DokumenPeraturan Bupati (Perbup)Berlaku

Peraturan Bupati (Perbup) Kabupaten Tanah Laut Nomor 19 Tahun 2025

Nomor: 19
Tahun: 2025
Ditetapkan: 17 Maret 2025
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 51

Lembaga terkait

Pemerintah Kabupaten Tanah Laut

aturan_pelaksanaan

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Bupati tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tanah Laut; Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

2.Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1965 tentang Pembentukan Daerah Tingkat II Tanah Laut, Daerah Tingkat II Tapin dan Daerah Tingkat II Tabalong (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1965 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2756) dengan mengubah Undang- Undang Nomor 27 Tahun 1959 tentang Penetapan Undang – Undang Darurat Nomor 3 Tahun 1953 tentang Pembentukan Daerah Tingkat II di Kalimantan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1953 Nomor 9) sebagai Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1959 Nomor 72, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1820);
3.Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4843) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir 2 dengan Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2024 Nomor 1, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6905);
4.Undang-Undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2008 Nomor 61 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
5.Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
6.Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 5071);
7.Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia nomor 82,Tambahan lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2022 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Inonesia Tahun 2022 Nomor 143, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6801);
8.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang- Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2023 Nomor 41, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6856);
9.Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 292, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5601) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang- Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara Republik 3 Indonesia Tahun 2023 Nomor 41, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6856);
10.Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2022 tentang Provinsi Kalimantan Selatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2022 Nomor 69, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6779);
11.Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 99, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5149);
12.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
13.Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 114 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5887) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 72 Tahun 2019 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 187 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6402);
14.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2036) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 120 Tahun 2018 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 157);
15.Peraturan Daerah Kabupaten Tanah Laut Nomor 6 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Tanah Laut Tahun 2016 Nomor 6, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Tanah Laut Nomor 25) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Daerah Kabupaten Tanah Laut Nomor 14 Tahun 2022 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Kabupaten Tanah Laut Nomor 6 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Tanah Laut Tahun 2022 Nomor 14, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Tanah Laut Nomor 62);
16.Peraturan Daerah Kabupaten Tanah Laut Nomor 2 4 Tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Lembaran Daerah Kabupaten Tanah Laut Tahun 2020 Nomor 2 );
17.Peraturan Bupati Tanah Laut Nomor 118 Tahun 2023 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kabupaten Tanah Laut (Berita Daerah Kabupaten Tanah Laut Tahun 2023 Nomor 118); MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS.

BAB I

PE MELIHARAAN ARSIP AKTIF Pemeliharaan arsip aktif dilakukan melalui kegiatan:

Pasal 1

Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan:

1.Daerah adalah Kabupaten Tanah Laut.
2.Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksana urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
3.Bupati adalah Bupati Tanah Laut.
4.Dewan Perwakilan Rakyat Daerah selanjutnya disingkat DPRD adalah lembaga perwakilan rakyat daerah yang berkedudukan sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah.
5.Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kabupaten Tanah Laut.
6.Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan DPRD dalam penyelenggaraan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah
7.Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD adalah perangkat daerah sebagai unsur pembantu Kepala Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah, meliputi Sekretaris Daerah, Sekretariat DPRD, Inspektorat, Dinas, Badan, Kecamatan, Kelurahan dan Satuan Polisi Pamong Praja.
8.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan tugas fungsi dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis
9.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip setingkat eselon II (dua)/disetarakan untuk tingkat pusat dan setingkat eselon III (tiga)/disetarakan untuk tingkat daerah yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
10.Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kerarsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya 5 manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
11.Sentral Arsip Aktif/Central File adalah tempat penyimpanan Arsip Aktif yang dirancang untuk penyimpanan Arsip secara efisien, efektif, dan aman.
12.Sentral Arsip Inaktif/Records Center adalah tempat penyimpanan Arsip Inaktif pada bangunan yang dirancang untuk penyimpanan Arsip.
13.Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
14.Dinas Perpustakaan dan Kearsipan adalah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tanah Laut.
15.Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten adalah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tanah Laut
16.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
17.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
18.Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
19.Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
20.Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang
21.Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
22.Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
23.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
24.Alih Media adalah kegiatan pengalihan media Arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka memudahkan akses Arsip.
25.Berkas adalah himpunan Arsip yang disatukan karena memiliki keterkaitan dalam suatu konteks pelaksanaan kegiatan dan memiliki kesamaan jenis kegiatan/peristiwa dan/atau kesamaan masalah.
26.Isi Berkas adalah satu atau beberapa item Arsip yang merupakan informasi dari berkas kegiatan/peristiwa, yang mencerminkan penyelesaian program/kegiatan.
27.Guide/Sekat adalah pembatas/penyekat antara kelompok berkas yang satu dengan berkas yang lain atau penunjuk antara kode yang satu dengan yang lain sesuai dengan pembagian.
28.Folder adalah wadah untuk menyimpan naskah-naskah transaksi. 6
29.Filing Cabinet adalah sarana untuk menyimpan Arsip Aktif yang sudah ditata.
30.Indeks adalah tanda pengenal Arsip atau judul berkas Arsip (kata tangkap) yang berfungsi untuk membedakan antara berkas Arsip yang satu dengan berkas Arsip yang lain dan sebagai sarana bantu untuk memudahkan penemuan kembali Arsip.
31.Pelabelan adalah realisasi dari kegiatan penentuan indeks dan kode.
32.Label adalah kertas yang ditempelkan di tab guide atau folder.
33.Tunjuk Silang adalah sarana bantu penemuan kembali untuk menunjukkan adanya Arsip yang memiliki hubungan antara Arsip yang satu dengan Arsip yang lain atau yang memiliki nama berbeda tetapi memiliki pengertian yang sama atau untuk menunjukkan tempat penyimpanan Arsip yang berbeda karena bentuknya yang harus disimpan terpisah.
34.Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
35.Nilai Guna Primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pencipta arsip.
36.Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang di dasarkan ada kegunaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip diluar pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa.
37.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, Dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
38.Penilaian Arsip adalah proses menentukan nilai arsip dilihat dari aspek fungsi dan subtansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai instrinsiknya yang dilakukan melalui langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi.
39.Panitia Penilai Arsip yang selanjutnya disingkat PPA adalah panitia yang bertugas untuk melakukan penilaian Arsip yang akan dimusnahkan.
40.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
41.Pemindahan Arsip Inaktif adalah memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam Perangkat Daerah yang JRA dibawah 10 tahun, dan/atau memindahkan arsip inaktif dari Perangkat Daerah ke Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Tanah Laut yang JRA diatas 10 tahun.
42.Pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna atau lebih melampaui jangka waktu penyimpanan/retensi arsip sesuai dengan Peraturan Perundang- Undangan. 7
43.Penyerahan Arsip adalah kegiatan penyerahan arsip statis ke Lembaga Kearsipan yang berwenang mengolah arsip statis.
44.Penataan arsip vital adalah cara atau metode menata, mengatur dan menyimpan dokumen/arsip vital dalam susunan yang sistematis dan logis dengan menggunakan kode klasifikasi, indeks dan tunjuk silang.
45.Identifikasi Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk melaksanakan pendataan dan penentuan arsip yang memenuhi kriteria sebagai arsip vital;
46.Penyelamantan arsip vital adalah suatu kegiatan untuk memindahkan /evakuasi arsip set ke tempat yang lebih baik.
47.Penyimpanan khusus/vaulting adalah metode perlindungan arsip vital dengan melakukan penyimpanan arsip pada tempat dan sarana khusus.
48.Pengamanan arsip vital adalah suatu kegiatan melindungi arsip vital baik fisik maupun informasinya terhadap kemungkinan kehilangan dan kerusakan.
49.Perlindungan adalah suatu kegiatan untuk mengamankan, menyelamatkan dan memulihkan arsip vital dari kerusakan, hilang atau musnah baik secara fisik maupun informasi yang diatur melalui suatu prosedur tetap.
50.Pemencaran/dispersal adalah metode perlindungan arsip vital dengan melakukan pemencaran arsip hasil duplikasi/copy back-up ketempat penyimpanan arsip pada lokasi yang berbeda;
51.Penduplikasian adalah metode perlindungan arsip vital dengan melakukan penggandaan/back-up arsip dalam bentuk media yang sama atau berbeda dengan arsip aslinya.
52.Pemulihan/recovery adalah suatu kegiatan perbaikan fisik arsip vital yang rusak akibat bencana;
53.Pemulihan Arsip Vital adalah kegiatan perbaikan fisik arsip vital yang rusak
54.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

BAB II

PE MELIHARAAN ARSIP INAKTIF Pemeliharaan arsip inaktif meliputi kegiatan:

Pasal 2

(1)Maksud ditetapkannya Peraturan Bupati ini sebagai pedoman pengelolaan Arsip Dinamis di lingkungan Pemerintah Daerah.
(2)Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan berdasarkan asas sentralisasi dalam kebijakan dan desentralisasi.

Pasal 3

Pengelolaan Arsip Dinamis bertujuan untuk:

a.menjamin terciptanya Arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh Pencipta Arsip; 8
b.menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan Arsip; dan
c.menjamin ketersediaan informasi Arsip.

Pasal 4

(1)Ruang lingkup pedoman pengelolaan Arsip Dinamis meliputi:
1. a.penciptaan Arsip;
2. b.penggunaan Arsip;
3. c.pemeliharaan Arsip; dan
4. d.Penyusutan Arsip.
(2)Ruang lingkup pengelolaan Arsip Dinamis meliputi:
1. a.Arsip Vital;
2. b.Arsip Aktif; dan
3. c.Arsip Inaktif

BAB III

ALIH MEDIA

Pasal 5

(1)Penyelenggaraan Kearsipan Daerah menjadi tanggung jawab Pemerintah Daerah dan dilaksanakan oleh:
1. a.Lembaga Kearsipan Daerah; dan
2. b.SKPD;
3. c.badan usaha milik daerah; dan
4. d.lembaga lainnya.
(2)Penyelenggaraan Kearsipan pada SKPD dan badan usaha milik daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dan huruf c dilaksanakan oleh Unit Kearsipan dan Unit Pengolah
(3)Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi unit kerja yang memiliki fungsi kesekretariatan atau ketatausahaan pada SKPD dan badan usaha milik daerah.
(4)Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) terdiri dari :
1. a.unit kearsipan I;
2. b.unit kearsipan II; dan
3. c.unit kearsipan jenjang berikutnya.
(5)Unit kearsipan I sebagaimana dimaksud pada ayat (4) huruf a berada di Lembaga Kearsipan Daerah.
(6)Unit kearsipan II sebagaimana dimaksud pada ayat (4) huruf b berada di unit Sekretariat SKPD dan badan usaha milik daerah.
(7)Unit pengolah sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi semua unit kerja pada SKPD dan badan usaha milik daerah.
(8)Penyelenggaraan Kearsipan pada badan usaha milik daerah dan lembaga lainnya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dan huruf c dilakukan oleh unit/pengurus yang diberi tanggung jawab untuk mengelola Arsip.
(9)Ketentuan lebih lanjut mengenai tugas Unit Kearsipan dan Unit Pengolah pada SKPD, badan usaha milik daerah, dan lembaga lainnya diatur dalam Peraturan Bupati. 9

Pasal 6

Lembaga Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf a bertugas:

a.menyusun kebijakan kearsipan Daerah;
b.menyusun program Arsip Vital;
c.mengelola Arsip Inaktif yang memiliki retensi paling sedikit 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari SKPD, badan usaha milik daerah, dan Lembaga Lainnya
d.melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap SKPD, badan usaha milik daerah, lembaga lainnya, dan masyarakat;
e.melaksanakan Pemusnahan Arsip yang sudah habis retensinya bagi Arsip yang memiliki retensi paling sedikit 10 (sepuluh) tahun sesuai JRA;
f.melaksanakan Pengelolaan Arsip Statis yang diterima dari SKPD, badan usaha milik daerah, lembaga lainnya, dan masyarakat; dan
g.melaksanakan pengembangan sumber daya manusia kearsipan.

Pasal 7

SKPD, badan usaha milik daerah, dan lembaga lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf b, huruf c, dan huruf d bertugas:

a.mengelola Arsip Aktif di lingkungannya;
b.mengelola Arsip Inaktif yang memiliki retensi kurang dari 10 (sepuluh) tahun di lingkungannya;
c.menyusun program Arsip Vital;
d.mengelola Arsip Vital;
e.memindahkan Arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun kepada Lembaga Kearsipan Daerah;
f.melaksanakan pemusnahan Arsip yang memiliki retensi kurang dari 10 (sepuluh) tahun sesuai JRA;
g.menyerahkan Arsip Statis kepada Lembaga Kearsipan Daerah; dan
h.melaksanakan pembinaan dan pengembangan pengelolaan Arsip di lingkungannya.

BAB IV

PENCIPTAAN ARSIP DINAMIS

Pasal 8

(1)Penciptaan Arsip Dinamis sebagaiman dimaksud dalam pasal 4 huruf a meliputi:
1. a.pembuatan Arsip; dan
2. b.penerimaan Arsip.
(2)Penciptaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan:
1. a.tata naskah dinas dan pengurusan surat;
2. b.klasifikasi arsip; dan 10
3. c.sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis.
(3)Tata naskah dinas, klasifikasi Arsip dan sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis, sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diatur dengan Peraturan Bupati.

Pasal 9

(1)Pembuatan dan penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat 1 dijelaskan lebih lengkap dalam tata naskah dinas.
(2)Pembuatan dan penerimaan Arsip masuk dan surat keluar dilakukan melalui satu pintu di unit kearsipan, dengan ketentuan:
1. a.pada lingkungan Sekretariat Daerah melalui bagian umum;
2. b.pada lingkungan SKPD melalui sekretariat SKPD;
3. c.pada lingkungan rumah sakit Daerah melalui subbag tata usaha;
4. d.pada lingkungan Sekretariat DPRD melalui sekretariat dewan;
(3)Pada lingkungan kantor dan unit pelaksana teknis Daerah melalui sub bagian tata usaha.

Pasal 10

(1)Pengurusan surat masuk meliputi tahapan:
1. a.penerimaan surat secara konvensional dan/atau elektronik melalui aplikasi SRIKANDI, dilakukan dengan cara memeriksa kelengkapan surat, penandatanganan bukti penerimaan, penyortiran, dan pembukaan sampul surat, diterima oleh petugas dan/atau yang berhak menerima;
2. b.pencatatan surat secara konvensional dan/atau elektronik melalui aplikasi SRIKANDI, dilakukan dengan cara mencatat data identitas surat sesuai sifat surat sekurang-kurangnya meliputi asal surat, nomor dan tanggal surat, indeks dan kode klasifikasi, serta isi ringkas surat pada sarana pencatatan surat;
3. c.pengarah, menentukan Unit Pengolah berdasarkan isi surat atau disposisi pimpinan;
4. d.pendistribusian, surat didistribusikan sesuai disposisi Pimpinan ke Unit Pengolah.
(2)Pengurusan surat keluar meliputi tahapan:
1. a.pencatatan surat secara konvensional dan/atau elektronik melalui aplikasi SRIKANDI, dilakukan dengan cara mencatat identitas surat meliputi indeks, kode klasifikasi, nomor urut, isi ringkas surat, tujuan surat, tanggal surat pada sarana pencatatan surat;
2. b.penomoran, dilakukan dengan pemberian kode klasifikasi dan nomor urut surat;
3. c.pemberian stempel dan kelengkapan surat setelah surat ditanda tangani oleh Pimpinan;
4. d.pengiriman, dilakukan melalui kurir/caraka, menggunakan mesin faksmili, email dan dicatat dalam buku ekspedisi 11

Isi peraturan

Teks51PDFHirarki

Memuat teks peraturan…

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu

Menetapkan

2.Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1965 tentang Pembentukan Daerah Tingkat II Tanah Laut, Daerah Tingkat II Tapin dan Daerah Tingkat II Tabalong (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1965 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2756) dengan mengubah Undang- Undang Nomor 27 Tahun 1959 tentang Penetapan Undang – Undang Darurat Nomor 3 Tahun 1953 tentang Pembentukan Daerah Tingkat II di Kalimantan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1953 Nomor 9) sebagai Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1959 Nomor 72, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1820);
3.Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4843) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir 2 dengan Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2024 Nomor 1, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6905);
4.Undang-Undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2008 Nomor 61 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
5.Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
6.Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 5071);
7.Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia nomor 82,Tambahan lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2022 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Inonesia Tahun 2022 Nomor 143, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6801);
8.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang- Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2023 Nomor 41, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6856);
9.Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 292, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5601) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang- Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara Republik 3 Indonesia Tahun 2023 Nomor 41, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6856);
10.Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2022 tentang Provinsi Kalimantan Selatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2022 Nomor 69, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6779);
11.Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 99, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5149);
12.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
13.Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 114 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5887) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 72 Tahun 2019 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 187 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6402);
14.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2036) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 120 Tahun 2018 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 157);
15.Peraturan Daerah Kabupaten Tanah Laut Nomor 6 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Tanah Laut Tahun 2016 Nomor 6, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Tanah Laut Nomor 25) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Daerah Kabupaten Tanah Laut Nomor 14 Tahun 2022 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Kabupaten Tanah Laut Nomor 6 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Tanah Laut Tahun 2022 Nomor 14, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Tanah Laut Nomor 62);
16.Peraturan Daerah Kabupaten Tanah Laut Nomor 2 4 Tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Lembaran Daerah Kabupaten Tanah Laut Tahun 2020 Nomor 2 );
17.Peraturan Bupati Tanah Laut Nomor 118 Tahun 2023 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kabupaten Tanah Laut (Berita Daerah Kabupaten Tanah Laut Tahun 2023 Nomor 118); MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS.

BAB I

PE MELIHARAAN ARSIP AKTIF Pemeliharaan arsip aktif dilakukan melalui kegiatan:

Pasal 1

Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan:

1.Daerah adalah Kabupaten Tanah Laut.
2.Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksana urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
3.Bupati adalah Bupati Tanah Laut.
4.Dewan Perwakilan Rakyat Daerah selanjutnya disingkat DPRD adalah lembaga perwakilan rakyat daerah yang berkedudukan sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah.
5.Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kabupaten Tanah Laut.
6.Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan DPRD dalam penyelenggaraan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah
7.Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD adalah perangkat daerah sebagai unsur pembantu Kepala Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah, meliputi Sekretaris Daerah, Sekretariat DPRD, Inspektorat, Dinas, Badan, Kecamatan, Kelurahan dan Satuan Polisi Pamong Praja.
8.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan tugas fungsi dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis
9.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip setingkat eselon II (dua)/disetarakan untuk tingkat pusat dan setingkat eselon III (tiga)/disetarakan untuk tingkat daerah yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
10.Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kerarsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya 5 manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
11.Sentral Arsip Aktif/Central File adalah tempat penyimpanan Arsip Aktif yang dirancang untuk penyimpanan Arsip secara efisien, efektif, dan aman.
12.Sentral Arsip Inaktif/Records Center adalah tempat penyimpanan Arsip Inaktif pada bangunan yang dirancang untuk penyimpanan Arsip.
13.Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
14.Dinas Perpustakaan dan Kearsipan adalah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tanah Laut.
15.Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten adalah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tanah Laut
16.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
17.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
18.Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
19.Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
20.Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang
21.Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
22.Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
23.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
24.Alih Media adalah kegiatan pengalihan media Arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka memudahkan akses Arsip.
25.Berkas adalah himpunan Arsip yang disatukan karena memiliki keterkaitan dalam suatu konteks pelaksanaan kegiatan dan memiliki kesamaan jenis kegiatan/peristiwa dan/atau kesamaan masalah.
26.Isi Berkas adalah satu atau beberapa item Arsip yang merupakan informasi dari berkas kegiatan/peristiwa, yang mencerminkan penyelesaian program/kegiatan.
27.Guide/Sekat adalah pembatas/penyekat antara kelompok berkas yang satu dengan berkas yang lain atau penunjuk antara kode yang satu dengan yang lain sesuai dengan pembagian.
28.Folder adalah wadah untuk menyimpan naskah-naskah transaksi. 6
29.Filing Cabinet adalah sarana untuk menyimpan Arsip Aktif yang sudah ditata.
30.Indeks adalah tanda pengenal Arsip atau judul berkas Arsip (kata tangkap) yang berfungsi untuk membedakan antara berkas Arsip yang satu dengan berkas Arsip yang lain dan sebagai sarana bantu untuk memudahkan penemuan kembali Arsip.
31.Pelabelan adalah realisasi dari kegiatan penentuan indeks dan kode.
32.Label adalah kertas yang ditempelkan di tab guide atau folder.
33.Tunjuk Silang adalah sarana bantu penemuan kembali untuk menunjukkan adanya Arsip yang memiliki hubungan antara Arsip yang satu dengan Arsip yang lain atau yang memiliki nama berbeda tetapi memiliki pengertian yang sama atau untuk menunjukkan tempat penyimpanan Arsip yang berbeda karena bentuknya yang harus disimpan terpisah.
34.Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
35.Nilai Guna Primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pencipta arsip.
36.Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang di dasarkan ada kegunaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip diluar pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa.
37.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, Dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
38.Penilaian Arsip adalah proses menentukan nilai arsip dilihat dari aspek fungsi dan subtansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai instrinsiknya yang dilakukan melalui langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi.
39.Panitia Penilai Arsip yang selanjutnya disingkat PPA adalah panitia yang bertugas untuk melakukan penilaian Arsip yang akan dimusnahkan.
40.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
41.Pemindahan Arsip Inaktif adalah memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam Perangkat Daerah yang JRA dibawah 10 tahun, dan/atau memindahkan arsip inaktif dari Perangkat Daerah ke Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Tanah Laut yang JRA diatas 10 tahun.
42.Pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna atau lebih melampaui jangka waktu penyimpanan/retensi arsip sesuai dengan Peraturan Perundang- Undangan. 7
43.Penyerahan Arsip adalah kegiatan penyerahan arsip statis ke Lembaga Kearsipan yang berwenang mengolah arsip statis.
44.Penataan arsip vital adalah cara atau metode menata, mengatur dan menyimpan dokumen/arsip vital dalam susunan yang sistematis dan logis dengan menggunakan kode klasifikasi, indeks dan tunjuk silang.
45.Identifikasi Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk melaksanakan pendataan dan penentuan arsip yang memenuhi kriteria sebagai arsip vital;
46.Penyelamantan arsip vital adalah suatu kegiatan untuk memindahkan /evakuasi arsip set ke tempat yang lebih baik.
47.Penyimpanan khusus/vaulting adalah metode perlindungan arsip vital dengan melakukan penyimpanan arsip pada tempat dan sarana khusus.
48.Pengamanan arsip vital adalah suatu kegiatan melindungi arsip vital baik fisik maupun informasinya terhadap kemungkinan kehilangan dan kerusakan.
49.Perlindungan adalah suatu kegiatan untuk mengamankan, menyelamatkan dan memulihkan arsip vital dari kerusakan, hilang atau musnah baik secara fisik maupun informasi yang diatur melalui suatu prosedur tetap.
50.Pemencaran/dispersal adalah metode perlindungan arsip vital dengan melakukan pemencaran arsip hasil duplikasi/copy back-up ketempat penyimpanan arsip pada lokasi yang berbeda;
51.Penduplikasian adalah metode perlindungan arsip vital dengan melakukan penggandaan/back-up arsip dalam bentuk media yang sama atau berbeda dengan arsip aslinya.
52.Pemulihan/recovery adalah suatu kegiatan perbaikan fisik arsip vital yang rusak akibat bencana;
53.Pemulihan Arsip Vital adalah kegiatan perbaikan fisik arsip vital yang rusak
54.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

BAB II

PE MELIHARAAN ARSIP INAKTIF Pemeliharaan arsip inaktif meliputi kegiatan:

Pasal 2

(1)Maksud ditetapkannya Peraturan Bupati ini sebagai pedoman pengelolaan Arsip Dinamis di lingkungan Pemerintah Daerah.
(2)Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan berdasarkan asas sentralisasi dalam kebijakan dan desentralisasi.

Pasal 3

Pengelolaan Arsip Dinamis bertujuan untuk:

a.menjamin terciptanya Arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh Pencipta Arsip; 8
b.menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan Arsip; dan
c.menjamin ketersediaan informasi Arsip.

Pasal 4

(1)Ruang lingkup pedoman pengelolaan Arsip Dinamis meliputi:
1. a.penciptaan Arsip;
2. b.penggunaan Arsip;
3. c.pemeliharaan Arsip; dan
4. d.Penyusutan Arsip.
(2)Ruang lingkup pengelolaan Arsip Dinamis meliputi:
1. a.Arsip Vital;
2. b.Arsip Aktif; dan
3. c.Arsip Inaktif

BAB III

ALIH MEDIA

Pasal 5

(1)Penyelenggaraan Kearsipan Daerah menjadi tanggung jawab Pemerintah Daerah dan dilaksanakan oleh:
1. a.Lembaga Kearsipan Daerah; dan
2. b.SKPD;
3. c.badan usaha milik daerah; dan
4. d.lembaga lainnya.
(2)Penyelenggaraan Kearsipan pada SKPD dan badan usaha milik daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dan huruf c dilaksanakan oleh Unit Kearsipan dan Unit Pengolah
(3)Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi unit kerja yang memiliki fungsi kesekretariatan atau ketatausahaan pada SKPD dan badan usaha milik daerah.
(4)Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) terdiri dari :
1. a.unit kearsipan I;
2. b.unit kearsipan II; dan
3. c.unit kearsipan jenjang berikutnya.
(5)Unit kearsipan I sebagaimana dimaksud pada ayat (4) huruf a berada di Lembaga Kearsipan Daerah.
(6)Unit kearsipan II sebagaimana dimaksud pada ayat (4) huruf b berada di unit Sekretariat SKPD dan badan usaha milik daerah.
(7)Unit pengolah sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi semua unit kerja pada SKPD dan badan usaha milik daerah.
(8)Penyelenggaraan Kearsipan pada badan usaha milik daerah dan lembaga lainnya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dan huruf c dilakukan oleh unit/pengurus yang diberi tanggung jawab untuk mengelola Arsip.
(9)Ketentuan lebih lanjut mengenai tugas Unit Kearsipan dan Unit Pengolah pada SKPD, badan usaha milik daerah, dan lembaga lainnya diatur dalam Peraturan Bupati. 9

Pasal 6

Lembaga Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf a bertugas:

a.menyusun kebijakan kearsipan Daerah;
b.menyusun program Arsip Vital;
c.mengelola Arsip Inaktif yang memiliki retensi paling sedikit 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari SKPD, badan usaha milik daerah, dan Lembaga Lainnya
d.melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap SKPD, badan usaha milik daerah, lembaga lainnya, dan masyarakat;
e.melaksanakan Pemusnahan Arsip yang sudah habis retensinya bagi Arsip yang memiliki retensi paling sedikit 10 (sepuluh) tahun sesuai JRA;
f.melaksanakan Pengelolaan Arsip Statis yang diterima dari SKPD, badan usaha milik daerah, lembaga lainnya, dan masyarakat; dan
g.melaksanakan pengembangan sumber daya manusia kearsipan.

Pasal 7

SKPD, badan usaha milik daerah, dan lembaga lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf b, huruf c, dan huruf d bertugas:

a.mengelola Arsip Aktif di lingkungannya;
b.mengelola Arsip Inaktif yang memiliki retensi kurang dari 10 (sepuluh) tahun di lingkungannya;
c.menyusun program Arsip Vital;
d.mengelola Arsip Vital;
e.memindahkan Arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun kepada Lembaga Kearsipan Daerah;
f.melaksanakan pemusnahan Arsip yang memiliki retensi kurang dari 10 (sepuluh) tahun sesuai JRA;
g.menyerahkan Arsip Statis kepada Lembaga Kearsipan Daerah; dan
h.melaksanakan pembinaan dan pengembangan pengelolaan Arsip di lingkungannya.

BAB IV

PENCIPTAAN ARSIP DINAMIS

Pasal 8

(1)Penciptaan Arsip Dinamis sebagaiman dimaksud dalam pasal 4 huruf a meliputi:
1. a.pembuatan Arsip; dan
2. b.penerimaan Arsip.
(2)Penciptaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan:
1. a.tata naskah dinas dan pengurusan surat;
2. b.klasifikasi arsip; dan 10
3. c.sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis.
(3)Tata naskah dinas, klasifikasi Arsip dan sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis, sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diatur dengan Peraturan Bupati.

Pasal 9

(1)Pembuatan dan penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat 1 dijelaskan lebih lengkap dalam tata naskah dinas.
(2)Pembuatan dan penerimaan Arsip masuk dan surat keluar dilakukan melalui satu pintu di unit kearsipan, dengan ketentuan:
1. a.pada lingkungan Sekretariat Daerah melalui bagian umum;
2. b.pada lingkungan SKPD melalui sekretariat SKPD;
3. c.pada lingkungan rumah sakit Daerah melalui subbag tata usaha;
4. d.pada lingkungan Sekretariat DPRD melalui sekretariat dewan;
(3)Pada lingkungan kantor dan unit pelaksana teknis Daerah melalui sub bagian tata usaha.

Pasal 10

(1)Pengurusan surat masuk meliputi tahapan:
1. a.penerimaan surat secara konvensional dan/atau elektronik melalui aplikasi SRIKANDI, dilakukan dengan cara memeriksa kelengkapan surat, penandatanganan bukti penerimaan, penyortiran, dan pembukaan sampul surat, diterima oleh petugas dan/atau yang berhak menerima;
2. b.pencatatan surat secara konvensional dan/atau elektronik melalui aplikasi SRIKANDI, dilakukan dengan cara mencatat data identitas surat sesuai sifat surat sekurang-kurangnya meliputi asal surat, nomor dan tanggal surat, indeks dan kode klasifikasi, serta isi ringkas surat pada sarana pencatatan surat;
3. c.pengarah, menentukan Unit Pengolah berdasarkan isi surat atau disposisi pimpinan;
4. d.pendistribusian, surat didistribusikan sesuai disposisi Pimpinan ke Unit Pengolah.
(2)Pengurusan surat keluar meliputi tahapan:
1. a.pencatatan surat secara konvensional dan/atau elektronik melalui aplikasi SRIKANDI, dilakukan dengan cara mencatat identitas surat meliputi indeks, kode klasifikasi, nomor urut, isi ringkas surat, tujuan surat, tanggal surat pada sarana pencatatan surat;
2. b.penomoran, dilakukan dengan pemberian kode klasifikasi dan nomor urut surat;
3. c.pemberian stempel dan kelengkapan surat setelah surat ditanda tangani oleh Pimpinan;
4. d.pengiriman, dilakukan melalui kurir/caraka, menggunakan mesin faksmili, email dan dicatat dalam buku ekspedisi 11