DokumenPeraturan Bupati (Perbup)Berlaku

Peraturan Bupati (Perbup) Kabupaten Batang Nomor 32 Tahun 2025

Nomor: 32
Tahun: 2025
Ditetapkan: 18 Juni 2025
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 23

Lembaga terkait

Ringkasan

Di dalam Peraturan Bupati ini diatur tentang Ketentuan Umum, Kebijakan Alih Media, Metode Alih Media, Sarana dan Prasarana, Pelaksanaan Alih Media, Pelaporan, Pembiayaan dan Ketentuan Penutup

Isi peraturan

Menetapkan

menetapkan Peraturan Bupati tentang Alih Media Arsip; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Kabupaten dalam Lingkungan Propinsi Djawa Tengah (Berita Negara Republik Indonesia Tanggal 8 Agustus 1950) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 1965 tentang Pembentukan Daerah Tingkat II Batang dengan mengubah Undang-Undang Nomor 13 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Kabupaten dalam Lingkungan Propinsi Djawa Tengah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1965 Nomor 52, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2757);

2.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang- Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2023 Nomor 41, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6856);
3.Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 1988 tentang Perubahan Batas Wilayah Kotamadya Daerah Tingkat II Pekalongan, Kabupaten Daerah Tingkat II Pekalongan dan Kabupaten Daerah Tingkat II Batang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1988 Nomor 42, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3381);
4.Peraturan Daerah Kabupaten Batang Nomor 10 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Lembaran Daerah Kabupaten Batang Tahun 2019 Nomor 10, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Batang Nomor 10); 2 MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG ALIH MEDIA ARSIP.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Bupati ini, yang dimaksud dengan:

1.Daerah adalah Kabupaten Batang.
2.Pemerintah Daerah adalah Bupati dan Perangkat Daerah sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpi pelaksanaan uurusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah otonom.
3.Bupati adalah Bupati Batang.
4.Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah;
5.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
6.Pencipta Arsip adalah Perangkat Daerah, Badan Usaha Milik Daerah dan Desa di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Batang.
7.Alih Media adalah proses pengalihan dokumen yang dibuat atau diterima dari bentuk hardfile kedalam bentuk softfile untuk kemudian dapat dikelola menggunakan teknologi informasi.
8.Arsip Elektronik adalah arsip yang diciptakan (dibuat dan diterima) dalam format elektronik.
9.Autentikasi adalah proses pemberian tanda dan/atau pernyataan tertulis atau tanda lainnya sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukan bahwa arsip yang diautentikasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya.
10.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi paling sedikit jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
11.Lembaga Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat LKD adalah lembaga yang mempunyai fungsi, tugas dan tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
12.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
13.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
14.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
15.Digital Signature yaitu tandatangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan Autentikasi.
16.Digital Watermark adalah data digital yang dilekatkan ke dalam semua bentuk media, baik foto, video, musik, atau konten lainnya. 3

Pasal 2

Ruang lingkup Peraturan Bupati ini meliputi:

a.kebijakan Alih Media;
b.metode Alih Media;
c.sarana dan prasarana Alih Media;
d.pelaksanaan Alih Media;
e.Pelaporan; dan
f.Pembiayaan.

BAB II

KEBIJAKAN ALIH MEDIA

Pasal 3

(1)Alih Media Arsip Statis dilaksanakan oleh LKD.
(2)Alih Media Arsip Dinamis dilaksanakan oleh Pencipta Arsip.
(3)Alih Media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilaksanakan terhadap kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta informasi Arsip meliputi:
1. a.metode (pengkopian, konversi, migrasi),
2. b.prasarana dan sarana,
3. c.penentuan prioritas Arsip yang dialihmediakan,
4. d.penentuan pelaksana Alih Media.

Pasal 4

(1)Alih Media Arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2) dilaksanakan oleh Unit Pengolah dan Unit Kearsipan.
(2)Alih Media sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi Arsip dan nilai informasi.
(3)Kondisi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) antara lain:
1. a.Arsip dengan kondisi rapuh/rentan mengalami kerusakan secara fisik;
2. b.Arsip Elektronik dengan format data versi lama yang perlu diperbarui dengan versi baru; atau
3. c.informasi yang terdapat dalam media lain dimana media tersebut secara sistem tidak diperbarui lagi karena perkembangan teknologi.
(4)Nilai informasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dimana Alih Media diutamakan terhadap:
1. a.informasi yang berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan tentang keterbukaan informasi publik harus diumumkan secara serta merta; dan
2. b.arsip yang berketerangan permanen dalam JRA.

Pasal 5

(1)Arsip yang bernilai guna kebuktian yang telah dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(2)Kriteria Arsip yang bernilai guna kebuktian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
1. a.bukti keberadaan, perubahan, pembubaran suatu lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan;
2. b.bukti dan informasi tentang kebijakan strategis organisasi;
3. c.bukti dan informasi tentang kegiatan pokok organisasi;
4. d.bukti dan informasi tentang interaksi organisasi dengan komunitas klien yang dilayani;
5. e.bukti hak dan kewajiban individu dan organisasi;
6. f.sumbangan pada pembangunan memori organisasi untuk tujuan keilmuan, budaya, atau historis; dan 4
7. g.bukti dan informasi tentang kegiatan penting bagi stake holder internal dan eksternal.

BAB III

METODE ALIH MEDIA

Pasal 6

Metode Alih Media dilakukan dengan cara antara lain:

a.pemindaian;
b.konversi; dan
c.migrasi.

Pasal 7

Pemindaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf a digunakan untuk dokumen asli jenis format awal berbentuk kertas menjadi bentuk digital.

Pasal 8

Konversi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf b digunakan untuk mengubah jenis format file awal berupa di antaranya text, image, audio analog, video analog menjadi bentuk file lain.

Pasal 9

Migrasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf c digunakan untuk memindahkan atau mentransformasikan data dari suatu konteks ke konteks lainnya, dari media lama ke media baru sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

BAB IV

SARANA DAN PRASARANA

Pasal 10

(1)Alih Media Arsip dilakukan dengan prasarana dan sarana yang sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.
(2)Sarana dan prasarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) antara lain:
1. a.perangkat keras (hardware) Alih Media:
  1. 1.scanner;
  2. 2.kamera digital;
  3. 3.komputer;
  4. 4.server;
  5. 5.harddisk;
  6. 6.compact disc;
  7. 7.microfilm; dan
  8. 8.cloud. 5
2. b.perangkat lunak (software) berupa sistem operasi aplikasi pendukung Alih Media.

Pasal 11

Sarana dan prasarana sebagaiman dimaksud dalam Pasal 10 memperhatikan kriteria sebagai berikut:

a.dapat menampilkan kembali informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik secara utuh sesuai dengan masa retensi yang ditetapkan ketentuan perundang-undangan;
b.dapat melindungi ketersediaan, keutuhan, keautentikan, kerahasiaan, dan keteraksesan informasi elektronik dalam penggunaaan sistem elektronik tersebut
c.dapat beroperasi sesuai dengan prosedur atau petunjuk dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut;
d.dilengkapi dengan prosedur atau etunjuk yang diumumkan dengan bahasa, informasi, atau simbol yang dapat dipahami oleh pihak yang bersangkutan dengan penyelenggaraan sistem elektronik tersebut;
e.memiliki mekanisme berkelanjutan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi untuk menjaga kebaruan, kejelasan, dan prosedur atau petunjuk yang dapat dipertanggungjawabkan;
f.tahan lama, yakni daya tahan atau kemampuan untuk tetap baik pada saat disimpan di dalam lemari penyimpanan;
g.memiliki ruang yang besar, yaitu kemampuan untuk menyimpan dengan kapasitas ruang simpan yang besar;
h.biaya, yaitu pemilihan media harus mempertimbangkan perbandingan kapasitas dengan biaya yang harus dikeluarkan; dan
i.tidak mudah rusak/rentan, yaitu kemampuan untuk tetap dalam kondisi yang baik pada saat digunakan.

Isi peraturan

Teks23PDFHirarki

Memuat teks peraturan…