Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar semua orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dalam Berita Daerah Kabupaten Demak. Ditetapkan di Demak pada tanggal 2 Januari 2025 BUPATI DEMAK, TTD EISTI’ANAH Diundangkan di Demak pada tanggal 2 Januari 2025 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN DEMAK, TTD AKHMAD SUGIHARTO BERITA DAERAH KABUPATEN DEMAK TAHUN 2025 NOMOR 2 NO JABATAN PARAF 1 SEKDA 2 Plt. ASISTEN I 3 Plt. KABAG HUKUM 4 KABAG ORGANISASI LAMPIRAN PERATURAN BUPATI DEMAK NOMOR 2 TAHUN 2025 TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN ANALISIS JABATAN DAN ANALISIS BEBAN KERJA I. ANALISIS JABATAN A. PELAKSANAAN ANALISIS JABATAN Seiring dengan bergulirnya Reformasi Birokrasi di Instansi Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah, maka perlu melakukan pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut aspek kelembagaan (organisasi), sumber daya manusia aparatur dan ketatalaksanaan (business process). Tujuan reformasi birokrasi adalah membangun aparatur negara agar mampu mengemban misi, tugas, dan fungsi serta peranannya masing-masing secara bersih, efektif dan efisien, dalam rangka meningkatkan pelayanan publik yang lebih baik. Dalam kaitannya dengan penataan kelembagaan, kepegawaian, dan perencanaan pelatihan dan pendidikan, penyusunan sasaran kerja, penetapan standar kompetensi, penetapan kelas jabatan dan pengawasan, maka setiap instansi wajib melakukan Analisis Jabatan. Proses pelaksanaan Analisis Jabatan dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:
a.Persiapan:
1.Perencanaan proses Analisis Jabatan.
2.Pembentukan Tim.
3.Pemberitahuan kepada unit organisasi yang akan menjadi sasaran.
4.Penyampaian formulir Analisis Jabatan dan petunjuk pengisiannya.
a.Pengumpulan Data Jabatan:
1.Pengisian daftar pertanyaan.
2.Wawancara.
3.Observasi.
4.Referensi.
b.Pengolahan Data Jabatan:
1.Penyusunan uraian jabatan.
2.Penyusunan spesifikasi jabatan.
3.Penyusunan peta jabatan.
c.Verifikasi Jabatan Hasil pengolahan data jabatan diperiksa kebenarannya melalui pengecekan ulang untuk mengetahui ada tidaknya hal yang perlu diperbaiki terhadap informasi jabatan:
1.Identitas Jabatan yang berupa nama jabatan, kode jabatan, letak jabatan, dan ikhtisar jabatan.
2.Nama Jabatan adalah sebutan untuk memberi ciri dan gambaran atas isi jabatan, yang berupa sekelompok tugas yang melembaga atau menyatu dalam satu wadah jabatan, tugas, dan fungsi yang sama sebaiknya menggunakan nama jabatan yang sama.
3.Kode Jabatan adalah kode yang merepresentasikan suatu jabatan, yang dibuat untuk mempermudah inventarisasi jabatan.
4.lkhtisar Jabatan atau ringkasan tugas adalah ringkasan dari tugastugas yang dilakukan, yang tersusun dalam satu kalimat yang mencerminkan pokok-pokok tugas jabatan.
5.Kualifikasi Jabatan adalah persyaratan yang harus dipenuhi oleh pegawai untuk menduduki suatu jabatan, agar dapat melaksanakan tugas dengan baik.
6.Uraian Tugas adalah paparan semua tugas jabatan yang merupakan upaya pokok pemangku jabatan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja menggunakan perangkat kerja dalam kondisi tertentu.
7.Hasil Kerja adalah produk yang harus dicapai oleh pemangku jabatan.
8.Bahan Kerja adalah masukan yang diproses dengan tindak kerja (tugas) menjadi hasil kerja.
9.Perangkat Kerja adalah acuan atau pedoman yang digunakan untuk mengolah bahan kerja menjadi hasil kerja.
10.Tanggung Jawab adalah rincian atas segala sesuatu yang dipertanggungjawabkan kepada pemangku jabatan, beserta segiseginya.
11.Wewenang adalah hak dan kekuasaan pemangku jabatan untuk mengambil sikap atau menentukan sikap pengambilan keputusan.
12.Syarat Jabatan adalah persyaratan minimal lain yang dapat dipenuhi oleh pegawai untuk menduduki suatu jabatan, agar dapat melaksanakan tugas dengan baik. B. PENETAPAN HASIL ANALISIS JABATAN Hasil Analisis Jabatan yang sudah disempurnakan selanjutnya ditetapkan oleh PPK yang meliputi Peta Jabatan dan uraian jabatan. Tabel Pengelompokan Informasi Jabatan I. Identitas Jabatan : Untuk mengidentifikasi jabatan secara tepat dan jelas sesuai dengan tugas dan fungsi, meliputi:
1.Nama Jabatan adalah sebutan untuk memberi ciri dan gambaran atas isi jabatan. Sekelompok tugas yang melembaga atau menyatu dalam satu wadah jabatan, tugas dan fungsi yang sama sebaiknya menggunakan nama jabatan yang sama (JPT Pratama, Administrator, Pengawas, Pelaksana, dan JF).
2.Kode Jabatan adalah kode yang merepresentasikan suatu jabatan, yang dibuat untuk mempermudah inventarisasi jabatan.
3.Unit Kerja adalah tempat kedudukan jabatan yang terlihat dalam susunan struktur organisasi, selanjutnya tergambar dalam Peta Jabatan. II Ikhtisar Jabatan : Merupakan keseluruhan tugas jabatan yang ada dan disusun dalam 1 (satu) kalimat. Iktisar jabatan dirumuskan dari tugas yang paling inti atau paling esensi dalam jabatan yang bersangkutan. III. Kualifikasi Jabatan : Kualifikasi yang berkesesuian dengan tugas dan fungsi jabatan memuat minimal:
1.Pendidikan formal;
2.Pendidikan dan pelatihan; dan
3.Pengalaman kerja. IV. Tugas Pokok : Paparan atau uraian atas semua tugas jabatan yang merupakan upaya pokok yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan perangkat kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu. V. Hasil Kerja : Keluaran (output) kerja jabatan dengan ukuran kuantitas, kualitas, waktu dan/atau biaya dapat berupa:
1.Benda;
2.Jasa; atau
3.Informasi. VI. Bahan Kerja : Masukan (input) kerja yang diperlukan pemegang jabatan untuk memperoleh hasil kerja dapat berupa:
1.Benda;
2.Jasa; atau
3.Informasi. VII. Perangkat Kerja : Alat kerja yang digunakan pemegang jabatan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja, dapat berupa:
1.SOP;
2.Peraturan; atau
3.Alat kerja lain yang tidak termasuk mesin, perkakas tangan dan perlengkapan. VIII. Tanggung Jawab : Tuntutan jabatan terhadap kesanggupan pegawai untuk menyelesaikan pekerjaan. IX. Wewenang : Hak yang dimiliki oleh pemangku jabatan untuk mengambil suatu tindakan atau keputusan mengenai suatu hal agar tugas yang dilaksanakan dapat berhasil dengan baik, dengan adanya perumusan yang jelas maka dapat dihindarkan terjadinya penyalahgunaan atau duplikasi wewenang. X. Korelasi Jabatan : Hubungan kerja antara jabatan yang dianalisis dengan jabatan lainnya terkait dengan pelaksanaan tugas jabatan baik timbal balik maupun searah, baik vertikal, horizontal maupun diagonal. XI. Kondisi Lingkungan Kerja : Keadaan tempat jabatan tersebut melaksanakan tugas meliputi aspek lokasi kerja, suhu, udara, luas ruangan, letak, penerangan, suara, keadaan tempat kerja, dan getaran. XII. Risiko Bahaya : Potensi kejadian atau keadaan yang dapat membahayakan keselamatan atau kesehatan secara fisik atau kejiawaan pegawai ketika melaksanakan tugas jabatan. XIII. Syarat Jabatan : Syarat minimal yang menduduki jabatan : harus dimiliki pegawai untuk
1.Keterampil an Kerja Menguasai penggunaan bahan pekerjaan
2.Bakat Kerja
a.G, Intelegensia Kemampuan secara umum. belajar
b.V, Bakat Verbal Kemampuan untuk me- mahami arti kata- kata dan penggunaannya secara tepat dan efektif.
c.N, Bakat Numerik Kemampuan untuk melakukan operasi aritmatik secara tepat dan akurat.
d.S, Bakat Pandang Ruang Kemampuan berpikir secara visual mengenai bentuk- bentuk geometris, untuk memahami gambar-gambar dari benda-benda tiga dimensi.
e.P, Bakat Penerapan Bentuk Kemampuan menyerap perincian- perincian yang berkaitan dalam objek atau dalam gambar atau dalam bahan grafik.
f.Q, Bakat ketelitian Kemampuan menyerap perincian yang berkaitan dalam bahan verbal atau dalam tabel.
g.K, Koordinasi Motorik Kemampuan untuk mengkoordinasikan mata dan tangan secara cepat dan cermat dalam membuat gerakan yang cepat.
h.F, Kecekatan Jari Kemampuan menggerakkan jari- jemari dengan mudah dan perlu keterampilan.
i.E, Koordinasi Kemampuan Mata, Tangan, Kaki menggerakkan tangan dan kaki secara koordinatif satu sama lain sesuai dengan rangsangan penglihatan.
j.C, Kemampuan membedakan wama Kemampuan memadukan atau membedakan berbagai wama yang asli, yang gemerlapan.
k.M, Kecekatan Tangan Kemampuan menggerakkan tangan dengan mudah dan penuh keterampilan.
3.Temperam en Kerja
a.D, Directing Control Planning (DCP) Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk kegiatan memimpin, mengendalikan atau merencanakan.
b.F, Feeling-Idea- Fact (FIF) Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang mengandung penafsiran perasaan, gagasan atau fakta dari sudut pandangan pribadi.
c.I, Influencing (INFLU) Kemampuan menyesuaikan diri untuk pekerjaan- pekerjaan mempengaruhi orang lain dalam pendapat, sikap atau Pertimbangan mengenai gagasan.
d.J, Sensory & Judgmental Creteria (SJC) Kemampuan menyesuaikan diri pada kegiatan perbuatan kesimpulan penilaian atau pembuatan peraturan berdasarkan kriteria rangsangan indera atau atas dasar pertimbangan pribadi.
e.M, Measurable Kemampuan and Verifiable Creteria (MVC) menyesuaikan diri dengan kegiatan pengambilan peraturan, pembuatan Pertimbangan, atau pembuatan peraturan berdasarkan kriteria yang diukur atau yang dapat diuji.
f.P, Dealing with People (DEPL) Kemampuan menyesuaikan diri dalam berhubungan dengan orang lain lebih dari hanya penerimaan dan pembuatan instruksi.
g.R, Repetitive and Continuous (REPCON) Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan- kegiatan yang berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan tertentu.
h.S, Performing Under Stress (PUS) Kemampuan menyesuaikan diri untuk bekerja dengan ketegangan jiwa jika berhadapan dengan keadaan darurat, kritis, tidak biasa atau bahaya, atau bekerja dengan kecepatan kerja dan perhatian terus menerus merupakan keseluruhan atau sebagian aspek pekerjaan.
i.T, Set of Limits, Tolerance and Other Standart (STS) Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki pencapaian dengan tepat menurut perangkat batas, toleransi atau standar- standar tertentu
j.V, Variety and Changing Conditions (VARCH) Kemampuan menyesuaikan diri untuk melaksanakan berbagai tugas, sering berganti dari tugas yang satu ke tugas yang lainnya yang "berbeda" sifatnya, tanpa kehilangan efisiensi atau ketenangan diri.
4.Minat Kerja
a.Realistik Aktivitas yang memerlukan manipulasi eksplisit, teratur atau sistematik terhadap obyek/alat/benda/me sin
b.Investigatif Aktivitas yang memerlukan penyelidikan observasional, simbolik dan sistematik terhadap fenomena dan kegiatan ilmiah.
c.Artistik Aktivitas yang sifatnya ambigu, kreatif, bebas dan tidak sistematis dalam proses penciptaan produk/karya bernilai seni.
d.Sosial Aktivitas yang bersifat sosial atau memerlukan keterampilan berkomunikasi dengan orang lain.
e.Kewirausahaan Aktivitas yang melibatkan kegiatan pengelolaan/manajerial untuk pencapaian tujuan organisasi.
f.Konvensional Aktivitas yang memerlukan manipulasi data yang eksplisit, kegiatan administrasi, rutin, dan klerikal.
5.Upaya Fisik Upaya fisik merupakan gambaran penggunaan anggota tubuh dalam melaksanakan tugas jabatan. Penggunaan anggota tubuh dalam upaya fisik adalah penggunaan mata, telinga, hidung, mulut, tangan, jari, bahu, kaki, dan pinggang
a.Berdiri Berada di suatu tempat dalam posisi tegak ditempat tanpa pindah ke tempat lain.
b.Berjalan Bergerak dengan jalan kaki.
c.Duduk Berada dalam suatu tempat dalam posisi duduk biasa.
d.Mengangkat Menaikkan atau menurunkan benda di satu tingkat ke tingkat lain (termasuk menarik ke atas).
e.Membawa Memindahkan benda, umumnya dengan menggunakan tangan, lengan atau bahu.
f.Mendorong Menggunakan tenaga untuk memindahkan benda menjauhi badan.
g.Menarik Menggunakan tenaga untuk memindahkan suatu benda ke arah badan (termasuk menyentak atau merenggut).
h.Memanjat Naik atau turun tangga, tiang, lorong dan Iain- lain dengan menggunakan kaki, tangan, dan kaki.
i.Menyimpan imbangan/meng atur imbangan Agar tidak jatuh badan waktu berjalan, berdiri, membungkuk, atau berdiri di atas tempat yang agak sempit, licin dan tinggi tanpa alat pegangan, atau mengatur imbangan pada waktu melakukan olah raga senam.
j.Menunduk Melengkungkan tubuh dengan cara melekukkan tulang punggung dan kaki.
k.Berlutut Melengkungkan paha kaki pada lutut dan berdiam di suatu tempat dengan tubuh di atas lutut.
l.Membungkuk Melengkungkan tubuh dengancara melengkungkan tulang punggung sampai kira- kira sejajar dengan pinggang.
m.Merangkak Bergerak dengan menggunakan tangan dan lutut atau kaki dan tangan.
n.Menjangkau Mengulurkan tangan dan lengan ke jurusan tertentu.
o.Memegang Dengan satu atau dua tangan mengukur, menggenggam, memutar dan lain sebagainya.
p.Bekerja dengan jari Memungut, menjepit, menekan dan lain sebagainya dengan menggunakan jari (berbeda dengan "memegang" yang terutama menggunakan seluruh bagian tangan).
q.Meraba Menyentuh dengan jari atau telapak tangan untuk mengetahui sifat benda seperti, suhu, bentuk.
r.Berbicara Menyatakan atau bertukar pikiran secara lisan agar dapat dipahami.
s.Mendengar Menggunakan telinga untuk mengetahui adanya suara.
t.Melihat Usaha mengetahui dengan menggunakan mata.
u.Ketajaman jarak jauh Kejelasan penglihatan dalam jarak lebih dari 5 meter.
v.Ketajaman jarak dekat Kejelasan penglihatan Dalam jarak kurang dari 5 meter.
w.Pengamatan secara mendalam Penglihatan dalam 3 dimensi, untuk menetapkan hubungan antara jarak, ruang serta cara melihat benda dimana benda tersebut berada dan sebagaimana adanya.
x.Penyesuaian lensa mata Penyesuaian lensa mata untuk melihat suatu benda yang sangat penting bila melaksanakan pekerjaan yang perlu dengan melihat benda dalam jarak dan arah yang berbeda.
y.Melihat berbagai wama Membedakan wama yang terdapat dalam pekerjaan.
z.Luas Melihat suatu daerah pandang, ke atas dan ke bawah pandang atau ke kanan atau ke kiri sedang mata tetap berada di titik tertentu.
6.Kondisi Fisik
a.Jenis Kelamin :
b.Umur :
c.Tinggi Badan :
d.Berat Badan :
e.Postur Badan :
f.Penampilan :
7.Fungsi Pekerjaan
a.B0, Memasang mesin Menyesuaikan mesin untuk melakukan suatu pekerjaan tertentu dengan memasang, mengubah komponen- komponennya atau memperbaiki mesin menurut standar.
b.B1, Mengerjakan persisi Menggunakan anggota badan atau perkakas untuk mengerjakan, memindahkan, mengarahkan atau menempatkan obyek secara tepat sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dengan toleransi yang kecil.
c.B2, Menjalankan mengontrol mesin Menghidupkan, menyetel, mengatur kerja dan menghentikan mesin serta mengamati berbagai alat petunjuk pada mesin.
d.B3, Mengemudikan / menjalankan mesin Menghidupkan, menghentikan, mengatur jalan mesin atau peralatan yang arahnya harus dikemudikan untuk memproses atau memindahkan benda atau orang. Dalam fungsi ini mesin sifatnya bergerak atau berjalan.
e.B4, Mengerjakan benda dengan tangan atau perkakas Menggunakan anggota badan, seperangkat alat perkakas tangan atau alat-alat khusus Untuk mengerjakan, menggerakan, mengarahkan atau menempatkan benda.
f.B5, Melayani mesin Menghidupkan, menghentikan dan mengamati kerja mesin beserta peralatannya.
g.B6, Memasukkan, mengeluarkan barang ke/dari mesin Menyisipkan, memasukan, mencelupkan atau menempatkan bahan ke dalam atau memindahkan dari mesin, atau dari peralatan otomatis, atau yang dilayani, atauyang dioperasikan oleh karyawan lainnya.
h.B7, Memegang Menggunakan anggota badan, perkakas tangan atau alat khusus lain dalam mengerjakan, memindahkan atau membawa benda.
i.D0, Memadukan data Menyatukan atau memadukan hasil analisis data untuk menemukan fakta menyusun karangan atau mengembangkan konsep, pengetahuan, interprestasi, menciptakan gagasan dengan menggunakan imajinasi.
j.D1, Mengkoordinasi kan data Menentukan waktu, tempat atau urutan operasi yang akan dilaksanakan atau tindakan yang harus diambil berdasarkan hasil analisa data, melaksanakan ketentuan atau melaporkan kejadian dengan cara menghubung- hubungkan mencari kaitan serta membandingkan data setelah data tersebut dianalisa.
k.D2, Menganalisis data Mempelajari, mengurangi, merinci dan menilai data Untuk mendapatkan kejelasan, atau menyajikan tindakan altematif.
l.D3, Menyusun data Mengerjakan, menghimpun atau mengelompokkan tentang data, orang atau benda.
m.D4, Menghitung data Mengerjakan perhitungan aritmatika, (tambah, kurang, bagi).
n.D5, Menyalin data Menyalin, mencatat atau memindahkan data.
o.D6, Membandingkan data Mengidentifikasikan persamaan atau perbedaan sifat data, orang atau benda yang dapat diamati secara langsung, serta secara fisik, dan sedikit sekali memerlukan upaya mental.
p.O0, Menasehati Memberi bimbingan, saran, konsultasi atau nasehat kepada perorangan atau instansi dalam pemecahan masalah berdasarkan disiplin ilmu, spiritual, atau prinsip-prinsip keahlian lainnya.
q.O1, Berunding Menyelesaikan masalah tukar menukar & beradu pendapat, argumen, gagasan, dengan pihak lain membuat keputusan.
r.O2, Mengajar Melatih orang lain dengan memberikan penjelasan, peragaan, bimbingan teknis, atau memberikan rekomendasi atas dasar disiplin yang bersifat teknis.
s.O3, Menyelia Menentukan atau menafsirkan prosedur kerja, membagi tugas, menciptakan dan memelihara hubungan yang harmonis diantara bawahan dan meningkatkan efisiensi.
t.O4, Menghibur Menghibur orang lain, biasanya menggunakan media panggung, film, televisi dan radio.
u.O5, Mempengaruhi Mempengaruhi orang lain untuk memperoleh keuntungan dalam benda, jasa atau pendapat.
v.O6, Berbicara memberi tanda Berbicara atau memberi tanda kepada orang lain untuk meminta, memberi informasi atau untuk mendapatkan tanggapan atau reaksi yang sifatnya tidak konseptual.
w.O7, Melayani orang Memenuhi kebutuhan atau permintaan orang lain atau hewan, baik yang dinyatakan atau yang tidak langsung dinyatakan tetap harus dilaksanakan menurut ketentuan. Fungsi ini diperlukan pengetahuan dan keterampilan khusus untuk melaksanakannya.
x.O8, Menerima instruksi Membantu melaksanakan kerja berdasarkan perintah atasan yang tidak memerlukan tanggapan. XIV. Prestasi Kerja : Prestasi Kerja yang diharapkan bernilai baik dan sangat baik sesuai dengan peraturan perundang-undangan. XV. Kelas Jabatan : Tingkatan pangkat jabatan sesuai dengan bobot jabatan tanggung jawab yang telah ditetapkan oleh peraturan perundang-undangan. II. ANALISIS BEBAN KERJA A. PELAKSANAAN ANALISIS BEBAN KERJA Penyelenggaraan pemerintahan yang efisien dan efektif menjadi tuntutan di era globalisasi yang sarat dengan persaingan dan keterbatasan di segala bidang. Kenyataan tersebut menuntut profesionalisme sumber daya aparatur dalam pelaksanaan urusan pemerintahan. Namun demikian, yang terjadi saat ini bahwa profesionalisme yang diharapkan dari sumber daya aparatur belum sepenuhnya terwujud. Salah satu penyebab utamanya karena terjadi ketidaksesuaian antara kompetensi pegawai dengan jabatan yang didudukinya. Ketidaksesuaian itu disebabkan oleh komposisi keahlian atau keterampilan pegawai yang belum proporsional. Demikian pula, pendistribusian pegawai masih belum mengacu pada kebutuhan nyata organisasi, dalam arti belum didasarkan pada beban kerja organisasi. Menumpuknya pegawai di satu unit tanpa pekerjaan yang jelas dan kurangnya pegawai di unit lain merupakan kenyataan dari permasalahan tersebut. Di sisi lain pembentukan organisasi cenderung tidak berdasarkan kebutuhan nyata, dalam arti organisasi yang dibentuk terlalu besar sementara beban kerjanya kecil, sehingga pencapaian tujuan organisasi tidak efektif dan efisien. Pelaksanaan Analisis Beban Kerja pada hakekatnya diharapkan agar dapat terpenuhinya tuntutan kebutuhan untuk menciptakan efektivitas dan efisiensi serta profesionalisme sumber daya manusia aparatur yang memadai pada setiap instansi serta mampu melaksanakan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan secara lancar dengan dilandasi semangat pengabdian kepada masyarakat, bangsa dan negara. Selain itu, pelaksanaan Analisis Beban Kerja dapat menghasilkan suatu tolok ukur bagi pegawai/unit organisasi dalam pembagian tugas serta melaksanakan kegiatannya, yaitu berupa norma waktu penyelesaian pekerjaan, tingkat efisiensi kerja, dan standar beban kerja dan prestasi kerja, menyusun formasi pegawai, serta penyempurnaan sistem prosedur kerja dan manajemen lainnya. Hasil Analisis Beban Kerja juga dapat dijadikan tolok ukur untuk meningkatkan produktivitas kerja serta langkah-langkah lainnya dalam rangka meningkatkan pembinaan, penyempurnaan dan pendayagunaan aparatur negara baik dari segi kelembagaan, ketatalaksanaan maupun kepegawaian. Upaya tersebut dapat dicapai melalui pelaksanaan Analisis Beban Kerja pada setiap unit organisasi di lingkungan instansi pemerintah secara konsisten dan berkesinambungan. B. ASPEK DALAM ANALISIS BEBAN KERJA
1.Norma Waktu (Variabel Tetap) Waktu yang dipergunakan untuk menghasilkan/menyelesaikan produk/hasil kerja adalah relatif tetap sehingga menjadi variabel tetap dalam pelaksanaan Analisis Beban Kerja. Norma waktu perlu ditetapkan dalam Standar Norma Waktu Kerja dengan asumsi tidak ada perubahan yang menyebabkan norma waktu tersebut berubah. Perubahan norma waktu dapat terjadi karena:
a.Perubahan kebijakan;
b.Perubahan kualitas SDM;
c.Perubahan organisasi, sistem, dan prosedur.
2.Volume Kerja (Variabel Tidak Tetap). Volume kerja diperoleh dari target pelaksanaan tugas untuk memperoleh hasil kerja/produk. Setiap volume kerja yang berbeda-beda antar unit/jabatan merupakan variabel tidak tetap dalam pelaksanaan Analisis Beban Kerja. Contoh :
a.Salah satu tugas Kepala Seksi Inventarisasi Jabatan adalah membuat laporan kegiatan Kepala Seksi Inventarisasi Jabatan. Tugas ini adanya seminggu sekali. Misal Hari Kerja Efektif dalam 1 tahun untuk 5 hari kerja = 235 hari. Maka jumlah volume kerja untuk tugas membuat laporan kegiatan dalam 1 tahun adalah 235 : 5 = 47, satuannya frekuensi.
b.Tugas membuat laporan bulanan, tugas ini adanya 1 bulan sekali. Maka jumlah volume kerja untuk tugas membuat laporan bulanan dalam 1 tahun adalah 235 : 20 = 11,75 dibulatkan menjadi 12, satuannya frekuensi.
3.Jam Kerja Efektif Untuk dapat melakukan Analisis Beban Kerja secara baik dan benar, terlebih dahulu perlu ditetapkan alat ukurnya, sehingga pelaksanaannya dapat dilakukan secara transparan. Keterbukaan/transparansi ini sebagai suatu syarat agar pelaksanaan Analisis Beban Kerja dapat dilaksanakan secara obyektif, sehingga laporan hasil Analisis Beban Kerja benar-benar akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Kriteria suatu alat ukur yaitu:
a.Valid, artinya alat ukur yang akan dipergunakan mengukur beban kerja sesuai dengan material yang akan diukur;
b.Konsisten, artinya dalam melakukan Analisis Beban Kerja harus konsisten dari waktu ke waktu;
c.Universal, artinya alat ukur harus dapat dipergunakan untuk mengukur berbagai unit kerja maupun hasil kerja, sehingga tidak ada alat ukur yang lain atau khusus untuk suatu unit kerja atau hasil kerja. Sesuai dengan kriteria alat ukur, maka dalam pelaksanaan Analisis Beban Kerja yang dipergunakan sebagai alat ukur adalah jam kerja efektif yang harus diisi dengan tindak kerja untuk menghasilkan berbagai produk baik yang bersifat konkrit (benda) atau abstrak (jasa). Dalam Keputusan Presiden Nomor 68 Tahun 1995 telah ditentukan jam kerja instansi pemerintah 37 jam 30 menit per minggu, baik untuk yang 5 (lima) hari kerja ataupun yang 6 (enam) hari kerja. Berdasarkan ketentuan tersebut, dapat dihitung Hari kerja dan jam kerja efektif yang akan digunakan sebagai alat ukur dalam melakukan Analisis Beban Kerja. Contoh penghitungan 1:
a.Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti.
1.Untuk 5 hari kerja: ▪ Jumlah hari per tahun 365 ▪ Libur Sabtu-Minggu 104 hari ▪ Libur Resmi 14 hari ▪ Cuti 12 Hari ▪ Jumlah Hari Libur 130 hari ▪ Hari kerja efektif 365 hari di kurangi jumlah hari libur 130 Hari = 235 hari
2.Untuk 6 hari kerja: ▪ Jumlah hari per tahun 365 ▪ Libur Minggu 52 hari ▪ Libur Resmi 14 hari ▪ Cuti 12 hari ▪ Jumlah Hari Libur = 78 hari ▪ Hari kerja efektif 365 hari dikurangi hari libur 78 hari = 287 hari 287 hari
b.Jam Kerja Efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti istirahat makan, melepas lelah, buang air dan sebagainya. Allowance rata-rata sekitar 30% dari jumlah jam kerja formal.
1.Jam Kerja per Minggu ▪ Jam Kerja Formal per Minggu = 37 Jam 30 Menit. ▪ Jam Kerja Efektif per Minggu (dikurangi waktu luang 30%) = 70% x 37 Jam 30 Menit = 26,25 Jam di bulatkan 26 Jam 30 Menit ▪ Jam Kerja Tidak Efektif per Minggu = 37 Jam 30 Menit – 26 Jam 30 Menit = 11 Jam
2.Jam Kerja per Hari
a.5 hari kerja ▪ Jam Kerja Formal per Hari = 37 Jam 30 Menit : 5 = 7,5 dibulatkan = 7 jam 30 Menit ▪ Jam Kerja efektif per Hari = 26 Jam 30 Menit : 5 = 5,30 dibulatkan = 5 Jam 30 Menit - Jam Kerja tidak efektif per Hari = 11 Jam : 5 = 2,20 dibulatkan = 2 Jam
b.6 hari kerja ▪ Jam Kerja Formal per Hari = 37 Jam 30 Menit : 6 = 6,25 dibulatkan = 6 jam 30 Menit ▪ Jam Kerja efektif per Hari = 26 Jam 30 Menit : 6 = 4,41 dibulatkan = 4 Jam 30 Menit ▪ Jam Kerja tidak efektif per Hari = 11 Jam : 6 = 1,83 dibulatkan = 2 Jam
3.Jam Kerja per Tahun :
a.Jam kerja formal ▪ 5 hari kerja = 235 hr x 7 jam 30 menit/hr = 1.715 dibulatkan = 1.700 Jam ▪ 6 hari kerja = 287 hr x 6 jam 30 menit/hr = 1.808 di bulatkan = 1.800 jam
b.Jam kerja efektif ▪ 5 hari kerja = 235 hr x 5 jam 30 menit/hr = 1.245 dibulatkan = 1.250 jam ▪ 6 hari kerja = 287 hr x 4 jam 30 menit/hr = 1.234 jam dibulatkan = 1.250 jam.
c.Jam kerja tidak efektif ▪ 5 hari kerja = 235 hr x 2 jam/hr = 470 Jam ▪ 6 hari kerja = 287 hr x 2 jam/hr = 574 jam Jam kerja efektif tersebut akan menjadi alat pengukur dari beban kerja yang dihasilkan setiap unit kerja/jabatan. A. TEKNIK PELAKSANAAN ANALISIS BEBAN KERJA Analisis beban kerja dilaksanakan secara sistematis dengan tahapan-tahapan sebagai berikut:
1.Pengumpulan Data Beban Kerja. Sebelum melakukan pengumpulan data, para Tim harus melakukan pengkajian organisasi sehingga memperoleh kejelasan mengenai:
a.tugas pokok dan fungsi;
b.rincian tugas; dan
c.rincian kegiatan. Setelah melakukan pengkajian organisasi, pelaksanaan pengumpulan data dapat dilakukan dengan:
a.kuesioner;
b.wawancara; dan
c.observasi.
2.Aspek-aspek dalam perhitungan Dalam menghitung kebutuhan pegawai terdapat 3 (tiga) aspek pokok yang harus diperhatikan. Ketiga aspek tersebut adalah:
a.Beban kerja Beban kerja merupakan aspek pokok yang menjadi dasar untuk perhitungan. Beban kerja perlu ditetapkan melalui program- program unit kerja yang selanjutnya dijabarkan menjadi target pekerjaan untuk setiap jabatan.
b.Standar Kemampuan Rata-rata Standar kemampuan rata-rata dapat berupa standar kemampuan yang diukur dari satuan waktu yang digunakan atau satuan hasil. Standar kemampuan dari satuan waktu disebut dengan Norma Waktu. Sedangkan standar kemampuan dari satuan hasil disebut dengan Norma Hasil. 1) Norma waktu adalah satu satuan waktu yang dipergunakan untuk mengukur berapa hasil yang dapat diperoleh. Rumusnya adalah: NORMA WAKTU = Orang x Waktu Hasil Contoh : Pengolah Data Kelembagaan dalam mengentry data dalam waktu 1 Jam dapat menghasilkan berapa lembar entry (misalnya 5 entry). NORMA WAKTU = 1 orang Pengolah Data Kelembagaan x 1 Jam 5 Entry Data Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan seorang Pengolah Data Kelembagaan adalah 1 Jam menghasilkan 5 entry data. 2) Norma hasil adalah satu satuan hasil dapat diperoleh dalam waktu berapa lama. Rumusnya adalah: NORMA HASIL = Hasil Orang x Waktu Contoh : Analisis Jabatan untuk menghasilkan 1 uraian tugas diperlukan waktu berapa lama untuk menyelesaikannya (misalnya 2 Jam). NORMA HASIL = 1 Uraian Tugas 1 orang Analis Jabatan x 2 Jam Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan seorang Analis Jabatan untuk menghasilkan 1 uraian tugas diperlukan waktu 2 Jam.
c.Waktu kerja Waktu kerja yang dimaksud di sini adalah waktu kerja efektif, artinya waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja Efektif terdiri atas HARI KERJA EFEKTIF dan JAM KERJA EFEKTIF. 1) Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut: Jml. Hari menurut kalender …. Hari Jml. Hari minggu dalam 1 tahun …. Hari Jml. Hari minggu dalam 1 tahun …. Hari Jml. Hari minggu dalam 1 tahun …. Hari Jml. Hari minggu dalam 1 tahun …. Hari Hari kerja Efektif …. Hari Catatan: Hari libur dapat berupa hari libur nasional dan hari libur kedaerahan. Oleh karena itu, bagi tiap-tiap daerah dapat menghitung sendiri hari libur kedaerahannya. 2) Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti istirahat makan, melepas lelah, buang air, dan sebagainya. Allowance diperkirakan rata-rata sekitar 30 % dari jumlah jam kerja formal. Dalam menghitung jam kerja efektif sebaiknya digunakan ukuran 1 minggu. Contoh menghitung jam kerja efektif : Jumlah jam kerja formal 1 minggu 37.5 Jam Jumlah jam kerja efektif 1 minggu 70% x 37,5 = 26 Jam 25 Jumlah jam allowance Jam 1 minggu 30% x 37,5 = 11 jam 25 menit Jumlah jam kerja formal per hari dalam 5 hari adalah 37,5 : 5 = 7,5 Jam.
3.Metode Perhitungan Kebutuhan Pegawai Dalam menghitung kebutuhan, banyak metoda yang dapat dipergunakan. Namun demikian, dalam pedoman ini disajikan metoda yang sederhana yang memungkinkan dapat memberi kemudahan bagi instasi menggunakannya. Metoda perhitungan kebutuhan pegawai yang dipilih adalah metoda beban kerja yang diidentifikasi dari:
a.Hasil kerja;
b.Objek kerja;
c.Peralatan kerja; dan
d.Tugas per tugas jabatan. Hal di atas diuraikan sebagai berikut:
a.Pendekatan Hasil Kerja Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metoda dengan pendekatan hasil kerja adalah menghitung kebutuhan dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifisir. Perlu diperhatikan, bahwa metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis. Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan adalah: 1) wujud hasil kerja dan satuannya; 2) jumlah beban kerja yang tercemin dari target hasil kerja yang harus dicapai; 3) standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja. Rumus menghitung dengan pendekatan metode ini adalah: Jumlah Hasil Kerja (Beban Kerja) x 1 orang Standar Kemampuan Rata-rata
b.Pendekatan Objek Kerja Objek kerja yang dimaksud disini adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Metode ini memerlukan informasi: 1) wujud objek kerja dan satuan; 2) jumlah beban kerja yang tercemin dari banyaknya objek yang harus dilayani; 3) standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja. Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah: Jumlah Objek Kerja (Beban Kerja) x 1 orang Standar Kemampuan Rata-rata
c.Pendekatan Peralatan Kerja Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metoda ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerjanya. Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan adalah: 1) satuan alat kerja; 2) jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja; 3) jumlah alat kerja yang dioperasikan; 4) rasio jumlah pegawai per jabatan per alat kerja (RPK); 5) pergantian jam kerja (jaga). Rumus perhitungannya adalah:
d.Pendekatan tugas per tugas jabatan Metoda ini adalah metoda untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam. Hasil beragam artinya hasil kerja dalam jabatan banyak jenisnya. Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung dengan metoda ini adalah: 1) uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas; 2) waktu penyelesaian tugas; 3) jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata. Rumusnya adalah: II. DOKUMEN HASIL ANALISIS JABATAN DAN ANALISIS BEBAN KERJA Setelah semua proses kegiatan analis jabatan dan Analisis Beban Kerja selesai, untuk keperluan dokumentasi dan laporan agar dapat didayagunakan dan dimanfaatkan, maka diperlukan wadah sistem dokumentasi menggunakan aplikasi. Untuk proses pelaksanaan pengunaan aplikasi diperlukan tahapan kegiatan sebagai berikut :
a.menetapkan Peta Jabatan;
b.menetapkan Volume kegiatan;
c.menetapkan standar waktu kerja;
d.membuat Kode Jabatan;
e.memasukkan data dalam aplikasi; dan
f.menyampaikan hasil kepada instansi terkait; Jumlah Peralatan Kerja (Beban Kerja) x 2 orang Rasio penggunaan alat kerja Beban Kerja x Waktu Penyelesaian x 1 orang Waktu Kerja Efektif FORMULIR APLIKASI HASIL ANALISIS JABATAN DAN ANALISIS BEBAN KERJA INFORMASI JABATAN
1.NAMA JABATAN :
2.KODE JABATAN :
3.UNIT KERJA :
a.JPT Utama :
b.JPT Madya :
c.JPT Pratama :
d.Administrator :
e.Pengawas :
f.Pelaksana :
g.Jabatan Fungsional :
4.IKHTISAR JABATAN :
5.KUALIFIKASI JABATAN
a.Pendidikan Formal :
b.Pendidikan & Pelatihan :
c.Pengalaman Kerja :
6.TUGAS POKOK : NO. URAIAN TUGAS HASIL KERJA JUMLAH HASIL WAKTU PENYELESAIAN WAKTU EFEKTIF KEBUTUHAN PEGAWAI 1 2 3 Dst. JUMLAH JUMLAH PEGAWAI Catatan : Hanya tugas pokok jabatan yang diisikan
7.HASIL KERJA : NO. HASIL KERJA 1 Dst.
8.BAHAN KERJA : NO. BAHAN KERJA PENGGUNAAN DALAM TUGAS 1 Dst.
9.PERANGKAT KERJA : NO. PERANGKAT KERJA PENGGUNAAN UNTUK TUGAS 1 Dst.
10.TANGGUNG JAWAB : NO. URAIAN 1 Dst.
11.WEWENANG : NO. URAIAN 1 Dst.
12.KORELASI JABATAN : NO. NAMA JABATAN UNIT KERJA/INSTANSI DALAM HAL 1 Dst.
13.KONDISI LINGKUNGAN KERJA : NO. ASPEK FAKTOR 1 Dst.
14.RESIKO BAHAYA : NO. NAMA RESIKO PENYEBAB 1 Dst.
15.SYARAT JABATAN :
a.Keterampilan Kerja :
b.Bakat Kerja :
c.Temperamen Kerja :
d.Minat Kerja :
e.Upaya Fisik :
f.Kondisi Fisik : 1) Jenis Kelamin : 2) Umur : 3) Tinggi Badan : 4) Berat Badan : 5) Postur Badan : 6) Penampilan :
g.Fungsi Pekerjaan :
16.PRESTASI KERJA YANG DIHARAPKAN :
17.KELAS JABATAN : BUPATI DEMAK, TTD EISTI’ANAH NO JABATAN PARAF 1 SEKDA 2 Plt. ASISTEN I 3 Plt. KABAG HUKUM 4 KABAG ORGANISASI