Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Karawang. Diundangkan di Karawang pada tanggal 12 Jaaaarl 2*26 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN KARAWANG, f ' Cf/ Ditetapkan di Karawang pada tanggal_JL2Jattiuiri 2 #26 WANG, PULOH MATULLAH A BERITA DAERAH KABUPATEN KARAWANG TAHUN 202 6 NOMOR 111 . LAMPIRAN : PERATURAN BUPATI KARAWANG NOMOR 11 TAHUN 2026 TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP VITAL PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP VITAL DILINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH I. Pengelolaan arsip vital dilaksanakan melalui kegiatan: A. Identifikasi arsip vital; B. Perlindungan dan pengamanan arsip vital; dan C. Penyelamatan dan Pemulihan Arsip Vital. A. IDENTIFIKASI ARSIP VITAL
a.pembentukan tim kerja;
b.kriteria arsip vital;
c.analisis organisasi;
d.pendataan;
e.pengolahan hasil pendataan;
f.penentuan arsip vital; dan
g.penyusunan daftar arsip vital.
2.Pembentukan Tim Kerja Keanggotaan tim kerja terdiri dari pejabat yang mewakili unit kearsipan, unit pengelola aset dan unit pengolah pada pencipta arsip yang potensial menghasilkan arsip vital.
3.Kriteria Arsip Vital Penentuan arsip vital didasarkan atas kriteria sebagai berikut:
a.merupakan prasyarat bagi keberadaan instansi, karena tidak dapat digantikan dari aspek administrasi maupun legalitasnya;
b.sangat dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan operasional kegiatan instansi karena berisi informasi yang digunakan sebagai rekonstruksi apabila terjadi bencana;
c.berfungsi sebagai bukti kepemilikan kekayaan (aset) instansi; dan
d.berkaitan dengan kebijakan strategis instansi.
4.Analisis Organisasi Analisis organisasi dilakukan untuk menentukan Unit Pengolah yang memiliki potensi menciptakan arsip vital. Analisis organisasi dilakukan melalui pendekatan analisis fungsi dan analisis substansi informasi:
a.memahami struktur, tugas pokok dan fungsi organisasi;
b.mengidentifikasi fungsi-fungsi substansi dan fungsi fasilitatif;
c.mengidentifikasi unit-unit kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi yang menghasilkan arsip sesuai dengan kriteria arsip vital;
d.mengidentifikasi substansi informasi arsip yang tercipta pada unit-unit kerja potensial sebagai peneipta arsip vital; dan
e.membuat daftar yang berisi arsip vital dan unit-unit kerja pencipta.
5.Pendataan Pendataan atau survei merupakan teknik pengumpulan data tentang Arsip Vital. Pendataan ini dilakukan:
a.pendataan dilakukan setelah analisis organisasi;
b.pendataan dilakukan untuk mengetahui secara pasti jenis-jenis arsip vital pada unit kerja yang potensial; dan
c.pendataan menggunakan formulir yang berisi informasi: organisasi pencipta dan unit kerja, jenis (series) arsip, media stmpan, sarana temu kembali, volume, periode (kurun waktu), retensi, tingkat keaslian, sifat kerahasiaan, lokasi simpan, sarana simpan, kondisi arsip, nama dan waktu pendataan. (Sub Lampiran 1)
6.Pengolahan Hasil Pendataan Hasil pendataan arsip vital dari unit-unit kerja dilakukan pengolahan oleh suatu tim yang dimaksudkan agar memperoleh kepastian bahwa hasil identifikasi memenuhi kriteria yang telah ditetapkan. Pengolahan dilakukan berdasarkan kriteria arsip vital dengan disertai analisis hukum dan analisis resiko, yaitu:
a.Analisis Hukum Analisis hukum dilakukan dengan mengajukan pertanyaan: 1) Apakah arsip tersebut secara legat mengandung hak dan kewajiban atas kepemilikan negara/warga negara? 2) Apakah hilangnya arsip tersebut dapat menimbulkan tuntutan hukum terhadap individu atau organisasi? 3) Apakah arsip yang mendukung hak hak hukum individu/organisasi seandainya hilang duplikatnya harus dikeluarkan dengan pernyataan di bawah sumpah?
b.Analisis Resiko Analisis resiko dilakukan terhadap arsip yang tercipta pada organisasi atau unit kerja yang dianggap vital melalui cara penafsiran kemungkinan kerugian yang akan ditimbulkan. Dalam rangka melakukan analisis resiko dapat diajukan beberapa pertanyaan sebagai berikut: 1) Jika arsip ini tidak ditemukan (hilang/ musnah) berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk merekonstruksi informasi dan berapa biaya yang dibutuhkan oleh organisasi? 2) Berapa lama waktu yang tidak produktif dengan tidak adanya arsip yang bersangkutan dan berapa biaya yang harus dikeluarkan oleh organisasi? 3) Berapa banyak kesempatan untuk memperoleh keuntungan yang hilang dengan tidak ditemukannya arsip vital ini? 4) Berapa besar kerugian yang dialami oleh organisasi dengan tidak adanya arsip yang dibutuhkan?
7.Penentuan Arsip Vital Penentuan arsip vital merupakan proses lanjutan dari kegiatan pengolahan data. Sebelum melakukan penentuan arsip vital terlebih dahulu dilakukan pengujian terhadap kesesuaian antara kriteria arsip vital dengan hasil analisis organisasi dan analisis hasil pendataan, sehingga dapat ditentukan jenis-jenis arsip vital di instansi yang bersangkutan secara pasti. Contoh arsip vital:
a.Perangkat Daerah 1) kebijakan strategis (keputusan dan peraturan pimpinan instansi pemerintah) selama masih berlaku; 2) MOU dan perjanjian kerjasama yang strategis baik dalam maupun luar negeri selama masih berlaku; 3) arsip aset negara (sertifikat tanah, BPKB, gambar gedung, dan lain- lain); 4) arsip hak paten dan hak cipta; 5) berkas perkara pengadilan; 6) berkas perseorangan pegawai; 7) batas wilayah antar provinsi atau antar kabupaten/kota; dan 8) dokumen pengelolaan keuangan negara.
b.Badan Usaha Milik Daerah 1) kebijakan perusahaan; 2) Rapat Umum Pemegang Saham; 3) dokumen aset perusahaan (sertifikat tanah, BPKB, gambar gedung, cetak biru, dan lain-lain); 4) akte pendirian; 5) risalah rapat Direksi/Komisaris; 6) gambar teknik; 7) piutang lancar; 8) saham/obligasi/surat berharga; dan 9) neraca rugi laba.
c.Perbankan 1) kebijakan perbankan; 2) dokumen nasabah; 3) dokumen kreditor termasuk agunan; 4) RUPS; 5) risalah rapat Direksi; 6) dokumen desain sistem dan produk perbankan; 7) dokumen merger; dan 8) dokumen aset perusahaan/ bank (sertifikat, BPKB, gambar gedung, dan lain-lain).
d.Lembaga Pendidikan 1) arsip kesiswaan; 2) kurikulum; 3) hasil penelitian inovatif; 4) register siswa; dan 5) arsip ijasah.
e.Rumah Sakit Rekam medis (Record Medic). Dengan demikian setiap instansi akan memiliki daftar arsip vital yang bersifat spesifik di instansi masing-masing.
8.Penyusunan Daftar Arsip Vital Setelah penentuan arsip vital, langkah selanjutnya adalah menyusun daftar arsip vital yang berisi informasi tentang arsip vital yang ada pada organisasi ke dalam bentuk formulir. B. PERLINDUNGAH DAN PENGAMANAN ARSIP VITAL
1.Faktor-faktor Pemusnah/perusak Arsip Vital
a.Faktor Bencana Alam Kemusnahan/ kerusakan arsip vital yang disebabkan oleh faktor bencana seperti gempa bumi, banjir, tsunami, perembasan air laut, longsor, kebakaran, letusan gunung berapi, badai dan lain-lain.
b.Faktor Manusia Kemusnahan/kerusakan dan kehilangan arsip vital yang disebabkan oleh faktor manusia seperti perang, sabotase, pencurian, penyadapan atau unsur kesengajaan dan kelalaian manusia.
2.Metode Perlindungan Arsip Vital
a.Duplikasi dan Pemencaran Duplikasi arsip vital adalah metode perlindungan arsip dengan cara digitalisasi arsip (alih media) atau menciptakan salinan arsip. Pemencaran arsip vital dilakukan dengan menyimpan arsip hasil duplikasi di tempat lain, sedangkan arsip vital yang asli disimpan di unit pengolah pada pencipta arsip.
b.Dengan Peralatan Khusus Perlindungan bagi arsip vital dari musibah atau bencana dapat dilakukan dengan penggunaan peralatan penyimpanan khusus, seperti: lemari besi, filing cabinet tahan api, ruang bawah tanah, dan lain sebagainya. Pemilihan peralatan simpan tergantung pada jenis, media dan ukuran arsip. Namun demikian secara umum peralatan tersebut memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (sedapat mungkin memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 jam kebakaran), kedap air dan bebas medau magnet untuk jenis arsip berbasis magnetik/elektronik.
3.Pengamanan Arsip Vital
a.Pengamanan Fisik Arsip Vital Pengamanan fisik arsip dilaksanakan dengan maksud untuk melindungi arsip dari ancaman faktor-faktor pemusnah/perusak arsip. Beberapa contoh pengamanan fisik arsip adalah: 1) penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti pengaturan akses, pengaturan ruang simpan, penggunaan sistem alarm dapat digunakan untuk mengamankan arsip dari bahaya pencurian, sabotase, penyadapan dan lain-lain; 2) penggunaan bangunan kedap air atau menempatkan arsip pada tingkat ketinggian yang bebas dari banjir; 3) penggunaan struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak rawan gempa, angin topan dan badai; dan 4) penggunaan struktur bangunan dan ruangan tahan api serta dilengkapi dengan peralatan alarm dan alat pemadam kebakaran dan lain-lain.
b.Pengamanan Informasi Arsip Pengamanan informasi arsip dilakukan dengan cara : 1) memberikan kartu identifikasi individu pengguna arsip untuk menjamin bahwa arsip hanya digunakan oleh orang yang berhak; 2) mengatur akses petugas kearsipan secara rinci atas basis tanggal atau jam; 3) menyusun prosedur tetap secara rinci dan detail; 4) memberi kode rahasia pada arsip dan spesifikasi orang- orang tertentu yang punya hak akses; dan 5) menjamin bahwa arsip hanya dapat diketahui oleh petugas yang berhak dan penggunaan hak itu terkontrol dengan baik, untuk itu dapat dilakukan indeks primer (tidak langsung) dan indeks sekunder (langsung) untuk kontrol akses.
4.Penyimpanan Arsip vital disimpan pada tempat khusus sehingga dapat mencegah/menghambat unsur perusak fisik arsip dan sekaligus mencegah pencurian informasinya. Lokasi penyimpanan arsip vital dapat dilakukan baik secara on site ataupun off site.
a.penyimpanan on site, adalah penyimpanan arsip vital yang ditempatkan pada ruangan tertentu dalam satu gedung atau perkantoran dalam lingkungan pencipta arsip; dan
b.penyimpanan off site, adalah penyimpanan arsip vital yang ditempatkan di luar lingkungan gedung perkantoran pencipta arsip. C. PENYELAMATAN DAN PEMULIHAN ARSIP VITAL Penyelamatan dan pemulihan (recorery) arsip vital pasca bencana atau musibah dilakukan dengan langkah-langkah :
1.Penyelamatan Untuk menjaga kemungkinan kerusakan yang lebih parah diperlukan langkah-langkah penyelamatan arsip vital pasca musibah atan bencana sebagai berikut:
a.mengevakuasi arsip vital yang terkena bencana dan memindahkan ke tempat yang lebih aman;
b.mengidentifikasi jenis arsip yang mengalami kerusakan, jumlah dan tingkat kerusakannya dengan mengacu pada daftar arsip; dan
c.memulihkan kondisi (recorery) baik untuk fisik arsip vitalnya maupun tempat penyimpanannya yang dapat dilakukan dalam bentuk rehabilitasi fisik arsip atau rekonstruksi bangunan.
2.Pemulihan
a.Stabilisasi dan perlindungan arsip yang dievakuasi Setelah terjadi bencana perlu segera mungkin dilakukan perbaikan terhadap kerusakan struktur bangunan atan kebocoran. Pengaturan stabilitas suhu udara dan kelembaban dapat dikurangi dengan pengaturan sırkulasi udara atan menggunakan kipas angin. Apabila seluruh bangunan mengalami kerusakan, maka arsip yang sudah dievakuasi dan dipindahkan ke tempat aman harus dijaga untuk mencegah kerusakan yang semakin parah, karena dalam waktu 48 jam arsip tersebut akan ditumbuhi jamur, yang kemudian akan segera membusuk dan hancur. Sedangkan dalam musibah kebakaran, kerusakan terhadap arsip dari jelaga, asap, racun api, suhu udara yang sangat tinggi dan lain-lain, harus dinetralisir sesegera mungkin dengan cara dijauhkan dari pusat bencana.
b.Penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan yang berkaitan dengan operasional penyelamatan Penilaian dan pemeriksaaan terhadap tingkat kerusakan dilakukan untuk menentukan jumlah dan jenis kerusakan, media atau peralatan apa yang terpengaruh dan ikut rusak, peralatan dan lain-lain termasuk memperhitungkan kebutuhan tenaga ahli dan peralatan untuk melakukan operasi penyelamatan.
3.Pelaksanaan penyelamatan
a.Pelaksanaan penyelamatan dalam bencana besar Penyelamatan arsip vital yang disebabkan oleh bencana besar perlu dibentuk tim penyelamatan yang bertanggung jawab mengevakuasi dan memindahkan arsip ke tempat yang annan melakukan penilaian tingkat kerusakan, mengatur proses penyelamatan termasuk tata caranya, pergantian shif, rotasi pekerjaan, mekanisme komunikasi dengan pihak- pihak terkait dan lain-lain.
b.Pelaksanaan penyelamatan bencana yang berskala keeil Penyelamatan arsip vital yang disebabkan oleh bencana yang berskala kecil cukup dilakukan oleh unit-unit fungsional dan unit terkait. Misalnya musibah kebakaran yang terjadi di suatu kantor maka pelaksanaan penyelamatan dilakukan oleh unit kearsipan dibantu oleh unit keamanan dan unit pemilik arsip.
c.Prosedur Pelaksanaan Pelaksanaan penyelamatan arsip yang disebabkan oleh bencana banjir dilakukan dengan cara: 1) Pengepakan yaitu kegiatan yang dilakukan sebelum melakukan pemindahan arsip dari lokasi bencana ke tempat yang lebih annan. Arsip yang terkena musibah sebelumnya perlu dibungkus dan diikat (dipak) supaya tidak tercecer, dan kemudian dipindahkan. 2) Pembersihan yaitu memilah dan membersihkan arsip secara manual dari kotoran yang menempel pada arsip, kemudian disiram dengan cairan alkohol atau thymof supaya kotoran yang menempel pada arsip dapat terlepas dan arsipnya tidak lengket. 3) Pembekuan yaitu mendinginkan sampai ke tingkat suhu minus 40 derajat sehingga arsip mengalami pembekuan. 4) Pengeringan yaitu mengeringkan menggunakan vacum pengering atau kipas angin. Jangan dijemur dalam panas matahari secara langsung. 5) Penggantian arsip yang ada salinannya yang berasal dari tempat lain. 6) Pembuatan back-up seluruh arsip yang sudah diselamatkan. 7) Memusnahkan arsip yang sudah rusak parah dengan membuat Berita Acara. Sedangkan untuk volume arsip yang sedikit, cukup dilakukan dengan cara sederhana dengan tetap menjaga suhu udara antara 10 s.d. 17 derajat celcius dan tingkat kelembaban antara 25 s.d. 35% Rh. Penyelamatan arsip akibat musibah kebakaran hanya dilakukan terhadap arsip yang secara fisik dan informasi masih bisa dikenali. Pembersihan arsip dari asap atau jelaga dilakukan dengan cara manual.
4.Prosedur penyimpanan kembali Arsip yang telah dibersihkan dan dikeringkan, disimpan kembali ke tempat yang bersih dengan suhu dan kelembaban yang sesuai, dengan langkah- langkah:
a.Jika tempat penyimpanan arsip vital tidak mengalami kerusakan maka ruangan tersebut dibersihkan terlebih dahulu.
b.Penempatan kembali peralatan penyimpanan arsip vital.
c.Penempatan kembali Arsip.
d.Arsip vital elektronik dalam bentuk disket, cartridge, CD dan lain-lain disimpan ditempat tersendiri dan dilakukan format ulang dan dibuat duplikasinya.
5.Evaluasi Setelah selesai melakukan kegiatan pemulihan, maka perlu dilakukan evaluasi untuk mengetahui seberapa jauh tingkat keberhasilan penyelamatan arsip vital dan penyusunan laporan. Kegiatan evaluasi juga akan bermanfaat untuk mempersiapkan kemungkinan adanya bencana di kemudian hari. Sub Lampiran I Form Pendataan/ survei arsip vital PENDATAAN/SURVEI ARSIP VITAL Instansi Unit Kerja : .................................................................... : .................................................................... Jenis/seri Arsip Media Simpan Sarana Temu Kembali : .................................................................... : .................................................................... : .................................................................... Volume Periode/kurun Waktu Jangka Simpan Status Hukum Sifat Lokasi Simpan Sarana Simpan Kondisi Arsip : .................................................................... : .................................................................... : .................................................................... : .................................................................... : .................................................................... : .................................................................... : .................................................................... : .................................................................... Nama Petugas Survei Waktu Pendataan : .......................................................................... : .......................................................................... CONTOH PENGISIAN FORMULIR PENDATAAN ARSIP VITAL PENDATAAN / SURVEI ARSIP VITAL Instansi : Dinas Pemukiman Unit Kerja : Bagian Tata Usaha Jenis/Seri Arsip : Gambar Bangunan Media Simpan : Kertas Sarana Temu Kembali : Agenda Volume : 2 kotak Periode/Kurun Waktu : 2020-2025 Jangka Simpan : Selama gudang masih ada dan dikuasai Pemerintah Daerah Status Hukum : Asli Sifat : Penting Lokasi Simpan : Bagian Tata Usaha Sarana Simpan : Lemari tahan api Kondisi Arsip : Baik Nama pendata : Firman S Waktu Pendataan : 25 April 2008 DAFTAR ARSIP VITAL Nama Perangkat Daerah : Unit Kerja : No. Jenis/Seri Arsip dan Uraian Item Seri Arsip Media Simpan Volume Tahun Jangka Simpan Tingkat Perkembangan Lokasi Simpan Metode Perlindungan Ket. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1. 2. Surat Perjanjian Tukar Guling Sertifikat tanah bengkok Kertas Kertas 1 Kotak 1 Berkas 1995 s/d 2000 1994 Selama di kuasai Pemerintah Daerah Kabupaten Karawang Selama dikuasai Pemerintah Daerah Kabupaten Karawang Asli Asli Bidang Aset Bidang Aset Vaulting Vaulting Copy simpan di LKD Copy simpan di LKD Mengetahui, Karawang,............... Kepala Perangkat Daerah Kepala Unit Kearsipan Nama Pejabat Nama Pejabat NIP. NIP. Keterangan pengisian daftar arsip vital (DAV):
1.Nomor : diisi dengan nomor urut arsip vital
2.Jenis/Seri Arsip : diisi dengan jenis/seri arsip dan Uraian item seri arsip dan rincian setiap item seri arsip
3.Media simpan : diisi dengan media rekam arsip vital
4.Volume : diisi dengan banyaknya arsip vital, misal: 1 berkas
5.Tahun : diisi dengan tahun arsip vital tercipta
6.Jangka simpan : diisi dengan batas waktu sebagai arsip vital
7.Status hukum : diisi dengan nama unit kerja asal arsip vital
8.Lokasi simpan : diisi dengan tempat arsip tersebut disimpan
9.Metode perlindungan : diisi dengan jenis metode perlindungan sesuai dengan kebutuhan masing-masing media rekam yang digunakan
10.Keterangan : diisi dengan informasi spesifik yang belum ada dalam kolom yang tersedia I. Prosedur peminjaman arsip vital
1.Dilakukan Perangkat Daerah dengan prinsip kehati-hatian.
2.Dapat mencegah, melindungi, mengamankan dan menyelamatkan fisik dan informasi dari status hukum, hak dan kewajiban serta aset (kekayaan) maupun kebijakan/kegiatan strategis Pemerintah Daerah.
3.Menghindari resiko penyalahgunaan oleh pihak peminjam atau pihak lainnya, yang berakibat timbulnya kerugian bagi Pemerintah Daerah.
a.Prosedur Peminjaman Arsip Vital 1) Pengguna mengajukan surat permohonan peminjaman kepada kepala Perangkat Daerah pencipta arsip vital, dengan melampirkan formulir permohonan peminjaman; 2) Kepala Perangkat Daerah memberikan catatan persetujuan dan pengesahan persetujuan peminjaman arsip vital; 3) Formulir yang telah disetujui dan disahkan oleh Kepala Perangkat Daerah pencipta arsip kepada petugas layanan peminjaman arsip; 4) Petugas layanan peminjaman melakukan penelitian terhadap keabsahan dan kebenaran formulir peminjaman; 5) Petugas layanan peminjaman melakukan pencatatan dengan menggunakan tanda bukti pinjaman sebagaimana contoh (catatan: petugas layanan peminjaman Perangkat Daerah hanya diperbolehkan melayani peminjaman terhadap permohonan peminjaman yang disetujui dan disahkan kepala Perangkat Daerah pemilik arsip; 6) Petugas layanan peminjaman mengisi formulir tanda bukti peminjaman 3 (tiga) rangkap:
a.lembar 1, disimpan dalam file sebagai pengganti arsip yang dipinjam;
b.lembar 2, disertakan pada arsip yang dipinjam; dan
c.lembar 3, disimpan sebagai sarana penagihan. 7) Tanda bukti peminjaman ditandatangani oleh peminjam, petugas yang melayani peminjaman dan kepala unit kearsipan; 8) Kepala unit kearsipan melakukan kontrol dan pengendalian serta memastikan bahwa arsip yang dipinjam sesuai dengan permintaan dan persetujuan Kepala Perangkat Daerah; 9) Peminjam wajib mengembalikan arsip dalam keadaan utuh selambat- lambatnya pada batas waktu peminjaman yang ditentukan; 10) Petugas layanan peminjaman wajib menagih arsip yang belum dikembalikan dalam batas waktu yang telah ditentukan; 11) Petugas layanan dapat membuat back-up bukti peminjaman dengan membuat buku peminjaman arsip vital, yang memuat sebagai berikut:
a.nama terang;
b.pangkat;
c.NIP;
d.unit kerja;
e.organisasi;
f.komitmen peruntukan;
g.tanggal pengajuan pinjam;
h.tanggal persetujuan pinjam;
i.tanggal pengembalian; dan
j.tanda tangan peminjam. PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN KARAWANG FORMULIR PERMOHONAN PEMINJAMAN ARSIP VITAL Nama : Unit organisasi : Telepon/Fax : Perihal arsip : Maksud dan Tujuan : Komitmen/Pernyataan : Pengesahan .............,........................ pengajuan Jabatan peminjam Peminjaman Nama.......................... Pangkat....................... NIP............................. Catatan Persetujuan: Setuju harap tinjau kembali catatan lain-lain ................................................................................ .........,........... Kepala Perangkat Daerah Nama............ NIP............... Keterangan:
a.Nama : diisi identitas/nama peminjam.
b.Unit/organisasi : diisi nama bagian/lembaga yang bertanggung jawab atas peminjaman arsip.
c.Telepon/Fax : diisi dengan nomor telepon/fax peminjaman.
d.Perihal arsip : diisi jenis dan masalah arsip vital yang dibutuhkan.
e.Maksud dan tujuan : diisi alasan peminjaman dan peminjaman.
f.Pernyataan : diisi komitmen peminjam menggunakan arsip tersebut hanya untuk hal yang positif dan bila penggunaan arsip tersebut mengakibatkan kerugian bagi pemilik arsip, maka peminjam bersedia mempertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan-undangan.
g.Pengesahan pengajuan : diisi nama kota dan tanggal pengajuan, tanda tangan, nama Peminjaman, terang, pangkat dan NIP peminjam.
h.Catatan persetujuan : diisi dengan tanda tangan dan stempel Perangkat Daerah pemilik arsip vital, kota dan tanggal persetujuan atau peninjauan kembali atas permohonan peminjam dan catatan lainnya yang perlu diperhatikan. PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN KARAWANG TANDA BUKTI PINJAM Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : NIP : Unit : Telepon : Telah meminjam arsip : Kode nomor : Perihal : Akan mengembalikan pada tanggal : Karawang, ......, ......... ............. Petugas yang melayani Peminjam Nama, Pangkat NIP. Nama, Pangkat NIP. Mengetahui/menyetujui, Kepala Unit Kearsipan Nama, Pangkat NIP. Keterangan:
a.Nama : diisi dengan nama peminjam
b.NIP : diisi NIP peminjam
c.Unit : diisi unit dari peminjam
d.Telepon : diisi nomor telepon unit peminjam
e.Kode nomor : diisi dengan nomor arsip
f.Perihal : diisi perihal arsip yang dipinjam
g.Tanggal : diisi tanggal pengembalian arsip
h.Kota tanggal : diisi kota dan tanggal peminjaman
i.Jabatan peminjam : diisi tanda tangan, nama terang, pangkat dan NIP peminjam.
j.Petugas yang melayani : diisi tanda tangan, nama terang, pangkat dan NIP petugas yang melayani.
k.Persetujuan : diisi tanda tangan, pangkat, dan NIP kepala unit kearsipan
b.Prosedur perlindungan dan pengamanan arsip vital
1.Perlindungan arsip vital dilakukan dengan cara:
a.Membuat duplikasi dan Pemencaran 1) Perangkat Daerah yang menciptakan arsip vital membuat duplikat atau salinan atau salinan arsip dan menyimpan arsip hasil penduplikasian tersebut di tempat terpisah dari arsip asli. 2) Penduplikasian dapat dalam bentuk salinan kertas, microfilm, mikrofisch, rekaman magnetic, electronic records dan sebaginya disesuaikan dengan peralatan dan biaya yang tersedia. 3) Penduplikasian atau penggandaan harus mempertimbangkan aspek efisiensi. 4) Penduplikasian dalam bentuk microform atau compact disk read only memory harus dibuatkan back up arsip asli digunakan untuk kegiatan kerja seahari-hari sementara compact disk read only memory harus disimpan pada tempat penyimpanan arsip vital yang dirancang secara khusus.
b.Penyimpanan dalam peralatan khusus (vaulting) 1) Perangkat Daerah dapat menyimpan arsip vital dalam peralatan khusus, seperti: almari besi, filling cabinet tahan api, ruang bawah tanah, dan lain sebagainya. 2) Pemilihan peralatan simpan tergantung pada jenis, media dan ukuran arsip. 3) Peralatan penyimpanan arsip vital tidak mudah terbakar (memiliki daya tahan paling sedikit 4 jam sejak saat terjadi kebakaran), kedap air dan bebas medan magnet (bila yang disimpan arsip berbasis magnetic/elektronik).
c.Pengamanan fisik arsip Pengamanan fisik arsip dilakukan untuk melindungi arsip dari ancaman pemusnah/perusak arsip. Prosedur yang dilakukan dengan cara: 1) Perangkat Daerah pencipta arsip harus mengatur system pengamanan ruang penyimpanan, teknis pengaturan peminjaman dan penggunaan, pengaturan ruang simpan, dan penggunaan sistem alarm. 2) Tempat simpan arsip vital yang tahan gempa dan lokasi yang tidak rawan gempa, angin topan dan badai, bebas dari banjir. 3) Struktur bangunan dan ruangan dibuat tahan api, dan dilengkapi dengan alarm pendeteksi asap dan alat pemadam kebakaran.
d.Pengamanan informasi arsip Pengamanan informasi arsip dilakukan dengan cara: 1) mendaftar pejabat yang berhak meminjam, menggunakan dan menggandakan arsip vital; 2) mengatur akses petugas kearsipan secara detail dan rinci; 3) setiap Perangkat Daerah dapat menyusun prosedur tetap pengamanan internal secara rinci dan detail; 4) memberi kode rahasia pada arsip dan spesifikasi orang-orang tertentu yang punya hak akses; dan 5) menjamin arsip vital hanya dapat diketahui oleh petugas dan yang berhak mengguna agar terkontrol.
2.Prosedur penyelamatan dan pemulihan kerusakan arsip vital pasca bencana
a.Penyelamatan Tahap penyelamatan dilakukan untuk menghindari kerusakan yang lebih parah dengan cara: 1) Mengevakuasi arsip vital dan memindahkan ke tempat yang lebih aman. 2) Mengidentifikasi jumlah dan tingkat kerusakan dengan mengacu pada daftar arsip vital. 3) Memulihkan kondisi fisik arsip maupun tempat penyimpanan.
b.Pemulihan 1) stabilisasi dan pelindungan arsip yang dievakuasi; 2) segera mungkin dilakukan perbaikan struktur bangunan; 3) atur stabilitas suhu dan kelembaban, dengan mengatur sirkulasi udara atau menggunakan kipas angin; 4) arsip yang sudah dievakuasi dan dipindahkan ke tempat aman harus dijaga stabilitas suhu dan kelembabannya untuk mencegah kerusakan yang semakin parah, karena dalam 48 jam arsip bisa ditumbuhi jamur, sehingga mudah membusuk dan hancur; 5) dalam musibah kebakaran, kerusakan terhadap arsip dari jelaga, asap, racun api, suhu udara yang sangat tinggi, arsip harus dijauhkan dari pusat bencana; 6) penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan: a) lakukan penilaian dan pemeriksaan dilakukan untuk menentukan jumlah dan jenis kerusakan, media atau peralatan yang ikut rusak; dan b) hitung kebutuhan tenaga ahli dan peralatan untuk melakukan penyelamatan. 7) Pelaksanaan penyelamatan penyelamatan dalam bencana besar: a) pelaksanaan penyelamatan dalam bencana besar adalah:
1.Bentuk tim kerja yang bertanggung jawab mengevakuasi dan memindahkan arsip ke tempat aman.
2.Keanggotaan tim kerja minimal harus melibatkan Perangkat Daerah pelaksana fungsi penanggulangan bencana daerah dan LKD.
3.Tim kerja dapat dibentuk bersama oleh Perangkat Daerah pelaksana fungsi penanggulangan bencana daerah dan LKD.
4.Lakukan penilaian tingkat kerusakan, mengatur proses dan mekanisme penyelamatan, termasuk pengaturan petugas, rotasi pekerjaan, serta mekanisme komunikasi dengan pihak terkait.
5.Penyelamatan akibat bencana yang berskala kecil. b) Penyelamatan cukup dilakukan unit fungsional Perangkat Daerah antara lain, musibah kebakaran yang terjadi di suatu kantor, maka penyelamatan cukup oleh unit pengolah dan unit kearsipan Perangkat Daerah dibantu unit keamanan.
c.Prosedur Pelaksanaan 1) Penyelamatan arsip akibat banjir: a) lakukan pengepakan dan pemindahan arsip dari lokasi bencana ke tempat yang lebih aman dengan cara dibungkus supaya tidak tercecer; b) pilah dan bersihkan arsip dari kotoran yang menempel secara manual; c) siram arsip yang telah dibersihkan dengan cairan alkohol atau thymol supaya kotoran yang menempel dapat terlepas dan arsipnya tidak lengket; d) tempatkan arsip hingga suhu minus 40°C hingga arsip membeku; e) keringkan arsip yang telah dibekukan dengan menggunakan alat pengering atau kipas angin dan jangan menjemur arsip dalam panas matahari secara langsung; f) ganti arsip yang ada salinannya yang berasal dari tempat lain; g) buat back up seluruh arsip yang sudah diselamatkan; h) buat Berita Acara arsip yang dimusnahkan; dan i) untuk volume arsip yang sedikit, cukup dilakukan dengan cara menjaga suhu udara simpan antara 10 s/d 17°C dan kelembaban 25-35% Rh. 2) Penyelamatan arsip akibat kebakaran: a) prioritaskan arsip yang secara fisik dan informasi masih bisa dikenali; dan b) bersihkan arsip dari asap atau jelaga secara manual.
d.Prosedur penyimpanan kembali: 1) Bersihkan tempat penyimpanan arsip vital yang tidak mengalami kerusakan. 2) Tata kembali perlatan penyimpanan arsip vital. 3) Atur kembali fisik arsip pada tempat tersedia. 4) Buat duplikasi arsip vital hasil pemulihan. 5) Atur suhu dan kelembaban ruang simpan sesuai ketentuan. 6) Arsip vital elektronik dalam bentuk disket, catridge, Compact Disk dan sejenisnya simpan di tempat tersendiri, setelah diformat ulang dan dibuat duplikasinya/salinan.
e.Evaluasi Evaluasi dilakukan untuk mengetahui tingkat keberhasilan penyelamatan arsip vital dan penyusunan laporan. WANG, S5PULOH