DokumenPeraturan Menteri (Permen)Berlaku

Peraturan Menteri Luar Negeri Nomor 4 Tahun 2023

Nomor: 4
Tahun: 2023
Ditetapkan: 21 Februari 2023
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 21

Lembaga terkait

Ringkasan

Pasal 3 Dalam melaksanakan tugas tata kelola naskah Perjanjian Internasional, Pemrakarsa menyelenggarakan fungsi: a. pencetakan Naskah Asli Perjanjian Internasional yang telah siap ditandatangani di atas Kertas Perjanjian dan disimpan dalam Map Perjanjian; b. penyampaian setiap Naskah Asli Perjanjian Internasional yang telah ditandatangani kepada Penyimpan untuk disimpan dan dipelihara; c. penyimpanan Salinan Naskah Resmi (Certified True Copy) yang diterbitkan oleh Menteri; d. penjagaan kelengkapan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan fisik dan informasi Naskah Asli Perjanjian Internasional sampai diserahkan kepada Penyimpan; dan e. pengiriman dan pertukaran Naskah Asli Perjanjian Internasional dengan Mitra dilakukan melalui saluran diplomatik.

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa untuk melaksanakan tanggung jawab sebagaimana dimaksud dalam huruf a, diperlukan pengaturan mengenai tata kelola naskah perjanjian internasional melalui pendekatan yang terencana, sistematis, terintegrasi, dan berkesinambungan agar naskah perjanjian internasional tersebut terjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan fisik dan informasinya;
c.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Menteri Luar Negeri tentang Tata Kelola Naskah Perjanjian Internasional; Mengingat : 1. Pasal 17 ayat (3) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

2.Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2000 tentang Perjanjian Internasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 185, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4012);
3.Undang-Undang Nomor 39 Tahun 2008 tentang Kementerian Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 166, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4916);
4.Peraturan Presiden Nomor 116 Tahun 2020 tentang Kementerian Luar Negeri (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 272);
5.Peraturan Menteri Luar Negeri Nomor 6 Tahun 2021 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Luar Negeri (Berita Negara Republik Indonesia tahun 2021 Nomor 1142); SALINAN MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN MENTERI LUAR NEGERI TENTANG TATA KELOLA NASKAH PERJANJIAN INTERNASIONAL.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1.Perjanjian Internasional adalah perjanjian, dalam bentuk dan nama tertentu, yang diatur dalam hukum internasional yang dibuat secara tertulis serta menimbulkan hak dan kewajiban di bidang hukum publik.
2.Naskah Asli Perjanjian Internasional adalah dokumen Perjanjian Internasional yang dibubuhi tanda tangan basah pihak-pihak yang membuatnya.
3.Salinan Naskah Resmi (Certified True Copy) adalah duplikat atau fotokopi Naskah Asli Perjanjian Internasional yang dibuat dalam bentuk tertentu, baik fisik maupun digital, dan diterbitkan oleh Menteri.
4.Daftar Naskah Resmi adalah kumpulan catatan lengkap mengenai jumlah, judul, dan keterangan tentang Perjanjian Internasional yang disusun oleh Menteri.
5.Buku Agenda Perjanjian Internasional adalah buku pencatatan Naskah Asli Perjanjian Internasional yang telah diserahkan kepada Menteri.
6.Depository adalah pemerintah yang ditunjuk sebagai penyimpan piagam pengesahan yang disampaikan negara- negara pihak dan Naskah Asli Perjanjian Internasional yang bersifat multilateral.
7.Pemrakarsa adalah Kementerian, kementerian, dan lembaga pemerintah nonkementerian yang mengajukan usul penyusunan dan/atau melaksanakan Perjanjian Internasional.
8.Penyimpan adalah Kementerian yang bertanggung jawab menyimpan dan memelihara Naskah Asli Perjanjian Internasional yang dibuat Pemerintah Republik Indonesia serta menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan fisik dan informasi Perjanjian Internasional, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.
9.Mitra adalah negara, organisasi internasional, atau subjek hukum internasional lain yang merupakan pihak dalam Perjanjian Internasional yang dibuat bersama Pemerintah
10.Treaty Room adalah ruang khusus penyimpanan Naskah Asli Perjanjian Internasional dan/atau dokumen lain yang berkaitan dengan Perjanjian Internasional yang berisi lemari penyimpanan, alat pengatur suhu ruangan, alat pengatur kelembapan udara, dan sarana pemadam kebakaran, serta dilengkapi dengan akses masuk dan pengamanan khusus.
11.Kertas Perjanjian adalah kertas khusus yang digunakan untuk melakukan pencetakan Naskah Asli Perjanjian Internasional antara Pemerintah Republik Indonesia dengan Mitra.
12.Map Perjanjian adalah map khusus yang digunakan untuk menyimpan Naskah Asli Perjanjian Internasional pada saat penandatanganan Perjanjian Internasional antara Pemerintah Republik Indonesia dengan Mitra.
13.Map Salinan Naskah Resmi adalah map khusus yang digunakan untuk menyimpan Salinan Naskah Resmi (Certified True Copy) Perjanjian Internasional.
14.Laman Treaty Room adalah portal untuk menampilkan seluruh Perjanjian Internasional antara Pemerintah Republik Indonesia dengan Mitra yang masih berlaku sehingga dapat diakses oleh publik.
15.Lemari Penyimpanan Naskah adalah lemari khusus yang digunakan untuk menyimpan Naskah Asli Perjanjian Internasional yang sudah ditandatangani dan/atau dokumen lain yang berkaitan dengan Perjanjian Internasional.
16.Lemari Penyimpanan Peta adalah lemari khusus yang digunakan untuk menyimpan peta perbatasan antara Indonesia dengan negara tetangga.
17.Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri.
18.Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri.
19.Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibu kota negara.
20.Direktur Jenderal adalah pimpinan tinggi madya yang menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang penguatan hukum dan Perjanjian Internasional dalam penyelenggaraan hubungan luar negeri dan politik luar negeri pada Kementerian.
21.Sekretaris Direktorat Jenderal adalah pimpinan tinggi pratama yang mempunyai tugas melaksanakan pemberian dukungan administrasi dan teknis, serta koordinasi pelaksanaan tugas substansi di lingkungan Direktorat Jenderal Hukum dan Perjanjian Internasional.

BAB II

TUGAS DAN FUNGSI

Pasal 2

(1)Dalam melaksanakan tugas tata kelola naskah Perjanjian Internasional, Menteri menyelenggarakan fungsi:
1. a.penyimpanan dan pemeliharaan Naskah Asli Perjanjian Internasional yang dibuat oleh Pemerintah Republik Indonesia serta menyusun Daftar Naskah Resmi dan menerbitkannya dalam himpunan Perjanjian Internasional;
2. b.pemberitahuan dan penyampaian salinan piagam pengesahan Perjanjian Internasional kepada instansi- instansi terkait;
3. c.pemberitahuan dan penyampaian Salinan Naskah Resmi (Certified True Copy) kepada sekretariat organisasi internasional di mana Pemerintah Republik Indonesia menjadi anggota;
4. d.penerbitan Salinan Naskah Resmi (Certified True Copy) dan salinan piagam pengesahan Perjanjian Internasional serta menyampaikannya kepada Pemrakarsa dan ANRI;
5. e.penerimaan piagam pengesahan Perjanjian Internasional yang disampaikan negara-negara pihak dalam hal Pemerintah Republik Indonesia ditunjuk menjadi Depository; dan
6. f.penyimpanan dan pemeliharaan berbagai dokumen hukum internasional, peta-peta perbatasan, serta dokumentasi foto terkait pembuatan Perjanjian Internasional oleh Pemerintah Republik Indonesia.
(2)Menteri dapat mendelegasikan pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) kepada Direktur Jenderal.

Pasal 3

Dalam melaksanakan tugas tata kelola naskah Perjanjian Internasional, Pemrakarsa menyelenggarakan fungsi:

a.pencetakan Naskah Asli Perjanjian Internasional yang telah siap ditandatangani di atas Kertas Perjanjian dan disimpan dalam Map Perjanjian;
b.penyampaian setiap Naskah Asli Perjanjian Internasional yang telah ditandatangani kepada Penyimpan untuk disimpan dan dipelihara;
c.penyimpanan Salinan Naskah Resmi (Certified True Copy) yang diterbitkan oleh Menteri;
d.penjagaan kelengkapan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan fisik dan informasi Naskah Asli Perjanjian Internasional sampai diserahkan kepada Penyimpan; dan
e.pengiriman dan pertukaran Naskah Asli Perjanjian Internasional dengan Mitra dilakukan melalui saluran diplomatik.

BAB III

JENIS KERTAS PERJANJIAN DAN MAP PERJANJIAN

Pasal 4

(1)Kertas Perjanjian dan Map Perjanjian dibuat dengan format khusus dan jenis kertas tertentu.
(2)Jenis Kertas Perjanjian terdiri dari:
1. a.kertas lis berwarna merah dengan kop garuda emas dengan nomor seri khusus digunakan untuk mencetak halaman depan Naskah Asli Perjanjian Internasional antara Pemerintah Republik Indonesia dengan negara Mitra;
2. b.kertas lis berwarna merah tanpa kop garuda dengan nomor seri khusus digunakan untuk mencetak halaman kedua dan seterusnya Naskah Asli Perjanjian Internasional antara Pemerintah Republik Indonesia dengan negara Mitra;
3. c.kertas lis berwarna biru digunakan untuk mencetak Naskah Asli Perjanjian Internasional antara Pemerintah Republik Indonesia dengan organisasi internasional Mitra dan/atau subjek hukum internasional lain; dan
4. d.kertas putih khusus digunakan untuk mencetak halaman lampiran dari suatu Perjanjian Internasional.
(3)Format Kertas Perjanjian serta contoh Kertas Perjanjian dan Map Perjanjian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

BAB IV

PENGADAAN KERTAS PERJANJIAN DAN MAP PERJANJIAN

Pasal 5

(1)Direktur Jenderal bertanggung jawab melaksanakan pengadaan Kertas Perjanjian dan Map Perjanjian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4.
(2)Pengadaan Kertas Perjanjian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui mekanisme pengadaan barang/jasa Pemerintah Republik Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(3)Kertas Perjanjian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dicetak oleh badan usaha milik negara yang memenuhi kriteria:
1. a.seluruh modalnya dimiliki negara berupa kekayaan negara yang dipisahkan dan tidak terbagi atas saham;
2. b.menerima penugasan untuk membuat dokumen negara yang memiliki fitur sekuriti berdasarkan ketentuan peraturan perundang-perundangan; dan
3. c.memenuhi persyaratan teknis dan administrasi sebagai berikut: 1) memiliki kapasitas dan kapabilitas pembuatan dokumen negara yang memiliki fitur sekuriti, meliputi pembuatan desain, penyediaan seluruh bahan baku, pembuatan dokumen negara dalam format cetakan dan/atau elektronik, dan proses lain dalam pembuatan dokumen negara yang memiliki fitur sekuriti; 2) memiliki pabrik dan gudang khusus untuk menyimpan bahan baku dan barang jadi di wilayah Republik Indonesia; dan 3) dapat memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan mengenai pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa Pemerintah Republik Indonesia.

BAB V

PERMINTAAN DAN PEMBERIAN KERTAS PERJANJIAN DAN MAP PERJANJIAN

Pasal 6

(1)Pemrakarsa mengajukan permohonan permintaan Kertas Perjanjian dan Map Perjanjian dalam rangka penandatanganan Perjanjian Internasional kepada Direktur Jenderal.
(2)Direktur Jenderal menerima permintaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan memberikan Kertas Perjanjian dan Map Perjanjian dalam rangka penandatanganan Perjanjian Internasional.
(3)Permintaan Kertas Perjanjian dan Map Perjanjian dilaksanakan dengan tata cara sebagai berikut:
1. a.Pimpinan tinggi madya Pemrakarsa mengajukan permohonan permintaan Kertas Perjanjian serta Map Perjanjian melalui nota dinas atau surat dinas yang dikirimkan kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal;
2. b.Nota dinas atau surat dinas sebagaimana dimaksud dalam huruf a harus melampirkan naskah draf final dari Perjanjian Internasional yang telah disepakati dan siap untuk ditandatangani;
3. c.Sekretaris Direktorat Jenderal selanjutnya memverifikasi kelengkapan dokumen sebagaimana dimaksud dalam huruf b;
4. d.Apabila kelengkapan dokumen sudah terpenuhi, Sekretaris Direktorat Jenderal memproses permintaan Kertas Perjanjian dan Map Perjanjian dimaksud dengan pemberian Kertas Perjanjian dan Map Perjanjian; dan
5. e.Apabila dokumen permintaan Kertas Perjanjian dan Map Perjanjian tidak lengkap, Direktur Jenderal menghubungi Pemrakarsa untuk melengkapinya.
(4)Pemberian Kertas Perjanjian dan Map Perjanjian dilaksanakan dengan tata cara sebagai berikut:
1. a.Sekretaris Direktorat Jenderal mencatat permintaan Kertas Perjanjian dan Map Perjanjian dalam agenda;
2. b.Sekretaris Direktorat Jenderal memberikan Kertas Perjanjian beserta Map Perjanjian kepada Pemrakarsa dalam jangka waktu paling lama 3 (tiga) hari kerja sejak permintaan Kertas Perjanjian dan Map Perjanjian dinyatakan lengkap sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf d;
3. c.Sekretaris Direktorat Jenderal mencatatkan pemberian Kertas Perjanjian dan Map Perjanjian sebagaimana dimaksud dalam huruf b dalam formulir dengan menyebutkan jumlah Kertas Perjanjian dan Map Perjanjian yang diminta, data diri, dan Pemrakarsa; dan
4. d.Format formulir pemberian Kertas Perjanjian dan Map Perjanjiann sebagaimana dimaksud dalam huruf c tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
(5)Dalam hal terjadi kekurangan jumlah Kertas Perjanjian, pimpinan tinggi madya Pemrakarsa dapat mengajukan permohonan penambahan Kertas Perjanjian dengan menyampaikan Perjanjian Internasional yang sah.
(6)Kertas Perjanjian yang rusak, salah cetak, dan/atau tidak terpakai dikembalikan oleh Pemrakarsa kepada Sekretaris Direktorat Jenderal untuk dicatatkan nomornya.
(7)Kertas Perjanjian tidak dapat digunakan untuk mencetak Perjanjian Internasional selain dari yang telah dicatatkan pada nota dinas atau surat dinas saat permintaan Kertas Perjanjian.

BAB VI

PENYAMPAIAN DAN PENYIMPANAN NASKAH ASLI PERJANJIAN INTERNASIONAL DAN DOKUMEN LAIN YANG BERKAITAN DENGAN PERJANJIAN INTERNASIONAL

Pasal 7

(1)Pemrakarsa menyampaikan Naskah Asli Perjanjian Internasional yang telah ditandatangani dan dokumen lainnya yang berkaitan dengan Perjanjian Internasional kepada Penyimpan.
(2)Dokumen lainnya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi dokumen yang berkaitan dengan:
1. a.penandatanganan Perjanjian Internasional;
2. b.pemberlakuan Perjanjian Internasional;
3. c.amendemen Perjanjian Internasional;
4. d.perpanjangan Perjanjian Internasional; dan/atau
5. e.pengakhiran Perjanjian Internasional.
(3)Pimpinan tinggi madya Pemrakarsa menyampaikan nota dinas atau surat dinas tentang penyampaian Perjanjian Internasional dengan melampirkan Naskah Asli Perjanjian Internasional dan dokumen lainnya yang berkaitan dengan Perjanjian Internasional dalam jangka waktu paling lama 7 (tujuh) hari kerja sejak Perjanjian Internasional tersebut ditandatangani.
(4)Direktur Jenderal memberikan tanda terima penyampaian Naskah Asli Perjanjian Internasional kepada Pemrakarsa.
(5)Format tanda terima penyampaian Naskah Asli Perjanjian Internasional sebagaimana dimaksud pada ayat (4) tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
(6)Apabila Direktur Jenderal dalam jangka waktu paling lama 7 (tujuh) hari kerja setelah Naskah Asli Perjanjian Internasional ditandatangani belum menerima Naskah Asli Perjanjian Internasional, Direktur Jenderal menyampaikan kepada pimpinan tinggi madya Pemrakarsa untuk memenuhi ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (3).
(7)Dalam hal Naskah Asli Perjanjian Internasional yang telah ditandatangani berbeda dengan naskah draf final sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (3) huruf b, Pemrakarsa menyampaikan penjelasan mengenai perbedaan tersebut.

Pasal 8

(1)Sekretaris Direktorat Jenderal melakukan pemeriksaan kelengkapan Naskah Asli Perjanjian Internasional dan dokumen lainnya yang berkaitan dengan Perjanjian Internasional yang disampaikan oleh Pemrakarsa, sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1).
(2)Pemeriksaan kelengkapan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi pemeriksaan terhadap:
1. a.bentuk fisik Naskah Asli Perjanjian Internasional;
2. b.informasi yang termuat;
3. c.jumlah halaman;
4. d.bahasa yang digunakan; dan
5. e.lampiran terkait, dalam keadaan baik dan lengkap.
(3)Hasil pemeriksaan kelengkapan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dicatatkan dalam formulir daftar kelengkapan Naskah Asli Perjanjian Internasional.
(4)Format formulir daftar kelengkapan Naskah Asli Perjanjian Internasional sebagaimana dimaksud pada ayat
(3)tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
(5)Dalam hal berdasarkan hasil pemeriksaan kelengkapan sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Naskah Asli Perjanjian Internasional dan dokumen lainnya yang berkaitan dengan Perjanjian Internasional dinyatakan lengkap, Penyimpan menyimpan dan mencatatkan Naskah Asli Perjanjian Internasional dan dokumen lainnya dalam Buku Agenda Perjanjian Internasional.
(6)Dalam hal berdasarkan hasil pemeriksaan kelengkapan sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Naskah Asli Perjanjian Internasional dan dokumen lainnya yang berkaitan dengan Perjanjian Internasional dinyatakan tidak lengkap, Direktur Jenderal menyampaikan kepada Pemrakarsa untuk melengkapi dalam jangka waktu paling lama 7 (tujuh) hari kerja.
(7)Dalam hal Direktur Jenderal belum menerima Naskah Asli Perjanjian Internasional secara lengkap setelah 7 (tujuh) hari kerja sejak permintaan melengkapi sebagaimana dimaksud pada ayat (6), Direktur Jenderal mengingatkan pimpinan tinggi madya Pemrakarsa secara tertulis untuk melengkapi dalam jangka waktu yang ditentukan.

Pasal 9

Penyimpanan Naskah Asli Perjanjian Internasional dan dokumen lainnya yang berkaitan dengan Perjanjian Internasional yang telah lengkap, baik dalam bentuk dokumen cetak maupun bentuk digital, dilakukan oleh Penyimpan melalui tahapan sebagai berikut:

a.melakukan pencatatan di dalam Buku Agenda Perjanjian Internasional;
b.melakukan pemindaian Naskah Asli Perjanjian Internasional beserta dokumen lainnya yang berkaitan dengan Perjanjian Internasional terkait lainnya dalam bentuk digital ke dalam media penyimpanan khusus;
c.melakukan pemberian nomor buku, menentukan jenis, dan klasifikasi Perjanjian Internasional serta menentukan lokasi simpan dengan menggunakan penomoran khusus; dan
d.memasukkan Naskah Asli Perjanjian Internasional ke dalam map arsip dan boks arsip, untuk selanjutnya dimasukkan sesuai media arsipnya ke dalam Lemari Penyimpanan Naskah dan/atau Lemari Penyimpanan Peta.

BAB VII

PENYIMPANAN PERJANJIAN INTERNASIONAL YANG BERSIFAT MULTILATERAL

Pasal 10

(1)Pemerintah Republik Indonesia dapat berperan sebagai Depository, sepanjang disebutkan secara tegas dalam Perjanjian Internasional dimaksud.
(2)Penyimpanan Perjanjian Internasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Menteri.
(3)Depository menyelenggarakan fungsi:
1. a.penjagaan Naskah Asli Perjanjian Internasional dan/atau piagam pengesahan yang diserahkan kepada Penyimpan;
2. b.pembuatan daftar Perjanjian Internasional yang disimpan;
3. c.penyiapan Salinan Naskah Resmi (Certified True Copy) dari Perjanjian Internasional dan mengirimkannya kepada para pihak dalam Perjanjian Internasional tersebut;
4. d.penerimaan penandatanganan dari pihak yang berwenang mana pun, selama Perjanjian Internasional itu bersifat terbuka untuk ditandatangani (open for signature) dan setiap instrumen-instrumen, pemberitahuan serta komunikasi yang berkaitan dengan Perjanjian Internasional itu sendiri;
5. e.pemeriksaan penandatanganan atau instrumen- instrumen, pemberitahuan serta komunikasi yang berkaitan dengan Perjanjian Internasional itu dalam bentuk yang sesuai dengan prosedur dan membawa masalah itu ke negara yang bersangkutan jika diperlukan;
6. f.penginformasian kepada para pihak dalam Perjanjian Internasional mengenai tindakan, pemberitahuan, dan komunikasi yang berkaitan dengan Perjanjian Internasional tersebut;
7. g.penginformasian kepada para pihak dalam Perjanjian Internasional ketika jumlah penanda tangan atau instrumen ratifikasi, penerimaan, persetujuan, atau aksesi yang diperlukan untuk berlakunya Perjanjian Internasional itu telah diterima atau disimpan; dan
8. h.pendaftaran Perjanjian Internasional tersebut kepada Sekretariat Perserikatan Bangsa-Bangsa.
(4)Fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dapat ditentukan lain dalam Perjanjian Internasional atau atas persetujuan negara-negara pihak pada Perjanjian Internasional.

Isi peraturan

Teks21PDFHirarki

Memuat teks peraturan…