DokumenPeraturan Bupati (Perbup)Berlaku

Peraturan Bupati (Perbup) Kabupaten Rokan Hilir Nomor 20 Tahun 2025

Nomor: 20
Tahun: 2025
Ditetapkan: 5 Agustus 2025
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 6

Lembaga terkait

Ringkasan

Dalam Peraturan ini berisi 3 (tiga) bab dan 5 (lima) pasal diantaranya membahas tentang; Ketentuan Umum; Pedoman Pengelolaan Arsip Aset; Penutup.

Isi peraturan

Menetapkan

menetapkan Peraturan Bupati tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Aset di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Rokan Hilir; C. Pasal 18 ayat (6) Undang-undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945; Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 1999 tentang Pembentukan Kabupaten Rokan_ Hilir, Kabupaten Rokan Hulu, Kabupaten Siak, Kabupaten Karimun, Kabupaten Natuna, Kabupaten Kuantan Singingi, dan Kota Batam (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 1999 nomor 181, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3902) sebagaimana telah di ubah terakhir dengan Undang-undang Nomor 34 Tahun 2008 tentang Perubahan Ketiga Atas Undang- Undang Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 1999 tentang Pembentukan Kabupaten Rokan Hilir, Kabupaten Rokan Hulu, Kabupaten Siak, Kabupaten Karimun, Kabupaten Natuna, Kabupaten Kuantan Singingi, dan Kota Batam (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 107, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4880); Te

3.Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 507 1);7
4.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Tahun 2014 Nomor 244 Tambahan Lembar Negara Nomor 5587 sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang- Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2023 Nomor 41, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6856);
5.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
6.Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 92, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5533) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2020 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan BarangMilik Negara/Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 142, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6523);
7.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Aset Negara/Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 229);
8.Peraturan Bupati Rokan Hilir Nomor 38 Tahun 2023 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Rokan Hilir (Berita Daerah Kabupaten Rokan Hilir Tahun 2023 Nomor 39); MEMUTUSKAN: PERATURAN BUPATI TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP ASET DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN ROKAN HILIR.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan: 10. 11. 12, 13. 14. Daerah adalah Kabupaten Rokan Hilir. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Rokan Hilir. Bupati adalah Bupati Rokan Hilir. 2. 3. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah. 4. Lembaga Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat LKD adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah. 5. Perangkat Daerah Pencipta Arsip Aset, adalah Perangkat Daerah selaku pembuat dan penerima arsip aset. 6. Perangkat Daerah Pengelola Arsip Aset adalah Perangkat Daerah yang melaksanakan urusan pemerintahan di bidang aset. 7. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 8. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 9. Aset adalah sumber daya ekonomi yang dikuasai dan/atau dimiliki oleh pemerintah maupun pemerintah daerah sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan dari mana manfaat ekonomi dan/atau sosial di masa depan diharapkan dapat diperoleh baik oleh pemerintah daerah maupun masyarakat serta dapat diukur dalam satuan uang, termasuk sumber daya non keuangan yang diperlukan untuk penyediaan jasa bagi masyarakat umum dan sumber daya yang dipelihara karena sejarah dan budaya. Arsip Aset adalah informasi mengenai sumber daya ekonomi yang dikuasai dan/atau dimiliki oleh pemerintah maupun pemerintah daerah sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan dari mana manfaat ekonomi dan/atau sosial di masa depan diharapkan baik oleh pemerintah daerah maupun masyarakat serta dapat diukur dalam satuan uang, termasuk sumber daya non keuangan yang diperlukan untuk penyediaan jasa bagi masyarakat umum dan sumber daya yang dipelihara karena sejarah dan budaya. Pengelolaan Arsip Aset adalah suatu rangkaian kegiatan penanganan arsip aset mulai dari identifikasi, pengolahan, penyimpanan, perlindungan, pengamanan, penyelamatan serta penggunaan arsip aset. Daftar Arsip aset adalah suatu daftar dalam bentuk formulir atau buku yang berisi data arsip aset. Identifikasi Arsip Aset adalah kegiatan pendataan dan menentukan jenis arsip Perangkat Daerah yang dikategorikan sebagai arsip aset. 15. 16. 17. 18. 19, 20. 21. 22. 23. 24. Penduplikasian Arsip Aset adalah kegiatan penggandaan (back-up) arsip dalam bentuk media yang sama atau berbeda dengan arsip yang asli. Pengamanan Arsip Aset adalah suatu kegiatan melindungi arsip aset baik fisik maupun informasinya terhadap kemungkinan kehilangan dan kerusakan. Penyelamatan Arsip Aset adalah suatu kegiatan untuk memindahkan (evakuasi) arsip aset ke tempat yang lebih baik. Pemencaran (dispersal) adalah metode perlindungan arsip aset dengan cara memencarkan arsip hasil duplikasi (copy back-up) ke lokasi penyimpanan yang berbeda. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan tugas, fungsi dan tanggung jawab dibidang pengolahan arsip. Penyimpanan Khusus (vaulting) adalah metode pelindungan arsip aset dengan melakukan penyimpanan arsip pada tempat dan sarana khususUnit Kearsipan adalah unit kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam menyelenggarakan kearsipan. Pemulihan Arsip Aset adalah kegiatan perbaikan fisik arsip aset yang rusak akibat bencana. Perlindungan Arsip Aset adalah suatu kegiatan untuk mengamankan, menyelamatkan dan memulihkan arsip aset dari kerusakan, hilang atau musnah baik secara fisik maupun informasi. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan pencipta arsip dilingkungannya. Series Arsip Aset adalah himpunan arsip aset yang tercipta, yang diatur dan dikelola sebagai suatu entitas informasi karena adanya keterkaitan secara fungsional, kegiatan dan kesamaan subjek. Unit Kearsipan adalah unit kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipa

Pasal 2

Maksud dibentuknya Peraturan Bupati ini adalah sebagai pedoman bagi Perangkat Daerah dalam rangka melaksanakan pengelolaan Arsip Aset.

Pasal 3

Tujuan dibentuknya Peraturan Bupati ini adalah sebagai pedoman bagi Pemerintah Kabupaten Rokan Hilir dalam rangka melaksanakan pengelolaan Arsip Aset.

BAB II

IDENTIFIKASI ARSIP ASET Kegiatan pengelolaan arsip aset dilakukan dalam suatu rangkaian kegiatan, sebagai berikut:

Pasal 4

(1)Ruang lingkup Pedoman Pengelolaan Arsip Aset di lingkungan Pemerintah Daerah terdiri dari: e€. f. identifikasi arsip aset; penelusuran arsip aset; penataan arsip aset; perlindungan dan pengamanan arsip aset; penyelamatan dan pemulihan arsip aset; dan akses informasi arsip aset.
(2)Uraian mengenai Pedoman Pengelolaan Arsip Aset sebagaimana dimaksud pada huruf a tercantum dalam Lampiran I dan Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Pasal 5

Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Rokan Hilir. Ditetapkan di Bagansiapiap1 pada tanggal BUPATI ROKAN HILIR, BISTAMAM Diundangkan di Bagansiapiapi pada tanggal SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN ROKAN HILIR, Resuai dengan aslinya ABAGIAN HUKUM BERITA DAERAH KABUPATEN ROKAN HILIR TAHUN 2025 NOMOR a. b. d. SETD AEN 1017 200012 1 002 LAMPIRAN I PERATURAN ROKAN HILIR NOMOR TAHUN 2025 TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP ASET DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN ROKAN HILIR A. Latar Belakang Barang milik daerah merupakan potensi ekonomi yang dimiliki oleh daerah. Potensi ekonomi bermakna adanya manfaat finansial dan ekonomi yang dapat diperoleh pada masa yang akan datang, yang dapat menunjang peran dan fungsi pemerintahan daerah sebagai pemberi pelayanan publik kepada masyarakat. Barang milik daerah yang selama ini diharapkan dapat bermanfaat dalam meningkatkan fungsi pelayanan kepada masyarakat, pengelolaannya banyak menimbulkan permasalahan. Banyak laporan keuangan dari lembaga pengguna barang tidak memperoleh pendapat apapun (disclaimer) dari lembaga pemeriksa keuangan. Kondisi tersebut semakin mengurangi tingkat efisiensi dan pengelolaan barang milik daerah dalam mendukung terciptanya tata pemerintahan yang baik (good governance). Salah satu penyebab terjadinya keadaan tersebut adalah bahwa pengelolaan barang milik daerah belum dilaksanakan secara komprehensif termasuk penertiban arsip yang berkaitan dengan barang milik daerah. Banyaknya kasus yang berkaitan dengan barang milik daerah dalam hubungannya dengan perseorangan maupun organisasi di luar pemerintahan, menuntut Pemerintah Daerah untuk mengambil langkah- langkah guna menertibkan penataan dokumen yang berkaitan dengan keberadaan barang milik daerah. Oleh karena itu, Pemerintah Daerah melalui Dinas yang menyelenggarakan urusan pemerintahan bidang kearsipan membuat program Pengelolaan Arsip Aset yang menjadi kewenangan Pemerintah Daerah. B. Maksud dan Tujuan Dalam rangka pengamanan administrasi dibutuhkan sistem penatausahaan yang dapat menciptakan pengendalian atas barang milik daerah. Maksud disusunnya Pedoman Pengelolaan Arsip Aset ini adalah untuk menjadi petunjuk dan acuan bagi instansi pemerintah daerah dalam mengelola arsip aset daerah agar terhindar dari kemungkinan kerusakan, kehilangan dan pemusnahan.Tujuannya adalah teridentifikasi dan terkelolanya arsip aset daerah di setiap perangkat daerah sesuai dengan kaidah-kaidah yang benar dalam pengelolaan dokumen/arsip. C. Kondisi yang Diharapkan Dengan berjalannya program dan kegiatan penataan/penertiban arsip/dokumen aset daerah diharapkan dapat tercipta suatu kondisi sebagai berikut:

1.Setiap aset/barang yang diadakan dengan anggaran daerah dapat diketahui keberadaan dokumennya.
2.Setiap barang milik daerah dapat dijamin keberadaan dokumennya.
3.Setiap barang milik daerah dapat dipastikan pemegang kewenangan dalam pengelolaan dokumennya.
4.Terjaminnya penyimpanan dan pengamanan dokumen aset/barang milik daerah.
5.Keberadaan dan keselamatan dokumen aset/barang milik daerah dapat dipantau dengan mudah. D. Manfaat
1.Meningkatkan tingkat opini lembaga pemeriksa keuangan terhadap laporan keuangan pemerintahan daerah sebagai salah satu aspek membangun kepercayaan masyarakat.
2.Memberikan kontribusi positif bagi penyusunan neraca keuangan daerah.
3.Mencegah potensi konflik atas keberadaan dan kepemilikan barang milik daerah.
4.Terselesaikannya konflik/permasalahan hukum yang berkaitan dengan keberadaan/kepemilikan aset dengan lebih cepat, murah, dan pasti.
9.Terhindarnya kehilangan aset/barang daerah. E. Sasaran F, Sasaran pedoman ini adalah terwujudnya pengelolaan arsip aset daerah oleh pemerintahan daerah, BUMD, dan perguruan tinggi. Dalam jangka panjang, program ini diharapkan juga dapat diberlakukan untuk pemerintah daerah dan badan/lembaga/organisasi yang diwajibkan mempertanggungjawabkan pengelolaan aset/barang milik daerah kepada publik. Ruang Lingkup Program ini memfokuskan pada manajemen pengelolaan arsip/dokumen, yang dimulai dari kegiatan identifikasi dan penelusuran dokumen dari setiap jenis aset/barang yang merupakan milik daerah untuk kemudian ditindaklanjuti dengan teknis penyimpanan dan penyelamatan dokumen atas barang yang ada. Ruang lingkup materi pedoman ini meliputi: . identifikasi; . penelusuran; . penataan; . pengamanan; . perlindungan dan pengamanan; . penyelamatan dan pemulihan; dan . akses informasi arsip aset. 1 2. 3. 4. 5. 6. 7. A. Persiapan Kegiatan
1.Penetapan Kebijakan a.persiapan konsepsi Dilakukan oleh Lembaga Kearsipan Daerah (LKD). Konsepsi diperlukan untuk membatasi kegiatan dan capaian yang ingin diraih dalam pelaksanaan kegiatan ini.

b.penetapan kebijakan Kebijakan Pemerintah ini diperlukan untuk memberikan landasan hukum sekaligus menunjukkan keseriusan pemerintah dalam mengamankan aset bangsa.
c.penetapan pedoman/panduan kerja Penetapan pedoman pengelolaan arsip aset oleh Lembaga Kearsipan Daerah mengenai prosedur penelusuran sampal dengan penyelamatan dan pengamanannya.Pedoman ini dimaksudkan untuk menjaga keserasian pola tindak bagi seluruh pemangku kepentingan dalam Pemerintahan Daerah.
1. 2.Sosialisasi Sosialisasi atas program kegiatan dan pedoman, dimaksudkan untuk menyamakan pemahaman atas kegiatan yang digulirkan.
2. 3.Pembentukan Tim Melibatkan unsur: tenaga kearsipan/administrasi, hukum, unit yang membawahi perlengkapan dan/atau unsur lain sesuai kebutuhan.
3. 4.Pembekalan Sumber Daya Manusia Pembekalan dilakukan melalui training kepada Perangkat Daerah. B. Kriteria Arsip Aset Dalam pengelolaan arsip aset, hal yang sangat penting adalah bagaimana Pemerintah Daerah melakukan penentuan arsip yang dikategorikan menjadi arsip aset. Kegiatan penentuan ini harus dilakukan dengan cara hati-hati dan cermat melalui prosedur yang sistematis. Kesalahan dalam menentukan arsip aset atau bukan akan menyebabkan kemungkinan instansi mengalami kerugian karena yang dilindungi bukan arsip aset. Kegiatan identifikasi meliputi kriteria arsip aset, analisis organisasi, pendataan, pengolahan hasil pendataan, penentuan dan pembuatan daftar arsip aset. Secara umum, barang adalah bagian dari kekayaan yang merupakan satuan tertentu. yang dapat dinilai/dihitung/diukur/ ditimbang, tidak termasuk uang dan surat berharga. D. Langkah-langkah Kegiatan Identifikasi
4. 1.Analisis Organisasi Analisis organisasi dilakukan untuk menentukan unit-unit kerja yang memiliki potensi menciptakan arsip aset. Analisis organisasi dilakukan melalui pendekatan analisis fungsi dan analisis substansi informasi dengan cara:
a.memahami struktur, tugas dan fungsi organisasi;
b.mengidentifikasi fungsi-fungsi substansi dan fungsi fasilitatif;
c.mengidentifikasi unit-unit kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi yang menghasilkan arsip sesuai dengan kriteria arsip aset;
d.mengidentifikasi substansi informasi arsip yang tercipta pada unitunit kerja potensial sebagai pencipta arsip aset; dan
e.membuat daftar yang berisi arsip aset dan unit kerja pencipta.
1. 2.Pendataan Pendataan atau survei merupakan teknik pengumpulan data tentang arsip aset. Pendataan ini dilakukan dengan kriteria dan cara sebagai berikut:
a.pendataan dilakukan setelah analisis organisasi;
b.pendataan dilakukan untuk mengetahui secara pasti jenis-jenis arsip aset pada unit kerja yang potensial menghasilkan arsip aset; dan
c.pendataan menggunakan formulir yang berisi informasi: organisasi pencipta dan unit kerja, jenis (seri) arsip, media simpan, sarana temu kembali, volume, periode (kurun waktu), retensi, tingkat keaslian, sifat kerahasiaan, lokasi simpan, sarana simpan, kondisi arsip, nama dan waktu pendataan. Pemerintah daerah melalui Lembaga Kearsipan Daerah dengan melaksanakan peran berupa: . mempersiapkan SDM; . mempersiapkan sarana prasarana; . mempersiapkan biaya; . mekanisme kerja di Daerah; . melakukan rakor dengan Perangkat Daerah; menyiapkan Surat Edaran; . melakukan pengindentifikasian kondisi awal sebelum dilakukan penataan Dokumen Barang Milik Daerah; .melakukan monitoring; dan membuatlaporan. a. d. e. f. g. 1.
1. 3.Pengolahan Hasil Pendataan Hasil pendataan arsip aset dari unit-unit kerja dilakukan pengolahan oleh suatu tim yang untuk memastikan bahwa_ hasil identifikasi memenuhi kriteria yang telah ditetapkan. Pengolahan dilakukan berdasarkan kriteria arsip aset disertai analisis hukum dan analisis resiko.
2. 4.Penentuan Arsip Aset Penentuan arsip aset merupakan proses lanjutan dari kegiatan pengolahan data. Sebelum melakukan penentuan arsip aset, terlebih dahulu dilakukan pengujian terhadap kesesuaian antara kriteria arsip aset dengan hasil analisis organisasi dan analisis hasil pendataan, sehingga dapat ditentukan jenis-jenis arsip aset di instansi yang bersangkutan secara pasti. Batasan aset antara lainberwujud, terlihat, bergerak, tidak bergerak, tak berwujud HKI, software. Contoh Arsip Aset:
a.produk: kartu identitas barang: bergerak/tidak bergerak diikuti nilai materiil (Daftar inventaris ruangan, trackingperpindahan barang); sertifikasi aset; izin penggunaan tanah dan bangunan; penetapan besaran nilai pajak; kontrak, SPM, SP2D, faktur, putusan pengadilan, BAST (supplier ke PPK dan pejabat pengadaan ke kuasa pengguna barang); pencatatan dalam SiMAK barang milik daerah; arsip aset daerah (sertifikat tanah, BPKB, gambar gedung, blueprint, dan lain-lain); . gambar teknik; arsip hak paten dan copy right; b. d. e. mor gam y. Zz. aa. bb. ce ec. ff. dd. berkas perkara pengadilan; dokumen pengelolaan keuangan daerah; RUPS;1. .dokumen aset perusahaan (sertifikat tanah, BPKB, gambar gedung, blue print, dan lain-lain); akte pendirian; gambar teknik; piutang lancar (account receivable); saham/obligasi/surat berharga; neraca rugi laba; dokumen nasabah; dokumen kreditur termasuk agunan; dokumen merger; dokumen polis, dan lain-lain; n. q. T. t. . aset lancar: persediaan; aset tetap: peralatan dan mesin, gedung dan bangunan, jalan, irigasi dan jaringan, aset tetap lainnya, konstruksi dalam pengerjaan dan aset tetap dalam renovasi; perolehan BMN gabungan; aset bersejarah; daftar barang; daftar barang bersejarah; laporan barang; daftar inventaris barang/daftar barang ruangan; kartu inventaris barang/kartu identitas barang (tanah, gedung, bangunan, alat angkut bermotor, senjata api); catatanringkas BMN. Catatan: Sebelum melakukan penentuan dan penelusuran arsip aset, perlu pengelompokkan aset. Daftar jenis arsip ini perlu dikelompokkan, diorganisir dengan pengelompokkan yang seharusnya. A. Tujuan Kegiatan ini bertuyuan untuk mengetahui keberadaan arsip aset. B. Sarana Dalam penelusuran arsip aset, sarana yang digunakan adalah:
1. 1.Daftar rekapitulasi arsip aset;
2. 2.Arsip aset yang sudah teridentifikasi; dan
3. 3.Formulir Penelusuran Arsip Aset. FORMULIR PENELUSURAN ARSIP ASET KABUPATEN ROKAN HILIR Petugas Penelusuran PERANGKAT DAERAH/PENGGUNAAN BARANG MILIK DAERAH No Nomor Kode Tahun Dokumen | Dokumen | Pejabat Lokasi Volume Tingkat Media ; Kode Arsip Ket. Daftar Barang | Pengadaan yang yang Pengadaan | Penyimpanan Perkemba Rekapitulasi tersedia | ditelusur ngan Baik | PK i 1 2 3 4 iS) 6 7 8 9 10 11 12 13 14 C. Persiapan Kegiatan Dalam pelaksanaan penelusuran arsip aset, perlu dilakukan persiapan sebagai berikut:
4. 1.Melanjutkan tim kerja yang sudah terbentuk pada tahapan kegiatan identifikasi;
5. 2.Penyediaan hasil kegiatan identifikasi arsip aset berupa daftar rekapitulasi arsip aset;
6. 3.Penyediaan formulir penelusuran arsip aset;
7. 4.Koordinasi dengan unit-unit yang memiliki fungsi dan tugas pengadaan, inventarisasi, distribusi, dan penggunaan meliputi:
a.penyampaian maksud dan tujuan kegiatan penelusuran arsip aset baik melalui komunikasi lisan maupun surat kedinasan; dan
b.permohonanuntuk dapat menelusuri arsip aset dan melaksanakan kegiatan penelusuran.
1. 5.Koordinasi dengan pejabat atau penanggungjawab dari proses pengadaan Barang Milik Daerah sampai dengan penyerahan kepada pengguna, sehingga apabila diperlukan dapat diperoleh informasi mengenai keberadaan arsip dari Barang Milik Daerah yang teridentifikasi. D. Langkah-Langkah Kegiatan Penelusuran
2. 1.Menyusun jadwal kunjungan ke unit pengadaan, inventarisasi, distribusi, dan unit-unit pengguna Barang Milik Daerah berdasarkan Daftar Rekapitulasi Arsip Aset;
3. 2.Mengunjungi unit pengadaan, inventarisasi, distribusi, dan unit-unit pengeguna sesuai dengan jadwal yang telah disusun;
4. 3.Melakukan pengecekan arsip aset di lokasi penyimpanan;
5. 4.Melakukan konfirmasi keberadaan arsip aset menurut Daftar Rekapitulasi Arsip Aset kepada unit terkait yang dikunjungi; dan
6. 5.Mengisi Formulir Penelusuran Arsip Aset. Petunjuk Pengisian Formulir Penelusuran Arsip Aset Isi data dan informasi yang diperoleh dari kegiatan penelusuran ke dalam Formulir Penelusuran Arsip Aset yang memiliki kolom-kolom sebagai berikut:
a.Nomor : Diisi dengan mnomor_ urut _hasil penelusuran.
b.Nomor Daftar : Diisi dengan nomor_ urut _§atas Rekapitulasi dokumen yang tidak lengkap pada daftar rekapitulasi.
c.Kode Barang : Diisi dengan kode barang yang terdapat pada daftar rekapitulasi.
d.Tahun Pengadaan : Diisi dengan tahun pengadaan Barang Milik Daerah.
e.Dokumen yang : Dokumen yang sudah terindentifikasi Tersedia dalam daftar rekapitulasi.
f.Dokumen yang : Dokumen yang belum teridentifikasi Ditelusuri keberadaannya.
g.Pejabat Pengadaan : Pejabat yang bertanggungjawab dalam proses pengadaan Barang Milik Daerah.
h.Lokasi Penyimpanan : Tuliskan ruang penyimpanan dokumen /arsip.
i.Volume : Tuliskan jumlah berkas dokumen /arsip.
j.Tingkat Perkembangan
k.Media 1. Kondisi
m.Kondisi
n.Keterangan E. Hasil Kegiatan Tuliskan tingkat perkembangan dokumen: asli/duplikasi. Tuliskan bentuk media rekam dokumen/arsip. Tuliskan “B” apabila kondisi fisik arsip baik. Tuliskan "PK" apabila kondisi fisik arsip perlu penanganan khusus. Tuliskan tidak ditemukan atau tidak lengkap. Hasil kegiatan penelusuran Arsip Aset adalah keberadaan dan kondisi arsip aset yang menjadi tanggungjawab Pemerintah Daerah. Keberadaan dan kondisi arsip aset selanjutnya dituangkan dalam Daftar Arsip Aset. Hasil Penelusuran yang menjadi rekomendasi pengelolaan arsip vital, terdiri dari komponen: kelengkapan dokumen; volume; tingkat perkembangan;3. media arsip aset yang tersedia; dan kondisi fisik dokumen barang milik daerah. 4, Selain kondisi arsip sebagaimana tersebut di atas juga akan diketahul1:
1. 1.lokasi penyimpanan;
2. 2.penanggung jawab pengelolaan dokumen barang milik daerah. a. b. Cc. d. e€. f. unit kerja asal arsip aset; bentuk redaksi/jenis arsip aset; isi informasi arsip aset; kurun waktu; jumlah; dan tingkat keaslian/tingkat perkembangan. B. Pengelompokkan Arsip Aset Hasil kegiatan deskripsi Arsip Aset dilanjutkan dengan pengelompokkan arsip aset berdasarkan klasifikasi arsip yang dimiliki oleh masing-masing instansi. Apabila klasifikasi arsip belum dimiliki oleh instansi, maka untuk sementara pengelompokkan arsip aset dapat dilakukan dengan cara mengelompokkannya berdasarkan jenis/kriteria arsip aset. C. Pemberkasan Arsip Aset Setelah jenis-jenis Arsip Aset teridentifikasi, maka langkah selanjutnya adalah memberkaskan arsip aset. Pemberkasan arsip aset dilakukan dengan cara: 1. 2. 3. mencari kelengkapan berkas arsip aset, dengan menyatukan informasi dan fisik arsip aset yang memiliki keterkaitan informasi; memisahkan antara arsip aset asli dengan arsip_ aset copy/duplikat/salinan. diusahakan agar arsip aset ash yang memiliki keterkaitan informasikan disatukan ke dalam satu berkas, sedangkan duplikat/copy diperlakukan sebagai berkas arsip aset duplikat/copy untuk disimpan secara terpisah (dispersal); dan apabila dikehendaki, dapat dilakukan pemisahan subkelompok antara arsip substantif dengan berkas prosesnya. D. Penyusunan Daftar Arsip Aset Arsip aset yang telah dikelompokkan berdasarkan klasifikasi arsip/kelompok berkas arsip aset, kemudian disusun Daftar Arsip Aset. Cara penyusunan daftar arsip aset dengan cara sebagai berikut:
3. 1.dilakukan berdasarkan klasifikasi arsip;
4. 2.disusun secara kronologis waktu, dimulai dari arsip yang berusia paling tua sampai usia paling muda.
5. 3.menggunakan daftar dengan isian pada kolom-kolom sebagai berikut: Nomor : Diisi dengan nomor urut arsip aset.a.
b.Jenis Arsip : diisi dengan jenis arsip aset yangtelah didata.
c.Unit Kerja : diisi dengan nama unit kerja asal arsip aset.
d.Kurun Waktu : diisi dengan tahun arsip aset tercipta.
e.Media : diisi dengan jenis media rekam arsip aset.
f.Jumlah : diisi dengan banyaknya arsip aset. Jangka Simpan : diisi dengan batas waktu sebagai arsip asset.
h.Metode Perlindungan : diisi dengan jenis metode pelindungansesuai dengan kebutuhan masing-masing media rekam yang digunakan. 1. Lokasi Simpan : diisi dengan tempat arsip tersebut disimpan.
j.Keterangan : diisi dengan informasi spesifik yangbelum/tidak ada dalam kolom yang tersedia. Daftar arsip aset yang telah disusun ditandatangani oleh Ketua Tim. F. Penataan dan Penyimpanan Arsip Aset Arsip aset yang telah dibuatkan daftar kemudian ditata di ruang khusus penyimpanan arsip aset.Arsip aset asli disimpan di unit pengelola aset, sedangkan copy-nya disimpan di unit kearsipan. Apabila instansi akan menambah ruang penyimpanan lainnya, dapat ditentukan oleh instansi berdasarkan kepentingan dan pertimbangan instansi yang bersangkutan. Penataan arsip aset disesuaikan dengan fasilitas ruang simpan dan media rekamnya.Arsip aset disimpan pada tempat khusus sehingga dapat mencegah/menghambat unsur perusak fisik arsip dan_ sekaligus mencegah pencurian informasinya.Lokasi penyimpanan arsip aset dapat dilakukan baik secaraon site ataupun off site.
1. 1.Penyimpanan on site adalah penyimpanan arsip aset yang ditempatkan pada ruangan tertentu dalam satu gedung atau perkantoran dalam lingkungan lembaga pencipta arsip;
2. 2.Penyimpanan off site adalah penyimpanan arsip aset yang ditempatkan diluar lingkungan gedung perkantoran lembaga pencipta arsip.
3. 1.Faktor Bencana Alam Kemusnahan/kerusakan arsip aset yang disebabkan oleh faktorbencana seperti gempa bumi, banjir, tsunami, perembasan air laut, longsor, kebakaran, letusan gunung berapi, badai, dan lain-lain. . Faktor Manusia Kemusnahan/kerusakan dan kehilangan arsip aset yang disebabkan oleh faktor manusia seperti perang, sabotase, 2. pencurian, penyadapan atau unsur kesengajaan dan kelalaian manusia. B. Metode Pelindungan Arsip Aset Dengan memahami faktor-faktor pemusnah/ perusak arsip akan dapat ditetapkan metode pelindungan arsip aset yang dilakukan dengan cara duplikasi dan dispersal (pemencaran) serta penggunaan peralatan khusus.
4. 1.Duplikasi dan Dispersal (Pemencaran) Duplikasi dan dispersal (pemencaran) adalah metode pelindungan arsip dengan cara menciptakan duplikat atau salinan atau copy arsip dan menyimpan arsip hasil penduplikasian tersebut di tempat lain. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam duplikasi adalah memilih dengan cermat bentuk-bentuk duplikasi yang diperlukan (copy kertas, mikrofilm, mikrofisch, rekaman magnetik, electronic records dan sebagainya) dan pemilihan media tergantung fasilitas peralatan yang tersedia/biaya yang mampu disediakan. Namun demikian dari aspek efisiensi harus menjadi pertimbangan utamasehingga setiap langkah harus mempertimbangkan:
a.apakah selama ini sudah ada duplikasi, kalau ada dalam bentuk apa dan di mana lokasinya.
b.kapanduplikasi diciptakan (saat penciptaan atau saat yang lain), untuk itu perlu pengawasan untuk menjamin bahwa duplikasi benar-benar dibuat secara lengkap dan dijamin otentisitasnya.
c.seberapasering duplikasi digunakan, sehingga dapat ditentukan berapa jumlah duplikasi yang diperlukan.
d.jikaduplikasi dilakukan di luar media kertas, harus disiapkan peralatan untuk membaca, penemuan kembali maupun mereproduksi informasinya. Metode duplikasi dan dispersal dilaksanakan dengan asumsi bahwa bencana yang sama tidak akan menimpa dua tempat atau lebih yang berbeda. Untuk menjamin efektifitas metode ini maka jarak antar lokasi penyimpanan arsip yang satu dengan yang lainnya perlu diperhitungkan dan diperkirakan jarak yang aman dari bencana. Metode duplikasi dan dispersal dapat dilakukan dengan cara alih media dalam bentuk microform atau dalam bentuk CD-Rom/Hard Disk. CD-Rom/Hard Disk tersebut kemudian dibuatkan back-up, arsip aset ash digunakan untuk kegiatan kerja sehari-hari sementara CD-Rom/Hard Disk disimpan pada tempat penyimpanan arsip aset yang dirancang secara khusus.
1. 2.Dengan Peralatan Khusus (Vaulting) Pelindungan bagi arsip aset dari musibah atau bencana dapat dilakukan dengan penggunaan peralatan penyimpanan khusus, seperti: almari besi, filing cabinet tahan api, ruang bawah tanah, dan lain sebagainya. Pemilihanperalatan simpan tergantung pada jenis, media dan ukuran arsip. Namun demikian secara umum peralatan tersebut memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (sedapat mungkin memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 jam kebakaran), kedap air dan bebas medan magnet untuk jenis arsip berbasis magnetik/elektronik. C. Pengamanan Fisik Arsip Pengamanan fisik arsip dilaksanakan dengan maksud untuk melindungi arsip dari ancaman faktor-faktor pemusnah/perusak arsip. Beberapa contoh pengamanan fisik arsip adalah:
2. 1.Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti pengaturan akses, pengaturan ruang simpan, penggunaan sistem alarm dapat digunakan untuk mengamankan arsip dari bahaya pencurian, sabotase, penyadapan, dan lain-lain.
3. 2.Penggunaan bangunan kedap air atau menempatkan arsip pada tingkat ketinggian yang bebas dari banjir.
4. 3.Penggunaan struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidakrawan gempa, angin topan, dan badai.
5. 4.Penggunaan struktur bangunan dan ruangan tahan api serta dilengkapi dengan peralatan alarm dan alat pemadam kebakaran dan lain-lain. A. Penyelamatan Untuk menjaga kemungkinan kerusakan yang lebih parah diperlukan langkah-langkah penyelamatan arsip aset pasca musibah atau bencana sebagai berikut: 1. 2. 3. Mengevakuasi arsip aset yang terkena bencana dan memindahkan ketempat yang lebih aman. Mengidentifikasi jenis arsip yang mengalami kerusakan, jumlah dan tingkat kerusakannya dengan mengacu pada daftar arsip aset. Memulihkan kondisi (recovery) baik untuk fisik arsip asetnya maupun tempat penyimpanannya yang dapat dilakukan dalam bentuk rehabilitasi fisik arsip atau rekonstruksi bangunan. B. Pemulihan (Recovery)
6. 1.Stabilisasi dan pelindungan arsip yang dievakuasi Setelah terjadi bencana perlu segera mungkin dilakukan perbaikan terhadap kerusakan struktur bangunan atau kebocoran.Pengaturan stabilitas suhu udara dan kelembaban dapat dikurangi dengan pengaturan sirkulasi udara atau menggunakan kipas angin. Apabila seluruh bangunan mengalami kerusakan, maka arsip yang sudah dievakuasi dan dipindahkan ke tempat aman harus dijaga untuk mencegah kerusakan yang semakin parah, karena dalam waktu 48 jam arsip tersebut akan ditumbuhi jamur, yang kemudian akan segera membusuk dan hancur. Sedangkan dalam musibah kebakaran, kerusakan terhadap arsip dari jelaga, asap, racun api, suhu udara yangsangat tinggi dan lain-lain, harus dinetralisir sesegera mungkin dengan cara dijauhkan dari pusat bencana. . Penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan2. Penilaian dan pemeriksaaan terhadap tingkat kerusakan dilakukan untuk menentukan jumlah dan jenis kerusakan, media atau peralatan apa yang terpengaruh dan ikut rusak, peralatan dan lain- lain termasuk memperhitungkan kebutuhan tenaga ahli dan peralatan untuk melakukan operasi penyelamatan. C. Pelaksanaan Penyelamatan
7. 1.Pelaksanaan penyelamatan dalam bencana besar Penyelamatan arsip aset yang disebabkan oleh bencana besar perlu dibentuk tim penyelamatan yang bertanggung jawab mengevakuasi dan memindahkan arsip ke tempat yang aman melakukan penilaian tingkat kerusakan, mengatur proses penyelamatan termasuk tata caranya, pergantian shif, rotasi pekerjaan, mekanisme komunikasi dengan pihak-pihak terkait dan lain-lain. Pelaksanaan penyelamatan bencana yang berskala kecil Penyelamatan arsip aset yang disebabkan oleh bencana yang berskala kecil cukup dilakukan oleh unit-unit fungsional dan unit terkait. Misalnya musibah kebakaran yang terjadi di suatu kantor maka pelaksanaan penyelamatan dilakukan oleh unit kearsipan dibantu oleh unit keamanan dan unit pemilik arsip. Prosedur Pelaksanaan Pelaksanaan penyelamatan arsip yang disebabkan oleh bencana banjir dilakukan dengan cara:
a.pengepakan yaitu kegiatan yang dilakukan sebelum melakukan pemindahan arsip dari lokasi bencana ke tempat yang lebih aman. Arsip yang terkena musibah sebelumnya perlu dibungkus 2. 3. dan diikat (dipak) supaya tidak tercecer, baru kemudian dipindahkan;
b.pembersihan yaitu memilah dan membersihkan arsip secara manual dari kotoran yang menempel pada arsip, kemudian disiram dengan cairan alkohol atau thymol supaya kotoran yang menempel pada arsip dapat terlepas dan arsipnya tidak lengket;
c.pembekuan yaitu mendinginkan sampai ke tingkat suhu minus 40 derajat sehingga arsip mengalami pembekuan;
d.pengeringanyaitu mengeringkan menggunakan vacum pengeringatau kipas angin. Jangan diyemur dalam panas matahari secara langsung;
e.penggantian arsip yang ada salinannya yang berasal dari tempat lain;
f.pembuatan back-up seluruh arsip yang sudah diselamatkan; dan
g.memusnahkanarsip yang sudah rusak parah dengan membuat Berita Acara. Untuk volume arsip yang sedikit, cukup dilakukan dengan cara sederhana dengan tetap menjaga suhu udara antara 10 s.d. 17°C dan tingkat kelembaban antara 25 s.d. 35% Rh. Sedangkan, penyelamatan arsip akibat musibah kebakaran hanya dilakukan terhadap arsip yang secara fisik dan informasi masih bisa dikenali. Pembersihan arsip dari asap atau jelaga dilakukan dengan cara manual. D. Prosedur Penyimpanan Kembali Arsip yang telah dibersihkan dan dikeringkan disimpan kembali ketempat yang bersih dengan suhu dan kelembaban yang sesuai, dengan langkahlangkah:
1. 1.Jika tempat penyimpanan arsip aset tidak mengalami kerusakan maka ruangan tersebut dibersihkan terlebih dahulu.
2. 2.Penempatan kembali peralatan penyimpanan arsip aset.
3. 3.Penempatan kembali arsip.
4. 4.Arsip aset elektronik dalam bentuk disket, cartridge, CD dan lain- lain disimpan ditempat tersendiri dan dilakukan format ulang dan dibuat duplikasinya. E. Evaluasi Setelah selesai melakukan kegiatan pemulihan maka perlu dilakukan evaluasi untuk mengetahui seberapa jauh tingkat keberhasilan penyelamatan arsip aset dan penyusunan laporan. Kegiatan evaluasi juga akan bermanfaat untuk mempersiapkan kemungkinan adanya bencana dikemudian hari. F. Pembuatan Data Base Mengingat bahwa prinsip pengelolaan arsip aset harus dilakukan penyimpanan secara dispersal dan dibuat copy/salinan arsip, serta peran Lembaga Kearsipan Daerah sebagai penyelenggara dan pusat dan melaporkan pengelolaan arsip asetnya dan menyerahkan copy/salinan arsip aset kepada ANRI.Dengan demikian setiap perubahan data/arsip aset di daerah juga wajib dilaporkan dan copy/salinan arsip aset diserahkan kepada ANRI melalui jaringan yang dimiliki ANRI. G. Pelaporan Kegiatan pengelolaan arsip aset daerah dilaporkan secara_ periodik kepada pihak-pihak terkait yaitu Perangkat Daerah melaporkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah, dan Lembaga Kearsipan Daerah melaporkan kepada ANRI. Pengamanan informasi arsip dilakukan dengan cara:
5. 1.Memberikan kartu identitas individu pengguna arsip untuk menjamin bahwa arsip hanya digunakan oleh orang yang berhak.
6. 2.Mengatur akses petugas kearsipan secara rinci berdasarkan tanggal atau jam.
7. 3.Menyusun prosedur tetap secara rinci dan detail.
8. 4.Memberi kode rahasia pada arsip dan spesifikasi orang-orang tertentu yang punya hak akses.
9. 5.Menjamin bahwa arsip hanya dapat diketahui oleh petugas yang berhak dan penggunaan hak itu terkontrol dengan baik, untuk itu dilakukan indeks primer (tidak langsung) dan indeks sekunder (langsung) untuk kontrol akses. . Prosedur Akses Arsip AsetB.
10. 1.Surat perintah atau bukti tertulis yang menyatakan bahwa yang bersangkutan memiliki hak untuk mengakses arsip aset;
11. 2.Mengisi dan menandatangani buku/daftar/lembar peminjaman; Setiap peminjaman harus’7~ dikembalikan sesuai tanggal pengembalian; 3.
12. 4.Perpanjangan peminjaman arsip aset harus dibuat secara tertulis;
13. 5.Menyimpan charge-out/bukti arsip dipinjam pada lokasi arsip aset sedang dipinjam;
14. 6.Peminjam boleh menggandakan arsip aset sepanjang ada bukti pengajuan penggandaan secara tertulis dan dilihat dari aspek fisik arsip aset memungkinkan untuk digandakan. BUPATI ROKAN HILIR, BISTAMAM LAMPIRAN II PERATURAN ROKAN HILIR NOMOR TAHUN 2025 TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP ASET DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN ROKAN HILIR Lampiran II.1 Formulir Pendataan/Survei Arsip Aset INSTANSI Unit Kerja Jenis/Arsip Seri Media Simpan Sarana Temu Kembali Volume Periode/Kurun Waktu Retensi/Jangka Simpan Status Hukum Sifat Lokasi Simpan Sarana Simpan Kondisi Arsip Nama Waktu Pendataan Lampiran II.2 Contoh Pengisian Formulir Pendataan Arsip Aset INSTANSI Pemerintah Daerah Kabupaten Rokan Hilir Unit Kerja Bidang Aset Jenis/Arsip Seri Gambar Bangunan Media Simpan Kertas Sarana Temu Kembali Agenda Volume 2 Boks Periode/Kurun Waktu 1992 - 1995 Retensi/Jangka Simpan Selama Gedung Masih Ada Status Hukum Asli Sifat Penting Lokasi Simpan Bidang Aset 7 Sarana Simpan Lemari Tahan Api Kondisi Arsip Baik Nama AZWIN, SE Waktu Pendataan 25 Juli 2022 Lampiran II.3 Daftar Arsip Aset DAFTAR ARSIP ASET Nama Instansi : Pemerintah Kabupaten Rokan Hilir NO JENIS UNIT KURUN MEDIA JUMLAH | JANGKA LOKASI METODE KETERANGAN ARSIP KERJA WAKTU SIMPAN SIMPAN_| PELINDUNGAN 1 2 3 4 6 7 8 9 10 Lampiran II.4 Contoh Pengisian Daftar Arsip Aset DAFTAR ARSIP ASET Nama Instansi : Pemerintah Kabupaten Rokan Hilir BUPATI ROKAN HILIR, BISTAMAM NO JENIS UNIT KURUN MEDIA JUMLAH JANGKA LOKASI METODE KETERANGAN ARSIP KERJA WAKTU SIMPAN SIMPAN | PELINDUNGAN 1 2 3 4 6 7 8 9 10 1 Gambar Bidang 1992- Kertas 2 Boks Selama Bidang Voulting bangunan Aset 1995 Gedung Aset ada BPKAD 2 Akte Bagian 1989 Kertas 1 Berkas Selama Legal Perusahaan Legal masih Kantor beridiri Pusat

Isi peraturan

Teks6PDFHirarki

Memuat teks peraturan…