1.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
3.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
4.Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 2022, No.39
5.Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
6.Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
7.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
8.Alih Media Arsip adalah kegiatan pengalihan media arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka memudahkan akses Arsip.
9.Berkas adalah himpunan Arsip yang disatukan karena memiliki keterkaitan dalam suatu konteks pelaksanaan kegiatan dan memiliki kesamaan jenis kegiatan/peristiwa dan/atau kesamaan masalah.
10.Isi Berkas adalah satu atau beberapa item Arsip yang merupakan informasi dari Berkas kegiatan/peristiwa dan/atau kesamaan masalah.
11.Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu Berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
12.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, Pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan Penyerahan Arsip Statis kepada Arsip Nasional Republik Indonesia.
13.Pemindahan Arsip Inaktif adalah salah satu kegiatan memindahkan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan setelah melalui seleksi/ pemilahan berdasarkan pada jadwal retensi Arsip.
14.Pemusnahan Arsip adalah kegiatan memusnahkan 2022, No.39 Arsip yang tidak mempunyai nilai guna dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan.
15.Penyerahan Arsip Statis adalah kegiatan menyerahkan Arsip yang mempunyai nilai guna kesejarahan dan/atau nilai guna sekunder bagi kepentingan nasional dari Unit Kearsipan I ke Arsip Nasional
16.Sentral Arsip Aktif adalah tempat penyimpanan Arsip Aktif yang dirancang untuk penyimpanan arsip secara efisien, efektif dan aman di lingkungan Kementerian dan Perwakilan.
17.Sentral Arsip Inaktif adalah ruang atau gedung yang didesain dan ditata serta dilengkapi dengan peralatan kearsipan untuk menyimpan dan mengelola Arsip Inaktif di lingkungan Kementerian dan Perwakilan.
18.Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri.
19.Perwakilan Republik Indonesia yang selanjutnya disebut Perwakilan adalah Perwakilan Diplomatik dan Perwakilan Konsuler Republik Indonesia yang secara resmi mewakili dan memperjuangkan kepentingan bangsa, negara, dan Pemerintah Republik Indonesia secara keseluruhan di negara penerima atau pada Organisasi Internasional Perserikatan Bangsa-Bangsa dan/atau Organisasi Internasional Non- Perserikatan Bangsa-Bangsa.
20.Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri.
21.Unit Pengolah adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.
22.Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 2022, No.39