DokumenPeraturan Bupati (Perbup)Berlaku

Peraturan Bupati (Perbup) Kabupaten Rokan Hilir Nomor 21 Tahun 2025

Nomor: 21
Tahun: 2025
Ditetapkan: 5 Agustus 2025
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 20

Lembaga terkait

Ringkasan

Dalam Peraturan ini berisi 5 (lima) bab dan 18 (delapan belas) pasal diantaranya membahas tentang; Ketentuan Umum; Organisasi Kearsipan Daerah; Prosedur Pengelolaan Kearsipan Daerah; Sistem Informasi Kearsipan; Ketentuan Penutup.

Isi peraturan

Menimbang

a.bahwa pengorganisasian Arsip merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pelestarian Arsip sebagai bukti kehidupan Sejarah bangsa yang sesuai dengan_ nilai Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;
b.bahwa untuk memberikan landasan dan kepastian hukum kepada para pihak yang terkait dalam pengorganisasian kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Rokan Hilir perlu pengaturan pengorganisasian kearsipan;
c.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a dan huruf b perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Bupati tentang Pengorganisasian Kearsipan Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Rokan Hilir;

1.Pasal 18 ayat (6) Undang-undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945; 2.Undang-Undang Nomor 53 Tahun 1999 tentang Pembentukan Kabupaten Pelalawan, Kabupaten Rokan Hulu, Kabupaten Rokan Hilir, Kabupaten Siak, Kabupaten Karimun, Kabupaten Natuna, Kabupaten Kuantan Singingi dan Kota Batam (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 181, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3902), sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 34 Tahun 2008 tentang Perubahan Ketiga Atas Undang-Undang Nomor 53 Tahun 1999 tentang Pembentukan Kabupaten Pelalawan, Kabupaten Rokan Hulu, Kabupaten Rokan Hilir, Kabupaten Siak, Kabupaten Karimun, Kabupaten Natuna, Kabupaten Kuantan Singingi dan Kota Batam (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 107, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4880);
3.Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 4.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2023 Nomor 41, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6856);
9.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
6.Peraturan Bupati Rokan Hilir Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip Aktif dan Arsip Inaktif Di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Rokan Hilir (Berita Daerah Kabupaten Rokan Hilir Tahun 2021 Nomor 36);
7.Peraturan Bupati Rokan Hilir Nomor 38 Tahun 2023 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Rokan Hilir (Berita Daerah Kabupaten Rokan Hilir Tahun 2023 Nomor 39); MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG PENGORGANISASIAN KEARSIPAN DAERAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN ROKAN HILIR.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan: Daerah adalah Kabupaten Rokan Hilir. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Rokan Hilir. Bupati adalah Bupati Rokan Hilir. Perangkat Daerah adalah Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Rokan Hilir. Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya di sebut BUMD adalah BUMD di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Rokan Hilir. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi_ politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Kearsipan Daerah adalah adalah hal-hal yang berkenaan dengan Arsip di Kabupaten Rokan Hilir. 3. 4. 5. 6. 7. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) adalah Perangkat Daerah yang melaksanakan tugas di bidang Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Rokan Hilir yang memiliki tugas pokok, fungsi, tugas dan tanggung jawab pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif, Arsip statis serta pembinaan dan pengawasan kearsipan di Kabupaten Rokan Hilir. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsipyang disimpan dalam jangka waktu tertentu. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekwansi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip Inaktif adalah yang frekwansi penggunaannya telah menurun. Arsip Statis adalah Arsip adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan daerah. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta Arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Unit Kearsipan adalah unit kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam menyelenggarakan kearsipan. Unit Kearsipan I adalah Unit Kearsipan Pemerintah Daerah Kabupaten Rokan Hilir yang berkedudukan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dan yang mempunyai tugas pokok, fungsi dan “tanggungjawab” dalam pengelolaan Arsip Inaktif Perangkat Daerah dengan retensi sekurang- kurangnya “10 (sepuluh) tahun” Unit Kearsipan I] adalah Unit Kearsipan yang berada pada “Perangkat Daerah” dan BUMD yang mempunyai tugas pokok, fungsi dan tanggungjawab mengelola seluruh Arsip Aktif dan Arsip_ Inaktif, Pemusnahan Arsip, Penyerahan Arsip Statis, Pembinaan dan evaluasi di lingkungannya. Unit Kearsipan III adalah Unit Kearsipan yang berada pada Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD), Kelurahan/Kepenghuluan yang mempunyai tugas pokok, fungsi dan tanggungjawab dalam pengelolaan Arsip Inaktif, Pemusnahan Arsip, Penyerahan Arsip Statis, Pembinaan dan evaluasi di lingkungannya. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan pencipta arsip dilingkungannya. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan /atau pendidikan dan pelatihan kearsipan dan/atau penyetaraan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Pengelola Arsip adalah Arsiparis dan/atau jabatan fungsional/PPPK yang mempunyai kompetensi di bidang kearsipan dan ditunjuk untuk mengelola Arsip. Penyusutan adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilai gana dan Penyerahan Arsip Statis ke Lemabaga Kearsipan Daerah. Pemindahan Arsip adalah kegiatan Pemindahan Arsip [naktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 8. 9. 24. 20. 26. 27.

(1)
(2)
(3)
(1)
(2)Organisasi Kearsipan adalah unit kearsipan dan lembaga kearsipan yang melaksanakan kegiatan penyelenggaraan kearsipan Jangka Waktu Simpan adalah masa simpan minimal suatu arsip pada Unit Pengolah dan/atau Unit Kearsipan. Jangka Waktu Simpan Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan adalah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Rokan Hilir.

Pasal 2

Ruang lingkup Peraturan Bupati ini terdiri dari:

a.organisasi Kearsipan;
b.prosedur pengelolaan Kearsipan; dan
c.sistem informasi Kearsipan Daerah.

BAB II

ORGANISASI KEARSIPAN DAERAH

Pasal 3

Susunan organisasi Kearsipan terdiri dari:

a.Lembaga Kearsipan Daerah;
b.unit Kearsipan; dan
c.unit Pengolah; Organisasi Kearsipan Daerah dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan Daerah Struktur Organisasi Kearsipan Daerah sebagaiman dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran I yang yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Pasal 4

Lembaga Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf a berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris Daerah. Lembaga Kearsipan daerah dipimpin oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

(3)Lembaga Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf a adalah Bidang Penyelenggaraan Kearsipan.

Pasal 5

Lembaga Kearsipan Daerah mempunyai tugas:

a.mengelola Arsip Statis yang diterima dari:
1. 1.perangkat daerah;
2. 2.Pemerintah Desa/Kelurahan di Lingkungan Pemerintah Daerah . lembaga negara di daerah; . lembaga pendidikan; . BUMD; . organisas!i politik; . organisasi kemasyarakatan; dan On nO oa WwW . perseorangan yang berskala Daerah.
b.mengelola Arsip Inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari Perangkat Daerah dan Penyelenggara Pemerintah Daerah;
c.back up (cadangan) Arsip Vital
d.melaksanakan pembinaan dan pengawasan kearsipan terhadap Pencipta Arsip di lingkungan Pemerintah Daerah; dan
e.melaksanakan pengembangan sumber daya pendukung kearsipan yang meliputi:
1. 1.organisasi kearsipan;
2. 2.sumber daya manusia kearsipan;
3. 3.sarana dan prasarana; dan
4. 4.sistem kearsipan daerah berdasarkan sistem kearsipan nasional.
f.pengembangan Sumber Daya Manusia Kearsipan meliputi:
1. 1.pemenuhan kebutuhan arsiparis dan tenaga pengelola Arsip;
2. 2.peningkatan kemampuan teknis arsiparis dan pengelola arsip pada kegiatan pendidikan dan pelatihan, bimbingan teknis, sosialisasi, a workshop, Focus group Disscusion (FGD) dan lain-lain.

Pasal 6

Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf b terdiri atas:

a.Unit Kearsipan J;
b.Unit Kearsipan J; dan
c.Unit Kearsipan III.

Pasal 7

(1)Unit Kearsipan I sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf a, berada di Lembaga Kearsipan Daerah dilaksanakan oleh unit kerja yang menyelenggarakan urusan kearsipan.
(2)Unit Kearsipan I mempunyai tugas:
1. a.melaksanakan pengelolaan Arsip Inaktif yang memiliki retensi paling sedikit 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari Perangkat Daerah, penyelenggaraan Pemerintah Daerah Kabupaten, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik, BUMD, perusahaan swasta yang kegiatannya dibiayai anggaran pendapatan dan belanja daerah dan perseorangan. melaksanakan pemusnahan Arsip di lingkungan Pemerintah Daerah untuk Arsip yang memiliki retensi paling singkat 10 (sepuluh) tahun; dan tugas lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. b.

Pasal 8

(1)Unit Kearsipan II sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf b, berada pada Tata Usaha setiap Perangkat Daerah.
(2)Unit Kearsipan II mempunyai tugas: a. b. Cc. = oO melaksanakan pengelolaan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah di lingkungannya; melaksanakan standarisasi pusat Arsip Inaktif; melaksanakan pembuatan daftar Arsip dan penyerahan duplikasi Arsip vital ke Lembaga Kearsipan Daerah; menyerahkan daftar Arsip untuk kegiatan tahunan sebelummnya pada bulan keenam tahun berjalan kepada Lembaga Kearsipan; mengolah Arsip untuk disajikan sebagai informasi publik; melaksanakan perlindungan dan penyelamatan Arsip vital; melaksanakan alih media/digitalisasi Arsip penting; menerima pemindahan Arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan; melaksanakan pemusnahan Arsip yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun; menyiapkan penyerahan Arsip Statis oleh Pimpinan Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan Daerah; melaksanakan pembinaan dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan pada Unit Pengolah; melaksanakan pembinaan dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan pada Unit Kearsipan I] oleh Unit Kearsipan II; dan melaksanakan tugas lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 9

(1)Unit Kearsipan II sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dipimpin oleh: a. b. c. d. Kepala Bagian Umum Sekretariat Daerah; Kepala Bagian Umum Sekretariat DPRD; Sekretaris pada Inspektorat, Badan, Dinas, Satuan Polisi Pamong Praja Daerah dan Perlindungan Masyarakat, Kantor Kecamatan; dan Sekretariat BUMD.
(2)Pengelolaan Arsip pada Unit Kearsipan II dilaksanakan oleh:
1. a.Dipimpinan Unit Kearsipan II; i k, 1.
(3)
(2)
(3)
(4)
1. b.Pengelola Pusat Arsip Inaktif (Record Center); dan
2. c.Pengelola Arsip. Pejabat Pengelola Arsip pada Unit Kearsipan II sebagaimana dimaksud ayat
(2)ditetapkan dengan Keputusan Kepala Perangkat Daerah.

Pasal 10

Pimpinan Unit Kearsipan II sebagaimana pada Pasal 9 ayat (2) mempunyai tugas:

a.mengoordinasikan penyelenggaraan kearsipan;
b.mengoordinasikan penyerahan Arsip Statis, duplikasi Arsip vital, daftar Arsip Inaktif sesuai dengan JRA Perangkat Daerah ke Unit Kearsipan |;
c.mengoordinasikan penyerahan Daftar Arsip untuk kegiatan tahun sebelumnya pada bulan keenam tahun berjalan dengan bagian yang menangani pengelolaan Arsip; dan
d.melaksnakan pembinaan kearsipan dilingkungannya. Pengelola Pusat Arsip Inaktif (Record Center), dilaksanakan oleh:
a.Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian Sekretariat Daerah;
b.Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian Sekretariat DPRD;
c.Sekretaris pada Inspektorat, Badan, Dinas dan Kecamatan; dan
d.Pimpinan BUMD yang berada di sekretariat BUMD. Pejabat Pengelola Pusat Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud ayat (2) mempunyai tugas:
a.memimpin pelaksanaan kegiatan dalam pengelolaan Pusat Arsip Inaktif;
b.melaksanakan penyediaan sarana dan prasarana Pusat Arsip Inaktif;
c.menerima pemindahan Arsip yang retensi aktifnya sudah habis dari unit Pengolah ke Unit Kearsipan; dan
d.melaksanakan kegiatan harian dalam rangka penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan Arsip. Pengelola Arsip sebagaimana dimaksud ayat (3) dilaksanakan oleh Arsiparis/Pejabat fungsional umum/PPPK/Tenaga Pengelola ditunjuk oleh (1 JI a pimpinan.

(5)Pengelola Arsip sebagaimana dimaksud Pasal 9 ayat (3) hurufc mempunyai tugas:
1. a.menata Arsip pada Pusat Arsip Inaktif;
2. b.mengelola Arsip hasil pemindahan dari Unit Pengolah;
3. c.membuat daftar Arsip;
4. d.melaksanakan usulan penyusutan Arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
5. e.melaksanakan alih media Arsip disertai berita acara alih media Arsip;
6. f.mengolah Arsip menjadi informasi kearsipan; dan
7. g.melaksanakan pelayanan Arsip.

Isi peraturan

Teks20PDFHirarki

Memuat teks peraturan…

Peraturan Bupati (Perbup) Kabupaten Rokan Hilir Nomor 21 Tahun 2025

Lembaga terkait

Ringkasan

Isi peraturan

Menimbang

Menetapkan

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Pasal 2

ORGANISASI KEARSIPAN DAERAH

Pasal 3

Pasal 4

Pasal 5

Pasal 6

Pasal 7

Pasal 8

Pasal 9

Pasal 10

Dasar hukum (1)

Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945

Isi peraturan

Isi peraturan

Menimbang

Menetapkan

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Pasal 2

ORGANISASI KEARSIPAN DAERAH

Pasal 3

Pasal 4

Pasal 5

Pasal 6

Pasal 7

Pasal 8

Pasal 9

Pasal 10

Dasar hukum (1)

Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945