkan samping menyamping sesuai dengan urutan yang telah disiapkan. Gambar : Roll-O-Pack Rak Arsip B I G B I G
e.Boks Arsip Boks yang dipergunakan untuk menyimpan arsip inaktif terdapat dua ukuran yaitu :  Boks besar dengan ukuran lebar 19 cm panjang 38 cm dan tinggi 27 cm.  Boks kecil dengan ukuran lebar 9 cm panjang 38 cm dan tinggi 27 cm. Boks Besar dan Boks Kecil
f.Label Dipergunakan untuk menuliskan nomor boks/doos, kode klasifikasi arsip dan nama unit pengolahnya masing-masing.
g.Graphitech Graphitech adalah alat yang digunakan untuk menyimpan peta dengan cara digantung. Nomor : Unit Kerja : Kode : Tahun :
h.Horisontal Plan Filling Cabinet Merupakan alat yang digunakan untuk menyimpan arsip peta secara horisontal
i.Perangkat Lunak (soft ware)
a.Kode
b.Indeks
c.Klasifikasi
d.Tunjuk Silang
e.Aplikasi A. PRINSIP
1. 1.Pemeliharaan arsip harus dilakukan oleh petugas yang memiliki dedikasi, disiplin dan terampil agar arsip terpelihara dan terjaga kerahasiaanya.
2. 2.Lokasi, bahan bangunan, ruangan dan temparatur pada depo arsip harus bebas dari bencana dan gangguan lain yang dapat merusak arsip.
3. 3.Peralatan penyimpanan arsip harus berkualitas baik dan memenuhi standar yang telah ditentukan.
4. 4.Prosedur pemeliharaan arsip harus disesuaikan dengan karakteristik media arsipnya. B. JENIS PEMELIHARAAN ARSIP
5. 1.Pemeliharaan Arsip Kertas
a.Penggunaan kertas dengan kandungan asam yang rendah (berkisar Ph 7-8).
b.Kamperisasi dan Pemberian Silikon Kemasan Kamperisasi dilakukan dengan cara membersihkan arsip, boks arsip dan roll o’pack dan memberikan kapur barus secukupnya. Kapur barus diletakan di antara boks arsip dan disetiap sudut rak. Selain itu, bisa digunakan silikon kemasan yang dimasukan ke dalam boks arsip sehingga arsip kertas tetap kering.
c.Fumigasi Fumigasi dilakukan untuk mencegah kerusakan fisik arsip, mengobati atau mematikan faktor-faktor perusak biologis dan mensterilkan keadaan arsip agar tidak bau busuk serta menyegarkan udara agar tidak menimbulkan penyakit terhadap manusia, dilakukan setiap satu semester sekali.
d.Perawatan Perawatan arsip dilakukan dengan cara membersihkan arsip, menghilangkan noda/bercak, merawat arsip basah dan mengeringkannya, memulihkan kondisi kertas, pencucian, dan perbaikan kertas dengan cara menambal/menyambung dan enkapsulasi serta laminasi.
1. 2.Pemeliharaan Arsip Foto
a.Pemeliharaan arsip foto yang utama adalah perlakuan yang baik dan hati-hati.
b.Foto harus terhindar dari jamur (bercak-bercak). Foto digosok secara perlahan dan searah dengan kain halus yang sudah diberi larutan try clorotine.
c.Arsip foto negatif disimpan dalam amplop atau sampul dengan kandungan asam rendah.
d.Arsip foto positif disimpan dalam amplop kertas yang besar dengan kandungan asam yang rendah berkisar pH 7-8.
e.Arsip foto positif dan negatif disimpan secara terpisah. Foto diletakan secara vertikal dalam amplop kertas yang bebas sulfur. Apabila amplop dan label rusak, harus selalu diganti.
f.Pengendalian kondisi lingkungan tempat menyimpan arsip foto harus dilakukan. Kelembaban relatif tidak berkisar 38% - 40% RH dan temperatur berkisar 18oC – 20oC.
1. 3.Pemeliharaan Arsip Audio Visual
a.Arsip Video
1. 1.Memelihara dan merawat mesin alat baca video.
2. 2.Membersihkan video dengan mesin pembersih (video cleaner).
3. 3.Memutar video dengan kecepatan normal menggunakan alat baca sekurang kurangnya tiap enam bulan sekali.
4. 4.Membuat duplikasi copy dari master copy sebagai bentuk layanan informasi agar master copy tetap terjaga.
5. 5.Menjaga kebersihan lingkungan dan kestabilan temperatur dan kelembaban untuk video berkisar berkisar 18oC – 20oC dan berkisar 38% - 40% RH.
b.Arsip Film
1. 1.Memutar film pada kecepatan normal menggunakan alat baca sekurang-kurangnya tiap enam bulan sekali.
2. 2.Kotoran debu dan jamur yang menempel pada pada pita film dibersihkan dengan zat kimia cair tricloroethane 70% atau dengan alkohol yang dicampur air, dioleskan tanpa ditekan dengan kain putih halus di atas permukaan pita film.
3. 3.Can film yang terbuat dari kaleng agar diganti dengan can terbuat dari plastik.
4. 4.Menjaga kebersihan lingkungan dan kestabilan temperatur dan kelembaban untuk film hitam putih berkisar 18oC – 20oC. dan berkisar 38% - 40% RH.
5. 5.Untuk pita film yang putus dapat disambung kembali menggunakan celotape.
6. 6.Label yang agak rusak agar diganti dengan label baru.
c.Arsip Rekaman Suara ( Kaset Tape Recorder)

(1)Arsip Piringan a) Piringan sebaiknya disimpan pada sampul polyethylene yang bebas asam di dalam kotak karton. b) Bahan bahan tersebut diatur secara vertical di dalam laci- laci, rak, atau kotak. c) Temperatur sebaiknya konstan, berkisar 18oC – 20oC. Kelembaban relatif diupayakan pula pada tingkat yang stabil berkisar 38% - 40% RH.
(2)Arsip Pita Suara a) Pita hanya diputar pada kecepatan play, bukan pada rewind. b) Pita suara perlu diadakan pengecekan secara periodik yaitu setiap setahun sekali diputar dan jika perlu di-copy kembali. c) Pita disimpan pada amplop polyethylene yang selanjutnya ditempatkan pada kotak-kotak, diatur secara vertikal. d) Kondisi lingkungan harus stabil dengan temperatur berkisar 18oC – 20oC. dan kelembaban berkisar 38% - 40% RH.

4.Pemeliharaan Arsip Elektronik

a.Menggunakan perangkat lunak (disket, CD, DVD, dan eksternal hard disk) yang berkualitas baik.
b.Mem-back up informasi yang terdapat dalam fisik arsip elektronik sekurang-kurangnya tiap dua tahun sekali.
c.Menyimpan fisik arsip elektronik pada tempat yang aman dari pengaruh medan magnetik dan panas serta menjaga kebersihan.
d.Menjaga kestabilan temperatur berkisar 18oC - 20oC dan kelembaban berkisar 38% - 40% RH.
1. 5.Pemeliharaan Arsip Mikrofilm
a.Mikrofilm dalam bentuk roll sebaiknya digunakan secara hati-hati karena mudah tergores.
b.Mikrofilm yang berupa master sebaiknya dicetak dalam bentuk positif.
c.Film disimpan secara vertikal pada kotak yang bebas asam dan bebas sulfur, atau pada reel plastik yang bebas khlorin.
d.Setiap film perlu diperiksa setelah digunakan, minimal sekali dalam 1 tahun.
e.Roll film dapat disimpan dalam suatu reel terbuka atau dalam bentuk catridge / kaset.
e.Kondisi lingkungan yang dipersyaratkan dalam penyimpanan arsip mikcrofilm adalah kelembaban berkisar 38% - 40% RH dan temperatur berada di kisaran 18oC - 20oC.
1. 6.Pemeliharaan Arsip Kartografi dan Kearsitekturan
a.Penyimpanan arsip kartografi dan kearsitekturan sebaiknya tidak dilipat tetapi disimpan dalam bentuk lembaran atau gulungan.
b.Temperatur dan kelembaban disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan berkisar 23oC - 25oC dengan kelembaban relatif berkisar 38% - 40% RH dan AC selama 24 jam.
c.Sarana penyimpanan arsip kartografi dan kearsitekturan harus standard, seperti pH-7 (netral) dan terbuat dari bahan metal.
1. 7.Kontrol Lingkungan Kontrol lingkungan dalam konteks ini adalah upaya pengendalian terhadap suhu dan kelembaban, cahaya dan kualitas udara di dalam ruang penyimpanan. Pengendalian faktor-faktor tersebut dimaksudkan agar arsip terjamin keamanannya dan terjaga dari faktor-faktor perusak arsip.
a.Suhu dan Kelembaban a) Suhu dan kelembaban ruang simpan arsip kertas berada di kisaran 18oC - 22oC dan berkisar 38% - 40% RH. b) Suhu dan kelembaban ruang simpan arsip audio visual kisaran 18oC - 22oC dan berkisar 38% - 40% RH. c) Perlu dipasang alat pengukur suhu dan kelembaban udara (Hygrothermograph atau Hygrothermometer) untuk memantau kelembaban setiap saat.
b.Cahaya a) Sinar matahari tidak boleh mengenai arsip secara langsung. Jika sinar masuk melalui jendela tidak dapat dihindari maka dapat dipakai tirai penghalang. b) Lampu penerang ditata sedemikian rupa sehingga tidak tepat berada di atas rak arsip tetapi di lorong-lorong atau sela-sela rak. c) Cahaya dan penerangan tidak menyilaukan, berbayang dan sangat kontras sebaiknya menggunakan lampu TL/neon anti ultra violet.
c.Udara a) Ruang simpan arsip harus diupayakan agar kualitas udaranya bersih, dan perlu dikontrol melalui pengaturan ventilasi udara. b) Untuk memperlancar sirkulasi udara dan menyedot partikel debu sebaiknya menggunakan fan blower.
1. 8.Keamanan dan Keselamatan
a.Pencegahan Kebakaran Minimal disediakan tabung pemadam kebakaran
b.Pencegahan Bahaya Serangga

(1)Pemeliharaan arsip dengan menggunakan kapur barus, thymol, fastoxin, paradeclorobensin.
(2)Tidak diperkenankan makan, minum dan merokok di dalam ruang simpan arsip.
1. c.Pencegahan Kehilangan Arsip
(1)Ruang simpan harus steril dan hanya petugas atau pejabat yang berwenang yang boleh masuk.
(2)Orang lain selain petugas yang ditunjuk yang akan masuk ruang simpan harus mendapat izin dari pejabat yang berwenang.
1. d.Kesehatan dan Keselamatan
(1)Ruang pegawai terpisah dengan ruang simpan.
(2)Penyediaan makanan bergizi yang cukup dan pemeriksaan kesehatan secara periodik bagi petugas arsip/arsiparis yang menangani Records Center.
(3)Apabila akan dilakukan fumigasi harus memperhatikan ketentuan teknik atau bisa memakai jasa pihak ketiga.
(4)Pemusnahan arsip sebaiknya tidak dibakar atau menggunakan bahan kimia karena dapat megganggu lingkungan
(5)Pemusnahan arsip sebaiknya dilakukan dengan cara dilebur/dihancurkan menjadi bubur kertas sehingga dapat didaur ulang. C. SARANA PEMELIHARAAN ARSIP

1.Kamperisasi : kapur barus,
2.Fumigasi : masker gas, mesin detektor, lampu halida, sarung tangan, jas lab, lack band,timbangan kecil, gelas ukur. selang gelas, plastik polyethene dan zat kimia.
3.Perawatan : kipas angin, AC, DVD player, disket, CD, DVD dan eksternal hard disk, grafitex, tape recorder, amplop atau sampul dengan kandungan asam rendah. sapu, lap kain, air hangat, aseton, minyak ter, gasoline, bensin, alkohol, kloriform, ethyle, ammonia, asam tatrate, trighloroethane, dan zat kimia lainnya yang dapat membersihkan dan menghilangkan noda.
4.Pemberian silikon kemasan A. PRINSIP Layanan penggunaan arsip dilaksanakan dengan memperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:
1.Layanan penggunaan arsip menjamin tersedianya arsip yang benar, untuk orang yang berhak, pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang seefisien mungkin.
2.Arsip hanya digunakan oleh pejabat atau pegawai untuk kepentingan dinas, sesuai dengan jenjang kewenanganya.
3.Penggunaan arsip oleh pejabat atau pegawai dari unit lain dapat dilakukan setelah memperoleh ijin dari pejabat pencipta atau pimpinan unit pengolah.
4.Setiap layanan penggunaan arsip harus dilaksanakan sesuai prosedur yang ditetapkan.
5.Tidak dibenarkan untuk menambah dan atau mengurangi sesuatu apapun dari berkas. B. PROSEDUR Layanan penggunaan arsip dilaksanakan sesuai prosedur sebagai berikut :
1.Permintaan Layanan penggunaan arsip dilakukan melalui permintaan peminjaman dengan mengisi formulir/menuliskan arsip yang dibutuhkan pada kertas. Contoh formulir peminjaman arsip terlampir pada Lampiran 1 pedoman ini.
2.Pencarian arsip Pencarian arsip aktif dapat dilakukan oleh TU pengolah langsung ke filling cabinet sedangkan untuk pencarian arsip inaktif dilakukan oleh petugas arsip dengan menggunakan daftar pencarian arsip/sistem informasi kearsipan dan langsung ke lokasi penyimpanan.
3.Pencatatan Melakukan pencatatan arsip yang dipinjam secara lengkap pada lembar formulir peminjam arsip dan buku agenda/modul peminjaman pada aplikasi sistem informasi kearsipan sebagai buku pembantu/pengingat.
4.Pengambilan arsip Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan menggunakan out indicator dapat berupa guide/folder atau lembaran/sheet. Out indicator dalam guide/folder berfungsi untuk memberi tanda/menggantikan keluarnya arsip dalam satu folder sedangkan Out indicator dalam bentuk lembaran/sheet menggantikan beberapa lembar arsip dalam setiap folder yang sedang keluar dari tempat penyimpanannya. Out indicator sangat berguna sekali untuk mengendalikan arsip agar tidak salah tempat ketika disimpan kembali.
5.Pengendalian Pengendalian peminjaman arsip dilakukan melalui pengawasan terhadap buku agenda/modul peminjaman pada aplikasi sistem informasi kearsipan secara rutin.
6.Penanganan arsip hilang

a.Penelusuran Jika arsip dilaporkan atau diketahui hilang atau tidak dapat ditemukan kembali maka langkah untuk penelusuran terhadap seluruh sarana pencatatan perlu dilakukan terlebih dahulu, termasuk penelusuran di unit – unit kerja yang memiliki keterkaitan dengan informasi arsip tersebut.
b.Pembuatan Berita Acara Jika arsip tidak dapat ditemukan, maka perlu dibuat berita acara kehilangan arsip, yang ditandatangani oleh peminjam/pengguna arsip yang diketahui oleh atasan langsungnya.
c.Pembuatan arsip pengganti Berdasarkan Berita Acara di atas, maka pimpinan unit kearsipan perlu membuat duplikasi arsip mengantikan arsip yang hilang.
d.Pemberian sanksi Bagi pegawai yang terbukti menghilangkan arsip, pimpinan unit kearsipan dapat memberikan sanksi hukuman sesuai dangan tingkat kesalahan yang diperbuat berdasarkan peraturan perindang-undangan.
1. 7.Penyimpanan kembali Setelah arsip yang dipinjam dikembalikan, maka arsip tersebut harus disimpan kembali di tempat semula. Tanda keluar diambil dan diganti dengan arsip yang bersangkutan. C. SARANA
2. 1.DPA/Daftar Inventaris Arsip, sebagaimana terlampir pada lampiran 2 pedoman ini.
3. 2.Formulir Peminjaman Arsip, sebagaimana terlampir pada lampiran 1 pedoman ini.
4. 3.Buku Agenda Peminjam Arsip/Modul Peminjaman pada Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan, sebagaimana terlampir pada lampiran 3 pedoman ini.
5. 4.Out Guide, sebagaimana terlampir pada lampiran 4 pedoman ini.
6. 5.Out Sheet, sebagaimana terlampir pada lampiran 5 pedoman ini.
7. 1.Memberdayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja
8. 2.Mengurangi biaya penyimpanan
9. 3.Menjamin sistem temu kembali arsip secara efesien dan efektif
10. 4.Memudahkan pengendalian arsip yang tercipta
11. 5.Menyelamatkan arsip yang mempunyai nilai pertanggungjawaban nasional. A. PRINSIP Penyusutan arsip dilaksanakan dengan memperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:
12. 1.Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan JRA.
13. 2.Pemindahan arsip inaktif dilakukan secara periodik untuk mengurangi penumpukan arsip di unit kerja.
14. 3.Pemusnahan arsip hanya dapat dilakukan terhadap arsip yang tidak bernilai guna berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
15. 4.Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga informasi dan fisiknya tidak dikenali lagi.
16. 5.Pemusnahan arsip dilakukan berdasarkan keputusan Kepala BIG atau Pejabat BIG yang ditunjuk.
17. 6.Penyerahan arsip statis dilaksanakan secara periodik kepada Arsip Nasional RI.
18. 7.Kegiatan pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip inaktif kepada unit kearsipan harus disertai Berita Acara.
19. 8.Pemusnahan arsip yang memiliki jangka simpan 10 (sepuluh) tahun ke atas perlu dibentuk Tim/Panitia Penilai Arsip. B. PROSEDUR
20. 1.Penilaian Arsip Penilaian arsip merupakan kegiatan penentuan nilai guna, jangka waktu simpan dan nasib akhir arsip apakah akan dilestarikan atau dimusnahkan. Untuk melakukan penilaian arsip perlu memperhatikan nilai guna arsip sebagai berikut:
a.Nilai guna primer yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannnya dalam menunjang pelaksanaan kegiatan yang sedang berlangsung bagi BIG dimasa yang akan datang. Nilaiguna primer meliputi:

(1)Administrasi: merupakan nilai guna arsip untuk mendukung pelaksanaan administrasi di lingkungan BIG.
(2)Hukum: merupakan nilai guna arsip yang melindungi hak dan kewajiban BIG yang dapat dijadikan bukti pertanggungjawaban.
(3)Keuangan: merupakan nilai guna arsip yang berkaitan dengan kebijakan dan transaksi keuangan yang digunakan untuk mempertanggungjawabkan pengelolaan dan pengawasan keuangan di lingkungan BIG.
(4)Ilmiah Teknologi: merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggungjawab intelektual/prestasi budaya yang merupakan hasil penelitian murni dan terapan yang dihasilkan BIG, seperti: hasil penelitian terkait IG yang bermakna bagi kepentingan ilmu pengetahuan.
1. b.Nilai guna sekunder yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan organisasi lain atau kepentingan umum di luar BIG. Nilai guna sekunder meliputi:
(1)Nilai guna Evidensial (bukti keberadaan), merupakan arsip yang dapat memberikan penjelasan tentang aspek penting BIG, perubahan serta perkembangan BIG, asal usul, struktur organisasi, peranan administrasi dan peranan operasional.
(2)Nilai guna Informasi merupakan arsip dapat berkaitan dengan tokoh nasional, benda, peristiwa yang bersifat nasional tanpa dikaitkan atau bukan merupakan tugas dan fungsi BIG. Ada 5 metode dalam penilaian arsip yaitu :
1. a.Analisis Fungsi Analisis Fungsi merupakan kegiatan yang dilakukan untuk memastikan suatu seri arsip masih digunakan untuk penyelesaian masalah yang menjadi substansi informasi didalamnya sebagai arsip aktif atau sudah selesai/inaktif atau masih digunakan terus menerus yang berarti vital. Analisis ini didasarkan pada pemahaman terhadap hubungan keterkaitan antara arsip dan fungsi dari unit kerja sebagai pencipta arsip.
2. b.Analisis Isi Analisis isi merupakan kegiatan untuk memastikan apakah suatu arsip bernilai guna permanen atau hanya berguna untuk jangka waktu tertentu, sehingga dapat menetukan apakah suatu seri arsip harus dimusnahkan atau disimpan selamanya sebagai arsip statis.
3. c.Analisis Konteks Analisis Konteks merupakan kegiatan untuk memastikan keterkaitan informasi antara naskah satu dengan naskah lain dalam satu seri dan seri lainnya untuk menjamin integritas informasinya.
4. d.Analisis Kegunaan Analisis kegunaan merupakan kegiatan untuk memastikan apakah suatu seri arsip hanya berguna untuk instansi penciptanya (primer) atau berguna untuk kehidupan yang lebih umum (sekunder) atau kedua-duanya.
5. e.Analisis Biaya dan Manfaaat Analisis biaya dan manfaat merupakan kegiatan untuk memastikan adanya sumbangan pengelolaan arsip bagi peningkatan efisiensi operasional instansi yang bersangkutan.
  1. 2.Penyusutan Arsip Untuk melakukan penyusutan arsip diperlukan suatu pedoman yaitu JRA. JRA adalah suatu daftar yang sekurang-kurangnya berisi jenis/series arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya. Adapun tujuan JRA adalah:
  2. 1.Meningkatkan efisiensi operasioanal instansi.
  3. 2.Perlindungan terhadap informasi pertanggungjawaban nasional. Penentuan retensi atau waktu simpan arsip didasarkan kepada:
  4. 1.Nilai guna arsip
  5. 2.Peraturan Perundangan
  6. 3.Kepentingan Nasional Prosedur kegiatan penyusutan arsip adalah sebagai berikut:
  7. 1.Pemindahan Arsip Inaktif
6. a.Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah kepada Unit Kearsipan Tahapan kegiatannya sebagai berikut:
  1. 1.Menentukan arsip yang sudah inaktif berdasarkan JRA.
  2. 2.Membuat daftar arsip inaktif.
  3. 3.Menata/mengatur fisik arsip kedalam boks arsip.
  4. 4.Memberikan label nomor boks arsip sesuai dengan nomor arsip pada daftar tersebut pada butir 2.
  5. 5.Mengirimkan surat pengajuan pemindahan arsip ke Unit Kearsipan yang ditandatangani oleh pejabat minimal eselon IV/Arsiparis disertai DPA.
  6. 6.Pemeriksaan fisik arsip oleh petugas dari Unit Kearsipan.
  7. 7.Membuat berita acara pemeriksaan dan melaporkan kepada Kepala Unit Kearsipan.
  8. 8.Membuat berita acara pemindahan arsip rangkap 2 (dua) masing-masing untuk unit pengolah dan unit kearsipan disertai DPA (Format berita acara terlampir dalam lampiran 6 pedoman ini).
  9. 9.Melaksanakan pemindahan arsip dan dilanjutkan dengan penandatangan Berita Acara Pemindahan oleh Pimpinan Unit Pengolah sebagai pihak yang menyerahkan dan Pimpinan Unit Kearsipan sebagai penerima.
  10. 10.Menyimpan berita acara dan DPA yang dipindahkan.
7. b.Pemusnahan Arsip di Unit Pengolah Unit Pengolah dapat memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna dan tidak membutuhkan tindak lanjut, arsip duplikasi dan non arsip (map, amplop, formulir yang tidak bernilai arsip) dengan tahapan sebagai berikut:
  1. 1.Memilah antara arsip yang tidak bernilai guna dan tidak membutuhkan tindak lanjut, arsip duplikasi dan non arsip.
  2. 2.Membuat daftar arsip yang tidak bernilai guna dan tidak membutuhkan tindak lanjut, duplikasi arsip dan non arsip.
  3. 3.Membuat dan mengirimkan surat izin pemusnahan arsip kepada Kepala Unit Kearsipan disertai DPA.
  4. 4.Pemeriksaan fisik arsip oleh petugas dari Unit Kearsipan.
  5. 5.Membuat berita acara pemeriksaan dan melaporkannya kepada Kepala Unit Kearsipan (Format berita acara terlampir dalam lampiran 9 pedoman ini).
  6. 6.Kepala Unit Kearsipan melaporkan hasil pemeriksaan kepada atasan langsung untuk meminta persetujuan.
  7. 7.Melaksanakan pemusnahan dan penandatanganan berita acara rangkap 2 (dua) asli yang dilampiri DPA dengan disaksikan oleh Pimpinan Unit Kearsipan, Unit Pengolah, Pejabat yang membidangi hukum dan pengawasan (Format berita acara pemusnahan arsip terlampir dalam lampiran 7 pedoman ini).
  8. 8.Menyimpan Berita Acara dan DPA.
  9. 9.Pemusnahan non arsip dapat dilakukan tanpa saksi dan berita acara. Gambar: Non Arsip dan Duplikasi Daftar Non Arsip dan Duplikasi BA Pemusnahan Musnah
8. c.Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan Tahapan pemusnahan arsip adalah sebagai berikut:
  1. 1.Membentuk tim pemusnahan arsip yang ditetapkan oleh Sekretaris Utama atau Pejabat yang ditunjuk (Format keputusan tentang tim kerja terlampir dalam lampiran 11 pedoman ini).
  2. 2.Melaksanakan penyeleksian dan pemilahan berkas arsip yang telah mencapai masa inaktif sesuai dengan JRA.
  3. 3.Memisahkan berkas tersebut dari forder aktifnya.
  4. 4.Menggabungkan file-file menjadi seri arsip dalam satu seri berkas, sebagai contoh berkas Cuti Tahunan, Cuti Bersalin dan Cuti Besar dapat digabungkan menjadi satu seri berkas arsip cuti.
  5. 5.Membuat DPA yang akan dimusnahkan
  6. 6.Mengajukan permohonan persetujuan pemusnahan oleh Kepala BIG kepada Kepala ANRI
  7. 7.Menerima surat jawaban dari Kepala ANRI sekaligus pemberitahuan petugas yang ditunjuk untuk melakukan penilaian arsip
  8. 8.Melaksanakan penilaian bersama tim penilai dan ANRI tentang berkas yang akan dimusnahkan
  9. 9.Membuat notulen hasil penilaian dan ditandatangani oleh tim dengan diketahui oleh pihak ANRI
  10. 10.Menerima surat persetujuan pemusnahan arsip dari Kepala ANRI
  11. 11.Membuat berita acara pemusnahan rangkap 2 (dua) asli
  12. 12.Membuat Surat Keputusan Penghapusan dan Pemusnahan Arsip yang ditandatangani Kepala BIG (Format keputusan terlampir dalam lampiran 12 pedoman ini).
  13. 13.Melaksanakan pemusnahan dengan disaksikan minimal 2 (dua) orang yaitu pejabat yang membidangi hukum dan pengawasan
  14. 14.Menandatangani Berita Acara Pemusnahan Arsip
  15. 15.Membuat laporan hasil pemusnahan kepada Kepala dan Sekretaris Utama
  16. 16.Menyimpan berita acara, DPA, SK Penghapusan dan Laporan Gambar: Arsip Inaktif Daftar Arsip Musnah Persetujuan pemusnahan dari ANRI Berita Acara Pemusnahan Musnah Ttd BA
  17. 2.Penyerahan Arsip Statis kepada Arsip Nasional RI Setiap lembaga pemerintah mempunyai kewajiban untuk menyerahkan arsip statis ke Arsip Nasional RI. Arsip statis yang diserahkan meliputi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, arsip yang telah habis retensinya dan atau berketerangan dipermanenkan sesuai JRA. Arsip statis yang diserahkan oleh pencipta arsip harus merupakan arsip yang autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan. Penyerahan arsip statis merupakan tanggung jawab dari pimpinan pencipta arsip. Penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional RI dilakukan dengan tahapan kegiatan sebagai berikut:
  18. 1.Melakukan penyeleksian arsip yang telah mencapai masa statis sesuai JRA
  19. 2.Membuat DPA Statis yang akan diserahkan
  20. 3.Mengatur fisik arsip statis yang akan diserahkan dan membungkus dengan menggunakan kertas kissing
  21. 4.Menyampaikan pemberitahuan secara tertulis kepada ANRI dengan melampirkan daftar arsip yang akan diserahkan
  22. 5.Melakukan penilaian bersama dengan pihak ANRI
  23. 6.Menerima hasil verifikasi dan persetujuan dari ANRI sesuai kewenangannya
  24. 7.Membuat Berita Acara Serah Terima
  25. 8.Menandatangani Berita Acara Penyerahan Arsip
  26. 9.Melakukan penyerahan arsip statis oleh Kepala BIG atau pejabat yang ditunjuk disertai berita acara dan daftar arsip yang diserahkan.
  27. 10.Menyimpan DPA, berita acara, laporan penyerahan dan dokumentasi : : : : Peminjam NIP: Petugas Unit Kearsipan NIP: Lampiran 2 DAFTAR PERTELAAN ARSIP YANG DIPINDAHKAN/DIMUSNAHKAN/DISERAHKAN *) TAHUN.......... Unit Pengolah/Kearsipan : Instansi : Alamat : Telepon : No. Urut Klasifikasi Berkas/NLP Uraian/Isi Berkas/Cakupan Wilayah Tahun Jenis Fisik Kondisi Sifat Berkas Nomor Boks Ket Nomor Jumlah Asal 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Tanggal:......................................... Pelaksana Unit Kearsipan/Pengolah *) (Tanda tangan dan nama jelas) *) Coret yang tidak perlu Lampiran 3 BUKU AGENDA PEMINJAMAN ARSIP No Kode Uraian Jumlah berkas Lokasi peminjam Waktu Pinjam Nama Peminjam Waktu Pengembalian Nama yang Mengembalikan Ket Keterangan:
  28. 1.No : Diisi no urut
  29. 2.Kode : Diisi kode klasifikasi
  30. 3.Waktu : Diisi tanggal/tahun pinjam
  31. 4.Nama Peminjam : Diisi nama jelas yang meminjan
  32. 5.Waktu Mengembalikan : Diisi tanggal/bulan/tahun/pengembalian
  33. 6.Nama yang mengembalikan : Diisi nama jelas yang mengembalikan
  34. 7.Keterangan : Cukup jelas OUT OUT Lampiran 4 OUT GUIDE No Indeks Peminjam Paraf No Indeks Peminjam Paraf Lampiran 5 OUT SHEET OUT No Indeks Peminjam Paraf No Indeks Peminjam Paraf Lampiran 6 BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Nomor : ......................................... Pada hari ini ............... tanggal .............. bulan ...... tahun .................................., kami yang bertanda tangan di bawah ini :
  35. 1.Nama : NIP : Jabatan : Dalam hal ini bertindak atas nama Unit Pengolah ................................................, yang selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama.
  36. 2.Nama : NIP : Jabatan : Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk ......................................................., yang selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua. Pihak Kedua menyatakan telah menerima penyerahan arsip-arsip dari Pihak Pertama seperti dalam daftar pertelaan terlampir. Selanjutnya untuk disimpan oleh Unit Kearsipan. Demikian berita acara serah terima ini dibuat dan ditandatangani oleh kedua belah pihak pada hari dan tanggal tersebut di atas. Pihak Kedua Kepala Unit Kearsipan (Tanda tangan dan nama jelas) Pihak Pertama Unit Pengolah (Tanda tangan dan nama jelas) BADAN INFORMASI GEOSPASIAL ( B I G ) Jl. Raya Jakarta-Bogor KM. 46. Cibinong 16911 Telepon. (021) 875 2062-2063. Faksimile. (021) 875 2064 PO. Box. 46 CBI Website: http://www.big.go.id Lampiran 7 BADAN INFORMASI GEOSPASIAL ( B I G ) Jl. Raya Jakarta-Bogor KM. 46. Cibinong 16911 Telepon. (021) 875 2062-2063. Faksimile. (021) 875 2064 PO. Box. 46 CBI Website: http://www.big.go.id BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP DI UNIT PENGOLAH Nomor : ......................................... Pada hari ini ............... tanggal .............. bulan ...... tahun .................................., kami yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : NIP : Jabatan : Dalam hal ini bertindak atas nama Unit Pengolah ................................................, menyatakan telah melakukan pemusnahan arsip sebagaimana daftar pertelaan terlampir dengan cara dihancurkan/dibakar/dengan kimia *) dan disaksikan oleh petugas Unit Kearsipan dan 2 pejabat yang membidangi hukum dan pengawasan. Saksi:
  37. 1...................................... Unit Kearsipan
  38. 2...................................... Hukum
  39. 3...................................... Pengawasan Pihak Pertama Unit Pengolah (Tanda tangan dan nama jelas) *) Coret yang tidak perlu Lampiran 8 BADAN INFORMASI GEOSPASIAL ( B I G ) Jl. Raya Jakarta-Bogor KM. 46. Cibinong 16911 Telepon. (021) 875 2062-2063. Faksimile. (021) 875 2064 PO. Box. 46 CBI Website: http://www.big.go.id BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP BADAN INFORMASI GEOSPASIAL Nomor : ......................................... Pada hari ini ............... tanggal .............. bulan ...... tahun .................................., kami yang bertanda tangan dibawah ini, Tim Penilai/Penghapusan/Pemusnahan Arsip BIG yang dibentuk dengan Surat Keputusan Sekretaris Utama Nomor..........Tanggal........Tentang..................., berdasarkan Surat Persetujuan dari Kepala ANRI Nomor.......Tanggal................. Telah melaksanakan pemusnahan arsip, seperti dalam daftar pertelaan arsip terlampir dengan cara dihancurkan/dibakar/dengan kimia *) dan disaksikan 2 pejabat yang membidangi hukum dan pengawasan. Demikian berita acara ini dibuat pada hari dan tanggal seperti disebut diatas, dengan sesungguhnya. TIM PEMUSNAHAN ARSIP No Nama Tanda Tangan 1 ............................................. 1. ................ 2 Dst 2. ................ 3 ........................................... Saksi 1 (Hukum)
  40. 3................. 4 ............................................ Saksi 2 (Pengawasan)
  41. 4................. *) Coret yang tidak perlu Lampiran 9 BADAN INFORMASI GEOSPASIAL ( B I G ) Jl. Raya Jakarta-Bogor KM. 46. Cibinong 16911 Telepon. (021) 875 2062-2063. Faksimile. (021) 875 2064 PO. Box. 46 CBI Website: http://www.big.go.id BERITA ACARA PEMERIKSAAN ARSIP Nomor : .................................. Pada hari ini ................. tanggal ............. bulan ................ tahun ....................., bertempat di ...................... telah dilakukan pemeriksaan arsip oleh :
  42. 1............................................. : ............................(Pangkat)
  43. 2............................................. : ............................ Selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama, dan didampingi oleh:
  44. 1............................................. : ............................ Selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua Pihak pertama telah melakukan pemeriksaan arsip milik Pihak Kedua berupa ....................................kurun waktu tahun ........................ sebanyak ........................ Boks/atau ................... berkas dengan rincian sebagaimana terlampir. Berdasarkan pemeriksaan yang telah dilakukan, kami mengusulkan untuk dilakukan ............................................................... Petugas Pemeriksa Fisik Arsip
  45. 1............................................ 1. ………. ………..
  46. 2............................................ 2. ………. ………..
  47. 3............................................ 3. ………. ……….. Mengetahui Pimpinan Unit Kerja (Nama Jelas dan Tandatangan) Lampiran 10 BERITA ACARA SERAH TERIMA ARSIP BADAN INFORMASI GEOSPASIAL NOMOR : ............................................ NOMOR : ............................................ Pada hari ini ............... tanggal .............. bulan ...... tahun .................................., bertempat di...................................., yang bertanda tangan di bawah ini : I. Nama : Jabatan : Alamat : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Badan Informasi Geospasial, selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA. II. Nama : Jabatan : Alamat : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Arsip Nasional Republik Indonesia, selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA. Untuk selanjutnya PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA disebut PARA PIHAK, menyatakan bahwa:
  48. 1.PIHAK PERTAMA menyerahkan arsip yang tercipta dari hasil pekerjaan/kegiatan Badan Informasi Geospasial sebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip yang menjadi Lampiran Berita Acara dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Berita Acara ini kepada PIHAK KEDUA.
  49. 2.PIHAK KEDUA menerima dan memanfaatkan arsip dari PIHAK PERTAMA untuk kepentingan pemerintahan, pembangunan, penelitian, ilmu pengetahuan, kemasyarakatan dan kemaslahatan bangsa bagi kelangsungan kehidupan berbangsa dan bernegara sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipan.
  50. 3.Dengan ditandatanganinya Berita Acara Serah Terima Arsip Badan Informasi Geospasial, maka tanggungjawab pengelolaan arsip beralih dari PIHAK PERTAMA kepada PIHAK KEDUA.
  51. 4.Apabila terdapat kekeliruan dalam Berita Acara ini akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
  52. 5.Berita Acara Serah Terima Arsip Badan Informasi Geospasial ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) bermaterai Rp. 6000, - (enam ribu rupiah), dan PARA PIHAK menerima satu rangkap yang mempunyai kekuatan hukum yang sama. PIHAK PERTAMA Materai (Tanda tangan dan nama jelas) PIHAK KEDUA (Tanda tangan dan nama jelas) Lampiran 11 KEPUTUSAN SEKRETARIS UTAMA NOMOR..... TAHUN ...... TENTANG PEMBENTUKAN TIM KERJA PENILAIAN/PENGHAPUSAN/PEMUSNAHAN ARSIP SEKRETARIS UTAMA Menimbang : a. bahwa dalam rangka melaksanakan penilaian arsip untuk pemusnahan arsip dinamis inaktif BIG perlu membentuk Tim Penilaian/Penghapusan/Pemusnahan Arsip;
9. b.bahwa nama-nama yang tersebut dalam Lampiran Keputusan ini dipandang mampu dan memenuhi syarat untuk diangkat dalam Tim Penilaian/Penghapusan/Pemusnahan Arsip ;
10. c.bahwa berdasarkan pertimbangan huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Keputusan Sekretaris Utama tentang Tim Penilaian/Pengahpusan/Pemusnahan Arsip; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 4 Tahun 2011 tentang Informasi Geospasial (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 49, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5214);
  1. 2.Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 52, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071);
  2. 3.Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
  3. 4.Peraturan Presiden Nomor 94 Tahun 2011 tentang Badan Informasi Geospasial
  4. 5.Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial Nomor 3 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Informasi Geospasial;
  5. 6.Dst. BADAN INFORMASI GEOSPASIAL ( B I G ) Jl. Raya Jakarta-Bogor KM. 46. Cibinong 16911 Telepon. (021) 875 2062-2063. Faksimile. (021) 875 2064 PO. Box. 46 CBI Website: http://www.big.go.id MEMUTUSKAN: Menetapkan : KEPUTUSAN SEKRETARIS UTAMA TENTANG TIM PENILAIAN/PENGHAPUSAN/PEMUSNAHAN ARSIP KESATU : Mengangkat nama-nama yang tercantum dalam kolom 2 sebagai Tim Penilaian/ Penghapusan/Pemusnahan Arsip, yang dilaksanakan pada tanggal ............ dengan penugasan sebagaimana pada kolom 4 Lampiran Keputusan ini, yang selanjutnya disebut Tim Penilaian/Penghapusan/Pemusnahan Arsip KEDUA : Tugas Tim Penilaian/Penghapusan/Pemusnahan Arsip adalah:
11. a.melakukan koordinasi dengan instansi terkait
12. b.melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan
13. c.melakukan penghapusan dari daftar arsip untuk arsip yang dimusnahkan
14. d.memusnahkan arsip dan membuat laporan akhir KETIGA : Tim Penilaian/Penghapusan/Pemusnahan Arsip dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Sekretaris Utama KEEMPAT : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan sampai dengan selesainya kegiatan sebagaimana dimaksud pada diktum KESATU. Tembusan:
  1. 1.Kepala Biro Umum dan Keuangan BIG;
  2. 2.Kepala Bagian Umum
  3. 3.Subbag. Persuratan dan Kearsipan
  4. 4.Yang bersangkutan untuk dilaksanakan sebaik-baiknya Ditetapkan di Cibinong pada tanggal .......................... SEKRETARIS UTAMA BADAN INFORMASI GEOSPASIAL, (Nama Jelas dan Tanda tangan) Lampiran Keputusan Sekretaris Utama Badan Informasi Geospasial Nomor : ………..Tahun .............. Tanggal : ............................ SUSUNAN TIM PENILAIAN/PENGHAPUSAN/PEMUSNAHAN ARSIP No. NAMA INSTANSI KEDUDUKAN 1 2 3 4 1 Pengarah 2 Penanggungjawab 3 Ketua 4 Anggota 5 Dst Anggota SEKRETARIS UTAMA BADAN INFORMASI GEOSPASIAL, (Nama Jelas dan Tanda tangan) Lampiran 12 KEPUTUSAN KEPALA BADAN INFORMASI GEOSPASIAL NOMOR..... TAHUN ...... TENTANG PENGHAPUSAN/PEMUSNAHAN ARSIP BADAN INFORMASI GEOSPASIAL KEPALA BADAN INFORMASI GEOSPASIAL, Menimbang : a.
15. b.dst
16. c.bahwa berdasarkan pertimbangan huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Keputusan Kepala Badan Informasi Goespasial tentang Penghapusan/Pemusnahan Arsip; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 4 Tahun 2011 tentang Informasi Geospasial (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 49, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5214);
  1. 2.Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 52, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071);
  2. 3.Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
  3. 4.Peraturan Presiden Nomor 94 Tahun 2011 tentang Badan Informasi Geospasial
  4. 5.Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial Nomor 3 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Informasi Geospasial
  5. 6.Dst. MEMUTUSKAN: Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA BADAN INFORMASI GEOSPASIAL TENTANG PENGHAPUSAN/PEMUSNAHAN ARSIP BADAN INFORMASI GEOSPASIAL BADAN INFORMASI GEOSPASIAL ( B I G ) Jl. Raya Jakarta-Bogor KM. 46. Cibinong 16911 Telepon. (021) 875 2062-2063. Faksimile. (021) 875 2064 PO. Box. 46 CBI Website: http://www.big.go.id KESATU : Menghapus data arsip yang dimusnahkan sesuai dalam daftar pertelaan terlampir dari database arsip BIG. KEDUA : Memusnahkan arsip sesuai dalam daftar pertelaan terlampir, oleh Tim Penilaian/Penghapusan/Pemusnahan Arsip KETIGA : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan sampai dengan selesainya kegiatan sebagaimana dimaksud pada diktum KESATU. Tembusan:
  6. 1.Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
  7. 2.Sekretaris Utama
  8. 3.dst Ditetapkan di Cibinong pada tanggal .......................... KEPALA BADAN INFORMASI GEOSPASIAL, (Nama Jelas dan Tanda tangan) KEPALA BADAN INFORMASI GEOSPASIAL ttd. ASEP KARSIDI Salinan sesuai dengan aslinya Plt. Kepala Bagian Hukum, ttd. Sora Lokita

Isi peraturan

Teks5PDFHirarki

Memuat teks peraturan…

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa berdasarkan pertimbangan huruf a, perlu

Menetapkan

2.Undang-Undang Nomor 4 Tahun 2011 tentang Informasi Geospasial (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 49, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5214);
3.Peraturan Presiden Nomor 94 Tahun 2011 tentang Badan Informasi Geospasial;
4.Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah;
5.Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial Nomor 3 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Informasi Geospasial sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial Nomor 3 Tahun 2013;
6.Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial Nomor 4 Tahun 2012 tentang Balai Pendidikan dan Pelatihan Geospasial sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial Nomor 4 Tahun 2013;
7.Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial Nomor 5 Tahun 2012 tentang Balai Layanan Jasa dan Produk Geospasial sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial Nomor 5 Tahun 2013; MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN KEPALA BADAN INFORMASI GEOSPASIAL TENTANG TATA KEARSIPAN DINAMIS DI LINGKUNGAN BADAN INFORMASI GEOSPASIAL Pasal 1 ...

Pasal 1

Pasal 2

Tata Kearsipan Dinamis di lingkungan Badan Informasi Geospasial adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

Pasal 3

1.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
2.Undang-Undang Nomor 4 Tahun 2011 tentang Informasi Geospasial.
3.Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
4.Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
5.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. C. TUJUAN Tujuan Penyusunan Tata Kearsipan Dinamis ini adalah :
1.Memberikan petunjuk bagi penyelenggaraan kearsipan di lingkungan BIG;
2.Menciptakan sistem pengelolaan arsip yang baik, hemat, tepat, terkoordinasi, terintegrasi, berdaya guna dan berhasil guna; dan
3.Menjamin pemeliharaan, pelayanan dan penyelamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban kegiatan pemerintahan. D. RUANG LINGKUP Ruang lingkup Tata Kearsipan Dinamis ini meliputi penyelenggaraan kearsipan secara umum, organisasi kearsipan, penataan arsip, pemeliharaan arsip, layanan penggunaan arsip, dan penyusutan arsip. E. PENGERTIAN
1.Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
2.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh BIG dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
3.Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus.
4.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan BIG dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
5.Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
6.Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan BIG yang memiliki nilai guna kesejarahan dan berketerangan permanen.
7.Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
8.Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pelaksanaan kegiatan, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
9.Berita Acara Pemindahan Arsip adalah pernyataan yang menyatakan bahwa pada hari, tanggal, bulan dan tahun yang sudah ditentukan pada pernyataan tersebut terjadi pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan BIG.
10.Berita Acara Pemusnahan Arsip adalah pernyataan yang menyatakan bahwa pada hari, tanggal, bulan dan tahun yang telah ditentukan pada pernyataan tersebut telah dilakukan pemusnahan arsip yang tercantum dalam daftar lampiran.
11.Berita Acara Serah Terima Arsip Statis adalah pernyataan yang menyatakan bahwa pada hari, tanggal, bulan dan tahun yang telah ditentukan pada pernyataan tersebut telah dilakukan penyerahan arsip statis dari Unit Kearsipan BIG kepada ANRI.
12.Berkas adalah kesatuan himpunan dokumen yang saling berhubungan yang mengandung data, peristiwa atau keterangan tentang suatu masalah yang merupakan rangkaian kegiatan/ persoalan.
13.Daftar Pertelaan Arsip, yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berkas arsip yang memuat tentang kurun waktu pembuatan, jumlah dan keterangan lainnya serta dipergunakan sebagai lampiran dalam proses pemindahan, penyerahan dan pemusnahan.
14.Filling Cabinet adalah sarana untuk penyimpanan arsip aktif
15.Folder adalah alat untuk menyimpan arsip/kartu kendali dalam filling cabinet atau kotak kartu kendali.
16.Formulir Tunjuk Silang adalah formulir yang dipergunakan untuk memberikan petunjuk adanya hubungan permasalahan antara satu berkas dengan berkas lainnya
17.Indeks adalah tanda pengenal/petunjuk arsip yang merupakan alat untuk menyusun dan menemukan arsip dalam berkas.
18.Jadwal Retensi Arsip, yang selanjutnya diingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
19.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
20.Klasifikasi Arsip adalah pengelompokan masalah-masalah secara sistematis dan logis yang disusun secara berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai tanda atau kode dan dipakai sebagai dasar dalam melakukan penataan berkas atau arsip secara sistematis.
21.Lembar Disposisi yang selanjuntnya disingkat LD adalah lembar untuk penulisan arahan pimpinan untuk penyelesaian surat.
22.Out Guide adalah alat yang digunakan untuk menandai adanya arsip yang keluar atau sebagai pengganti folder arsip yang dipinjam
23.Out Indicator adalah alat yang digunakan untuk menandai adanya arsip yang keluar atau dipinjam dari filing cabinet
24.Out Sheet adalah alat yang digunakan untuk menandai adanya arsip yang keluar atau sebagai lembar pengganti arsip yang dipinjam
25.Penataan Arsip adalah cara untuk menata arsip di dalam berkas dan mengatur berkas dalam suatu susunan yang sistematis yang memudahkan dalam penemuan kembali.
26.Sekat adalah sarana untuk pemisah antara kelompok masalah satu dengan yang lain sesuai dengan pembagian dalam klasifikasi arsip.
27.Unit Kearsipan adalah Unit Kerja yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip inaktif dan melaksanakan pembinaan terhadap pengelolaan arsip aktif di lingkungan BIG.
28.Unit Pengolah adalah Unit Kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi organisasi dari Eselon 1 sampai dengan eselon 4 di lingkungan BIG. Berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi:
1.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan BIG dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip Dinamis terdiri dari:

a.Arsip Aktif Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus digunakan dalam proses pelaksanaan tugas BIG dan disimpan di Unit Pengolah.
b.Arsip Inaktif Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan disimpan di Unit Kearsipan.
c.Arsip Vital Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pelaksanaan kegiatan di BIG, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Jenis-jenis arsip vital yang terdapat di BIG antara lain:
1. 1.Kebijakan strategis;
2. 2.Peraturan yang masih berlaku;
3. 3.MoU yang masih berlaku;
4. 4.Arsip asset (sertifikat, surat berharga, BPKB, master plan gedung);
5. 5.Arsip hak paten (hak cipta atas produk informasi geospasial dasar);
6. 6.Arsip produk hasil kegiatan BIG;
7. 7.Arsip personal/ pegawai;
8. 8.Berkas perkara pengadilan; dan
9. 9.Arsip terkait kewilayahan, kepulauan, dan perbatasan.
d.Arsip Terjaga Arsip yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya antara lain arsip tentang rekaman kegiatan yang terkait pelaksanaan tugas fungsi BIG berupa dokumen perundingan terkait batas wilayah dan batas negara.
1. 2.Arsip Statis arsip yang dihasilkan dari kegiatan pemerintahan dan pembangunan di BIG berupa Informasi Geospasial Dasar dan Informasi Geospasial Tematik yang memiliki nilai guna kesejarahan dan berketerangan permanen, antara lain: Jaring Kontrol Geodesi (Jaring Kontrol Horisontal Nasional, Jaring Kontrol Vertikal Nasional, dan Jaring Kontrol Gaya Berat Nasional) dan Peta Dasar (Peta Rupabumi, Peta Lingkungan Pantai Indonesia, Peta Lingkungan Laut Nasional), Peta Zona Ekonomi Exklusif, Join Border Mapping, Peta Lingkungan Bandara Indonesia, Peta World Aeronautical Chart (WAC). Berdasarkan media yang digunakan, arsip dibedakan menjadi :
2. 1.Arsip kertas arsip yang berupa teks/gambar/numerik yang tertuang di dalam kertas. Contoh: Arsip Surat Menyurat, Dokumen Kontrak, RSNI, SNI dan lain-lain.
3. 2.Arsip audiovisual arsip yang dapat dilihat dan didengar. Contoh: CD Atlas Multi Media, Dokumentasi Kegiatan Pimpinan
4. 3.Arsip kartografi dan arsitektur arsip berbasis kertas tetapi isinya memuat gambar grafik, peta, maket atau gambar arsitek lainnya, dan karena bentuknya unik dan khas maka dibedakan dari arsip berbasis kertas pada umumnya. Contoh Arsip Kartografi: Peta LPI, LLN, RBI, LBI, WAC, Peta ZEE, Atlas, Peta Tematik Contoh Arsip Arsitektur: Gambar Desain Bangunan, Blue-print Instalasi Jaringan Listrik dan Telepon
5. 4.Arsip elektronik arsip yang dihasilkan oleh teknologi informasi, khususnya computer. Contoh: Data Digital B. ASAS PENGORGANISASIAN ARSIP Pengorganisasian arsip di BIG dilaksanakan dengan prinsip gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi.
6. 1.Sentralisasi pengelolaan kearsipan dilakukan dalam hal pembinaan, evaluasi dan pengawasan, standarisasi sarana kearsipan yang dikoordinir dan dilaksanakan oleh Unit Kearsipan BIG.
7. 2.Desentralisasi dilaksanakan terhadap penyimpanan dan pengelolaan arsip aktif yang dilakukan oleh Unit Pengolah di seluruh unit kerja di BIG. C. KARAKTERISTIK ARSIP Arsip mempunyai karakteristik sebagai berikut:
8. 1.Autentik Arsip memiliki struktur, isi, dan konteks, yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali arsip tersebut diciptakan oleh Unit Pengolah yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip.
9. 2.Utuh Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan tugas fungsi BIG terjaga kelengkapannya dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.
10. 3.Terpercaya Isinya dapat dipercaya penuh dan akurat karena merepresentasikan secara lengkap suatu tindakan dan kegiatan yang dilakukan dalam pelaksanaan tugas fungsi BIG, sehingga dapat diandalkan untuk kegiatan selanjutnya. D. KOMPONEN ARSIP Dalam penciptaan arsip memiliki komponen sebagai berikut:
11. 1.Struktur bentuk (format fisik) dan susunan (format intelektual) arsip yang diciptakan oleh Unit Pengolah dalam media tertentu sehingga memungkinkan isi arsip dikomunikasikan.
12. 2.Isi data, fakta, atau informasi yang direkam dalam rangka pelaksanaan kegiatan BIG.
13. 3.Konteks lingkungan administrasi dan sistem yang digunakan dalam penciptaan arsip di lingkungan BIG. E. SIKLUS KEHIDUPAN ARSIP Siklus kehidupan arsip adalah perjalanan arsip mulai dari penciptaan arsip sampai penyusutan arsip yang meliputi:
14. 1.Penciptaan Arsip Penciptaan arsip dimulai dan berasal dari proses pengurusan naskah dinas dan pelaksanaan tugas fungsi BIG.
15. 2.Pemeliharaan dan Pelayanan Arsip Penataan, penyimpanan, pemeliharaan, dan penemuan kembali arsip dalam rangka pelayanan arsip termasuk melakukan pemberkasan dan alih media yang dilakukan Unit Pengolah ataupun Unit Kearsipan.
16. 3.Penyusutan Arsip Penyusutan arsip berupa pemindahan arsip dan penghapusan. F. PRINSIP-PRINSIP DASAR PENGELOLAAN ARSIP
17. 1.Murah Pengelolaan arsip yang murah tidak diartikan sedikit, namun merupakan rasio antara input (biaya, sumber daya manusia, alat, dll) yang lebih kecil dari output-nya. Dengan input yang seminimal mungkin namun menghasilkan sesuatu yang besar. Pengelolaan arsip yang murah terutama dikaitkan dengan ruang simpan/gedung, alat murah, dan mampu menampung banyak arsip dengan biaya operasional yang murah.
18. 2.Mudah ditemukan Pengelolaan arsip harus mudah ditemukan kembali setiap kali dibutuhkan. Oleh karena itu, dalam pengelolaan arsip aktif dan inaktif harus senantiasa dikembangkan sistem penemuan kembali yang tepat sehingga dapat menjamin ditemukannya arsip dengan cepat-waktu, tepat-orang, dan tepat-arsip.
19. 3.Menjamin keamanan Keselamatan dan keamanan arsip menyangkut fisik maupun informasinya.
20. 1.Unit Kearsipan Unit Kearsipan merupakan unit kerja yang bertugas melaksanakan pembinaan dan pengelolaan arsip dinamis inaktif di lingkungan BIG yang berada di satuan kerja Sekretariat Utama BIG.
21. 2.Unit Pengolah Unit Pengolah merupakan unit kerja yang bertugas melaksanakan pengelolaan kearsipan dinamis aktif di lingkungan BIG. Unit Pengolah di lingkungan BIG adalah sebagai berikut:
a.Di Lingkungan Eselon I

(1)Pimpinan Unit Pengolah : Kepala BIG, Sekretaris Utama dan Deputi
(2)Pimpinan Pengolah : Kasubag. TU Pimpinan
(3)Pelaksana Pengolah : Arsiparis/Petugas Pengolah
1. b.Di Lingkungan Eselon II
(1)Pimpinan Unit Pengolah : Kepala Pusat, Kepala Biro, Inspektur
(2)Pimpinan Pengolah : Petugas Tata Usaha Pusat, Biro, Inspektur
(3)Pelaksana Pengolah : Arsiparis/Petugas Pengolah B. TUGAS ORGANISASI KEARSIPAN

1.Tugas Unit Kearsipan adalah sebagai berikut:

a.Menerima arsip inaktif dari Unit Pengolah;
b.Melaksanakan penyimpanan arsip inaktif;
c.Melaksanakan pengolahan, penataan, penyajian dan pelayanan arsip inaktif;
d.Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan arsip inaktif;
e.Melaksanakan pembinaan kegiatan kearsipan di lingkungan BIG;
f.Membuat pedoman pengelolaan kearsipan dan standar sarana kearsipan;
g.Melakukan penilaian terhadap arsip inaktif yang akan dimusnahkan maupun yang akan diserahkan untuk dilestarikan;
h.Melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip; dan
i.Menyiapkan penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional
1. 2.Unit Pengolah
a.Pimpinan Unit Pengolah Bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip aktif di unit kerjanya.
b.Pimpinan Pengolah
1. 1.Mengarahkan pengelolaan arsip;
2. 2.Melaksanakan pengawasan pengelolaan arsip aktif;
3. 3.Melaksanakan pengawasan setiap pergerakan arsip;
4. 4.Melaksanakan pengawasan terhadap penilaian dan pemilahan arsip;
5. 5.Melaksanakan pengawasan terhadap pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan; dan
6. 6.Melaksanakan pengawasan pemusnahan duplikasi/non arsip.
c.Pelaksana Pengolah
1. 1.Melaksanakan pengelolaan arsip aktif;
2. 2.Melaksanakan penilaian dan pemilahan arsip;
3. 3.Melaksanakan pemindahan arsip inaktif ke Unit Kearsipan; dan
4. 4.Melaksanakan pemusnahan duplikasi/non arsip; A. PRINSIP
5. 1.Arsip yang ditata berupa arsip-arsip yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi.
6. 2.Penataan arsip harus sesuai dengan klasifikasi dan sistem pemberkasan arsip.
7. 3.Arsip yang disimpan di lingkungan Unit Pengolah merupakan arsip aktif.
8. 4.Arsip yang di simpan di Unit Kearsipan merupakan arsip inaktif. B. PROSEDUR
9. 1.Prosedur Penataan Arsip di Unit Pengolah Prosedur penataan arsip diatur sebagai berikut :
a.Pemeriksaan Pemeriksaan dilakukan untuk mengetahui apakah suatu berkas sudah siap untuk disimpan atau belum. Pemeriksaan kelengkapan berkas, meliputi lampiran-lampiran yang menjadi kelengkapan sesuai yang tercantum pada berkas tersebut.
b.Pemberian Kode Klasifikasi Pemberian kode klasifikasi merupakan kegiatan pemberian tanda pengenal pada arsip untuk menunjukan tempat penyimpanan di filling cabinet. Dalam pedoman ini kode yang digunakan adalah alfanumerik yaitu penggabungan huruf dan angka. Langkah-langkah dalam pemberian kode :
1. 1.Menetapkan pokok masalah dengan kode huruf;
2. 2.Menetapkan sub masalah dengan kode angka; dan
3. 3.Menetapakan sub sub masalah dengan kode angka. Contoh : Kegiatan Pusat Pemetaan Rupabumi dan Toponim dalam rangka melaksanakan fungsi pemetaan dasar rupabumi maka kode yang dipergunakan adalah : Jika berkas kerja terkait dengan penyusunan toponim maka kode yang diberikan adalah :
c.Penentuan Indeks Indeks merupakan sarana penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan cara mengindentifikasi arsip melalui penunjukan suatu tanda berupa nama instansi, nama pegawai, nama kegiatan dan lain-lain. Penentuan indeks adalah kegiatan menentukan kata tangkap dari arsip yang akan disimpan di dalam filing cabinet. Kegunaan indeks:
a.Untuk mengelompokan/menyatukan arsip yang kode dan kegiatannya sama ke dalam satu berkas; dan
b.Sebagai sarana penemuan kembali arsip. Syarat mengindeks :
a.Singkat, jelas dan mudah diingat;
b.Diambil/ditentukan dari isi surat;
c.Penentuan berorientasi pada kebutuhan pemakai; dan
d.Harus dikelompokkan dalam kode klasifikasi sehingga diketahui tempat penyimpanannya Macam dan aturan mengindeks :

(1)Indeks nama kegiatan Contoh:  Penyusunan Laporan diindeks Laporan IGD 02 IGD 02 07 Sub-sub Masalah Sub Masalah Pokok Masalah  Penyusunan Anggaran diindeks Anggaran  Penilaian Jabfung diindeks Arsiparis/Surta/Widyaiswara
(2)Indeks nama orang Cara yang digunakan dalam penentuan indeks nama orang dapat dilakukan dengan menggunakan metode Straight Order yaitu pemberian indeks sesuai dengan nama yang sebenarnya dan Indexing Order yaitu pemberian indeks dengan cara pembalikan nama. Contoh Straight Order:  Ir. Rudolf W., M.Sc. diindeks Ir. Rudolf W., M.Sc.  Pranoto Asmoro diindeks Pranoto Asmoro Contoh Indexing Order: a) Indeks untuk nama orang yang memiliki nama marga Contoh:  Radja Nainggolan diindeks menjadi Nainggolan, Radja  Nadia Hutagalung diindeks menjadi Hutagalung, Nadia b) Indeks untuk nama orang yang tidak memiliki nama marga Contoh:  Santi Lestari diindeks menjadi Lestari, Santi  Saliman diindeks menjadi Saliman c) Indeks untuk nama orang yang mempunyai gelar akademik Contoh:  Drs. Amir Syarifuddin, MM diindeks menjadi Syarifuddin, Amir (Drs., M.M.)
(3)Indeks nama Badan/Organisasi/Lembaga a) Indeks untuk nama badan yang menggunakan nama orang Jika nama badan/lembaga/organisasi menggunakan nama orang maka diindeks seperti indeks nama orang diikuti dengan badan atau organisasinya dan diikuti dengan kedudukan badan hukumnya di dalam kurung bila ada. Contoh:  Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo diindeks menjadi: Mangunkusumo, Cipto (Dr) Rumah Sakit  Rumah Sakit Fatmawati diindeks menjadi Fatmawati, Rumah Sakit b) Indeks untuk nama badan yang menggunakan bahasa asing Jika nama badan/lembaga/organisasi menggunakan bahasa asing yang sudah umum, nama badan ditempatkan di bagian depan dan diikuti dengan organisasinya, maka dalam indeks tetap seperti nama aslinya tanpa perubahan. Contoh :  Japan International Corporation Agency diindeks menjadi Japan International Corporation Agency  Central Intelligence Agency diindeks menjadi Central Intelligence Agency c) Indeks untuk nama badan yang sudah biasa dikenal Apabila nama-nama badan atau organisasi yang sudah biasa dikenal dengan nama tersebut (misalnya kantor- kantor pemerintah, nama-nama bank, organisasi profesi) maka akan diindeks seluruh namanya, namun badan hukumnya tetap berada di akhir dalam kurung. Contoh :  PT Bank Rakyat Indonesia diindeks menjadi Bank Rakyat Indonesia (PT)  Asosiasi Arsiparis Indonesia diindeks menjadi Asosiasi Arsiparis Indonesia d) Indeks untuk nama badan yang disingkat dan telah berlaku umum Untuk nama-nama badan atau organisasi yang disingkat dan telah berlaku resmi serta dikenal dengan baik, maka singkatan-singkatan itu sendiri dapat dijadikan indeks. Contoh :  Lembaga Administrasi Negara diindeks menjadi LAN  Japan International Cooperation Agency diindeks menjadi JICA
(4)Indeks nama tempat atau wilayah Untuk nama tempat atau wilayah dapat diindeks sesuai dengan nama aslinya. Contoh :  Cibinong diindeks menjadi Cibinong  Jakarta Selatan diindeks menjadi Jakarta Selatan
1. d.Tunjuk Silang Tunjuk Silang merupakan alat/cara untuk mempertemukan beberapa informasi dan berkas yang mempunyai hubungan atau saling keterkaitan. Contoh Formulir Tunjuk Silang
2. e.Penyortiran (Sorting) Penyortiran merupakan kegiatan pengelompokan arsip sesuai dengan indeks dan kode.
3. f.Penempatan arsip Penempatan arsip adalah kegiatan memasukan arsip ke dalam folder serta memasukan folder ke dalam filing cabinet. Langkah-langkah penempatan folder:
  1. 1.Mempersiapkan folder. Indeks Stasiun Permanen Gaya Berat Kode : IGD.01.02 Tgl.23/08/2013 No.AU/3514/349 Isi Berkas: Persetujuan untuk kegiatan pengamatan gaya berat dan pemasangan pilar TTG di Bandara Dari : Ditjen Hub. Udara Kepada : Kepala BIG Lihat Berkas Indeks: Penyelenggaraan JKGN Kode: IGD.01.01 Tgl.26/8/2013 No.
  2. 2.Menulis kode dan indeks pada surat.
  3. 3.Menulis kode dan indeks pada Tab Folder sesuai dengan kode dan arsip yang akan disimpan.
  4. 4.Memasukan arsip yang sudah dituliskan kode dan indeks kedalam folder.
  5. 5.Penataan Sekat (Guide) Penataan sekat merupakan pekerjaan menerapkan klasifikasi arsip dalam penataan berkas. Sekat I dipergunakan untuk kode kegiatan (pokok masalah), sekat II dipergunakan untuk perincian sub kegiatan (sub masalah) dan sekat III dipergunakan untuk perincian sub- sub kegiatan (sub-sub masalah). Penataan sekat berdasarkan kode arsip.
  6. 6.Folder dalam susunan sekat Folder ditempatkan di belakang sekat III (tersier) yang kode arsipnya sama dengan kode arsip dari folder tersebut. Folder diatur berdasarkan urutan abjad indeks apabila indeks berupa huruf. Dan jika indeks berupa angka diatur terkecil sampai terbesar.
  7. 2.Prosedur Penataan Arsip di Unit Kearsipan
4. a.Penerimaan arsip di Unit Kearsipan:
  1. 1.Menerima arsip inaktif dari unit pengolah.
  2. 2.Melakukan pengecekan ulang arsip inaktif yang akan disimpan apakah sesuai dengan DPA yang akan dipindahkan.
  3. 3.Meneliti daftar arsip dan boks arsip yang diterima dari unit pengolah. IGD.02.07 TOPONIM
  4. 4.Memberi label pada boks arsip yang diterima dari unit pengolah.
  5. 5.Menempatkan boks arsip pada Rak Arsip/ Roll-O-Pack di ruang transit.
  6. 6.Menandatangani Berita Acara Pemindahan Arsip.
  7. 7.Menyimpan Berita Acara dan daftar arsip. Gambar:
5. b.Penataan Arsip di Unit Kearsipan Penataan arsip di Unit Kearsipan menganut sistem asal usul/provenance, setiap unit pengolah memiliki lokasi penyimpanan tersendiri. Prosedur Penataan Arsip:
(1)Mencatat kode lokasi penyimpanan di boks arsip.
(2)Input data arsip ke dalam aplikasi kearsipan.
(3)Menata boks ke dalam lokasi penyimpanan berdasarkan klasifikasi. C. SARANA

1.Perangkat Keras (hard ware)

a.Filling Cabinet Unit Pengolah Boks DPA Unit Kearsipan Label Simpan Cek Ulang Daftar Arsip
b.Sekat
c.Folder
d.Rak Arsip/Roll-O-Pack Rak arsip dapat berupa rak bergerak atau tidak bergerak. Rak dipergunakan menempatkan boks/doos. Boks atau doos ditempatkan samping menyamping sesuai dengan urutan yang telah disiapkan. Gambar : Roll-O-Pack Rak Arsip B I G B I G
e.Boks Arsip Boks yang dipergunakan untuk menyimpan arsip inaktif terdapat dua ukuran yaitu :  Boks besar dengan ukuran lebar 19 cm panjang 38 cm dan tinggi 27 cm.  Boks kecil dengan ukuran lebar 9 cm panjang 38 cm dan tinggi 27 cm. Boks Besar dan Boks Kecil
f.Label Dipergunakan untuk menuliskan nomor boks/doos, kode klasifikasi arsip dan nama unit pengolahnya masing-masing.
g.Graphitech Graphitech adalah alat yang digunakan untuk menyimpan peta dengan cara digantung. Nomor : Unit Kerja : Kode : Tahun :
h.Horisontal Plan Filling Cabinet Merupakan alat yang digunakan untuk menyimpan arsip peta secara horisontal
i.Perangkat Lunak (soft ware)
a.Kode
b.Indeks
c.Klasifikasi
d.Tunjuk Silang
e.Aplikasi A. PRINSIP
1. 1.Pemeliharaan arsip harus dilakukan oleh petugas yang memiliki dedikasi, disiplin dan terampil agar arsip terpelihara dan terjaga kerahasiaanya.
2. 2.Lokasi, bahan bangunan, ruangan dan temparatur pada depo arsip harus bebas dari bencana dan gangguan lain yang dapat merusak arsip.
3. 3.Peralatan penyimpanan arsip harus berkualitas baik dan memenuhi standar yang telah ditentukan.
4. 4.Prosedur pemeliharaan arsip harus disesuaikan dengan karakteristik media arsipnya. B. JENIS PEMELIHARAAN ARSIP
5. 1.Pemeliharaan Arsip Kertas
a.Penggunaan kertas dengan kandungan asam yang rendah (berkisar Ph 7-8).
b.Kamperisasi dan Pemberian Silikon Kemasan Kamperisasi dilakukan dengan cara membersihkan arsip, boks arsip dan roll o’pack dan memberikan kapur barus secukupnya. Kapur barus diletakan di antara boks arsip dan disetiap sudut rak. Selain itu, bisa digunakan silikon kemasan yang dimasukan ke dalam boks arsip sehingga arsip kertas tetap kering.
c.Fumigasi Fumigasi dilakukan untuk mencegah kerusakan fisik arsip, mengobati atau mematikan faktor-faktor perusak biologis dan mensterilkan keadaan arsip agar tidak bau busuk serta menyegarkan udara agar tidak menimbulkan penyakit terhadap manusia, dilakukan setiap satu semester sekali.
d.Perawatan Perawatan arsip dilakukan dengan cara membersihkan arsip, menghilangkan noda/bercak, merawat arsip basah dan mengeringkannya, memulihkan kondisi kertas, pencucian, dan perbaikan kertas dengan cara menambal/menyambung dan enkapsulasi serta laminasi.
1. 2.Pemeliharaan Arsip Foto
a.Pemeliharaan arsip foto yang utama adalah perlakuan yang baik dan hati-hati.
b.Foto harus terhindar dari jamur (bercak-bercak). Foto digosok secara perlahan dan searah dengan kain halus yang sudah diberi larutan try clorotine.
c.Arsip foto negatif disimpan dalam amplop atau sampul dengan kandungan asam rendah.
d.Arsip foto positif disimpan dalam amplop kertas yang besar dengan kandungan asam yang rendah berkisar pH 7-8.
e.Arsip foto positif dan negatif disimpan secara terpisah. Foto diletakan secara vertikal dalam amplop kertas yang bebas sulfur. Apabila amplop dan label rusak, harus selalu diganti.
f.Pengendalian kondisi lingkungan tempat menyimpan arsip foto harus dilakukan. Kelembaban relatif tidak berkisar 38% - 40% RH dan temperatur berkisar 18oC – 20oC.
1. 3.Pemeliharaan Arsip Audio Visual
a.Arsip Video
1. 1.Memelihara dan merawat mesin alat baca video.
2. 2.Membersihkan video dengan mesin pembersih (video cleaner).
3. 3.Memutar video dengan kecepatan normal menggunakan alat baca sekurang kurangnya tiap enam bulan sekali.
4. 4.Membuat duplikasi copy dari master copy sebagai bentuk layanan informasi agar master copy tetap terjaga.
5. 5.Menjaga kebersihan lingkungan dan kestabilan temperatur dan kelembaban untuk video berkisar berkisar 18oC – 20oC dan berkisar 38% - 40% RH.
b.Arsip Film
1. 1.Memutar film pada kecepatan normal menggunakan alat baca sekurang-kurangnya tiap enam bulan sekali.
2. 2.Kotoran debu dan jamur yang menempel pada pada pita film dibersihkan dengan zat kimia cair tricloroethane 70% atau dengan alkohol yang dicampur air, dioleskan tanpa ditekan dengan kain putih halus di atas permukaan pita film.
3. 3.Can film yang terbuat dari kaleng agar diganti dengan can terbuat dari plastik.
4. 4.Menjaga kebersihan lingkungan dan kestabilan temperatur dan kelembaban untuk film hitam putih berkisar 18oC – 20oC. dan berkisar 38% - 40% RH.
5. 5.Untuk pita film yang putus dapat disambung kembali menggunakan celotape.
6. 6.Label yang agak rusak agar diganti dengan label baru.
c.Arsip Rekaman Suara ( Kaset Tape Recorder)

(1)Arsip Piringan a) Piringan sebaiknya disimpan pada sampul polyethylene yang bebas asam di dalam kotak karton. b) Bahan bahan tersebut diatur secara vertical di dalam laci- laci, rak, atau kotak. c) Temperatur sebaiknya konstan, berkisar 18oC – 20oC. Kelembaban relatif diupayakan pula pada tingkat yang stabil berkisar 38% - 40% RH.
(2)Arsip Pita Suara a) Pita hanya diputar pada kecepatan play, bukan pada rewind. b) Pita suara perlu diadakan pengecekan secara periodik yaitu setiap setahun sekali diputar dan jika perlu di-copy kembali. c) Pita disimpan pada amplop polyethylene yang selanjutnya ditempatkan pada kotak-kotak, diatur secara vertikal. d) Kondisi lingkungan harus stabil dengan temperatur berkisar 18oC – 20oC. dan kelembaban berkisar 38% - 40% RH.

4.Pemeliharaan Arsip Elektronik

a.Menggunakan perangkat lunak (disket, CD, DVD, dan eksternal hard disk) yang berkualitas baik.
b.Mem-back up informasi yang terdapat dalam fisik arsip elektronik sekurang-kurangnya tiap dua tahun sekali.
c.Menyimpan fisik arsip elektronik pada tempat yang aman dari pengaruh medan magnetik dan panas serta menjaga kebersihan.
d.Menjaga kestabilan temperatur berkisar 18oC - 20oC dan kelembaban berkisar 38% - 40% RH.
1. 5.Pemeliharaan Arsip Mikrofilm
a.Mikrofilm dalam bentuk roll sebaiknya digunakan secara hati-hati karena mudah tergores.
b.Mikrofilm yang berupa master sebaiknya dicetak dalam bentuk positif.
c.Film disimpan secara vertikal pada kotak yang bebas asam dan bebas sulfur, atau pada reel plastik yang bebas khlorin.
d.Setiap film perlu diperiksa setelah digunakan, minimal sekali dalam 1 tahun.
e.Roll film dapat disimpan dalam suatu reel terbuka atau dalam bentuk catridge / kaset.
e.Kondisi lingkungan yang dipersyaratkan dalam penyimpanan arsip mikcrofilm adalah kelembaban berkisar 38% - 40% RH dan temperatur berada di kisaran 18oC - 20oC.
1. 6.Pemeliharaan Arsip Kartografi dan Kearsitekturan
a.Penyimpanan arsip kartografi dan kearsitekturan sebaiknya tidak dilipat tetapi disimpan dalam bentuk lembaran atau gulungan.
b.Temperatur dan kelembaban disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan berkisar 23oC - 25oC dengan kelembaban relatif berkisar 38% - 40% RH dan AC selama 24 jam.
c.Sarana penyimpanan arsip kartografi dan kearsitekturan harus standard, seperti pH-7 (netral) dan terbuat dari bahan metal.
1. 7.Kontrol Lingkungan Kontrol lingkungan dalam konteks ini adalah upaya pengendalian terhadap suhu dan kelembaban, cahaya dan kualitas udara di dalam ruang penyimpanan. Pengendalian faktor-faktor tersebut dimaksudkan agar arsip terjamin keamanannya dan terjaga dari faktor-faktor perusak arsip.
a.Suhu dan Kelembaban a) Suhu dan kelembaban ruang simpan arsip kertas berada di kisaran 18oC - 22oC dan berkisar 38% - 40% RH. b) Suhu dan kelembaban ruang simpan arsip audio visual kisaran 18oC - 22oC dan berkisar 38% - 40% RH. c) Perlu dipasang alat pengukur suhu dan kelembaban udara (Hygrothermograph atau Hygrothermometer) untuk memantau kelembaban setiap saat.
b.Cahaya a) Sinar matahari tidak boleh mengenai arsip secara langsung. Jika sinar masuk melalui jendela tidak dapat dihindari maka dapat dipakai tirai penghalang. b) Lampu penerang ditata sedemikian rupa sehingga tidak tepat berada di atas rak arsip tetapi di lorong-lorong atau sela-sela rak. c) Cahaya dan penerangan tidak menyilaukan, berbayang dan sangat kontras sebaiknya menggunakan lampu TL/neon anti ultra violet.
c.Udara a) Ruang simpan arsip harus diupayakan agar kualitas udaranya bersih, dan perlu dikontrol melalui pengaturan ventilasi udara. b) Untuk memperlancar sirkulasi udara dan menyedot partikel debu sebaiknya menggunakan fan blower.
1. 8.Keamanan dan Keselamatan
a.Pencegahan Kebakaran Minimal disediakan tabung pemadam kebakaran
b.Pencegahan Bahaya Serangga

(1)Pemeliharaan arsip dengan menggunakan kapur barus, thymol, fastoxin, paradeclorobensin.
(2)Tidak diperkenankan makan, minum dan merokok di dalam ruang simpan arsip.
1. c.Pencegahan Kehilangan Arsip
(1)Ruang simpan harus steril dan hanya petugas atau pejabat yang berwenang yang boleh masuk.
(2)Orang lain selain petugas yang ditunjuk yang akan masuk ruang simpan harus mendapat izin dari pejabat yang berwenang.
1. d.Kesehatan dan Keselamatan
(1)Ruang pegawai terpisah dengan ruang simpan.
(2)Penyediaan makanan bergizi yang cukup dan pemeriksaan kesehatan secara periodik bagi petugas arsip/arsiparis yang menangani Records Center.
(3)Apabila akan dilakukan fumigasi harus memperhatikan ketentuan teknik atau bisa memakai jasa pihak ketiga.
(4)Pemusnahan arsip sebaiknya tidak dibakar atau menggunakan bahan kimia karena dapat megganggu lingkungan
(5)Pemusnahan arsip sebaiknya dilakukan dengan cara dilebur/dihancurkan menjadi bubur kertas sehingga dapat didaur ulang. C. SARANA PEMELIHARAAN ARSIP

1.Kamperisasi : kapur barus,
2.Fumigasi : masker gas, mesin detektor, lampu halida, sarung tangan, jas lab, lack band,timbangan kecil, gelas ukur. selang gelas, plastik polyethene dan zat kimia.
3.Perawatan : kipas angin, AC, DVD player, disket, CD, DVD dan eksternal hard disk, grafitex, tape recorder, amplop atau sampul dengan kandungan asam rendah. sapu, lap kain, air hangat, aseton, minyak ter, gasoline, bensin, alkohol, kloriform, ethyle, ammonia, asam tatrate, trighloroethane, dan zat kimia lainnya yang dapat membersihkan dan menghilangkan noda.
4.Pemberian silikon kemasan A. PRINSIP Layanan penggunaan arsip dilaksanakan dengan memperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:
1.Layanan penggunaan arsip menjamin tersedianya arsip yang benar, untuk orang yang berhak, pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang seefisien mungkin.
2.Arsip hanya digunakan oleh pejabat atau pegawai untuk kepentingan dinas, sesuai dengan jenjang kewenanganya.
3.Penggunaan arsip oleh pejabat atau pegawai dari unit lain dapat dilakukan setelah memperoleh ijin dari pejabat pencipta atau pimpinan unit pengolah.
4.Setiap layanan penggunaan arsip harus dilaksanakan sesuai prosedur yang ditetapkan.
5.Tidak dibenarkan untuk menambah dan atau mengurangi sesuatu apapun dari berkas. B. PROSEDUR Layanan penggunaan arsip dilaksanakan sesuai prosedur sebagai berikut :
1.Permintaan Layanan penggunaan arsip dilakukan melalui permintaan peminjaman dengan mengisi formulir/menuliskan arsip yang dibutuhkan pada kertas. Contoh formulir peminjaman arsip terlampir pada Lampiran 1 pedoman ini.
2.Pencarian arsip Pencarian arsip aktif dapat dilakukan oleh TU pengolah langsung ke filling cabinet sedangkan untuk pencarian arsip inaktif dilakukan oleh petugas arsip dengan menggunakan daftar pencarian arsip/sistem informasi kearsipan dan langsung ke lokasi penyimpanan.
3.Pencatatan Melakukan pencatatan arsip yang dipinjam secara lengkap pada lembar formulir peminjam arsip dan buku agenda/modul peminjaman pada aplikasi sistem informasi kearsipan sebagai buku pembantu/pengingat.
4.Pengambilan arsip Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan menggunakan out indicator dapat berupa guide/folder atau lembaran/sheet. Out indicator dalam guide/folder berfungsi untuk memberi tanda/menggantikan keluarnya arsip dalam satu folder sedangkan Out indicator dalam bentuk lembaran/sheet menggantikan beberapa lembar arsip dalam setiap folder yang sedang keluar dari tempat penyimpanannya. Out indicator sangat berguna sekali untuk mengendalikan arsip agar tidak salah tempat ketika disimpan kembali.
5.Pengendalian Pengendalian peminjaman arsip dilakukan melalui pengawasan terhadap buku agenda/modul peminjaman pada aplikasi sistem informasi kearsipan secara rutin.
6.Penanganan arsip hilang

a.Penelusuran Jika arsip dilaporkan atau diketahui hilang atau tidak dapat ditemukan kembali maka langkah untuk penelusuran terhadap seluruh sarana pencatatan perlu dilakukan terlebih dahulu, termasuk penelusuran di unit – unit kerja yang memiliki keterkaitan dengan informasi arsip tersebut.
b.Pembuatan Berita Acara Jika arsip tidak dapat ditemukan, maka perlu dibuat berita acara kehilangan arsip, yang ditandatangani oleh peminjam/pengguna arsip yang diketahui oleh atasan langsungnya.
c.Pembuatan arsip pengganti Berdasarkan Berita Acara di atas, maka pimpinan unit kearsipan perlu membuat duplikasi arsip mengantikan arsip yang hilang.
d.Pemberian sanksi Bagi pegawai yang terbukti menghilangkan arsip, pimpinan unit kearsipan dapat memberikan sanksi hukuman sesuai dangan tingkat kesalahan yang diperbuat berdasarkan peraturan perindang-undangan.
1. 7.Penyimpanan kembali Setelah arsip yang dipinjam dikembalikan, maka arsip tersebut harus disimpan kembali di tempat semula. Tanda keluar diambil dan diganti dengan arsip yang bersangkutan. C. SARANA
2. 1.DPA/Daftar Inventaris Arsip, sebagaimana terlampir pada lampiran 2 pedoman ini.
3. 2.Formulir Peminjaman Arsip, sebagaimana terlampir pada lampiran 1 pedoman ini.
4. 3.Buku Agenda Peminjam Arsip/Modul Peminjaman pada Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan, sebagaimana terlampir pada lampiran 3 pedoman ini.
5. 4.Out Guide, sebagaimana terlampir pada lampiran 4 pedoman ini.
6. 5.Out Sheet, sebagaimana terlampir pada lampiran 5 pedoman ini.
7. 1.Memberdayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja
8. 2.Mengurangi biaya penyimpanan
9. 3.Menjamin sistem temu kembali arsip secara efesien dan efektif
10. 4.Memudahkan pengendalian arsip yang tercipta
11. 5.Menyelamatkan arsip yang mempunyai nilai pertanggungjawaban nasional. A. PRINSIP Penyusutan arsip dilaksanakan dengan memperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:
12. 1.Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan JRA.
13. 2.Pemindahan arsip inaktif dilakukan secara periodik untuk mengurangi penumpukan arsip di unit kerja.
14. 3.Pemusnahan arsip hanya dapat dilakukan terhadap arsip yang tidak bernilai guna berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
15. 4.Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga informasi dan fisiknya tidak dikenali lagi.
16. 5.Pemusnahan arsip dilakukan berdasarkan keputusan Kepala BIG atau Pejabat BIG yang ditunjuk.
17. 6.Penyerahan arsip statis dilaksanakan secara periodik kepada Arsip Nasional RI.
18. 7.Kegiatan pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip inaktif kepada unit kearsipan harus disertai Berita Acara.
19. 8.Pemusnahan arsip yang memiliki jangka simpan 10 (sepuluh) tahun ke atas perlu dibentuk Tim/Panitia Penilai Arsip. B. PROSEDUR
20. 1.Penilaian Arsip Penilaian arsip merupakan kegiatan penentuan nilai guna, jangka waktu simpan dan nasib akhir arsip apakah akan dilestarikan atau dimusnahkan. Untuk melakukan penilaian arsip perlu memperhatikan nilai guna arsip sebagai berikut:
a.Nilai guna primer yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannnya dalam menunjang pelaksanaan kegiatan yang sedang berlangsung bagi BIG dimasa yang akan datang. Nilaiguna primer meliputi:

(1)Administrasi: merupakan nilai guna arsip untuk mendukung pelaksanaan administrasi di lingkungan BIG.
(2)Hukum: merupakan nilai guna arsip yang melindungi hak dan kewajiban BIG yang dapat dijadikan bukti pertanggungjawaban.
(3)Keuangan: merupakan nilai guna arsip yang berkaitan dengan kebijakan dan transaksi keuangan yang digunakan untuk mempertanggungjawabkan pengelolaan dan pengawasan keuangan di lingkungan BIG.
(4)Ilmiah Teknologi: merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggungjawab intelektual/prestasi budaya yang merupakan hasil penelitian murni dan terapan yang dihasilkan BIG, seperti: hasil penelitian terkait IG yang bermakna bagi kepentingan ilmu pengetahuan.
1. b.Nilai guna sekunder yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan organisasi lain atau kepentingan umum di luar BIG. Nilai guna sekunder meliputi:
(1)Nilai guna Evidensial (bukti keberadaan), merupakan arsip yang dapat memberikan penjelasan tentang aspek penting BIG, perubahan serta perkembangan BIG, asal usul, struktur organisasi, peranan administrasi dan peranan operasional.
(2)Nilai guna Informasi merupakan arsip dapat berkaitan dengan tokoh nasional, benda, peristiwa yang bersifat nasional tanpa dikaitkan atau bukan merupakan tugas dan fungsi BIG. Ada 5 metode dalam penilaian arsip yaitu :
1. a.Analisis Fungsi Analisis Fungsi merupakan kegiatan yang dilakukan untuk memastikan suatu seri arsip masih digunakan untuk penyelesaian masalah yang menjadi substansi informasi didalamnya sebagai arsip aktif atau sudah selesai/inaktif atau masih digunakan terus menerus yang berarti vital. Analisis ini didasarkan pada pemahaman terhadap hubungan keterkaitan antara arsip dan fungsi dari unit kerja sebagai pencipta arsip.
2. b.Analisis Isi Analisis isi merupakan kegiatan untuk memastikan apakah suatu arsip bernilai guna permanen atau hanya berguna untuk jangka waktu tertentu, sehingga dapat menetukan apakah suatu seri arsip harus dimusnahkan atau disimpan selamanya sebagai arsip statis.
3. c.Analisis Konteks Analisis Konteks merupakan kegiatan untuk memastikan keterkaitan informasi antara naskah satu dengan naskah lain dalam satu seri dan seri lainnya untuk menjamin integritas informasinya.
4. d.Analisis Kegunaan Analisis kegunaan merupakan kegiatan untuk memastikan apakah suatu seri arsip hanya berguna untuk instansi penciptanya (primer) atau berguna untuk kehidupan yang lebih umum (sekunder) atau kedua-duanya.
5. e.Analisis Biaya dan Manfaaat Analisis biaya dan manfaat merupakan kegiatan untuk memastikan adanya sumbangan pengelolaan arsip bagi peningkatan efisiensi operasional instansi yang bersangkutan.
  1. 2.Penyusutan Arsip Untuk melakukan penyusutan arsip diperlukan suatu pedoman yaitu JRA. JRA adalah suatu daftar yang sekurang-kurangnya berisi jenis/series arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya. Adapun tujuan JRA adalah:
  2. 1.Meningkatkan efisiensi operasioanal instansi.
  3. 2.Perlindungan terhadap informasi pertanggungjawaban nasional. Penentuan retensi atau waktu simpan arsip didasarkan kepada:
  4. 1.Nilai guna arsip
  5. 2.Peraturan Perundangan
  6. 3.Kepentingan Nasional Prosedur kegiatan penyusutan arsip adalah sebagai berikut:
  7. 1.Pemindahan Arsip Inaktif
6. a.Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah kepada Unit Kearsipan Tahapan kegiatannya sebagai berikut:
  1. 1.Menentukan arsip yang sudah inaktif berdasarkan JRA.
  2. 2.Membuat daftar arsip inaktif.
  3. 3.Menata/mengatur fisik arsip kedalam boks arsip.
  4. 4.Memberikan label nomor boks arsip sesuai dengan nomor arsip pada daftar tersebut pada butir 2.
  5. 5.Mengirimkan surat pengajuan pemindahan arsip ke Unit Kearsipan yang ditandatangani oleh pejabat minimal eselon IV/Arsiparis disertai DPA.
  6. 6.Pemeriksaan fisik arsip oleh petugas dari Unit Kearsipan.
  7. 7.Membuat berita acara pemeriksaan dan melaporkan kepada Kepala Unit Kearsipan.
  8. 8.Membuat berita acara pemindahan arsip rangkap 2 (dua) masing-masing untuk unit pengolah dan unit kearsipan disertai DPA (Format berita acara terlampir dalam lampiran 6 pedoman ini).
  9. 9.Melaksanakan pemindahan arsip dan dilanjutkan dengan penandatangan Berita Acara Pemindahan oleh Pimpinan Unit Pengolah sebagai pihak yang menyerahkan dan Pimpinan Unit Kearsipan sebagai penerima.
  10. 10.Menyimpan berita acara dan DPA yang dipindahkan.
7. b.Pemusnahan Arsip di Unit Pengolah Unit Pengolah dapat memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna dan tidak membutuhkan tindak lanjut, arsip duplikasi dan non arsip (map, amplop, formulir yang tidak bernilai arsip) dengan tahapan sebagai berikut:
  1. 1.Memilah antara arsip yang tidak bernilai guna dan tidak membutuhkan tindak lanjut, arsip duplikasi dan non arsip.
  2. 2.Membuat daftar arsip yang tidak bernilai guna dan tidak membutuhkan tindak lanjut, duplikasi arsip dan non arsip.
  3. 3.Membuat dan mengirimkan surat izin pemusnahan arsip kepada Kepala Unit Kearsipan disertai DPA.
  4. 4.Pemeriksaan fisik arsip oleh petugas dari Unit Kearsipan.
  5. 5.Membuat berita acara pemeriksaan dan melaporkannya kepada Kepala Unit Kearsipan (Format berita acara terlampir dalam lampiran 9 pedoman ini).
  6. 6.Kepala Unit Kearsipan melaporkan hasil pemeriksaan kepada atasan langsung untuk meminta persetujuan.
  7. 7.Melaksanakan pemusnahan dan penandatanganan berita acara rangkap 2 (dua) asli yang dilampiri DPA dengan disaksikan oleh Pimpinan Unit Kearsipan, Unit Pengolah, Pejabat yang membidangi hukum dan pengawasan (Format berita acara pemusnahan arsip terlampir dalam lampiran 7 pedoman ini).
  8. 8.Menyimpan Berita Acara dan DPA.
  9. 9.Pemusnahan non arsip dapat dilakukan tanpa saksi dan berita acara. Gambar: Non Arsip dan Duplikasi Daftar Non Arsip dan Duplikasi BA Pemusnahan Musnah
8. c.Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan Tahapan pemusnahan arsip adalah sebagai berikut:
  1. 1.Membentuk tim pemusnahan arsip yang ditetapkan oleh Sekretaris Utama atau Pejabat yang ditunjuk (Format keputusan tentang tim kerja terlampir dalam lampiran 11 pedoman ini).
  2. 2.Melaksanakan penyeleksian dan pemilahan berkas arsip yang telah mencapai masa inaktif sesuai dengan JRA.
  3. 3.Memisahkan berkas tersebut dari forder aktifnya.
  4. 4.Menggabungkan file-file menjadi seri arsip dalam satu seri berkas, sebagai contoh berkas Cuti Tahunan, Cuti Bersalin dan Cuti Besar dapat digabungkan menjadi satu seri berkas arsip cuti.
  5. 5.Membuat DPA yang akan dimusnahkan
  6. 6.Mengajukan permohonan persetujuan pemusnahan oleh Kepala BIG kepada Kepala ANRI
  7. 7.Menerima surat jawaban dari Kepala ANRI sekaligus pemberitahuan petugas yang ditunjuk untuk melakukan penilaian arsip
  8. 8.Melaksanakan penilaian bersama tim penilai dan ANRI tentang berkas yang akan dimusnahkan
  9. 9.Membuat notulen hasil penilaian dan ditandatangani oleh tim dengan diketahui oleh pihak ANRI
  10. 10.Menerima surat persetujuan pemusnahan arsip dari Kepala ANRI
  11. 11.Membuat berita acara pemusnahan rangkap 2 (dua) asli
  12. 12.Membuat Surat Keputusan Penghapusan dan Pemusnahan Arsip yang ditandatangani Kepala BIG (Format keputusan terlampir dalam lampiran 12 pedoman ini).
  13. 13.Melaksanakan pemusnahan dengan disaksikan minimal 2 (dua) orang yaitu pejabat yang membidangi hukum dan pengawasan
  14. 14.Menandatangani Berita Acara Pemusnahan Arsip
  15. 15.Membuat laporan hasil pemusnahan kepada Kepala dan Sekretaris Utama
  16. 16.Menyimpan berita acara, DPA, SK Penghapusan dan Laporan Gambar: Arsip Inaktif Daftar Arsip Musnah Persetujuan pemusnahan dari ANRI Berita Acara Pemusnahan Musnah Ttd BA
  17. 2.Penyerahan Arsip Statis kepada Arsip Nasional RI Setiap lembaga pemerintah mempunyai kewajiban untuk menyerahkan arsip statis ke Arsip Nasional RI. Arsip statis yang diserahkan meliputi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, arsip yang telah habis retensinya dan atau berketerangan dipermanenkan sesuai JRA. Arsip statis yang diserahkan oleh pencipta arsip harus merupakan arsip yang autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan. Penyerahan arsip statis merupakan tanggung jawab dari pimpinan pencipta arsip. Penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional RI dilakukan dengan tahapan kegiatan sebagai berikut:
  18. 1.Melakukan penyeleksian arsip yang telah mencapai masa statis sesuai JRA
  19. 2.Membuat DPA Statis yang akan diserahkan
  20. 3.Mengatur fisik arsip statis yang akan diserahkan dan membungkus dengan menggunakan kertas kissing
  21. 4.Menyampaikan pemberitahuan secara tertulis kepada ANRI dengan melampirkan daftar arsip yang akan diserahkan
  22. 5.Melakukan penilaian bersama dengan pihak ANRI
  23. 6.Menerima hasil verifikasi dan persetujuan dari ANRI sesuai kewenangannya
  24. 7.Membuat Berita Acara Serah Terima
  25. 8.Menandatangani Berita Acara Penyerahan Arsip
  26. 9.Melakukan penyerahan arsip statis oleh Kepala BIG atau pejabat yang ditunjuk disertai berita acara dan daftar arsip yang diserahkan.
  27. 10.Menyimpan DPA, berita acara, laporan penyerahan dan dokumentasi : : : : Peminjam NIP: Petugas Unit Kearsipan NIP: Lampiran 2 DAFTAR PERTELAAN ARSIP YANG DIPINDAHKAN/DIMUSNAHKAN/DISERAHKAN *) TAHUN.......... Unit Pengolah/Kearsipan : Instansi : Alamat : Telepon : No. Urut Klasifikasi Berkas/NLP Uraian/Isi Berkas/Cakupan Wilayah Tahun Jenis Fisik Kondisi Sifat Berkas Nomor Boks Ket Nomor Jumlah Asal 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Tanggal:......................................... Pelaksana Unit Kearsipan/Pengolah *) (Tanda tangan dan nama jelas) *) Coret yang tidak perlu Lampiran 3 BUKU AGENDA PEMINJAMAN ARSIP No Kode Uraian Jumlah berkas Lokasi peminjam Waktu Pinjam Nama Peminjam Waktu Pengembalian Nama yang Mengembalikan Ket Keterangan:
  28. 1.No : Diisi no urut
  29. 2.Kode : Diisi kode klasifikasi
  30. 3.Waktu : Diisi tanggal/tahun pinjam
  31. 4.Nama Peminjam : Diisi nama jelas yang meminjan
  32. 5.Waktu Mengembalikan : Diisi tanggal/bulan/tahun/pengembalian
  33. 6.Nama yang mengembalikan : Diisi nama jelas yang mengembalikan
  34. 7.Keterangan : Cukup jelas OUT OUT Lampiran 4 OUT GUIDE No Indeks Peminjam Paraf No Indeks Peminjam Paraf Lampiran 5 OUT SHEET OUT No Indeks Peminjam Paraf No Indeks Peminjam Paraf Lampiran 6 BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Nomor : ......................................... Pada hari ini ............... tanggal .............. bulan ...... tahun .................................., kami yang bertanda tangan di bawah ini :
  35. 1.Nama : NIP : Jabatan : Dalam hal ini bertindak atas nama Unit Pengolah ................................................, yang selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama.
  36. 2.Nama : NIP : Jabatan : Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk ......................................................., yang selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua. Pihak Kedua menyatakan telah menerima penyerahan arsip-arsip dari Pihak Pertama seperti dalam daftar pertelaan terlampir. Selanjutnya untuk disimpan oleh Unit Kearsipan. Demikian berita acara serah terima ini dibuat dan ditandatangani oleh kedua belah pihak pada hari dan tanggal tersebut di atas. Pihak Kedua Kepala Unit Kearsipan (Tanda tangan dan nama jelas) Pihak Pertama Unit Pengolah (Tanda tangan dan nama jelas) BADAN INFORMASI GEOSPASIAL ( B I G ) Jl. Raya Jakarta-Bogor KM. 46. Cibinong 16911 Telepon. (021) 875 2062-2063. Faksimile. (021) 875 2064 PO. Box. 46 CBI Website: http://www.big.go.id Lampiran 7 BADAN INFORMASI GEOSPASIAL ( B I G ) Jl. Raya Jakarta-Bogor KM. 46. Cibinong 16911 Telepon. (021) 875 2062-2063. Faksimile. (021) 875 2064 PO. Box. 46 CBI Website: http://www.big.go.id BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP DI UNIT PENGOLAH Nomor : ......................................... Pada hari ini ............... tanggal .............. bulan ...... tahun .................................., kami yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : NIP : Jabatan : Dalam hal ini bertindak atas nama Unit Pengolah ................................................, menyatakan telah melakukan pemusnahan arsip sebagaimana daftar pertelaan terlampir dengan cara dihancurkan/dibakar/dengan kimia *) dan disaksikan oleh petugas Unit Kearsipan dan 2 pejabat yang membidangi hukum dan pengawasan. Saksi:
  37. 1...................................... Unit Kearsipan
  38. 2...................................... Hukum
  39. 3...................................... Pengawasan Pihak Pertama Unit Pengolah (Tanda tangan dan nama jelas) *) Coret yang tidak perlu Lampiran 8 BADAN INFORMASI GEOSPASIAL ( B I G ) Jl. Raya Jakarta-Bogor KM. 46. Cibinong 16911 Telepon. (021) 875 2062-2063. Faksimile. (021) 875 2064 PO. Box. 46 CBI Website: http://www.big.go.id BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP BADAN INFORMASI GEOSPASIAL Nomor : ......................................... Pada hari ini ............... tanggal .............. bulan ...... tahun .................................., kami yang bertanda tangan dibawah ini, Tim Penilai/Penghapusan/Pemusnahan Arsip BIG yang dibentuk dengan Surat Keputusan Sekretaris Utama Nomor..........Tanggal........Tentang..................., berdasarkan Surat Persetujuan dari Kepala ANRI Nomor.......Tanggal................. Telah melaksanakan pemusnahan arsip, seperti dalam daftar pertelaan arsip terlampir dengan cara dihancurkan/dibakar/dengan kimia *) dan disaksikan 2 pejabat yang membidangi hukum dan pengawasan. Demikian berita acara ini dibuat pada hari dan tanggal seperti disebut diatas, dengan sesungguhnya. TIM PEMUSNAHAN ARSIP No Nama Tanda Tangan 1 ............................................. 1. ................ 2 Dst 2. ................ 3 ........................................... Saksi 1 (Hukum)
  40. 3................. 4 ............................................ Saksi 2 (Pengawasan)
  41. 4................. *) Coret yang tidak perlu Lampiran 9 BADAN INFORMASI GEOSPASIAL ( B I G ) Jl. Raya Jakarta-Bogor KM. 46. Cibinong 16911 Telepon. (021) 875 2062-2063. Faksimile. (021) 875 2064 PO. Box. 46 CBI Website: http://www.big.go.id BERITA ACARA PEMERIKSAAN ARSIP Nomor : .................................. Pada hari ini ................. tanggal ............. bulan ................ tahun ....................., bertempat di ...................... telah dilakukan pemeriksaan arsip oleh :
  42. 1............................................. : ............................(Pangkat)
  43. 2............................................. : ............................ Selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama, dan didampingi oleh:
  44. 1............................................. : ............................ Selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua Pihak pertama telah melakukan pemeriksaan arsip milik Pihak Kedua berupa ....................................kurun waktu tahun ........................ sebanyak ........................ Boks/atau ................... berkas dengan rincian sebagaimana terlampir. Berdasarkan pemeriksaan yang telah dilakukan, kami mengusulkan untuk dilakukan ............................................................... Petugas Pemeriksa Fisik Arsip
  45. 1............................................ 1. ………. ………..
  46. 2............................................ 2. ………. ………..
  47. 3............................................ 3. ………. ……….. Mengetahui Pimpinan Unit Kerja (Nama Jelas dan Tandatangan) Lampiran 10 BERITA ACARA SERAH TERIMA ARSIP BADAN INFORMASI GEOSPASIAL NOMOR : ............................................ NOMOR : ............................................ Pada hari ini ............... tanggal .............. bulan ...... tahun .................................., bertempat di...................................., yang bertanda tangan di bawah ini : I. Nama : Jabatan : Alamat : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Badan Informasi Geospasial, selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA. II. Nama : Jabatan : Alamat : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Arsip Nasional Republik Indonesia, selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA. Untuk selanjutnya PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA disebut PARA PIHAK, menyatakan bahwa:
  48. 1.PIHAK PERTAMA menyerahkan arsip yang tercipta dari hasil pekerjaan/kegiatan Badan Informasi Geospasial sebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip yang menjadi Lampiran Berita Acara dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Berita Acara ini kepada PIHAK KEDUA.
  49. 2.PIHAK KEDUA menerima dan memanfaatkan arsip dari PIHAK PERTAMA untuk kepentingan pemerintahan, pembangunan, penelitian, ilmu pengetahuan, kemasyarakatan dan kemaslahatan bangsa bagi kelangsungan kehidupan berbangsa dan bernegara sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipan.
  50. 3.Dengan ditandatanganinya Berita Acara Serah Terima Arsip Badan Informasi Geospasial, maka tanggungjawab pengelolaan arsip beralih dari PIHAK PERTAMA kepada PIHAK KEDUA.
  51. 4.Apabila terdapat kekeliruan dalam Berita Acara ini akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
  52. 5.Berita Acara Serah Terima Arsip Badan Informasi Geospasial ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) bermaterai Rp. 6000, - (enam ribu rupiah), dan PARA PIHAK menerima satu rangkap yang mempunyai kekuatan hukum yang sama. PIHAK PERTAMA Materai (Tanda tangan dan nama jelas) PIHAK KEDUA (Tanda tangan dan nama jelas) Lampiran 11 KEPUTUSAN SEKRETARIS UTAMA NOMOR..... TAHUN ...... TENTANG PEMBENTUKAN TIM KERJA PENILAIAN/PENGHAPUSAN/PEMUSNAHAN ARSIP SEKRETARIS UTAMA Menimbang : a. bahwa dalam rangka melaksanakan penilaian arsip untuk pemusnahan arsip dinamis inaktif BIG perlu membentuk Tim Penilaian/Penghapusan/Pemusnahan Arsip;
9. b.bahwa nama-nama yang tersebut dalam Lampiran Keputusan ini dipandang mampu dan memenuhi syarat untuk diangkat dalam Tim Penilaian/Penghapusan/Pemusnahan Arsip ;
10. c.bahwa berdasarkan pertimbangan huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Keputusan Sekretaris Utama tentang Tim Penilaian/Pengahpusan/Pemusnahan Arsip; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 4 Tahun 2011 tentang Informasi Geospasial (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 49, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5214);
  1. 2.Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 52, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071);
  2. 3.Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
  3. 4.Peraturan Presiden Nomor 94 Tahun 2011 tentang Badan Informasi Geospasial
  4. 5.Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial Nomor 3 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Informasi Geospasial;
  5. 6.Dst. BADAN INFORMASI GEOSPASIAL ( B I G ) Jl. Raya Jakarta-Bogor KM. 46. Cibinong 16911 Telepon. (021) 875 2062-2063. Faksimile. (021) 875 2064 PO. Box. 46 CBI Website: http://www.big.go.id MEMUTUSKAN: Menetapkan : KEPUTUSAN SEKRETARIS UTAMA TENTANG TIM PENILAIAN/PENGHAPUSAN/PEMUSNAHAN ARSIP KESATU : Mengangkat nama-nama yang tercantum dalam kolom 2 sebagai Tim Penilaian/ Penghapusan/Pemusnahan Arsip, yang dilaksanakan pada tanggal ............ dengan penugasan sebagaimana pada kolom 4 Lampiran Keputusan ini, yang selanjutnya disebut Tim Penilaian/Penghapusan/Pemusnahan Arsip KEDUA : Tugas Tim Penilaian/Penghapusan/Pemusnahan Arsip adalah:
11. a.melakukan koordinasi dengan instansi terkait
12. b.melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan
13. c.melakukan penghapusan dari daftar arsip untuk arsip yang dimusnahkan
14. d.memusnahkan arsip dan membuat laporan akhir KETIGA : Tim Penilaian/Penghapusan/Pemusnahan Arsip dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Sekretaris Utama KEEMPAT : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan sampai dengan selesainya kegiatan sebagaimana dimaksud pada diktum KESATU. Tembusan:
  1. 1.Kepala Biro Umum dan Keuangan BIG;
  2. 2.Kepala Bagian Umum
  3. 3.Subbag. Persuratan dan Kearsipan
  4. 4.Yang bersangkutan untuk dilaksanakan sebaik-baiknya Ditetapkan di Cibinong pada tanggal .......................... SEKRETARIS UTAMA BADAN INFORMASI GEOSPASIAL, (Nama Jelas dan Tanda tangan) Lampiran Keputusan Sekretaris Utama Badan Informasi Geospasial Nomor : ………..Tahun .............. Tanggal : ............................ SUSUNAN TIM PENILAIAN/PENGHAPUSAN/PEMUSNAHAN ARSIP No. NAMA INSTANSI KEDUDUKAN 1 2 3 4 1 Pengarah 2 Penanggungjawab 3 Ketua 4 Anggota 5 Dst Anggota SEKRETARIS UTAMA BADAN INFORMASI GEOSPASIAL, (Nama Jelas dan Tanda tangan) Lampiran 12 KEPUTUSAN KEPALA BADAN INFORMASI GEOSPASIAL NOMOR..... TAHUN ...... TENTANG PENGHAPUSAN/PEMUSNAHAN ARSIP BADAN INFORMASI GEOSPASIAL KEPALA BADAN INFORMASI GEOSPASIAL, Menimbang : a.
15. b.dst
16. c.bahwa berdasarkan pertimbangan huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Keputusan Kepala Badan Informasi Goespasial tentang Penghapusan/Pemusnahan Arsip; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 4 Tahun 2011 tentang Informasi Geospasial (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 49, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5214);
  1. 2.Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 52, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071);
  2. 3.Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
  3. 4.Peraturan Presiden Nomor 94 Tahun 2011 tentang Badan Informasi Geospasial
  4. 5.Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial Nomor 3 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Informasi Geospasial
  5. 6.Dst. MEMUTUSKAN: Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA BADAN INFORMASI GEOSPASIAL TENTANG PENGHAPUSAN/PEMUSNAHAN ARSIP BADAN INFORMASI GEOSPASIAL BADAN INFORMASI GEOSPASIAL ( B I G ) Jl. Raya Jakarta-Bogor KM. 46. Cibinong 16911 Telepon. (021) 875 2062-2063. Faksimile. (021) 875 2064 PO. Box. 46 CBI Website: http://www.big.go.id KESATU : Menghapus data arsip yang dimusnahkan sesuai dalam daftar pertelaan terlampir dari database arsip BIG. KEDUA : Memusnahkan arsip sesuai dalam daftar pertelaan terlampir, oleh Tim Penilaian/Penghapusan/Pemusnahan Arsip KETIGA : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan sampai dengan selesainya kegiatan sebagaimana dimaksud pada diktum KESATU. Tembusan:
  6. 1.Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
  7. 2.Sekretaris Utama
  8. 3.dst Ditetapkan di Cibinong pada tanggal .......................... KEPALA BADAN INFORMASI GEOSPASIAL, (Nama Jelas dan Tanda tangan) KEPALA BADAN INFORMASI GEOSPASIAL ttd. ASEP KARSIDI Salinan sesuai dengan aslinya Plt. Kepala Bagian Hukum, ttd. Sora Lokita