1.Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat PNS adalah warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai Pegawai Aparatur Sipil Negara secara tetap oleh Pejabat Pembina Kepegawaian untuk menduduki jabatan pemerintahan.
2.Pejabat yang Berwenang adalah pejabat yang mempunyai kewenangan melaksanakan proses pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian PNS sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
3.Jabatan Fungsional Penata Kanselerai adalah jabatan yang mempunyai ruang lingkup tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melaksanakan kegiatan kekanseleraian yang meliputi penataan keuangan, barang milik negara, ketatausahaan dan kepegawaian di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik Indonesia untuk mendukung kegiatan diplomatik dan konsuler.
4.Pejabat Fungsional Penata Kanselerai yang selanjutnya disebut Penata Kanselerai adalah PNS yang diberikan tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melaksanakan kegiatan kekanseleraian yang meliputi penataan keuangan, barang milik negara, ketatausahaan dan kepegawaian di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik Indonesia untuk mendukung kegiatan diplomatik dan konsuler.
5.Kekanseleraian adalah kegiatan yang meliputi penataan keuangan, barang milik negara, ketatausahaan, dan 2019, No.1680 kepegawaian di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik Indonesia untuk mendukung kegiatan diplomatik dan konsuler.
6.Uji Kompetensi Jabatan Fungsional Penata Kanselerai yang selanjutnya disebut Uji Kompetensi adalah proses mengukur pengetahuan, keterampilan, dan sikap/perilaku calon PNS dan PNS dengan Standar Kompetensi Jabatan Fungsional Penata Kanselerai.
7.Standar Kompetensi Jabatan Fungsional Penata Kanselerai adalah persyaratan kompetensi teknis, kompetensi manajerial, dan kompetensi sosial kultural minimal yang harus dimiliki untuk menjalankan tugas jabatan.
8.Kompetensi Teknis adalah pengetahuan, keterampilan, dan sikap/perilaku yang dapat diamati, diukur, dan dikembangkan yang spesifik berkaitan dengan bidang teknis jabatan.
9.Kompetensi Manajerial adalah pengetahuan, keterampilan, dan sikap/perilaku yang dapat diamati, diukur, dikembangkan untuk memimpin dan/atau mengelola unit organisasi.
10.Kompetensi Sosial Kultural adalah pengetahuan, keterampilan, dan sikap/perilaku yang dapat diamati, diukur, dan dikembangkan terkait dengan pengalaman berinteraksi dengan masyarakat majemuk dalam hal agama, suku dan budaya, perilaku wawasan kebangsaan, etika, nilai-nilai, moral, emosi dan prinsip, yang harus dipenuhi oleh setiap pemegang jabatan untuk memperoleh hasil kerja sesuai dengan peran, fungsi, dan jabatan.
11.Kesesuaian Pekerjaan dengan Kompetensi (Job Person Match) yang selanjutnya disingkat JPM adalah persentase kesesuaian level kompetensi terhadap Standar Kompetensi Jabatan Fungsional Pranata Informasi Diplomatik.
12.Tim Uji Kompetensi Jabatan Fungsional Penata Kanselerai yang selanjutnya disebut Tim Penguji adalah 2019, No.1680 tim yang dibentuk dan ditetapkan oleh Pejabat yang Berwenang yang bertugas melaksanakan Uji Kompetensi.
13.Unit Organisasi adalah unit jabatan pimpinan tinggi madya yang merupakan bagian dari suatu Kementerian Negara atau Lembaga dan bertanggung jawab terhadap pengoordinasian dan/atau pelaksanaan suatu program.
14.Unit Kerja adalah unit jabatan pimpinan tinggi pratama yang merupakan bagian dari Unit Organisasi.
15.Perwakilan Republik Indonesia yang selanjutnya disebut Perwakilan adalah perwakilan diplomatik dan perwakilan konsuler Republik Indonesia yang secara resmi mewakili dan memperjuangkan kepentingan bangsa, negara, dan pemerintah Republik Indonesia secara keseluruhan di negara penerima atau pada organisasi internasional.
16.Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri.
17.Kepala Perwakilan adalah unsur pimpinan pada perwakilan diplomatik dan perwakilan konsuler sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.