1.Tata Kelola adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan dokumen dalam suatu sistem yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
2.Perlindungan adalah kewajiban melindungi informasi strategis yang menjadi objek perjanjian kerja sama bilateral antara Indonesia dengan satu negara asing yang meliputi upaya menjaga, menyimpan, merawat, memelihara, menyelamatkan, dan memusnahkan dari kepentingan akses oleh negara asing lain atau pihak ketiga.
3.Informasi Strategis adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda yang mengandung nilai, makna, dan www.peraturan.go.id 2018, No.41 pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik maupun non-elektronik yang mempunyai dampak atau pengaruh yang menguntungkan terhadap suatu tujuan tertentu secara jangka panjang yang dinyatakan sebagai dokumen/arsip dan menjadi objek perjanjian Mutual Protection on Classified Information.
4.Perjanjian Kerja Sama Bilateral adalah perjanjian antara dua negara, dalam hal ini antara Indonesia dengan satu negara sahabat, dalam bentuk dan nama tertentu, yang diatur dalam hukum internasional dan dibuat secara tertulis serta menimbulkan hak dan kewajiban di bidang hukum publik.
5.Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange, surat elektronik telegram, teleteks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
6.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang Tata Kelola dokumen (kearsipan) yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan serta berfungsi, bertugas, dan bertanggung jawab melaksanakan kegiatan Tata Kelola dokumen.
7.Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah non-kementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan dan berkedudukan di ibukota negara.
8.Dokumen/Arsip adalah rekaman kegiatan hasil Perjanjian Kerja Sama Bilateral yang memuat Informasi Strategis dalam berbagai bentuk media elektronik dan non-elektronik yang dibuat dan diterima oleh www.peraturan.go.id 2018, No.41 Kementerian Pertahanan dan negara mitra perjanjian kerja sama.
9.Dokumen Elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
10.Dokumen Non-Elektronik adalah dokumen kertas atau arsip keras yang merupakan media pencatatan atau perekaman kegiatan atau peristiwa yang dibuat dan diterima oleh kementerian atau lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
11.Mutual Protection on Classified Information yang selanjutnya disingkat MPCI adalah suatu kesepakatan bersama yang dituangkan dalam sebuah perjanjian kerjasama antara Indonesia dengan satu negara asing untuk saling melindungi Informasi Strategis yang tertuang dalam bentuk Dokumen/Arsip hasil Perjanjian Kerja Sama Bilateral yang telah diklasifikasikan bersama dalam rangka menjamin dan menjaga ketersediannya, keamanannya, keselamatannya, kerahasiaannya, serta keutuhannya hanya bagi kepentingan masing-masing negara dan/atau kedua negara.
12.Force Majeure yang selanjutnya disebut Keadaan Kahar adalah setiap peristiwa atau keadaan yang terjadi di luar kuasa/kemampuan manusia pada saat tertentu, tidak terbatas pada huruhara, perang, atau terjadinya gejala alam seperti gempa bumi, bencana alam lainnya, juga perubahan kondisi termasuk perubahan kondisi dan www.peraturan.go.id 2018, No.41 situasi politik, ekonomi, maupun hukum yang bersifat nasional dan luar biasa yang dinyatakan oleh pemerintah sebagai Keadaan Kahar yang mengakibatkan tidak dapat dipenuhinya kewajiban untuk memberikan Perlindungan terhadap Informasi Strategis hasil Perjanjian Kerja Sama Bilateral sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
13.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
14.Kementerian Pertahanan yang selanjutnya disebut Kemhan adalah unsur pelaksana fungsi pemerintah di bidang pertahanan.
15.Satuan Kerja yang selanjutnya disebut Satker adalah pelaksana fungsi terkait dalam Tim Pelaksana Tata Kelola MPCI di lingkungan Kemhan.