1.Daerah Kabupaten adalah Daerah Kabupaten Katingan.
2.Pemerintah daerah adalah Gubemur, Bupati, atau Walikota, dan perangkat daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah.
3.Sekretariat Daerah adalah Sekretariat Daerah Kabupaten Katingan.
4.Perangkat Daerah Kabupaten/Kota adalah unsur pembantu bupati/wali kota dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kabupaten/kota dalam penyelenggaraan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah kabupaten/kota.
5.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disebut BUMD adalah BUMD di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Katingan. Lembaga kearsipan daerah adalah Perangkat Daerah yang melaksanakan tugas di bidang kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Katingan.
6.Lembaga Kearsipan Daerah adalah Perangkat Daerah yang melaksanakan tugas di bidang kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Katingan yang memiliki tugas pokok, fungsi, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis inaktif, arsip statis dan pembinaan kearsipan.
7.Bagian adalah Bagian Perpustakaan dan Arsip Sekretariat Daerah Kabupaten Katingan sebagai Bagian Kearsipan Daerah Kabupaten Katingan.
8.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bemegara.
9.Arsip konvensional adalah arsip yang berisi informasi yang tercatat di media kertas, baik berupa tulisan tangan maupun ketikan.
10.Arsip media baru adalah arsip yang informasinya direkam dalam media magnetik.
11.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selamajangka waktu tertentu.
12.Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
13.Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus.
14.Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
15.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena meroiliki nilai guna kesejahteraan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Hal ini sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
16.Arsiparis adalah pejabat fungsional arsiparis pada Dinas dan/atau Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Katingan.
17.Pencipta arsip adalah Pemerintah Kabupaten Katingan sebagai satu kesatuan yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan tugas pokok, fungsi, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. Unit pengolah adalah satuan kerja perangkat daerah yang mempunyai tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab mengolah seluruh arsip aktip yang tercipta berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan di lingkungannya.
18.Unit kearsipan III adalah unit kearsipan yang berkedudukan pada Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) yang mempunyai tugas dan fungsi serta tanggung jawab mengelola seluruh arsip aktif dan arsip inaktif di lingkungannya.
19.Unit kearsipan II adalah unit kearsipan yang berada pada Perangkat Daerah dan BUMD yang mempunyai tugas dan fungsi serta tanggung jawab pengelola seluruh arsip aktif dan arsip inaktif di lingkungan Perangkat Daerah dan BUMD serta melaksanakan pembinaan kepada unit pengolah di lingkungannya.
20.Unit kearsipan I adalah unit kearsipan Pemerintah Kabupaten Katingan yang berkedudukan di Sekretariat Daerah up. Bagian Perpustakaan dan Arsip dan mempunyai tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab dalam pengelolaan arsip inaktif dengan retensi sekurang- kurangnya 10 (sepuluh) tahun dan pembinaan kearsipan di lingkungan pencipta arsip.
21.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disebut JRA adalah pedoman yang digunakan dalam penyusutan arsip.
22.Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip melalui pemindahan, pemusnahan dan/ atau penyerahan.
23.Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip.
24.Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif dan sistematis yang meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi dan akses pelayanan dalam suatu sistem kearsipan nasional.
25.Ak:uisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada Dinas melalui verifikasi langsung dan/ atau tidak langsung.
26.Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disebut DPA adalah daftar yang ditetapkan oleh Kepala Dinas yang berisikan arsip yang tidak ditemukan pada saat verifikasi.