1.Daerah adalah Kabupaten Sidoarjo.
2.Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Daerah Kabupaten Sidoarjo.
3.Bupati adalah Bupati Sidoarjo.
4.Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan Pemerintah Daerah Kabupaten Sidoarjo.
5.Lembaga Kearsipan Daerah adalah Perangkat Daerah yang melaksanakan urusan pemerintahan daerah dibidang kearsipan.
6.Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
7.Unit pengolah adalah unit kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
8.Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan di lingkungaannya.
9.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemsyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
10.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan simpan selama jangka waktu tertentu.
11.Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
12.Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
13.Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
14.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memilki nilai guna kesejahraan, telah habis masa retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung.
15.Arsip terjaga adalah arsip daerah yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup daerah yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya.
16.Arsip aset adalah informasi mengenai sumber daya ekonomi yang dikuasai dan/atau dimiliki oelhe Pemerintah Daerah sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dimana manfaat ekonomi dan/atau sosial di masa depan diharapkan, baik oleh Pemerintah Daerah maupun masyarakat serta dapat diukur dalam satuan uang, termasuk sumber daya non keuangan yang diperlukan untuk penyediaan jasa bagi masyarakat umum dan sumber daya yang dipelihara karena sejarah dan budaya.
17.Nilai guna arsip adalah nilai informasi arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip.
18.Jenis/Seri arsip adalah unit-unit berkas yang dicipta,diatur dan dikelola sebagai suatu unit karena berhubungan secara fungsi atau subyek merupakanhasil dari kegiatan yang sama.
19.Jangka waktu simpan adalah masa simpan minimal suatu jenis/seri arsip pada Unit Pengolah dan/atau Unit Kearsipan.
20.Jangka waktu simpan aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis/seri arsip pada Unit Kearsipan/Pusat Arsip.
21.Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa arsip-arsip yang perlu dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan di Unit Kearsipan/Pusat Arsip telah selesai dan tidak memiliki nilai guna.
22.Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa arsiparsip yang karena memiliki nilai guna sekunder wajib diserahkan ke Lembaga Kearsipan daerah.
23.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan daerah.
24.Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
25.Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang- kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanan dan keterangan simpan permanen, musnah atau dinilai kembali.