1.Daerah adalah Kabupaten Rokan Hulu.
2.Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Rokan Hulu.
3.Bupati adalah Bupati Rokan Hulu.
4.Sekretaris Daerah adalah pejabat yang bertugas membantu kepala daerah dalam menjalankan pemerintahan daerah.
5.Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah lembaga perwakilan rakyat yang bertugas untuk menyelenggarakan pemerintahan daerah.
6.Dinas Perpustakaan dan Arsip yang selanjutnya disebut Dispusip adalah Satuan Kerja Perangkat Daerah yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan tugas pemerintahan dibidang pengelolaan dan pembinaan kearsipan.
7.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan Arsip.
8.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan,Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
9.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan Kearsipan, dan Pengelolaan arsip dalam suatu system Kearsipan Nasional yang di dukung oleh Sumber Daya Manusia, Sarana dan Prasarana, serta Sumber daya lainnya.
10.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam keadaan Pencipta Arsip dan disimpan selama jangkan waktu tertentu.
11.Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus menerus.
12.Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
13.Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar dari kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
14.Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karna memiliki nilai guna kesejahteraan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan / atau Lembaga Kearsipan.
15.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah Daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnakan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
16.Komponen Daerah adalah Unit Kerja di lingkungan Pemerintah Daerah.
17.Arsiparis adalah Seseorang yang memiliki komptensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan /atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
18.Arsip daerah adalah berbentuk Perangkat Daerah yang melaksanakan tugas pemerintah dibidang Kearsipan di Daerah.
19.Pencipta Arsip adalah Pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan Kearsipan.
20.Unit Kearsipan adalah Satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
21.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah Proses pengendalian arsip dinamis secara efiesien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, pengunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
22.Pengelolaan arsip statis adalah Proses Pengendalian Arsip Statis secara efisien, efektif,dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendaya gunaan dan pelayanan public dalam satu system kearsipan daerah.
23.Unit pengolah adalah Satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptan arsip dilingkungannya.
24.Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang berdasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengunaan jumlah arsip.
25.Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip in aktif dari unit pengolahan ke unit kearsipan pemusnahan arsip yang memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis ke LKD atau Arsip Nasional.