1.Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat PNS adalah warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai pegawai aparatur sipil negara secara tetap oleh pejabat pembina kepegawaian untuk menduduki jabatan pemerintahan.
2.Jabatan Fungsional Pranata Informasi Diplomatik yang selanjutnya disingkat JF PID adalah jabatan yang mempunyai ruang lingkup tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk mengelola informasi diplomatik, mengolah data digital diplomatik serta monitoring dan evaluasi pengelolaan informasi diplomatik di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik Indonesia untuk mendukung kegiatan diplomatik dan konsuler.
3.Pejabat Fungsional Pranata Informasi Diplomatik yang selanjutnya disebut PID adalah PNS yang diberikan tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk mengelola informasi diplomatik, mengolah data digital diplomatik serta monitoring dan evaluasi pengelolaan informasi diplomatik di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik Indonesia untuk mendukung kegiatan diplomatik dan konsuler.
4.Informasi Diplomatik adalah informasi digital yang dihasilkan dari proses identifikasi, pengolahan, dan analisis data untuk mendukung kegiatan diplomasi Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik Indonesia.
5.Data Digital Diplomatik adalah data yang bersifat terstruktur dan tidak terstruktur yang akan diolah untuk menghasilkan Informasi Diplomatik.
6.Karya Tulis atau Karya Ilmiah yang selanjutnya disebut KTI adalah tulisan hasil pokok pikiran, penelitian, pengembangan, dan/atau hasil kajian yang disusun oleh PID baik perorangan atau kelompok di bidang pengelolaan Informasi Diplomatik, pengolahan Data Digital Diplomatik serta monitoring dan evaluasi pengelolaan Informasi Diplomatik.
7.Tinjauan atau Ulasan Ilmiah adalah pandangan atau pendapat yang diperoleh setelah menyelidiki dan mempelajari suatu isu di bidang pengelolaan Informasi Diplomatik, pengolahan Data Digital Diplomatik serta monitoring dan evaluasi pengelolaan Informasi Diplomatik.
8.Makalah adalah tulisan ilmiah yang disusun berdasarkan analisis dan sintesis data hasil penelitian, pengkajian, survei, dan/atau evaluasi di bidang pengelolaan Informasi Diplomatik, dan pengolahan Data Digital Diplomatik dengan pemikiran sistematis yang belum pernah ditulis dan dipublikasikan oleh orang lain serta topik yang dibahas berupa topik baru yang menambah informasi baru dan/atau memperkuat temuan/topik sebelumnya.
9.Tulisan Ilmiah Populer adalah tulisan di bidang pengelolaan Informasi Diplomatik, pengolahan Data Digital Diplomatik serta monitoring dan evaluasi pengelolaan Informasi Diplomatik yang dibuat dengan tujuan untuk memberikan informasi atau pandangan lain bagi pihak yang terkait dan/atau masyarakat umum.
10.Prasaran adalah buah pikiran berupa gagasan, Tinjauan, atau Ulasan Ilmiah di bidang pengelolaan Informasi Diplomatik, pengolahan Data Digital Diplomatik serta monitoring dan evaluasi pengelolaan Informasi Diplomatik yang diajukan dalam suatu pertemuan ilmiah nasional dan terdapat dalam kesimpulan akhir pertemuan.
11.Majalah Ilmiah adalah majalah publikasi yang memuat KTI dan mengandung data dan informasi yang memajukan ilmu pengetahuan dan teknologi dan ditulis sesuai dengan kaidah penulisan ilmiah serta diterbitkan secara berkala.
12.International Standard Book Numbers yang selanjutnya disingkat ISBN adalah sistem penomoran yang digunakan sebagai satu pengenal atau identitas dari karya yang diterbitkan dalam bentuk buku tercetak, pamflet, terbitan dalam huruf braille, peta, video, transparansi untuk pendidikan atau instruksional, terbitan yang bersifat elektronik, audio books, software edukasi, dan terbitan dalam bentuk mikro berupa mikrofilm atau mikrofis serta salinan digital dari terbitan monografi.
13.International Standard Serial Numbers yang selanjutnya disingkat ISSN adalah tanda pengenal unik yang digunakan untuk mengidentifikasi terbitan berkala secara cepat dan mudah baik untuk terbitan media cetak maupun elektronik.
14.Media Cetak adalah sarana media massa yang dicetak dan diterbitkan secara berkala.
15.Media Elektronik adalah sarana media massa yang mempergunakan alat elektronik modern yaitu jurnal elektronik dan buku elektronik.
16.Mitra Bestari adalah pengulas yang membantu editor untuk menelaah secara kritis substansi KTI sesuai bidang kepakarannya.
17.Bunga Rampai adalah kumpulan KTI dengan pembahasan mendalam tentang masalah kekinian suatu keilmuan dengan merangkum hasil penelitian yang terbaru dengan menekankan pada aspek teori, panduan penjelasan filosofis atau suatu langkah panduan atau suatu bentuk kajian yang dicetak dalam format buku serta susunan dalam bagian per bagian atau bab per bab yang dibuat secara berkesinambungan dan bertautan.
18.Lembaga Penerbitan adalah badan usaha penerbitan buku yang mempunyai dewan editor, dibentuk berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan, dan difokuskan untuk menjalankan usaha penerbitan.
19.Pengutipan adalah cara pengambilan istilah, kata, atau kalimat dari sebuah sumber guna melengkapi dan mendukung atau menolak pendapat atau landasan teori yang dikemukakan oleh penulis di dalam KTI.
20.Plagiasi adalah penyampaian suatu data, informasi, dan hasil/kesimpulan, baik hanya substansi maupun secara keseluruhan, dari suatu tulisan milik orang lain dan/atau milik sendiri tanpa menyebutkan sumber aslinya, termasuk penggunaan data atau ide dari analisis suatu proyek atau tulisan yang belum dipublikasikan, saat penulis atau peneliti yang bersangkutan mempunyai akses seperti sebagai konsultan, Mitra Bestari, editor, atau nama lain yang sejenis tanpa menyebutkan sumber aslinya.
21.Perwakilan Republik Indonesia, yang selanjutnya disebut Perwakilan, adalah perwakilan diplomatik dan perwakilan konsuler Republik Indonesia yang secara resmi mewakili dan memperjuangkan kepentingan bangsa, negara, dan pemerintah Republik Indonesia secara keseluruhan di negara penerima dan/atau pada organisasi internasional.
22.Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri.
23.Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri.