1.Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kegiatan organisasi pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan kegiatan.
2.Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.
3.Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
4.Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverivikasi baik secara langsungmaupun tidak langsung oleh Arsip Nasional RI dan/atau lembaga kearsipan.
5.Berkas adalah himpunan arsip yang disusun berdasarkan sistem penataan tertentu sesuai tipe dan kegunaannya.
6.Penataan Berkas adalah kegiatan mengatur dan menyusun berkas dalam suatu tatanan yang sistematis berdasarkan tipe dan kegunaan arsip.
7.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta-pencipta arsip yang kegiatan pokoknya mengarahkan dan mengendalikan arsip aktif, serta menyimpan dan mengolah arsip inaktif yang berasal dari unit-unit pengolah (unit kerja) di lingkungannya, serta mempunyai kewenangan dalam pembinaan sistem kearsipan.
8.Unit Pengolah adalah satuan/unit kerja pada pencipta pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip aktif yang berkaitan dengan penciptaan arsip di lingkungannya.
9.Surat adalah alat komunikasi tertulis yang dibuat dan/atau diterima oleh suatu instansi berkenaan dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi instansi yang bersangkutan.
10.Surat Tertutup adalah surat yang tidak dibenarkan untuk dibuka oleh petugas unit kearsipan dan harus disampaikan kepada alamatnya dalam keadaan tertutup.
11.Tata Usaha Unit Pengolah (Sekretaris) adalah unsur unit pengolah yang selain melaksanakan tugas ketatausahaan juga mengolah kearsipan (filing).
12.Skema Klasifikasi Arsip adalah susunan pengelompokan arsip secara sistematis dan logis untuk digunakan sebagai pemisah arsip yang masalahnya berbeda atau pengelompokan arsip yang masalahnya sama.
13.Kode Arsip adalah tanda pengenal masalah dari klasifikasi arsip.
14.Indeks adalah tanda pengenal arsip yang berfungsi sebagai alat bantu/menyimpan/ menata dan menemukan kembali arsip.
15.Indeks Relatif adalah daftar klasifikasi arsip yang disusun menurut abjad. www.djpp.depkumham.go.id 3
16.Tunjuk Silang adalah alat untuk menunjukan pada berkas yang isinya saling berhubungan dan untuk mengetahui dimana tempat arsip tersebut disimpan.
17.Arsip Duplikasi adalah arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.
18.Jalan Masuk adalah petunjuk atau alat yang menjadi sarana penemuan kembali.
19.Kode Klasifikasi adalah sebagai tanda pengenal masalah dari berkas arsip yang berfungsi untuk membedakan antara masalah yang satu dengan masalah yang lainnya ataupun hierarki keterkaitan masalahnya.
20.Buku Agenda adalah suatu buku atau alat pencatatan yang memuat daftar surat yang diterima atau dikirim yang disusun secara numeric dan kronologis.
21.Buku Ekspedisi adalah sarana penyampaian surat masuk atau surat keluar dari unit kearsipan ke unit pengolah atau sebaliknya.
22.Lembar Disposisi/Lembar Edaran adalah sarana pengendalian proses pengolahan surat yang memerlukan tindak lanjut.
23.Lembar Ekspedisi Surat adalah sarana pencatatan dan pengiriman surat keluar yang ditujukan kepada instansi lain sebagai bukti pengiriman surat.
24.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna, dan penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional RI (ANRI).
25.Pemindahan Arsip adalah proses pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan setelah melalui seleksi/pemilahan arsip dan non arsip.
26.Pemusnahan Arsip adalah penghancuran arsip sampai tidak diketahui informasi yang terekam didalamnya, pemusnahan bisa dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan atau pengiriman ke pabrik bubur kertas (pulp).
27.Penilaian Arsip adalah analisa informasi arsip sesuai dengan nilai guna arsip untuk penentuan masa simpan.
28.Retensi Arsip adalah masa simpan arsip baik pada masa aktif maupun inaktif yang ditentukan berdasarkan frekuensi penggunaan dan nilai guna arsip.
29.Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang sekurang–kurangnya memuat jenis/seri arsip, penentuan masa simpan aktif dan inaktif serta keterangan penentuan nasib akhir arsip.
30.Seri Arsip adalah satuan kelompok arsip yang memiliki masalah dan bentuk yang sama, atau rekaman kegiatan dari awal sampai akhir yang dilaksanakan Kemhan.
31.Arsip Permanen adalah arsip yang memiliki nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional (nilai guna sekunder).
32.Arsip Vital adalah arsip yang karena informasi yang terkandung di dalamnya sangat esensial bagi kelangsungan hidup organisasi.
33.Arsip Elektronik adalah arsip yang berisi tentang rekaman informasi dari suatu kegiatan yang diciptakan atau dibuat dengan menggunakan komputer sebagai alat.
34.Daftar Arsip adalah daftar yang menjelaskan informasi arsip yang akan dipindahkan, dimusnahkan maupun diserahkan ke ANRI, beserta jumlah dan kurun waktu arsip diciptakan.
35.Berita Acara Pemindahan Arsip adalah berita acara yang dibuat dan dipakai Kemhan dan TNI sebagai alat bukti pengesahan pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan.
36.Berita Acara Pemusnahan Arsip adalah berita acara yang dibuat dan dipakai sebagai alat bukti pengesahan pemusnahan arsip.
37.Berita Acara Penyerahan Arsip adalah berita acara yang dibuat dan dipakai Kementerian Pertahanan sebagai alat bukti pengesahan dalam penyerahan arsip statis ke ANRI.
38.Pusat Arsip (Record Center) adalah tempat untuk menyelenggarakan pengelolaan arsip inaktif.
39.Menteri adalah Menteri Pertahanan. www.djpp.depkumham.go.id 4