1.Daerah adalah Kabupaten Seruyan.
2.Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelengara Pemrintah Daerah yang mempimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
3.Bupati adalah Bupati Seruyan.
4.Perangkat Daerah adalah unsur pembaotu Bupati dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah.
5.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 4
6.Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kerarsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. 7 . Sentral Arsip Aktif (Central File) adalah tempat penyimpanan Arsip Aktif yang dirancang untuk penyimpanan Arsip secara efisien, efektif, dan aman.
8.Sentral Arsip lnaktif (Records Center) adalah tempat penyimpanan Arsip lnaktif pada bangunan yang dirancang untuk penyimpanan Arsip.
9.Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
10.Lembaga Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat LKD adalah perangkat daerah yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kearsipan.
11.Arsip Daerah Kabupaten adalab Lembaga Kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintah daerah Kabupaten yang berkedudukan di ibukota Kabupaten.
12.Arsip adalah rekaman kegiatan a tau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan telmologi inforrnasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima Oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi, politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bemegara.
13.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selamajangka waktu tertentu.
14.Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus.
15.Arsip lnaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 5
16.Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasionaJ pencipta Arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
17.Arsip Terjaga adalab arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dJjagah keutuhan, keamanan dan keselamatannya yang meliputi arsip kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian intemasional, kontrak karya dan masalah masalah peme1intab yang strategis.
18.Arsip Umum adalah arsip yang tidak tennasuk dalam kategori arsip terjaga.
19.Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan Oleh pencipta Arsip karena memiliki nilai kesejarahan, telah hanis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telab diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung Oleh Arip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
20.Arsip Statis Berskala Kabupaten adalah arsip statis dari kegiatan dan/atau peristiwa yang dihasilk.an pencipta arsip yang memiliki yuridikasi kewenangan provinsi, yaitu satuan kerja perangkat daerah, penyelenggara pemerintahan daerah, BUMD, Perusahaan, Organisasi kemasyarakatan, organisasi politik dan perorangan yang berskala Kabupaten.
21.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaao, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
22.Pengelola Arsip Dinamis adalah orang yang bertanggung jawab dao mempunyai wewenang dalam proses pengendalian arsip secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dao pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
23.Alih Media adalah kegiatan pengalihan media Arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka memudabkan akses Arsip.
24.Berkas adalah himpunan Arsip yang disatukan karena memiliki keterkaitan dalam suatu konteks pelaksanaan kegiatan dao memiliki kesaroaan jenis kegiatan/peristiwa dao/atau kesamaan masalah. 6
25.lsi Berkas adalah satu atau beberapa item Arsip yang merupakan informasi dari berkas kegiatan/peristiwa, yang mencenninkan penyelesaian program/kegiatan.
26.Guide/ Sekat adalah pembatas/penyekat antara kelompok berkas yang satu dengan berkas yang lain atau penunjuk antara kode yang satu dengan yang lain sesuai dengan pembagian.
27.Folder adalah wadah untuk menylmpan naskah- naskah transaksi.
28.Filing Cabinet adalah sarana untuk menyimpan Arsip Aktif yang sudah ditata.
29.lndeks adalah tanda pengenal Arsip atau judul berkas Arsip (kata rtangkap) yang berfungsi untuk membedakan antara berkas Arsip yang satu dengan berkas Arsip yang lain dan sebagai sarana bantu untuk memudahkan penemuan kembali Arsip.
30.Out Indicator adalah alat yang digunakan untuk menandai keluarnya Arsip dari laci atau Filing Cabinet. 31 . Pelabelan adalab realisasi dari keglatan penentuan indeks dan kode.
32.Label adalah kertas yang ditempelkan di tab guide atau folder.
33.Tunjuk Silang adalah sarana bantu penemuan kembali untuk menunjukkan adanya Arsip yang memiliki hubungan antara Arsip yang satu dengan Arsip yang lain atau yang memiliki nama berbeda tetapi memiliki pengertian yang sama atau untuk menunjukkan tempat penyimpanan Arsip yang berbeda karena bentuknya yang harus disimpan terpisah.
34.Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan Jogis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena rnemiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalab dari suatu unit kerja.
35.Kode Kla~ifikasi Arsip adalah simbol atau tanda pengenal suatu stru ktur fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas arsip. • 7
36.Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pencipta arsip.
37.Nilai Guna Primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pencipta arsip.
38.Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang di dasarkan ada kegunaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip diluar pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa.
39.Nilai Historis adalah nilai yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana organisasi yang bersangkutan dibentuk, dikembangkan, diatur, dilaksanakannya fungsi dan tugas serta bagaimana terjadinya peristiwa kesejarahan tanpa dikaitkan secara langsung dengan peociptanya, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda., fenomena, masalab dan sejenisnya.
40.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang _penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, Dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 41 . Penilaian Arsip adalah proses menentukan nilai arsip dilihat dari aspek fungsi dan subtansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai instrinsiknya yang dilakukan melalui langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi.
42.Panitia Penilai Arsip yang selanjutnya disingkat PPA adalah panitia yang bertugas untuk melakukan penilaian Arsip yang akan dimusnahkan .
43.Peny usutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. 8
44.Pemindahan Arsip lnaktif adalah memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam Perangkat Daerah yang JRA dibawah 10 (sepuluh) tahun , dan/ atau memindahkan arsip inaktif dari Perangkat Daerah ke Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi yang JRA diatas 10 (sepuluh) tahun.
45.Pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna atau lebih melampaui jangka waktu penyimpanan/ retensi arsip sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan.
46.Penyerahan Arsip adalah kegiatan penyerahan arsip statis ke Lembaga Kearsipan yang berwenang mengolah arsip statis.
47.Penataan arsip vital adalah kegiatan dan pengelompokan arsip vital klasifikasi arsip dan klasifikasi vital. pemberkasan berdasarkan
48.Penataan arsip vital adalah cara atau metode menata, mengatur dan menylmpan dokumen/ arsip vital dalam susunan yang sistematis dan logis dengan menggunakan kode klasifikasi, indeks dan tunjuk silang.
49.Identifikasi Arsip Vital adalah suatu kegiatao untuk melaksanakan pendataan dan penentuan arsip yang memenuhi lcriteria sebagai arsip vital.
50.Pendataan arsip vital adalab suatu kegiatan pengumpulan data tentang jenis, jumlab, media, Jokasi dan kondisi n1ang penylmpanan arsip. 51 . Penyelamantan arsip vital ~dalab suatu kegiatan untuk memindahkan (evakuast) arsip set ke tempat yang lebih baik.
52.Penyimpanan k.husus (vaulting) adalab metode perlindungan arsip vital dengan melakukan penyimpanan arsip pada tempat dan sarana kbusus.
53.Pengamanan arsip vital adalah suatu kegiatan melindungi arsip vital baik fisik maupun informasinya terhadap kemungkinan kehilangan dan kerusakan.
54.Perlindungan adalah suatu kegiatan untuk mengamankan, menyelamatkan dan memulibkan arsip vital dari kerusakan, hilang atau musnab baik secara fisik maupun iofonnasi yang diatur melalui suatu prosedur tetap. 9
55.Pemencaran {dispersal) adalah metode perlindungan arsip vital dengan melakukan pemencaran arsip hasil duplikasi (copy backup) ketempat penylmpanan arsip pada lokasi yang berbeda.
56.Penduplikasian adalah metode perlindungan arsip vital dengan melakukan penggandaan {back-up) arsip dalam bentuk media yang sama atau berbeda dengan arsip aslinya.
57.Pemulihan (recovery) adalah suatu kegiatan perbaikan fisik arsip cital yang rusak akibat bencana.
58.Pemulihan Arsip Vital adalah kegiatan perbaikan fisik arsip vital yang rusak.