DokumenPeraturan Bupati (Perbup)Berlaku

Peraturan Bupati (Perbup) Kabupaten Lumajang Nomor 12 Tahun 2025

Nomor: 12
Tahun: 2025
Ditetapkan: 25 Maret 2025
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 88

Lembaga terkait

Ringkasan

Peraturan ini mengatur tentang ketentuan umum; asas; jenis, susunan, bentuk dan prinsip penyelenggaraan tata naskah dinas; pembuatan naskah dinas; penandatanganan naskah dinas; penggunaan dan kewenangan atas nama, untuk beliau pelaksana tugas, pelaksana harian dan penjabat; pengendali naskah dinas; pembinaan dan pengawasan; ketentuan peralihan; ketentuan penutup.

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa untuk meningkatkan kualitas dalam penyeragaman bentuk, format serta tertib penyelenggaraan administrasi pemerintahan perlu dilakukan penyesuaian atas Pedoman Tata Naskah Dinas;
c.bahwa Peraturan Bupati Lumajang Nomor 20 Tahun 2021 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas sudah tidak sesuai dengan perkembangan hukum, organisasi, dan teknologi informasi, maka perlu diganti;
d.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Bupati Lumajang tentang Pedoman Tata Naskah Dinas. Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

2.Undang-Undang Nomor 12 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Kabupaten dalam Lingkungan Propinsi Jawa Timur (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1950 Nomor 45) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 1965 tentang Perubahan Batas Wilayah Kotapraja Surabaya dan Daerah Tingkat II Surabaya dengan Mengubah Undang-Undang Nomor 12 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Kota Besar dalam Lingkungan Propinsi Jawa Timur, Jawa Tengah, Jawa Barat dan Daerah Istimewa Jogyakarta (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1965 Nomor 19, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2730);
3.Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
4.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 224, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5597) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang- Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
5.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
6.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2023 Nomor 144);
7.Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2021 Nomor 758);
8.Peraturan Daerah Kabupaten Lumajang Nomor 15 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Lumajang Tahun 2016 Nomor 16, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Lumajang Nomor 90) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Daerah Kabupaten Lumajang Nomor 13 Tahun 2021 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Daerah Kabupaten Lumajang Nomor 15 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Lumajang Tahun 2021 Nomor 13, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Lumajang Nomor 141);
9.Peraturan Daerah Kabupaten Lumajang Nomor 13 Tahun 2017 tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Lembaran Daerah Kabupaten Lumajang Tahun 2017 Nomor 13, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Lumajang Nomor 105); MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG TATA NASKAH DINAS.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan :

1.Daerah adalah Kabupaten Lumajang.
2.Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Lumajang.
3.Kepala Daerah adalah Bupati.
4.Bupati adalah Bupati Lumajang.
5.Wakil Bupati adalah Wakil Bupati Lumajang.
6.Perangkat Daerah Kabupaten yang selanjutnya disebut Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan pemerintahan yang menjadi kewenangan Kabupaten yang terdiri dari Sekretariat Daerah, Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Inspektorat, Dinas, Badan dan Kecamatan.
7.Unit Pelaksana Teknis yang selanjutnya disingkat UPT adalah organisasi yang melaksanakan kegiatan teknis operasional dan/atau kegiatan teknis penunjang tertentu pada Dinas atau Badan.
8.Kelurahan adalah bagian wilayah dari Kecamatan sebagai perangkat Kecamatan yang dipimpin oleh Lurah.
9.Sekretaris Daerah adalah Kepala Perangkat Daerah yang memimpin Sekretariat Daerah Kabupaten Lumajang.
10.Asisten Sekretariat Daerah yang selanjutnya disebut Asisten adalah Asisten Sekretariat Daerah Kabupaten Lumajang.
11.Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disebut Sekretaris DPRD adalah Kepala Perangkat Daerah yang memimpin Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang.
12.Inspektur Daerah adalah Kepala Perangkat Daerah yang memimpin Inspektorat Daerah Kabupaten Lumajang.
13.Kepala Dinas adalah Kepala Perangkat Daerah yang memimpin suatu Dinas yang melaksanakan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah.
14.Kepala Badan adalah Kepala Perangkat Daerah yang memimpin suatu Badan yang melaksanakan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah
15.Urusan Pemerintahan adalah urusan pemerintahan wajib atau urusan pemerintahan pilihan.
16.Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatanganan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
17.Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Pemerintah Daerah.
18.Naskah Dinas yang diselenggarakan secara elektronik adalah informasi yang direkam dalam media elektronik sebagai alat komunikasi kedinasan, yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat/pimpinan yang berwenang di Lingkungan Pemerintah Daerah.
19.Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, lambang daerah, stempel jabatan dan stempel dinas.
20.Penanda Tangan Naskah Dinas adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggungjawab kedinasan pada jabatannya.
21.Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.
22.Naskah Dinas Arahan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap instansi pemerintah.
23.Naskah Dinas Korespondensi adalah naskah dinas yang memuat pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain.
24.Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah berupa petunjuk/arahan tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang- undangan.
25.Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur dan merupakan pelaksanaan kegiatan.
26.Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.
27.Surat Biasa adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya.
28.Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi pernyataan tertulis dari pejabat yang berwenang sebagai tanda bukti untuk menerangkan atau menjelaskan kebenaran sesuatu hal.
29.Surat Perintah adalah naskah dinas yang dibuat oleh atasan atau pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diperintah/diberi tugas yang memuat hal yang harus dilakukan.
30.Surat Izin adalah naskah dinas yang berisi persetujuan terhadap suatu permohonan yang diterbitkan oleh pejabat yang berwenang.
31.Surat Perintah Tugas adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
32.Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas.
33.Surat Kuasa adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan berisi pemberian wewenang dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.
34.Surat Undangan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan.
35.Surat Keterangan Melaksanakan Tugas adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi pernyataan bahwa seorang pegawai telah menjalankan tugas.
36.Surat Panggilan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi panggilan kepada seorang pegawai untuk menghadap.
37.Surat Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang suatu hal yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.
38.Surat Pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang dan/atau naskah yang sekaligus berfungsi sebagai tanda terima.
39.Nota Dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di lingkungan perangkat daerahnya, baik dari atasan kepada bawahan maupun dari bawahan ke atasan.
40.Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas yang selanjutnya disingkat NPKND adalah naskah dinas untuk menyampaikan konsep naskah dinas kepada atasan.
41.Lembar Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindaklanjut/tanggapan terhadap surat masuk yang ditulis secara jelas pada lembar disposisi yang merupakan satu kesatuan dengan surat masuk.
42.Telaahan Staf adalah naskah dinas yang berbentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisa singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan saran yang bersifat solutif dan sistematis atas persoalan dimaksud.
43.Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/ kejadian yang berasal dari bawahan kepada atasan dan bersifat pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas kedinasan.
44.Pengumuman adalah naskah dinas yang diterbitkan oleh pejabat yang berwenang yang berisi pemberitahuan yang bersifat umum.
45.Rekomendasi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi keterangan atau catatan tentang sesuatu hal yang dapat dijadikan bahan pertimbangan kedinasan.
46.Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi tentang pernyataan bahwa memang telah terjadi suatu proses pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu yang harus ditandatangani oleh para pihak.
47.Notulen adalah naskah dinas yang memuat catatan proses sidang atau rapat.
48.Memo adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi catatan tertentu.
49.Daftar Hadir adalah naskah dinas dari pejabat berwenang yang berisi keterangan atas kehadiran seseorang.
50.Piagam adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi penghargaan atas prestasi yang telah dicapai atau keteladanan yang telah diwujudkan.
51.Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan disingkat STTPP adalah naskah dinas yang merupakan tanda bukti seseorang telah lulus pendidikan dan pelatihan tertentu.
52.Sertifikat adalah naskah dinas yang merupakan tanda bukti seseorang telah mengikuti kegiatan tertentu.
53.Perubahan adalah merubah atau menyisipkan suatu naskah dinas.
54.Pencabutan adalah suatu pernyataan tidak berlakunya suatu naskah dinas sejak ditetapkan pencabutan tersebut.
55.Pembatalan adalah pernyataan bahwa suatu naskah dinas dianggap tidak pernah dikeluarkan.
56.Kop naskah dinas adalah kop surat yang menunjukkan jabatan atau nama perangkat daerah tertentu yang ditempatkan dibagian atas kertas.
57.Stempel adalah tanda identitas dari suatu jabatan atau perangkat daerah tertentu
58.Kop Sampul Naskah Dinas adalah kop surat yang menunjukkan jabatan atau nama perangkat daerah yang ditempatkan dibagian atas sampul naskah.

BAB II

..

Pasal 2

Asas tata naskah dinas terdiri atas:

a.asas efisien dan efektif;
b.asas pembakuan;
c.asas akuntabilitas;
d.asas keterkaitan;
e.asas kecepatan dan ketepatan; dan
f.asas keamanan

Pasal 3

(1)Asas efisien dan efektif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a adalah penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan melalui penyederhanaan dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas.
(2)Asas pembakuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b, dilakukan melalui tata cara dan bentuk yang telah dibakukan.
(3)Asas akuntabilitas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf c, yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas harus dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan.
(4)Asas keterkaitan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf d, yaitu kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu kesatuan sistem.
(5)Asas kecepatan dan ketepatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf e, yaitu naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural dan distribusi.
(6)Asas keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf f, yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi.

BAB III

JENIS, SUSUNAN, BENTUK DAN PRINSIP PENYELENGGARAAN TATA NASKAH DINAS

Pasal 4

Jenis Naskah Dinas di Daerah terdiri dari :

a.Naskah Dinas arahan;
b.Naskah Dinas korespondensi; dan
c.Naskah Dinas khusus.

Pasal 5

Naskah Dinas arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a terdiri dari :

a.Naskah Dinas Pengaturan;
b.Naskah Dinas Penetapan; dan
c.Naskah Dinas Penugasan.

Pasal 6

(1)Naskah Dinas Pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a terdiri dari :
1. a.Peraturan Daerah;
2. b.Peraturan Bupati; dan
3. c.Peraturan DPRD.
(2)Naskah Dinas Penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b terdiri atas :
1. a.Keputusan Bupati;
2. b.Keputusan DPRD;
3. c.Keputusan Pimpinan DPRD;
4. d.Keputusan Badan Kehormatan DPRD;
(3)Mekanisme dan Prosedur Penyusunan Naskah Dinas Pengaturan dan Naskah Dinas Penetapan, dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan yang mengatur produk hukum Daerah.
(4)Susunan dan bentuk Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.
(5)Susunan dan bentuk Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) huruf c dan Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) huruf b, huruf c, dan huruf d diatur tersendiri dalam Peraturan DPRD.

Pasal 7

(1)Naskah Dinas Penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf c terdiri atas :
1. a.Surat Perintah;
2. b.Surat Tugas; dan
3. c.Surat Perjalanan Dinas.
(2)Surat Perintah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a berisi perintah dari atasan kepada bawahan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu di luar tugas dan fungsi.
(3)Surat Tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b berisi tugas dari atasan kepada bawahan untuk melaksanakan perintah pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
(4)Surat Perjalanan Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c merupakan dokumen yang diterbitkan oleh pejabat pembuat komitmen dalam rangka pelaksanaan perjalanan dinas pejabat negara, aparatur sipil negara, pegawai tidak tetap, dan pihak lain.
(5)Susunan dan bentuk Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Pasal 8

Naskah Dinas korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b, terdiri atas:

a.korespondensi internal; dan
b.korespondensi eksternal.

Pasal 9

Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf a, terdiri atas:

a.Nota Dinas;
b.Memo; dan
c.Disposisi.

Pasal 10

(1)Nota Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf a merupakan sarana komunikasi kedinasan antar pejabat atau dari atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan di lingkungan internal Perangkat Daerah.
(2)Memo sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf b berisi informasi kedinasan yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, atau pendapat yang dibuat oleh atasan kepada bawahannya.
(3)Disposisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf c merupakan petunjuk tertulis singkat dari atasan kepada bawahan mengenai tindak lanjut/tanggapan terhadap Naskah Dinas masuk.
(4)Susunan dan bentuk Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Isi peraturan

Teks88PDFHirarki

Memuat teks peraturan…