Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahui, memerintahkan pengundangan Peraturan Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 11 Maret 2022 KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN, ttd. PENNY K. LUKITO Diundangkan di Jakarta pada tanggal 11 Maret 2022 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA ttd. BENNY RIYANTO BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2022 NOMOR 268 Salinan Sesuai Dengan Aslinya BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN Kepala Biro Hukum dan Organisasi, Reghi Perdana LAMPIRAN PERATURAN BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN NOMOR 6 TAHUN 2022 TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN Berdasarkan pertimbangan tertib administrasi umum dan perlu memperhatikan perkembangan teknologi informasi dengan merujuk Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 yang merupakan acuan bagi seluruh instansi pusat dan instansi daerah, dan adanya perubahan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas menjadi Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas, maka BPOM perlu menyempurnakan kembali Peraturan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 21 Tahun 2018 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan sehingga dapat terwujud keseragaman pemahaman dan terciptanya tertib administrasi penyelenggaraan pemerintahan di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan. B. Maksud dan Tujuan
a.Instruksi
b.Surat Edaran
c.Keputusan
d.Surat Perintah atau Surat Tugas
e.Nota Dinas
f.Memorandum
g.Disposisi
h.Surat Undangan Internal
i.Surat Dinas
j.Surat Perjanjian
k.Surat Kuasa
l.Berita Acara
m.Surat Keterangan
n.Surat Pengantar
o.Pengumuman
p.Laporan
q.Telaah Staf
2.Pembuatan Naskah Dinas
a.Prinsip Pembuatan Naskah Dinas
b.Penggunaan Lambang Negara dan Logo Badan Pengawas Obat dan Makanan
c.Penomoran Naskah Dinas
d.Penggunaan Kertas, Amplop, dan Tinta
e.Ketentuan Jarak Spasi, Jenis, dan Ukuran Huruf, serta Kata Penyambung
f.Penentuan Batas atau Ruang Tepi
g.Nomor Halaman
h.Tembusan
i.Lampiran
j.Tanda Tangan, Paraf, dan Cap Dinas
k.Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat Naskah Dinas
3.Pengamanan Naskah Dinas
a.Pendahuluan
b.Penentuan Kategori Klasifikasi Keamanan dan Akses Naskah Dinas
c.Penggunaan Security Printing pada Naskah Dinas
d.Pembuatan dan Pengawasan Naskah Dinas yang bersifat Rahasia
4.Pejabat Penanda Tangan Naskah Dinas
a.Penandatanganan
b.Kewenangan Penandatanganan
c.Penggunaan Atas Nama (a.n.)
d.Penggunaan Untuk Beliau (u.b.)
e.Penggunaan Pelaksana Tugas (Plt.)
f.Penggunaan Pelaksana Harian (Plh.)
5.Pengendalian Naskah Dinas
a.Pengendalian Naskah Dinas Masuk
b.Pengendalian Naskah Dinas Keluar
1.Pengertian Instruksi merupakan Naskah Dinas yang memuat perintah berupa petunjuk/arahan teknis tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.
2.Kewenangan Penandatanganan/Penetapan Instruksi ditetapkan oleh Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan atau pejabat yang diberikan kewenangan oleh Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan untuk menandatangani instruksi.
3.Susunan dan bentuk Instruksi Susunan dan bentuk Instruksi terdiri atas:
a.Kepala 1) kop instruksi yang ditandatangani oleh Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan menggunakan lambang negara, yang disertai nama lembaga dengan huruf kapital secara simetris; 2) kop instruksi yang ditandatangani oleh pejabat tinggi madya menggunakan logo BPOM, yang disertai nama instansi dengan huruf kapital secara simetris; 3) kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 4) nomor instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 5) kata tentang, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 6) judul instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan 7) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris.
b.Konsiderans Bagian konsiderans instuksi terdiri dari: 1) kata Menimbang, yang memuat latar belakang penetapan instruksi; dan 2) kata Mengingat, yang memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan instruksi.
c.Batang Tubuh Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi instruksi.
d.Kaki Bagian kaki instruksi ditempatkan di sebelah kiri bawah, yang terdiri dari: 1) tempat dan tanggal penetapan instruksi; 2) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma; 3) tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi, apabila menggunakan Tanda Tangan Elektronik maka penempatan Tanda Tangan Elektronik disesuaikan dengan peletakan tanda tangan pada contoh susunan dan bentuk instruksi; dan 4) nama lengkap pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.
e.Ketentuan mengenai susunan dan bentuk Instruksi sebagaimana format berikut. Contoh susunan dan bentuk Instruksi KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN INSTRUKSI NOMOR…. TAHUN…. TENTANG ………………………………………………………………………………………………………… KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN, Dalam rangka ……………………………………………………………, dengan ini memberi instruksi Kepada : 1. Nama/Jabatan Pegawai;
2.Nama/Jabatan Pegawai;
3.Nama/Jabatan Pegawai;
4.Nama/Jabatan Pegawai; Untuk : Kesatu : ………………………………………………………. Kedua : ………………………………………………………. Ketiga : ………………………………………………………. Dan seterusnya Dikeluarkan di ……………………….. pada tanggal ………………………….. KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN, Tanda Tangan dan Cap Jabatan NAMA LENGKAP B. SURAT EDARAN
1.Pengertian Surat edaran merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.
2.Kewenangan Penandatanganan/Penetapan Surat edaran ditetapkan oleh Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan dan dapat didelegasikan kepada pejabat pimpinan tinggi madya di lingkungan BPOM sesuai dengan kewenangannya.
3.Susunan dan bentuk Surat Edaran Susunan dan bentuk Surat Edaran terdiri atas:
a.Kepala Bagian kepala surat edaran terdiri dari: 1) kop surat edaran yang ditandatangani Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan menggunakan lambang negara, yang disertai nama lembaga dengan huruf kapital secara simetris; 2) kop surat edaran yang ditandatangani oleh pejabat tinggi madya menggunakan logo BPOM, yang disertai nama instansi dengan huruf kapital secara simetris; 3) kata Yth., yang diikuti oleh nama pejabat yang dikirimi surat edaran; 4) tulisan surat edaran, yang dicantumkan di bawah lambang negara/logo lembaga, ditulis dengan huruf kapital serta nomor surat edaran di bawahnya secara simetris; 5) kata tentang, yang dicantumkan di bawah kata surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan 6) rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah kata tentang.
b.Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari: 1) Latar belakang tentang perlunya dibuat surat edaran; 2) Maksud dan tujuan dibuatnya surat edaran; 3) Ruang lingkup diberlakukannya surat edaran; 4) Peraturan perundang-undangan atau Naskah Dinas lain yang menjadi dasar pembuatan surat edaran; 5) Isi edaran mengenai hal tertentu yang dianggap mendesak; dan 6) Penutup.
c.Kaki Bagian kaki surat edaran ditempatkan di sebelah kanan yang terdiri dari: 1) tempat dan tanggal penetapan; 2) nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; 3) tanda tangan pejabat penanda tangan, apabila menggunakan Tanda Tangan Elektronik maka penempatan Tanda Tangan Elektronik disesuaikan dengan peletakan tanda tangan pada nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital; dan 4) cap dinas.
d.Ketentuan mengenai susunan dan bentuk Surat Edaran sebagaimana format berikut. Contoh susunan dan bentuk Surat Edaran yang ditandatangani Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN Yth. 1. …………………………..
2.…………………………..
3.dan seterusnya SURAT EDARAN NOMOR … TAHUN … TENTANG ………………………………………….
1.Latar Belakang ……………………………..……………………………..………………………………………………
2.Maksud dan Tujuan ……………………………...……………………………..……………………………………………..
3.Ruang Lingkup ……………………………..……………………………..………………………………………………
4.Dasar Hukum ……………………………...……………………………..……………………………………………..
5.Isi Edaran ……………………………………………………………..……………………………………………..
6.Penutup ………………………………..……………………………..…………………………………………… Ditetapkan di ……………………….. pada tanggal ………………………….. KEPALA PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN, Tanda Tangan dan Cap Jabatan NAMA LENGKAP Tembusan:
1.…………………..
2.…………………..
3.dan seterusnya Contoh susunan dan bentuk Surat Edaran yang ditandatangani selain Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan NAMA LEMBAGA/NAMA UPT Yth. 1. …………………………..
2.…………………………..
3.dan seterusnya SURAT EDARAN NOMOR … TAHUN … TENTANG ………………………………………….
1.Latar Belakang ……………………………..……………………………..………………………………………………
2.Maksud dan Tujuan ……………………………...……………………………..……………………………………………..
3.Ruang Lingkup ……………………………..……………………………..………………………………………………
4.Dasar Hukum ……………………………...……………………………..……………………………………………..
5.Isi Edaran ……………………………………………………………..……………………………………………..
6.Penutup ………………………………..……………………………..…………………………………………… Ditetapkan di ……………………….. pada tanggal ………………………….. NAMA JABATAN, Tanda Tangan dan Cap Dinas NAMA LENGKAP Tembusan:
1.…………………..
2.…………………..
3.dan seterusnya C. KEPUTUSAN
1.Pengertian Keputusan merupakan ketetapan tertulis yang ditetapkan oleh BPOM dalam penyelenggaraan pemerintahan.
2.Kewenangan Penandatanganan/Penetapan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani keputusan adalah Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan atau pejabat lain yang menerima pendelegasian wewenang.
3.Susunan dan bentuk Keputusan Susunan dan bentuk Keputusan terdiri atas:
a.Kepala Bagian kepala keputusan terdiri dari: 1) kop keputusan yang ditandatangani Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan menggunakan lambang negara, yang disertai nama lembaga dengan huruf kapital secara simetris; 2) kop keputusan yang ditandatangani oleh pejabat selain Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan baik pusat maupun Unit Pelaksana Teknis menggunakan logo BPOM, yang disertai nama instansi dengan huruf kapital secara simetris; 3) kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 4) nomor keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 5) kata penghubung tentang, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 6) judul keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 7) keputusan yang ditandatangani Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan mencantumkan kalimat Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan 8) nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma.
b.Konsiderans Bagian konsiderans keputusan terdiri dari: 1) kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat alasan/tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang perlu ditetapkannya keputusan; dan 2) kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran keputusan.
c.Diktum Bagian diktum keputusan terdiri dari hal-hal sebagai berikut: 1) Diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis dengan huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital; 2) Isi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan 3) Untuk keperluan tertentu, keputusan dapat dilengkapi dengan salinan dan petikan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
d.Batang Tubuh Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan peraturan, tetapi isi keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/diktum kesatu, kedua, ketiga, dan seterusnya.
e.Kaki Bagian kaki keputusan ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri dari: 1) tempat dan tanggal penetapan keputusan; 2) jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma; 3) tanda tangan pejabat yang menetapkan keputusan, apabila menggunakan Tanda Tangan Elektronik maka penempatan Tanda Tangan Elektronik disesuaikan dengan peletakan tanda tangan pada contoh susunan dan bentuk keputusan; dan 4) nama lengkap pejabat yang menandatangani keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.
f.Ketentuan mengenai susunan dan bentuk Keputusan sebagaimana format berikut. Contoh susunan dan bentuk Keputusan yang ditandatangani Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN KEPUTUSAN ……………………………………………………………………… NOMOR … TAHUN … TENTANG ………………………………………………………………………………………………………………… DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN, Menimbang : a. bahwa…………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………..
b.bahwa…………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………..… Mengingat : 1. ……………………………………………………………………………………….…
2.……………………………………………………………………………………….… MEMUTUSKAN: Menetapkan : KEPUTUSAN ………………….. TENTANG ……………………………………...…. ……………………………………………………………………………………………... Kesatu : ……………………………………………………………………………………………... Kedua : ……………………………………………………………………………………………... Ketiga : ……………………………………………………………………………………………... Ditetapkan di ……………………….. pada tanggal ………………………….. KEPALA PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN, Tanda Tangan NAMA LENGKAP Contoh susunan dan bentuk Keputusan yang ditandatangani selain Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan NAMA LEMBAGA/NAMA UPT NAMA JABATAN KEPUTUSAN ……………………………………………………………………… NOMOR … TAHUN … TENTANG ………………………………………………………………………………………………………………… DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA NAMA JABATAN ………………………………………………………….., Menimbang : a. bahwa…………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………..
b.bahwa…………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………..… Mengingat : 1. ……………………………………………………………………………………….…
2.……………………………………………………………………………………….… MEMUTUSKAN: Menetapkan : KEPUTUSAN ………………….. TENTANG ……………………………………...…. ……………………………………………………………………………………………... Kesatu : ……………………………………………………………………………………………... Kedua : ……………………………………………………………………………………………... Ketiga : ……………………………………………………………………………………………... Ditetapkan di ……………………….. pada tanggal ………………………….. NAMA JABATAN, Tanda Tangan NAMA LENGKAP D. SURAT PERINTAH ATAU SURAT TUGAS
1.Pengertian
a.Surat Perintah atau Surat Tugas merupakan Naskah Dinas penugasan;
b.Surat perintah atau surat tugas sebagaimana dimaksud pada huruf a merupakan Naskah Dinas yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diperintah/diberi tugas/diinstrusikan, yang memuat apa yang harus dilakukan.
2.Kewenangan Penandatanganan/Penetapan Surat perintah atau surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
3.Susunan dan bentuk Surat Perintah atau Surat Tugas Susunan dan bentuk Surat Perintah atau Surat Tugas terdiri atas:
a.Kepala Bagian kepala surat perintah/surat tugas terdiri dari: 1) kop surat perintah/surat tugas berupa lambang negara atau logo BPOM; 2) kata surat perintah/surat tugas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan 3) nomor, berada di bawah tulisan surat perintah/surat tugas.
b.Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perintah/surat tugas terdiri dari hal- hal sebagai berikut: 1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar: pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah/ surat tugas; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat perintah/surat tugas tersebut; 2) Diktum dimulai dengan kata memberi perintah/memberi tugas, secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri disertai identitas paling sedikit: nama, NIP, pangkat/gologan, dan jabatan pegawai yang mendapat tugas; 3) Di bawah kata kepada ditulis kata untuk yang berisi tentang tugas yang harus dilaksanakan dan jangka waktu pelaksanaan tugas. 4) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom: nomor urut, nama, NIP, pangkat/golongan, dan jabatan. 5) Dibawah kata “Untuk”, ditutup dengan kalimat “Agar yang bersangkutan melaksanakan tugas dengan baik dan penuh tanggungjawab”.
c.Kaki Bagian kaki surat perintah/surat tugas ditempatkan di sebelah kanan bawah yang terdiri dari: 1) tempat dan tanggal surat perintah/surat tugas; 2) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata, dan diakhiri dengan tanda baca koma; 3) tanda tangan pejabat yang menugasi, apabila menggunakan Tanda Tangan Elektronik maka penempatan Tanda Tangan Elektronik disesuaikan dengan peletakan tanda tangan pada contoh susunan dan bentuk surat perintah/surat tugas; 4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah/ surat tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata; 5) cap dinas; 6) pada bagian bawah dapat dicantumkan kalimat “Petugas tidak diperkenankan menerima gratifikasi dalam bentuk apapun” yang diletakkan secara simetris; dan 7) pencantuman kalimat “Petugas tidak diperkenankan menerima gratifikasi dalam bentuk apapun” dapat ditambahkan jika diperlukan.
d.Ketentuan mengenai susunan dan bentuk Surat Perintah/Surat Tugas sebagaimana format berikut. Contoh susunan dan bentuk Surat Perintah/Surat Tugas NAMA LEMBAGA/NAMA UPT SURAT PERINTAH/SURAT TUGAS NOMOR:…………………………….. Menimbang : a. bahwa…………………………………………………………………….;
b.bahwa…………………………………………………………………….; Dasar : 1. …………………………………………………………………………….;
2.…………………………………………………………………………….; Memberi Perintah Kepada : 1. ……………………………………………………………………;
2.……………………………………………………………………;
3.……………………………………………………………………;
4.dan seterusnya Untuk : 1. ……………………………………………………………………;
2.……………………………………………………………………;
3.……………………………………………………………………;
4.dan seterusnya Agar yang bersangkutan melaksanakan tugas dengan baik dan penuh tanggungjawab Nama Tempat, Tanggal NAMA JABATAN, Tanda Tangan dan Cap Jabatan NAMA LENGKAP * Pencantuman kalimat “Petugas tidak diperkenankan menerima gratifikasi dalam bentuk apapun” dapat ditambahkan jika diperlukan Petugas tidak diperkenankan menerima gratifikasi dalam bentuk apapun.* Contoh penulisan lampiran pada Surat Perintah/Surat Tugas Lampiran Surat Tugas Nomor :…………….. Tanggal :…………….. DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DITUGASKAN Nama Tempat, Tanggal NAMA JABATAN, Tanda Tangan dan Cap Jabatan NAMA LENGKAP E. NOTA DINAS
1.Pengertian
a.Nota Dinas merupakan Naskah Dinas korespondensi internal;
b.Nota Dinas merupakan salah satu bentuk sarana komunikasi resmi internal antar pejabat di lingkungan BPOM.
2.Kewenangan Penandatanganan/Penetapan Nota dinas dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tingkatan di lingkungan BPOM berdasarkan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
3.Susunan dan bentuk Nota Dinas Susunan dan bentuk Nota Dinas terdiri atas:
a.Kepala Bagian kepala nota dinas terdiri dari: 1) kop nota dinas terdiri dari nama lembaga dan unit kerja yang ditulis secara simetris di tengah atas; 2) kata nota dinas, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 3) kata nomor, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 4) kata Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik; 5) kata Dari, yang ditulis dengan huruf awal kapital; 6) kata Hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan 7) kata Tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital.
b.Batang Tubuh Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat, dan jelas.
c.Kaki Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat, dan tembusan (jika perlu). Apabila menggunakan Tanda Tangan Elektronik maka penempatan Tanda Tangan Elektronik disesuaikan dengan peletakan tanda tangan pada contoh susunan dan bentuk nota dinas.
d.Dalam penyusunan nota dinas, perlu diperhatikan bahwa nota dinas tidak dibubuhi cap dinas.
e.Ketentuan mengenai susunan dan bentuk Nota Dinas sebagaimana format berikut. Contoh susunan dan bentuk Nota Dinas BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN NAMA UNIT KERJA NOTA DINAS NOMOR:…………………………….. Yth. : ………………………………….. Dari : ………………………………….. Hal : ………………………………….. Tanggal : ………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Tanga Tangan Nama Lengkap Tembusan:
1.…………………..
2.…………………..
3.dan seterusnya F. MEMORANDUM
1.Pengertian Memorandum merupakan Naskah Dinas internal yang dibuat oleh Pejabat yang berwenang kepada pejabat di bawahnya untuk menyampaikan informasi kedinasan yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran atau pendapat kedinasan.
2.Kewenangan Penandatanganan/Penetapan Memorandum dibuat dan ditanda tangani oleh Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan/Pejabat Pimpinan Tinggi Madya/Pimpinan Unit Kerja Pusat/Unit Pelaksana Tugas BPOM.
3.Susunan dan bentuk Memorandum Susunan dan bentuk Memorandum terdiri atas:
a.Kepala Bagian kepala memorandum terdiri dari: 1) kop Memorandum berisi tulisan Badan Pengawas Obat dan Makanan dan di bawahnya ditulis nama unit kerja secara simetris dengan huruf kapital. Jika memorandum diciptakan oleh Unit Pelaksana Tugas BPOM maka penulisan kop berisi tulisan nama Unit Pelaksana Tugas BPOM; 2) kata Memorandum ditulis secara simetris dibawah kop Memorandum dengan huruf kapital; 3) nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 4) kata Yth., ditulis dengan huruf awal kapital diikuti dengan tanda baca titik dua (:); dan 5) kata hal, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti dengan tanda baca titik dua (:).
b.Batang Tubuh Batang tubuh Memorandum terdiri atas alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas.
c.Kaki Bagian kaki Memorandum terdiri atas: 1) nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun dibuatnya Memorandum; 2) nama jabatan pejabat yang menandatangani Memorandum ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); 3) tanda tangan pejabat, apabila menggunakan Tanda Tangan Elektronik maka penempatan Tanda Tangan Elektronik disesuaikan dengan peletakan tanda tangan pada contoh susunan dan bentuk memorandum; dan 4) tembusan (jika perlu), berada pada sisi kiri bawah margin dan diikuti dengan tanda baca titik dua (:).
d.Ketentuan mengenai susunan dan bentuk Memorandum sebagaimana format berikut. Contoh susunan dan bentuk Memorandum BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN NAMA UNIT KERJA MEMORANDUM NOMOR:…………………………….. Yth. : ……………………….. Hal : ……………………….. …………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… (Tempat, tanggal bulan tahun) Nama Jabatan, Tanga Tangan Nama Lengkap Tembusan:
1.…………………..
2.…………………..
3.dst G. DISPOSISI
1.Pengertian Disposisi merupakan petunjuk tertulis singkat mengenai tindak lanjut/tanggapan terhadap Naskah Dinas masuk, ditulis secara jelas pada lembar disposisi dan hanya diberikan oleh pejabat.
2.Format dan bentuk disposisi
a.Format dan bentuk disposisi dapat disesuaikan dengan kebutuhan informasi dan jumlah satuan unit organisasi.
b.Contoh susunan dan bentuk Disposisi digunakan dalam Naskah Dinas media rekam kertas sebagai berikut: Contoh susunan dan bentuk Disposisi LEMBAR DISPOSISI UNIT KERJA Tanggal Cetak: KODE DISPOSISI KODE SURAT TGL TERIMA SURAT TANGGAL TURUN DISPOSISI : : : : : SIFAT SURAT: NO SURAT ASAL SURAT ASLI TGL SURAT PERIHAL DITERIMA DARI : : : : : DISPOSISI DITERUSKAN KEPADA □ □ □ □ □ □ Isi disposisi □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ Pejabat setingkat di bawahnya □ □ □ □ □ □ Disposisi: PENCATAT: H. SURAT UNDANGAN INTERNAL
1.Pengertian Surat undangan internal merupakan surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai di dalam lingkup BPOM untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu antara lain dan tidak terbatas pada rapat, upacara, atau forum grup diskusi.
2.Kewenangan Penandatanganan/Penetapan Surat undangan internal ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
3.Susunan dan bentuk Surat Undangan Internal Susunan dan bentuk Surat Undangan Internal terdiri atas:
a.Kepala Bagian kepala surat undangan intern terdiri dari: 1) kop surat undangan intern menggunakan kop BPOM; 2) nomor, sifat, lampiran, dan hal, yang diketik di sebelah kiri di bawah kop surat undangan intern; 3) tempat dan tanggal pembuatan surat, yang diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; dan 4) kata Yth., yang ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat undangan intern (jika diperlukan).
b.Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat undangan internal terdiri dari: 1) alinea pembuka; 2) isi surat undangan intern, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara; dan 3) alinea penutup.
c.Kaki 1) Bagian kaki surat undangan intern terdiri dari nama jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat yang ditulis dengan huruf awal kapital. 2) Apabila menggunakan Tanda Tangan Elektronik maka penempatan Tanda Tangan Elektronik disesuaikan dengan peletakan tanda tangan pada contoh susunan dan bentuk surat undangan internal.
d.Ketentuan mengenai susunan dan bentuk Surat Undangan Internal sebagaimana format berikut. Contoh susunan dan bentuk Surat Undangan Internal NAMA LEMBAGA/NAMA UPT Nomor : Tempat, Tanggal Bulan Tahun Lampiran : Hal : Undangan … Yth. ………………… …………………………………………(Alinea Pembuka dan AlineaIsi)………………………………….. .…..……………………………………………………………………………………………………………………… Pada hari/tanggal : Waktu : Tempat : Acara : …………………………………………………(Alinea Penutup)…………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………… Nama Jabatan, (Tanda Tangan dan Cap Dinas) Nama Lengkap Tembusan:
1.…………………..
2.…………………..
3.dan seterusnya Lampiran : Nomor : Tanggal : DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG
1.………………………………………………………………………………………………………………
2.………………………………………………………………………………………………………………
3.………………………………………………………………………………………………………………
4.………………………………………………………………………………………………………………
5.………………………………………………………………………………………………………………
6.………………………………………………………………………………………………………………
7.………………………………………………………………………………………………………………
8.……………………………………………………………………………………………………………… Nama Jabatan, (Tanda Tangan dan Cap Dinas) Nama Lengkap I. SURAT DINAS
1.Pengertian Surat Dinas termasuk dalam kategori Naskah Dinas korespondensi eksternal.
2.Kewenangan Penandatangan Surat Dinas ditandatangani oleh Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan/Pejabat Pimpinan Tinggi Madya/Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama/Kepala Unit Pelaksana Tugas BPOM sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
3.Susunan dan bentuk Surat Dinas Susunan dan bentuk Surat Dinas terdiri atas:
a.Kepala Susunan dan bentuk Surat Dinas terdiri atas: 1) kop surat dinas yang ditandatangani Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan menggunakan lambang negara, yang disertai nama jabatan dengan huruf kapital secara simetris; 2) kop surat dinas yang ditandatangani oleh pejabat selain Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan baik pusat maupun Unit Pelaksana Tugas BPOM menggunakan logo BPOM, yang disertai nama instansi dengan huruf kapital secara simetris; 3) nomor, sifat, lampiran, dan hal, yang diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop surat dinas; 4) tempat dan tanggal pembuatan surat, yang diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; 5) kata Yth., yang ditulis di bawah Hal, diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat; dan 6) alamat surat, yang ditulis di bawah Yth.
b.Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup.
c.Kaki Bagian kaki surat dinas ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri dari: 1) nama jabatan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri tanda baca koma (,); 2) tanda tangan pejabat, apabila menggunakan Tanda Tangan Elektronik maka penempatan Tanda Tangan Elektronik disesuaikan dengan peletakan tanda tangan pada contoh susunan dan bentuk surat dinas; 3) nama lengkap pejabat/penanda tangan, yang ditulis dengan huruf awal kapital; 4) stempel/cap dinas, yang digunakan sesuai dengan ketentuan; dan 5) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika ada).
d.Ketentuan mengenai susunan dan bentuk Surat Dinas sebagaimana format berikut. Contoh susunan dan bentuk Surat Dinas yang ditandatangani oleh Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN Nomor : Tempat, Tanggal Bulan Tahun Lampiran : Hal : Yth. ………………… ……………………………………………(Alinea Pembuka)…………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………(Alinea Isi)………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………(Alinea Penutup)………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………… Nama Jabatan, (Tanda Tangan dan Cap Dinas) Nama Lengkap Tembusan:
1.…………………..
2.…………………..
3.dan seterusnya Alamat Lengkap Contoh susunan dan bentuk Surat Dinas yang ditandatangani oleh selain Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan NAMA LEMBAGA/NAMA UPT Nomor : Tempat, Tanggal Bulan Tahun Lampiran : Hal : Yth. ………………… ……………………………………………(Alinea Pembuka)…………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………(AlineaIsi)………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………(Alinea Penutup)………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………… Nama Jabatan, (Tanda Tangan dan Cap Dinas) Nama Lengkap Tembusan:
1.…………………..
2.…………………..
3.dan seterusnya J. SURAT PERJANJIAN
1.Pengertian Surat perjanjian merupakan Naskah Dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang sesuatu hal yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.
2.Surat Perjanjian terdiri dari:
a.Perjanjian dalam negeri; dan
b.Perjanjian luar negeri.
3.Perjanjian Dalam Negeri
a.Pengertian Perjanjian dalam negeri dilakukan antar lembaga di dalam negeri, baik di tingkat pusat maupun daerah, dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
b.Susunan dan bentuk Perjanjian dalam negeri terdiri: 1) Kepala Bagian kepala terdiri dari: a) lambang negara (untuk pejabat negara) diletakkan secara simetris, atau logo (untuk nonpejabat negara) yang diletakkan di sebelah kanan dan kiri atas, disesuaikan dengan penyebutan nama lembaga; b) judul perjanjian; dan c) nomor. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh perjanjian kerja sama memuat materi perjanjian, antara lain tujuan kerjasama, ruang lingkup kerjasama, pelaksanaan kegiatan, pembiayaan, penyelesaian perselisihan, penutup dan hal-hal lain yang menjadi kesepakatan para pihak. 3) Kaki a) Bagian kaki perjanjian kerja sama terdiri dari nama penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai dengan peraturan perundang- undangan. b) Apabila menggunakan Tanda Tangan Elektronik maka penempatan Tanda Tangan Elektronik disesuaikan dengan peletakan tanda tangan pada contoh susunan dan bentuk perjanjian kerja sama dalam negeri. 4) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk perjanjian dalam negeri sebagaimana format berikut.
c.Perjanjian dalam negeri sebagaimana dimaksud pada huruf b dapat disesuaikan dengan kebutuhan dari para pihak yang menyelenggarakan perjanjian kerja sama. Contoh susunan dan bentuk Surat Perjanjian antar Lembaga dalam Negeri untuk Pimpinan Tinggi Kementerian/Lembaga PERJANJIAN KERJA SAMA ANTARA ……………………………………….. DAN ………………………………………. TENTANG ………………………………………………………………………….. NOMOR: ………………………….. NOMOR: ………………………….. Pada hari ini, ……………, tanggal …….., bulan ……….., tahun ………….., bertempat di ……………, yang bertanda tangan di bawah ini:
1.…………. : ………………………………...., selanjutnya disebut sebagai Pihak I
2.…………. : …………………………………., selajutnya disebut sebagai Pihak II Bersepakat untuk melakukan kerjasama dalam bidang……………………………………………………, yang diatur dalam ketentuan sebagai berikut: