Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 22 Desember 2010 MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL, TTD MOHAMMAD NUH Diundangkan di Jakarta pada tanggal 31 Desember 2010 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA TTD PATRIALIS AKBAR BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2010 NOMOR 693 Salinan sesuai dengan aslinya. Kepala Biro Hukum dan Organisasi Kementerian Pendidikan Nasional, Dr. Andi Pangerang Moenta, S.H., M.H., DFM. NIP196108281987031003 AKTIF INAKTIF A RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA NEGARA (RAPBN) 1 Penyusunan RAPBN
a.Arah Kebijakan Umum, Strategi, Prioritas dan Renstra 4 tahun Permanen - Rencana Kerja - Rencana Kerja Pemerintah
b.Rencana Anggaran Kerja Instansi Pemerintah (RAKIP) dan RKA-K/L 1 tahun 5 tahun Musnah (termasuk usulan Anggaran Belanja dari/di Unit Organisasi)
c.Rancangan Anggaran Satuan Kerja Instansi Pemerintah (RASKIP) 1 tahun 5 tahun Musnah 2 Penyampaian RAPBN kepada DPR-RI
a.Nota Keuangan Pemerintah dan Rancangan Undang-undang 1 tahun setelah 4 tahun Permanen RAPBN: tahun anggaran berakhir - Nota Keuangan Pemerintah - Materi RAPBN dari Lembaga Negara dan Badan Pemerintah (LNBP)
b.Pembahasan RAPBN oleh Komisi DPR-RI
c.Risalah rapat dengar pendapat dengan DPR-RI
d.Nota Jawaban DPR-RI 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 3 tahun Permanen 3 Undang Undang Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan Rencana Kerja Tahunan (RKT) 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 3 tahun Permanen B PENYUSUNAN ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA NEGARA (APBN) 1 Ketetapan Pagu Indikatif/Pagu Sementara 2 Ketetapan Pagu Definitif Rencana Kerja Anggaran Kementerian/Lembaga (RKAKL) II. JADWAL RETENSI ARSIP KEUANGAN 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir KETERANGAN Permanen selama masih berlaku 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir NO. JENIS DOKUMEN/ARSIP 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 4 tahun JANGKA WAKTU SIMPAN 5 tahun Musnah 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 4 tahun 3 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 4 tahun Permanen Musnah 4 tahun Dinilai Kembali 11 AKTIF INAKTIF KETERANGANNO. JENIS DOKUMEN/ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA), Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) dan revisinya Ketentuan/peraturan yang menyangkut Pelaksanaan, Penatausahaan dan Pertanggungjawaban Anggaran 6 Target Penerimaan Negara Bukan Pajak 1 tahun setelah UU LKPP (Laporan Keuangan Pemerintah Pusat) diundangkan 9 tahun Dinilai Kembali C PELAKSANAAN ANGGARAN 1 Pendapatan
a.Surat Setoran Pajak (SSP) 1 tahun setelah 9 tahun Dinilai Kembali UU LKPP diundangkan
b.Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP) 1 tahun setelah 9 tahun Dinilai kembali UU LKPP diundangkan
c.Bukti Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) 1 tahun setelah 9 tahun Dinilai Kembali UU LKPP diundangkan
d.Penerimaan Sisa Anggaran Lebih dan Saldo Kas atau Surat Setoran 1 tahun setelah 9 tahun Musnah Pengembalian Belanja (SSPB) UU LKPP diundangkan
e.Bunga dan/atau Jasa Giro pada Bank 1 tahun setelah 9 tahun Musnah UU LKPP diundangkan
f.Piutang Negara 1 tahun setelah 1 tahun Dinilai kembali tahun anggaran berakhir
g.Pengelolaan Barang Milik Negara 1 tahun setelah 9 tahun Dinilai Kembali UU LKPP diundangkan 2 Belanja
a.Dokumen Pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah, seperti untuk 1) Barang habis pakai 1 tahun setelah 4 tahun Musnah serah terima barang 2) Barang inventaris 1 tahun setelah 5 tahun Dinilai Kembali serah terima barang 3) Jasa 1 tahun setelah 5 tahun setelah Dinilai Kembali Serah terima pekerjaan Kewajibannya habis Beserta data pendukungnya: - Dokumen uang muka dan data pendukung Permanen4 tahun5 1 tahun setelah diperbaharui 3 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 4 tahun 4 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 4 tahun Dinilai Kembali Dinilai Kembali 11 AKTIF INAKTIF KETERANGANNO. JENIS DOKUMEN/ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN - Penagihan/invoice, kwitansi pembayaran, faktur pajak, bukti penerimaan kas/ bank beserta data pendukungnya seperti: copy faktur pajak, nota kredit, dll - Berita acara penyelesaian pekerjaan/serah terima barang - Surat permintaan pembayaran (SPP)/ surat perintah membayar (SPM) / surat perintah pencairan dana (SP2D) beserta lampirannya
b.Surat Perintah Pembayaran (SPP)/Surat Perintah Membayar (SPM) dan 1 tahun setelah UU 5 tahun Musnah lampirannya: LKPP diundangkan - UP/TUP - GU - LS
c.Pembukuan Anggaran yaitu: - Buku Kas Umum (BKU) - Buku Kas Pembantu (BKP) - Buku/Kartu Pengawasan Kredit Anggaran - Rekening Koran Bank
d.Daftar Gaji 1 tahun setelah tahun 3 tahun Musnah anggaran berakhir
e.Kartu Gaji 1 tahun setelah SKPP diterbitkan Setelah ahli waris habis Musnah
f.Penggunaan Dana Pemerintah RI untuk Kontribusi/Iuran pada Badan atau 1 tahun setelah tahun 9 tahun Permanen organisasi Internasional anggaran berakhir
g.Laporan Arus Kas 1 tahun setelah tahun 9 tahun Musnah - Berita Acara Pemeriksaan Anggaran berakhir - Kas/Register Penutupan Kas - Laporan Realisasi Anggaran (LRA) termasuk arsip data komputer (ADK) termasuk Arsip Data Komputer (ADK) - Laporan Pendapatan Negara - Laporan Keadaan Kredit Anggaran (LKKA) Bulanan/Triwulan/Semesteran
h.Laporan keuangan tahunan terdiri dari : 1 tahun setelah 5 tahun permanen - Laporan realisasi anggaran (LRA) UU LKPP diundangkan - Neraca - Catatan atas Laporan Keuangan (CALK) D. BANTUAN/PINJAMAN LUAR NEGERI 1 Permohonan Pinjaman Luar Negeri (Blue Book) 1 tahun setelah 3 tahun Permanen diterbitkan 2 Dokumen kesanggupan negara donor untuk membiayai (Grey book ) 1 tahun setelah loan 3 tahun Permanen 1 tahun setelah UU LKPP diundangkan 9 tahun Dinilai kembali 11 AKTIF INAKTIF KETERANGANNO. JENIS DOKUMEN/ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN Agreement Ditandatangani 3 Dokumen Memorandum of Understanding (MoU), dan dokumen 1 tahun setelah 3 tahun Permanen sejenisnya tahun anggaran berakhir 4 Dokumen Loan Agreement Pinjaman Hibah Luar Negeri (PHLN) seperti : 1 tahun setelah proyek 9 tahun Dinilai Kembali draft agreement, legal opinion, surat menyurat dengan tender diserahterimakan 5 Alokasi dan relokasi penggunaan dana luar negeri, seperti usulan luncuran 1 tahun setelah 9 tahun Dinilai Kembali dana pekerjaan diserahterimakan diserahterimakan6 Aplikasi penarikan dana Bantuan Luar Negeri (BLN) ikut lampirannya: 1 tahun setelah 9 tahun Dinilai Kembali - Reimbursement pekerjaan - Direct Payment/Transfer Procedure diserahterimakan - Special Commitment/ L/C Opening - Special Account/Imprest Fund 7 Otorisasi penarikan dana (payment advice) 1 tahun setelah 9 tahun Dinilai Kembali pekerjaan diserahterimakan 8 9 tahun Dinilai Kembali 9 Replenisment (permintaan penarikan dana dari negara donor) meliputi: 1 tahun setelah 9 tahun Dinilai Kembali No Objection Letter (NOL), Project Implementation, Notification of Contract, Withdrawal Authorization (WA), Statement of Expenditure(SE) pekerjaan Withdrawal Authorization (WA), Statement of Expenditure(SE) diserahterimakan 10 Report / Laporan yang terdiri dari: 9 tahun Dinilai Kembali - Progress Report - Monthly Report - Quarterly Report 11 Laporan Hutang Negara : 3 tahun Permanen - Laporan Pembayaran Hutang Negara - Laporan Posisi Hutang Negara 12 Completion Report/ Annual Report 1 tahun setelah 5 tahun Permanen UU LKPP diundangkan 13 4 tahun Permanen 1 tahun setelah terbit Ketentuan/peraturan yang menyangkut bantuan/pinjaman luar negeri 1 tahun setelah diperbaharui Realisasi pencairan dana bantuan luar negeri, yaitu: Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D), SPM beserta lampirannya, seperti: SPP, Kontrak, BA, dan data pendukung lainnya. 1 tahun setelah pekerjaan diserahterimakan 1 tahun setelah pekerjaan diserahterimakan 11 AKTIF INAKTIF KETERANGANNO. JENIS DOKUMEN/ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN E PENGELOLA APBN/ DANA PINJAMAN/HIBAH LUAR NEGERI (PHLN) 1 Keputusan Menteri tentang Penetapan: 4 tahun Dinilai kembali - Kuasa Pengguna Anggaran - Kuasa Pengguna Barang/Jasa - Pejabat Pembuat Komitmen - Pejabat Pembuat Daftar Gaji - Pejabat Penandatanganan SPM - Bendahara Penerimaan/Pengeluaran - Pengelola Barang termasuk berita acara serah terima jabatan F SISTEM AKUNTANSI INSTANSI (SAI) 1 Manual Implementasi Sistem Akuntansi Instansi (SAI) 2 tahun Permanen 2 Berita Acara Rekonsiliasi 1 tahun setelah tahun 5 tahun Musnah anggaran berakhir 3 Daftar Transaksi (DT), Pengeluaran (PK), Penerimaan (PN), Dokumen Sumber (DS), Bukti Jurnal (BJ), Surat Tanda Setor (STS), Surat Setor Bukan Pajak (SSBP), Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D), SPM dalam daftar ringkasan pengembalian dan potongan dari pengeluaran (SPDR) 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 5 tahun Musnah Pajak (SSBP), Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D), SPM dalam daftar ringkasan pengembalian dan potongan dari pengeluaran (SPDR) 4 1 tahun setelah 2 tahun Musnah UU LKPP diundangkan 5 Laporan realisasi triwulan SAI (Sistem Akuntansi Instansi) dari Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Anggaran dan Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Anggaran Wilayah 1 tahun setelah UU LKPP diundangkan 2 tahun Musnah G PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN NEGARA 1 5 tahun Dinilai Kembali 2 Hasil Pengawasan dan Pemeriksaan internal 8 tahun Dinilai Kembali 3 Laporan Aparat Pemeriksa Fungsional: 5 tahun Dinilai Kembali
a.LHP (Laporan Hasil Pemeriksaan)
b.MHP (Memorandum Hasil Pemeriksaan)
c.Tindak Lanjut/ Tanggapan LHP 4 Dokumen Penyelesaian Keuangan Negara : 5 tahun setelah kasus 2 tahun setelah Dinilai Kembali 2 tahun setelah ditindaklanjuti Laporan Realisasi bulanan SAI Laporan Hasil Pemeriksaan atas Laporan Keuangan oleh Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia 2 tahun setelah ditindaklanjuti 2 tahun setelah ditindaklanjuti 1 tahun setelah ketentuan/peraturan diperbaharui 1 tahun setelah masa jabatan berakhir 11 AKTIF INAKTIF KETERANGANNO. JENIS DOKUMEN/ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN
a.Tuntutan Perbendaharaan mendapat keputusan hak dan kewajiban
b.Tuntutan Ganti Rugi hukum yang tetap habis MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL, TTD MOHAMMAD NUH Salinan sesuai dengan aslinya. Kepala Biro Hukum dan Organisasi Kementerian Pendidikan Nasional, Dr. Andi Pangerang Moenta, S.H., M.H., DFM. NIP196108281987031003 11