1.Satu Data Indonesia adalah kebijakan tata kelola Data pemerintah untuk menghasilkan Data yang akurat, mutakhir, terpadu, dan dapat dipertanggungjawabkan, serta mudah diakses dan dibagipakaikan antar instansi pusat dan instansi daerah melalui pemenuhan Standar Data, Metadata, Interoperabilitas Data, dan menggunakan Kode Referensi dan Data Induk.
2.Data adalah catatan atas kumpulan fakta atau deskripsi berupa angka, karakter, simbol, gambar, peta, tanda, isyarat, tulisan, suara dan/atau bunyi, yang merepresentasikan keadaan sebenarnya atau menunjukkan suatu ide, objek, kondisi, atau situasi.
3.Data Diplomasi adalah semua data pada kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintah di bidang luar negeri dan perwakilan Republik Indonesia yang berkaitan dengan penyelenggaraan hubungan luar negeri dan pelaksanaan politik luar negeri Negara Republik Indonesia.
4.Tata Kelola Data Diplomasi adalah serangkaian proses dan struktur pengelolaan Data Diplomasi di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik Indonesia.
5.Standar Data adalah standar yang mendasari Data tertentu.
6.Metadata adalah informasi dalam bentuk struktur dan format yang baku untuk menggambarkan Data, menjelaskan Data, serta memudahkan pencarian, penggunaan, dan pengelolaan informasi Data.
7.Interoperabilitas Data adalah kemampuan Data untuk dibagipakaikan antar sistem elektronik yang saling berinteraksi.
8.Kode Referensi adalah tanda berisi karakter yang mengandung atau menggambarkan makna, maksud, atau Karo HAKP Sekjen Plt. Dirjen IDP Kepala Pustik KP norma tertentu sebagai rujukan identitas Data yang bersifat unik.
9.Data Induk adalah data yang merepresentasikan objek dalam proses bisnis pemerintah yang ditetapkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan untuk digunakan bersama.
10.Walidata kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri dan perwakilan Republik Indonesia yang selanjutnya disebut Walidata adalah unit kerja di kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri yang melaksanakan kegiatan pengumpulan, pemeriksaan, pengelolaan, penyimpanan, dan pengamanan Data Diplomasi serta menyebarluaskan Data Diplomasi.
11.Forum Satu Data Indonesia adalah wadah komunikasi dan koordinasi instansi pusat dan/atau instansi daerah untuk penyelenggaraan Satu Data Indonesia.
12.Produsen Data Diplomasi yang selanjutnya disebut Produsen Data adalah unit kerja di kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri dan perwakilan Republik Indonesia yang menghasilkan Data Diplomasi berdasarkan kewenangan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
13.Pengguna Data Diplomasi adalah kementerian/lembaga/ pemerintah daerah/instansi, perseorangan, kelompok orang, atau badan hukum yang menggunakan Data Diplomasi.
14.Data Diplomasi Prioritas adalah Data Diplomasi terpilih yang berasal dari daftar Data Diplomasi yang akan dikumpulkan pada tahun selanjutnya yang disepakati dalam Forum Satu Data Indonesia dan telah mendapat persetujuan dari tim pengarah.
15.Pejabat Fungsional Pranata Informasi Diplomatik yang selanjutnya disingkat PID adalah pegawai negeri sipil yang mempunyai ruang lingkup tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk mengelola informasi diplomatik, mengolah data digital diplomatik serta monitoring dan Karo HAKP Sekjen Plt. Dirjen IDP Kepala Pustik KP evaluasi pengelolaan informasi diplomatik pada unit kerja di lingkungan kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri dan perwakilan Republik Indonesia untuk mendukung kegiatan diplomatik dan konsuler.
16.Sistem Elektronik adalah serangkaian perangkat dan prosedur elektronik yang berfungsi mempersiapkan, mengumpulkan, mengolah, menganalisis, menyimpan, menampilkan, mengumumkan, mengirimkan, dan/atau menyebarluaskan informasi elektronik.
17.Perwakilan Republik Indonesia yang selanjutnya disebut Perwakilan adalah Perwakilan diplomatik dan Perwakilan konsuler Republik Indonesia yang secara resmi mewakili dan memperjuangkan kepentingan bangsa, negara, dan Pemerintah Republik Indonesia secara keseluruhan di negara penerima atau pada organisasi internasional.
18.Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri.
19.Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri.
20.Unit Organisasi adalah komponen organisasi di lingkungan Kementerian yang dipimpin oleh pejabat pimpinan tinggi madya.
21.Unit Kerja adalah bagian dari Unit Organisasi di lingkungan Kementerian yang dipimpin oleh pejabat pimpinan tinggi pratama.