DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Belitung Timur Nomor 15 Tahun 2020

Nomor: 15
Tahun: 2020
Ditetapkan: 1 Desember 2020
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 104

Lembaga terkait

Ringkasan

Peraturan Daerah ini mengatur tentang ketentuan umum, Sumber Daya Manusia, Organisasi Penyelenggara Kersipan yang meliputi LKD, Perangkat Daerah, BUMD, Pemerintah Desa dan lembaga lainnya. Selain itu juga mengatur tentang pengelolaan arsip, layanan kearsipan, perlindungan dan penyelamatan arsip, pembinaan dan pengawasan kearsipan, kerja sama, peran serta masyarakat, pendanaan, larangan, sanksi administratif dan sanksi pidana.

Isi peraturan

Menimbang

a.bahwa dalam rangka menjamin ketersediaan Arsip sebagai sumber informasi terpercaya dan mendukung pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi pemerintahan di Kabupaten Belitung Timur, Arsip harus dikelola, dipelihara dan dilestarikan, guna perlindungan hak- hak keperdataan, peningkatan kualitas pelayanan publik, perlu penyelenggaraan Kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar Kearsipan secara komprehensif, terpadu dan berkesinam bungan;
b.bahwa masyarakat berhak memperoleh informasi Kearsipan tertentu sebagai salah satu wujud dari kehidupan berbangsa dan bemegara yang demokratis;
c.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, dan huruf b, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan;

1.Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;
2.Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2003 tentang Pembentukan Kabupaten Bangka Selatan, Kabupaten Bangka Tengah, Kabupaten Bangka Barat, dan Kabupaten Belitung Timur di Provinsi Kepulauan Bangka Belitung (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 25, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4268);
3.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan [Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
4.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679); ('--_S_AL_IN_AN_] Mengingat Menimbang Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksudkan dengan:
1.Daerah adalah Kabupaten Belitung Timur.
2.Bupati adalah Bupati Belitung Timur.
3.Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah otonom.
4.Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah.
5.Lembaga Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat LKD adalah Perangkat Oaerah yang bertugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang Kearsipan.
6.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan Arsip.
7.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan Daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
8.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan Kearsipan, dan pengelolaan Arsip dalam suatu sistem Kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

Pasal 1

Menetapkan BUPATI BELITUNG TIMUR MEMUTUSKAN: Dan Dengan Persetujuan Bersarna DEWANPERWAKILANRAKYAT DAERAHKABUPATENBELITUNGTIMUR

5.Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
6.Peraturan Kepala Arsip Nasional Nornor 24 Tahun 2012 tentang Materi Muatan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 243).
9.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
10.Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus.
11.Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
12.Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
13.Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga Kearsipan.
14.Arsip Terjaga adalah Arsip negara di Daerah yang berkaitan dengan kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
15.Arsip Tertutup adalah Arsip Statis yang tidak dapat diakses oleh pengguna Arsip, karena pertimbangan kepentingan nasional dan/ atau kepentingan hukum yang diklasifikasikan tidak boleh diketahui pihak lain yang tidak berhak, yang clikemas secara khusus untuk menjamin kerahasiaan fisik maupun informasinya.
16.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan Kearsipan. 1 7. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, clan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip dinamis.
18.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan Kearsipan.
19.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.
20.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurangnya jangka waktu Penyimpanan atau retensi, jenis Arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip.
21.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip Dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis melalui penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta Penyusutan Arsip.
22.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilai guna, penyerahan Arsip Statis kepada lembaga Kearsipan.
23.Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian Arsip Statis secara efektif, efisien, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pernanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik dalam suatu sistem Kearsipan Daerah.
24.Akuisisi Arsip Sta tis adalah proses penambahan khasanah Arsip Statis pada lembaga Kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan Arsip Statis dan hak pengelolaannya dari Pencipta Arsip kepada lembaga Kearsipan.
25.Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.
26.Preservasi Arsip adalah upaya perlindungan Arsip yang dilaksanakan dalam rangka menjamin keselamatan dan kelestarian fisik Arsip maupun informasi Arsip.
27.Sistem Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SIKN adalah sistem informasi Arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi Kearsipan nasional.
28.Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana layanan Arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.
29.Sistem Informasi Kearsipan Dinamis yang selanjutnya disingkat SIKD adalah sebuah aplikasi berbasis web yang dirancang dengan bahasa pemrograman PHP, dapat clijalankan diberbagai web browser, dibangun sebagai alat untuk memudahkan pengelola Arsip untuk mengelola Arsip dinamis.
30.Sistem Informasi Kearsipan Statis yang selanjutnya disingkat SIKS adalah suatu aplikasi berbasis jarmgan yang dikembangkan untuk menangani pengelolaan Arsip statis (pengolahan, penyimpanan, pelestarian dan pelayanan publik) berbentuk halarnan web yang berisi informasi mengenai Arsip- Arsip yang ditangani oleh LKD.
31.Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi Arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga Kearsipan clan dicari oleh lembaga Kearsipan serta diumumkan kepada publik.
32.Daftar Arsip adalah daftar berisi data dan identitas Arsip yang diperlukan dalarn penemuan clan Penyusutan Arsip. Penyelenggaraan Kearsipan dilaksanakan dengan tujuan:

a.menjamin terciptanya Arsip dari semua kegiatan yang dilakukan oleh Pencipta Arsip;
b.menjamin ketersediaan Arsip yang otentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;

BAB I

KETENTUANUMUM PENYELENGGARAANTENTANGDAERAHPERATURAN KEARSIPAN.

Pasal 3

Ruang lingkup pengaturan penyelenggaraan Kearsipan meliputi:

a.sumber daya manusia;
b.organisasi Kearsipan;
c.pengelolaan Arsip;
d.layanan Kearsipan;
e.perlindungan dan penyelamatan Arsip;
f.keamanan dan keselamatan;
g.pem:binaan dan pengawasan Kearsipan;
h.kerjasama;
i.peran serta masyarakat; dan
j.pendanaan.

Pasal 2

33.Program Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan Arsip Vital Pencipta Arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
34.Autentikasi Arsip adalah proses pemberian tanda dan/atau pemyataan tertulis atau tanda lainnya sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukan bahwa Arsip yang diautentikasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya.
35.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh Pemerintah Daerah melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan Pemerintah Daerah yang dipisahkan.
36.Lembaga lainnya adalah organisasi kemasyarakatan, organisasi politik, perusahaan, Perguruan Tinggi Negeri (PTN) dan Perguruan Tinggi Swasta (PTS) yang belum mempunyai Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi dan yang kegiatannya dibiayai dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)/Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD)/bantuan Luar Negeri, serta pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja dengan Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi Negeri (PTN), Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), dan Pemerintah Desa sebagai pemberi kerja.
37.Desa adalah kesatuan masyarakat hukum yang memiliki batas wilayah yang berwenang untuk mengatur dan mengurus urusan pemerintahan, kepentingan masyarakat setempat berdasarkan prakarsa masyarakat, hak asal-usul dan/ a tau hak tradisional yang diakui dan dihormati dalam sistem Pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia.
38.Pemerintah Desa adalah Kepala Desa dan dibantu Perangkat Desa sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Desa. ( 1) Pemerintah Daerah bertanggungjawab dalam pelaksanaan pengembangan sumber daya manusia Kearsipan di Daerah.

(2)Pengembangan sumber daya manusia sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui upaya:
1. a.peningkatan keahlian dan keterampilan manajerial Kearsipan bagi pejabat struktural;
2. b.pengembangan kornpetensi, profesionalitas tenaga Arsiparis; dan
3. c.pembinaan dan pelatihan kepada tenaga Arsiparis dan Non Arsiparis/berbasis teknologi informasi.

Pasal 5

(I] Pemerintah Daerah menyediakan sumber daya manusia di bidang Kearsipan yaitu:

a.pejabat struktural yang mempunyai kompetensi di bidang Kearsipan;
b.Arsiparis; dan
c.fungsional umum yang memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang Kearsipan.

(2)Pemerintah Daerah dalam menyediakan sumber daya manusia sebagaimana dimaksud pada ayat ( 1) melalui:
1. a.pengangkatan dan penempatan pejabat struktural yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan;
2. b.penempatan Arsiparis pada LKD dan Perangkat Daerah;
3. c.pengangkata.n tenaga pengelola Arsip PNS yang berada di lingkungan Perangkat Daerah; dan
4. d.pengangkata.n tenaga pengelola Arsip non PNS yang memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang Kearsipan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan Daerah.

Pasal 4

f.menjamin keselamatan dan keamanan Arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, bernegara dan ta.ta kelola pemerintahan Daerah;
g.menjamin keselamatan Arsip Daerah di bidang ekonorni, sosial, politik, budaya; dan
h.meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang otentik dan terpercaya.
c.menjamin terwujudnya pengelolaan Arsip Daerah yang andal dan pemanfaatan Arsip sesuai peraturan perundang-undangan;
d.menjamin perlindungan kepentingan Daerah dan hak-hak keperdataan masyarakat melalui pengelolaan dan pemanfaatan Arsip otentik dan terpercaya;
e.mendinamiskan penyelenggaraan Arsip Daerah sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;

BAB II

SUMBER DAYA MANUSIA

Pasal 9

(1)Perangkat Daerah, BUMD, Pemerintah Desa dan lembaga lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf b sampai dengan huruf e bertugas:
1. a.mengelola Arsip Dinamis aktif di lingkungannya;
2. b.mengelola Arsip Dinamis inaktif yang memiliki retensi kurang dari 10 (sepuluh) tahun di lingkungannya;
(1)Penyelenggaraan Kearsipan pada Perangkat Daerah, BUMD, Pemerintah Desa dan lembaga lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf b sampai dengan huruf e dilaksanakan oleh Unit Kearsipan dan Unit Pengolah.
(2)Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat ( 1) meliputi unit kerja yang memiliki fungsi kesekretariatan atau ketatausahaan pada Perangkat Daerah, BUMDdan Desa.
(3)Unit Pengolah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi semua unit kerja pada Perangkat Daerah, BUMD dan Desa.
(4)Penyelenggara Kearsipan pada lembaga lainnya dilakukan oleh Unit Pengolah yang diberi tanggung jawab untuk mengelola Arsip.

Pasal 8

LKD sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf a bertugas:

a.menyusun kebijakan Kearsipan Daerah;
b.menyusun Program Arsip Vital;
c.menyusun Program Arsip Terjaga;
d.mengelola Arsip Dinamis lnaktif yang memiliki retensi paling sedikit 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari Perangkat Daerah, BUMD, Desa dan lembaga lainnya;
e.melaksanakan pembinaan Kearsipan terhadap Perangkat Daerah, BUMD, Desa, lembaga lainnya dan masyarakat;
f.melaksanakan pengawasan Kearsipan;
g.melaksanakan pemusnahan Arsip yang sudah habis retensinya bagi Arsip yang memiliki retensi paling singkat 10 (sepuluh) tahun sesuai JRA;
h.melaksanakan Pengelolaan Arsip Statis yang diterima dari Perangkat Daerah, BUMD, Desa, lembaga lainnya dan masyarakat; dan
1. 1.melaksanakan pengembangan sumber daya manusia Kearsipan.

Pasal 7

Organisasi penyelenggara Kearsipan terdiri atas:

a.LKD;
b.Perangkat Daerah;
c.BUMD;
d.Pemerintah Desa; dan
e.lembaga lainnya.

Pasal 6

(1)Pengelolaan Arsip Daerah mencakup:
1. a.Arsip Dinamis; dan
2. b.Arsip Statis.
(2)Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat
(1)huruf a meliputi pengelolaan terhadap:
1. a.penciptaan Arsip;
2. b.penggunaan Arsip;
3. c.pemeliharaan Arsip; dan
4. d.penyusutan Arsip. (3} Pengelolaan Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat ( 1) huruf b meliputi:
5. a.akuisisi Arsip Statis;
6. b.pengolahan Arsip Statis;
7. c.preservasi Arsip Statis; dan
8. d.akses Arsip Statis.

BAB III

ORGANISASI PENYELENGGARA KEARSIPAN

Pasal 10

c.mengelola Arsip Terjaga;
d.mengelola Arsip Vital;
e.melaksanakan pemusnahan Arsip yang memiliki retensi kurang dari 10 (sepuluh) tahun sesuai JRA;
f.menyusun daftar Arsip Statis dan menyerahkan kepada LKD;
g.melaksanakan pelayanan Kearsipan; dan
h.melaksanakan pembinaan dan pengembangan pengelolaan Arsip di lingkungannya.

(2)Unit Kearsipan pada Perangkat Daerah, BUMD, Desa dan lembaga lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) bertugas:
1. a.melaksanakan pengelolaan Arsip Inaktif;
2. b.mengolah dan menyajikan Arsip menjadi informasi untuk kepentingan penggunaan internal dan kepentingan publik;
3. c.melaksanakan pemusnahan Arsip;
4. d.menyiapkan penyerahan Arsip Statis; dan
5. e.melaksanakan penyerahan Arsip Statis.
(3)Unit Pengolah pada Perangkat Daerah, BUMD, Desa dan lembaga lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (3) dan ayat (4) bertugas:
1. a.mengelola Arsip Aktif;
2. b.mengelola Arsip Vital;
3. c.mengelola Arsip Terjaga;
4. d.menyusun Daftar Arsip lnaktif;
5. e.melaksanakan pelayanan Kearsipan; dan
6. f.melaksanakan pemindahan Arsip Dinamis inaktif ke Unit Kearsipan. ( 1) Pemerintah Daerah memanfaatkan teknologi informasi dalam penyelenggaraan Kearsipan.
(2)Pemerintah Daerah menyusun kebijakan perencanaan sistem dan jaringan Kearsipan Daerah berbasis teknologi informasi melalui upaya:
1. a.pelaksanaan SIKNdan JIKN;
2. b.pelaksanaan SIKD dan SIKS; dan
3. c.pengembangan jaringan Kearsipan di Daerah.
(3)Penyusunan kebijakan teknis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b dan huruf c diatur dalam Peraturan Bupati.

Isi peraturan

Teks104PDFHirarki

Memuat teks peraturan…