DokumenPeraturan Menteri (Permen)Berlaku

Peraturan Menteri Pertahanan Nomor 43 Tahun 2013

Nomor: 43
Tahun: 2013
Ditetapkan: 31 Desember 2013
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 22

Lembaga terkait

Kementerian Pertahanan

aturan_pelaksanaan

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa dosir dan dosir elektronik harus dibina secara berkesinambungan agar senantiasa tersimpan dalam keadaan benar, lengkap, dan mutakhir sesuai dengan kegiatan mutasi pegawai yang bersangkutan;
c.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Menteri Pertahanan tentang Pengurusan dan Penataan Dosir Pegawai Negeri Sipil dan Tentara Nasional Indonesia di Lingkungan Kementerian Pertahanan; www.djpp.kemenkumham.go.id 2014, No.148 2 Mengingat : 1. Peraturan Menteri Pertahanan Nomor 16 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pertahanan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 469);

2.Peraturan Menteri Pertahanan Nomor 30 Tahun 2010 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian Pertahanan dan Tentara Nasional Indonesia (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 724); MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN MENTERI PERTAHANAN TENTANG PENGURUSAN DOSIR PEGAWAI NEGERI SIPIL DAN TENTARA NASIONAL INDONESIA DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PERTAHANAN.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1.Dosir adalah kumpulan dari tulisan-tulisan dinas atau bahan-bahan lainnya yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang sebagai bukti telah terjadinya suatu tindakan administrasi bagi perseorangan, menunjukkan perjalanan karier sejak pengangkatan sampai dengan purna tugas, yang perlu dipelihara dan disimpan dalam jangka waktu tertentu selama masih diperlukan.
2.Dosir Elektronik adalah data/dokumen autentik perseorangan yang disimpan dan disajikan dalam bentuk visual atau cetak.
3.Dosir Pegawai Negeri Sipil dan Tentara Nasional Indonesia di lingkungan Kementerian Pertahanan yang selanjutnya disebut Dosir PNS dan TNI di lingkungan Kemhan adalah himpunan data/dokumen autentik perseorangan yang menunjukkan perjalanan karier sejak pengangkatan sampai dengan purna tugas.
4.Data/dokumen autentik adalah segala tulisan dinas yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang, memiliki nilai guna dalam pembinaan karier dan sebagai bahan keterangan perseorangan bagi PNS dan TNI di lingkungan Kementerian Pertahanan. www.djpp.kemenkumham.go.id 2014, No.148 3
5.Pengurusan Dosir adalah pembinaan terhadap Dosir yang berisi data/dokumen autentik PNS dan TNI di lingkungan Kementerian Pertahanan.
6.Pejabat Pengurus Dosir adalah PNS atau TNI di lingkungan Kementerian Pertahanan yang ditunjuk dan memiliki wewenang untuk memelihara Dosir PNS dan TNI di lingkungan Kementerian Pertahanan berdasarkan surat keputusan dari pejabat yang berwenang.
7.Organisasi Penyelenggara Dosir adalah Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan dan Satuan Kerja di lingkungan Kementerian Pertahanan.
8.Satuan Kerja yang selanjutnya disebut Satker adalah bagian dari suatu unit organisasi pada Kementerian Pertahanan yang melaksanakan satu atau beberapa kegiatan organisasi yang membebani dana Anggaran Pendapatan Belanja Negara.
9.Tentara Nasional Indonesia yang selanjutnya disingkat TNI adalah TNI yang bekerja di lingkungan Kementerian Pertahanan.
10.Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat PNS adalah PNS yang bekerja di lingkungan Kementerian Pertahanan.
11.Pejabat Yang Berwenang adalah pejabat yang mempunyai kewenangan dalam pembinaan administrasi PNS dan TNI berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
12.Kewenangan adalah hak dan kekuasaan yang dimiliki untuk melakukan suatu tugas dan tanggung jawabnya.
13.Mutasi PNS dan TNI adalah perubahan status dari suatu tindakan administrasi baik langsung maupun tidak langsung mempengaruhi keadaan setiap PNS dan TNI di lingkungan Kementerian Pertahanan.
14.Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Kementerian Pertahanan yang selanjutnya disebut SIMPEG Kemhan adalah sistem yang telah terintegrasi antara Satuan kerja dengan Biro Kepegawaian, berupa program aplikasi komputer yang mengorganisir data kepegawaian guna mendukung proses pengambilan keputusan.

Pasal 2

Prinsip-prinsip Pengurusan Dosir meliputi:

a.benar, yaitu elemen-elemen data yang tertulis dalam data/dokumen autentik sesuai dengan aslinya, keadaan dan keberadaan PNS dan TNI yang bersangkutan atau sesuai dengan kenyataannya. www.djpp.kemenkumham.go.id 2014, No.148 4
b.lengkap, yaitu elemen data baik yang tertulis dalam data/dokumen autentik maupun jenis/jumlahnya yang ada dalam Dosir tidak ada kekurangan dan sesuai dengan yang dibutuhkan.
c.absah, yaitu Dokumen Autentik yang ada dalam Dosir berkaitan dengan status keberadaan PNS dan TNI yang bersangkutan, dan sesuai dengan ketentuan/aturan yang berlaku serta sah sesuai dengan aslinya.
d.mutakhir, yaitu setiap Dokumen Autentik yang ada dalam Dosir selalu mengikuti perkembangan, sesuai dengan keadaan, kondisi, dan kenyataan terakhir PNS dan TNI yang bersangkutan.
e.aman dan rahasia, yaitu Dosir disimpan bebas dari bahaya/gangguan dan terlindung, serta hanya dapat diketahui oleh Pejabat Yang Berwenang dan Pejabat Pengurus Dosir.

Pasal 3

Maksud dari penyusunan Peraturan Menteri ini sebagai pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan Pengurusan Dosir PNS dan TNI di lingkungan Kemhan, dengan tujuan:

a.mewujudkan Pengurusan Dosir PNS dan TNI di lingkungan Kemhan yang benar, lengkap, absah dan mutakhir, dan
b.memberikan pelayanan prima dalam pembinaan administrasi kepegawaian.

BAB II

ORGANISASI DAN WEWENANG PENYELENGGARA PENGURUSAN DOSIR

Pasal 4

(1)Organisasi penyelenggara Pengurusan Dosir PNS dan TNI, terdiri atas tingkat I dan tingkat II.
(2)Organisasi penyelenggara Pengurusan Dosir sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yaitu:
1. a.Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan yang didelegasikan pada Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan sebagai satuan kerja penyelenggara Pengurusan Dosir PNS dan TNI tingkat II; dan www.djpp.kemenkumham.go.id 2014, No.148 5
2. b.Satker/Subsatker di lingkungan Kementerian Pertahanan dalam hal ini pejabat yang membidangi Kepegawaian sebagai Penyelenggara Pengurusan Dosir PNS dan TNI tingkat I.

Pasal 5

(1)Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan sebagai organisasi penyelenggara Pengurusan Dosir PNS dan TNI tingkat II sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf a, memiliki wewenang dalam:
1. a.Pengurusan Dosir seluruh PNS dan TNI yang masih aktif maupun yang telah diakhiri ikatan dinasnya; dan
2. b.entri data/Dokumen Autentik PNS dan TNI ke dalam Dosir Elektronik yang dilakukan oleh Subbag Lahdafor Baginduk PNS Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan;
(2)Satker/Subsatker sebagai Organisasi Penyelenggara Pengurusan Dosir PNS dan TNI tingkat I sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf b, memiliki wewenang:
1. a.Pengurusan Dosir PNS dan TNI di lingkungan Satker masing- masing;
2. b.meng-update mutasi data PNS dan TNI di lingkungan Satkernya pada SIMPEG; dan
3. c.mengirimkan fotokopi data/Dokumen Autentik PNS dan TNI di lingkungan satkernya ke Biro Kepegawaian sebagai penyelenggara Dosir PNS dan TNI tingkat I apabila terjadi mutasi data.
(3)Jenis mutasi data PNS dan TNI sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

BAB III

PENYELENGGARAAN PENGURUSAN DOSIR

Pasal 6

(1)Penyelenggaraan Pengurusan Dosir PNS dan TNI memerlukan sarana dan prasarana yang memadai agar data/Dokumen Autentik PNS dan TNI senantiasa dalam kondisi terawat dan cepat tersaji apabila dibutuhkan; www.djpp.kemenkumham.go.id 2014, No.148 6
(2)Sarana dan prasarana Pengurusan Dosir/Dosir Elektronik dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi;
(3)Sarana dan prasarana Pengurusan Dosir/Dosir Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pasal 7

Pelaksanaan kegiatan Pengurusan Dosir, meliputi tahapan:

a.pencatatan;
b.penataan;
c.penyimpanan;
d.pemeliharaan;
e.penyajian;
f.penilaian; dan
g.pemisahan.

Pasal 8

(1)Tahap pencatatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf a dokumen autentik diterima dan diurut sesuai waktu penerimaan dengan menggunakan:
1. a.buku agenda;
2. b.buku register untuk mencatat data perorangan yang relatif tidak berubah;
3. c.kartu Induk PNS/TNI untuk mencatat data perseorangan PNS/TNI yang relatif berubah dan yang mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung terhadap keadaan PNS/TNI yang bersangkutan; dan
4. d.Dokumen Autentik tertentu (foto depan, foto samping, Kartu Penunjukan Istri/Kartu Penunjukan Suami, akte kelahiran, surat permohonan menjadi PNS dan TNI, pengangkatan dan inpassing pertama) dilaksanakan penyimpanan data pada komputer untuk dijadikan Dosir Elektronik.
(2)Tahap penataan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf b Dokumen Autentik yang telah dicatat selanjutnya ditata dengan maksud: www.djpp.kemenkumham.go.id 2014, No.148 7
1. a.data yang dicatat dalam buku register dan kartu induk pegawai sesuai dengan kenyataan;
2. b.mudah dicocokkan dengan data hasil pengolahan komputer di Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan; dan
3. c.apabila ditemukan data yang berbeda dilakukan tindakan sebagai berikut: 1) Data dari Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan tidak mutakhir, dimintakan kekurangan Dokumen Autentik atas nama pegawai yang bersangkutan ke satker terkait. 2) Data dari Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan lebih mutakhir dicatat dan diberitahukan ke satker yang bersangkutan.
(3)Tahap penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf c Dokumen Autentik dimasukkan dalam sampul dan disimpan di lemari/rak Dosir agar terjamin keamanan, kerahasiaan, dan terhindar dari segala sesuatu yang merugikan, diatur sebagai berikut:
1. a.Dokumen Autentik dimasukkan dalam sampul Dosir;
2. b.semua dokumen yang akan dimasukkan ke dalam sampul Dosir di bubuhi cap "khusus untuk Dosir';
3. c.sampul Dosir PNS dan TNI disusun menurut golongan, pangkat/NRP/NIP, satuan, disimpan dalam lemari dosir; dan
4. d.kartu induk pegawai dimasukkan dalam map kartu induk pegawai, disusun menurut golongan, pangkat, NRP/NIP, serta disimpan dalam lemari.
(4)Tahap pemeliharaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf d data autentik agar tetap terawat dengan baik, dilakukan kegiatan meliputi :
1. a.penyedotan debu secara berkala;
2. b.penyemprotan insektisida dan pemberian kamper secara periodik;
3. c.sirkulasi/pergantian udara dan penerangan cukup memadai.
(5)Tahap penyajian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf e Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan sebagai penyelenggara Dosir berperan sebagai satker yang dapat menyajikan data PNS dan TNI secara cepat, benar, lengkap, absah, dan mutakhir untuk kepentingan kenaikan pangkat, sidang jabatan, dan pensiun.
(6)Tahap penilaian dan pemisahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf f dan huruf g dilakukan dengan kegiatan sebagai berikut: www.djpp.kemenkumham.go.id 2014, No.148 8
1. a.bagian pengurusan Dosir, menilai/memisahkan Dosir PNS dan TNI yang telah diberhentikan/pensiun dan memindahkan ke Dosir purna tugas setelah diterbitkan keputusan pemberhentian/pensiun; dan
2. b.bagian pengurusan Dosir purna tugas memisahkan Dosir yang telah pensiun selama 30 (tiga puluh) tahun sejak yang bersangkutan pensiun/diberhentikan, untuk dimusnahkan sesuai dengan ketentuan dalam pemusnahan arsip.

Pasal 9

Pelaksanaan kegiatan pengurusan dosir sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 diperlukan fasilitas yang memadai.

BAB IV

PEMINJAMAN DAN PEMINDAHAN DOSIR SERTA DATA/DOKUMEN AUTENTIK

Pasal 10

(1)Peminjaman Dosir dilaksanakan terbatas pada hal-hal yang sangat penting dalam rangka menjaga keabsahan dan kerahasiaan data/Dokumen Autentik PNS dan TNI yang bersangkutan.
(2)Peminjaman Dosir sebagaimana dimaksud pada ayat (1) didasarkan pada permohonan resmi dari pejabat yang berkepentingan.

Isi peraturan

Teks22PDFHirarki

Memuat teks peraturan…

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa dosir dan dosir elektronik harus dibina secara berkesinambungan agar senantiasa tersimpan dalam keadaan benar, lengkap, dan mutakhir sesuai dengan kegiatan mutasi pegawai yang bersangkutan;
c.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu

Menetapkan

2.Peraturan Menteri Pertahanan Nomor 30 Tahun 2010 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian Pertahanan dan Tentara Nasional Indonesia (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 724); MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN MENTERI PERTAHANAN TENTANG PENGURUSAN DOSIR PEGAWAI NEGERI SIPIL DAN TENTARA NASIONAL INDONESIA DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PERTAHANAN.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1.Dosir adalah kumpulan dari tulisan-tulisan dinas atau bahan-bahan lainnya yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang sebagai bukti telah terjadinya suatu tindakan administrasi bagi perseorangan, menunjukkan perjalanan karier sejak pengangkatan sampai dengan purna tugas, yang perlu dipelihara dan disimpan dalam jangka waktu tertentu selama masih diperlukan.
2.Dosir Elektronik adalah data/dokumen autentik perseorangan yang disimpan dan disajikan dalam bentuk visual atau cetak.
3.Dosir Pegawai Negeri Sipil dan Tentara Nasional Indonesia di lingkungan Kementerian Pertahanan yang selanjutnya disebut Dosir PNS dan TNI di lingkungan Kemhan adalah himpunan data/dokumen autentik perseorangan yang menunjukkan perjalanan karier sejak pengangkatan sampai dengan purna tugas.
4.Data/dokumen autentik adalah segala tulisan dinas yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang, memiliki nilai guna dalam pembinaan karier dan sebagai bahan keterangan perseorangan bagi PNS dan TNI di lingkungan Kementerian Pertahanan. www.djpp.kemenkumham.go.id 2014, No.148 3
5.Pengurusan Dosir adalah pembinaan terhadap Dosir yang berisi data/dokumen autentik PNS dan TNI di lingkungan Kementerian Pertahanan.
6.Pejabat Pengurus Dosir adalah PNS atau TNI di lingkungan Kementerian Pertahanan yang ditunjuk dan memiliki wewenang untuk memelihara Dosir PNS dan TNI di lingkungan Kementerian Pertahanan berdasarkan surat keputusan dari pejabat yang berwenang.
7.Organisasi Penyelenggara Dosir adalah Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan dan Satuan Kerja di lingkungan Kementerian Pertahanan.
8.Satuan Kerja yang selanjutnya disebut Satker adalah bagian dari suatu unit organisasi pada Kementerian Pertahanan yang melaksanakan satu atau beberapa kegiatan organisasi yang membebani dana Anggaran Pendapatan Belanja Negara.
9.Tentara Nasional Indonesia yang selanjutnya disingkat TNI adalah TNI yang bekerja di lingkungan Kementerian Pertahanan.
10.Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat PNS adalah PNS yang bekerja di lingkungan Kementerian Pertahanan.
11.Pejabat Yang Berwenang adalah pejabat yang mempunyai kewenangan dalam pembinaan administrasi PNS dan TNI berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
12.Kewenangan adalah hak dan kekuasaan yang dimiliki untuk melakukan suatu tugas dan tanggung jawabnya.
13.Mutasi PNS dan TNI adalah perubahan status dari suatu tindakan administrasi baik langsung maupun tidak langsung mempengaruhi keadaan setiap PNS dan TNI di lingkungan Kementerian Pertahanan.
14.Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Kementerian Pertahanan yang selanjutnya disebut SIMPEG Kemhan adalah sistem yang telah terintegrasi antara Satuan kerja dengan Biro Kepegawaian, berupa program aplikasi komputer yang mengorganisir data kepegawaian guna mendukung proses pengambilan keputusan.

Pasal 2

Prinsip-prinsip Pengurusan Dosir meliputi:

a.benar, yaitu elemen-elemen data yang tertulis dalam data/dokumen autentik sesuai dengan aslinya, keadaan dan keberadaan PNS dan TNI yang bersangkutan atau sesuai dengan kenyataannya. www.djpp.kemenkumham.go.id 2014, No.148 4
b.lengkap, yaitu elemen data baik yang tertulis dalam data/dokumen autentik maupun jenis/jumlahnya yang ada dalam Dosir tidak ada kekurangan dan sesuai dengan yang dibutuhkan.
c.absah, yaitu Dokumen Autentik yang ada dalam Dosir berkaitan dengan status keberadaan PNS dan TNI yang bersangkutan, dan sesuai dengan ketentuan/aturan yang berlaku serta sah sesuai dengan aslinya.
d.mutakhir, yaitu setiap Dokumen Autentik yang ada dalam Dosir selalu mengikuti perkembangan, sesuai dengan keadaan, kondisi, dan kenyataan terakhir PNS dan TNI yang bersangkutan.
e.aman dan rahasia, yaitu Dosir disimpan bebas dari bahaya/gangguan dan terlindung, serta hanya dapat diketahui oleh Pejabat Yang Berwenang dan Pejabat Pengurus Dosir.

Pasal 3

Maksud dari penyusunan Peraturan Menteri ini sebagai pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan Pengurusan Dosir PNS dan TNI di lingkungan Kemhan, dengan tujuan:

a.mewujudkan Pengurusan Dosir PNS dan TNI di lingkungan Kemhan yang benar, lengkap, absah dan mutakhir, dan
b.memberikan pelayanan prima dalam pembinaan administrasi kepegawaian.

BAB II

ORGANISASI DAN WEWENANG PENYELENGGARA PENGURUSAN DOSIR

Pasal 4

(1)Organisasi penyelenggara Pengurusan Dosir PNS dan TNI, terdiri atas tingkat I dan tingkat II.
(2)Organisasi penyelenggara Pengurusan Dosir sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yaitu:
1. a.Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan yang didelegasikan pada Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan sebagai satuan kerja penyelenggara Pengurusan Dosir PNS dan TNI tingkat II; dan www.djpp.kemenkumham.go.id 2014, No.148 5
2. b.Satker/Subsatker di lingkungan Kementerian Pertahanan dalam hal ini pejabat yang membidangi Kepegawaian sebagai Penyelenggara Pengurusan Dosir PNS dan TNI tingkat I.

Pasal 5

(1)Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan sebagai organisasi penyelenggara Pengurusan Dosir PNS dan TNI tingkat II sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf a, memiliki wewenang dalam:
1. a.Pengurusan Dosir seluruh PNS dan TNI yang masih aktif maupun yang telah diakhiri ikatan dinasnya; dan
2. b.entri data/Dokumen Autentik PNS dan TNI ke dalam Dosir Elektronik yang dilakukan oleh Subbag Lahdafor Baginduk PNS Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan;
(2)Satker/Subsatker sebagai Organisasi Penyelenggara Pengurusan Dosir PNS dan TNI tingkat I sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf b, memiliki wewenang:
1. a.Pengurusan Dosir PNS dan TNI di lingkungan Satker masing- masing;
2. b.meng-update mutasi data PNS dan TNI di lingkungan Satkernya pada SIMPEG; dan
3. c.mengirimkan fotokopi data/Dokumen Autentik PNS dan TNI di lingkungan satkernya ke Biro Kepegawaian sebagai penyelenggara Dosir PNS dan TNI tingkat I apabila terjadi mutasi data.
(3)Jenis mutasi data PNS dan TNI sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

BAB III

PENYELENGGARAAN PENGURUSAN DOSIR

Pasal 6

(1)Penyelenggaraan Pengurusan Dosir PNS dan TNI memerlukan sarana dan prasarana yang memadai agar data/Dokumen Autentik PNS dan TNI senantiasa dalam kondisi terawat dan cepat tersaji apabila dibutuhkan; www.djpp.kemenkumham.go.id 2014, No.148 6
(2)Sarana dan prasarana Pengurusan Dosir/Dosir Elektronik dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi;
(3)Sarana dan prasarana Pengurusan Dosir/Dosir Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pasal 7

Pelaksanaan kegiatan Pengurusan Dosir, meliputi tahapan:

a.pencatatan;
b.penataan;
c.penyimpanan;
d.pemeliharaan;
e.penyajian;
f.penilaian; dan
g.pemisahan.

Pasal 8

(1)Tahap pencatatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf a dokumen autentik diterima dan diurut sesuai waktu penerimaan dengan menggunakan:
1. a.buku agenda;
2. b.buku register untuk mencatat data perorangan yang relatif tidak berubah;
3. c.kartu Induk PNS/TNI untuk mencatat data perseorangan PNS/TNI yang relatif berubah dan yang mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung terhadap keadaan PNS/TNI yang bersangkutan; dan
4. d.Dokumen Autentik tertentu (foto depan, foto samping, Kartu Penunjukan Istri/Kartu Penunjukan Suami, akte kelahiran, surat permohonan menjadi PNS dan TNI, pengangkatan dan inpassing pertama) dilaksanakan penyimpanan data pada komputer untuk dijadikan Dosir Elektronik.
(2)Tahap penataan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf b Dokumen Autentik yang telah dicatat selanjutnya ditata dengan maksud: www.djpp.kemenkumham.go.id 2014, No.148 7
1. a.data yang dicatat dalam buku register dan kartu induk pegawai sesuai dengan kenyataan;
2. b.mudah dicocokkan dengan data hasil pengolahan komputer di Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan; dan
3. c.apabila ditemukan data yang berbeda dilakukan tindakan sebagai berikut: 1) Data dari Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan tidak mutakhir, dimintakan kekurangan Dokumen Autentik atas nama pegawai yang bersangkutan ke satker terkait. 2) Data dari Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan lebih mutakhir dicatat dan diberitahukan ke satker yang bersangkutan.
(3)Tahap penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf c Dokumen Autentik dimasukkan dalam sampul dan disimpan di lemari/rak Dosir agar terjamin keamanan, kerahasiaan, dan terhindar dari segala sesuatu yang merugikan, diatur sebagai berikut:
1. a.Dokumen Autentik dimasukkan dalam sampul Dosir;
2. b.semua dokumen yang akan dimasukkan ke dalam sampul Dosir di bubuhi cap "khusus untuk Dosir';
3. c.sampul Dosir PNS dan TNI disusun menurut golongan, pangkat/NRP/NIP, satuan, disimpan dalam lemari dosir; dan
4. d.kartu induk pegawai dimasukkan dalam map kartu induk pegawai, disusun menurut golongan, pangkat, NRP/NIP, serta disimpan dalam lemari.
(4)Tahap pemeliharaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf d data autentik agar tetap terawat dengan baik, dilakukan kegiatan meliputi :
1. a.penyedotan debu secara berkala;
2. b.penyemprotan insektisida dan pemberian kamper secara periodik;
3. c.sirkulasi/pergantian udara dan penerangan cukup memadai.
(5)Tahap penyajian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf e Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan sebagai penyelenggara Dosir berperan sebagai satker yang dapat menyajikan data PNS dan TNI secara cepat, benar, lengkap, absah, dan mutakhir untuk kepentingan kenaikan pangkat, sidang jabatan, dan pensiun.
(6)Tahap penilaian dan pemisahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf f dan huruf g dilakukan dengan kegiatan sebagai berikut: www.djpp.kemenkumham.go.id 2014, No.148 8
1. a.bagian pengurusan Dosir, menilai/memisahkan Dosir PNS dan TNI yang telah diberhentikan/pensiun dan memindahkan ke Dosir purna tugas setelah diterbitkan keputusan pemberhentian/pensiun; dan
2. b.bagian pengurusan Dosir purna tugas memisahkan Dosir yang telah pensiun selama 30 (tiga puluh) tahun sejak yang bersangkutan pensiun/diberhentikan, untuk dimusnahkan sesuai dengan ketentuan dalam pemusnahan arsip.

Pasal 9

Pelaksanaan kegiatan pengurusan dosir sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 diperlukan fasilitas yang memadai.

BAB IV

PEMINJAMAN DAN PEMINDAHAN DOSIR SERTA DATA/DOKUMEN AUTENTIK

Pasal 10

(1)Peminjaman Dosir dilaksanakan terbatas pada hal-hal yang sangat penting dalam rangka menjaga keabsahan dan kerahasiaan data/Dokumen Autentik PNS dan TNI yang bersangkutan.
(2)Peminjaman Dosir sebagaimana dimaksud pada ayat (1) didasarkan pada permohonan resmi dari pejabat yang berkepentingan.