DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Kampar Nomor 7 Tahun 2019

Nomor: 7
Tahun: 2019
Ditetapkan: 27 Desember 2019
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 206

Lembaga terkait

Ringkasan

Dalam Peraturan ini berisi 10 (sepuluh) bab dan 109 (seratus sembilan) pasal, diantaranya membahas tentang; Ketentuan Umum; Ruang Lingkup; Penetapan Kebijakan Kearsipan; Pengelolaan Arsip; Sumber Daya; Izin Penggunaan Arsip; Pembinaan Dan Pengawasan; Peran Serta Masyarakat; Kerjasama; Ketentuan Penutup.

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa untuk memberikan arah, landasan dan kepastian hukum kepada semua pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan kearsipan, maka diperlukan pengaturan tentang Penyelenggaraan Kearsipan;
c.bahwa_ berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu

Menetapkan

menetapkan peraturan daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan; Mengingat:

1.Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Republik Indonesia Tahun 1945;
2.Undang-Undang Nomor 12 Tahun 1956 tentang Pembentukan Daerah Otonom Kabupaten Dalam Lingkungan Daerah Provinsi Sumatera Tengah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1956 Nomor 25);
3.Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3851);
4.Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151);
5.Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
6.Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
7.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 507);
8.Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234);
9.Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5494);
10.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 224, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587), sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
11.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
12.Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 1873);
13.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2036) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 120 Tahun 2015 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 157); Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN KAMPAR dan BUPATI KAMPAR MEMUTUSKAN: Menetapkan: PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam peraturan daerah ini yang dimaksud dengan:

1.Daerah adalah Kabupaten Kampar.
2.Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Kampar.
3.Perangkat Daerah adalah Organisasi Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kampar.
4.Lembaga Kearsipan Daerah adalah Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Daerah yang memiliki tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis, arsip statis, pengawasan dan pembinaan kearsipan.
5.Badan Usaha Milik Daerah, yang selanjutnya disingkat BUMD, adalah Badan Usaha Milik Daerah Kabupaten Kampar.
6.Pemerintahan Desa adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan dan kepentingan masyarakat setempat di Kabupaten Kampar dalam sistem pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia.
7.Pemerintah Desa adalah Kepala Desa dibantu perangkat desa sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Desa di Kabupaten Kampar.
8.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
9.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi komunikasi dan informasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
10.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
11.Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
12.Arsip Aktif adalah arsip yang frekruensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
13.Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
14.Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan, yang telah diverifikasi secara langsung atau tidak langsung oleh Lembaga Kearsipan Daerah.
15.Arsip Terjaga adalah arsip daerah yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup daerah yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya.
16.Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
17.Arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil yang telah memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
18.Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
19.Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang didirikan dan/atau berkedudukan dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.
20.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
21.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
22.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
23.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan Daerah.
24.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana serta sumber daya lainnya.
25.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis, meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip.
26.Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif dan sistematis, meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
27.Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada Lembaga Kearsipan Daerah, yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada Lembaga Kearsipan Daerah.
28.Daftar Pencarian Arsip, yang selanjutnya disingkat DPA, adalah daftar yang berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung, dicari oleh Lembaga Kearsipan Daerah serta diumumkan kepada publik.
29.Sistem Kearsipan Daerah adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan di lingkungan di Daerah.
30.Sistem Informasi Kearsipan Nasional, yang selanjutnya disingkat SIKN, adalah sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional.
31.Jaringan Informasi Kearsipan Nasional, yang selanjutnya disingkat JIKN, adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.
32.Jadwal Retensi Arsip, yang selanjutnya disingkat JRA, adalah daftar yang berisi paling kurang jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
33.Alih Media adalah proses perpindahan dari data konvensional ke data digital.
34.Autentikasi/legalisasi adalah proses pemberian tanda/pengesahan dan pernyataan tertulis atau tanda lainnya sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukan bahwa arsip yang diautentikasi/legalisasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya.
35.Digitalisasi adalah tindakan dan prosedur yang dilalui dalam proses alih media dengan mengubah bentuk dari format tercetak menjadi format digital.
36.Arsip Digital adalah arsip yang diciptakan dan digunakan dalam bentuk elektronik.
37.Metadata adalah informasi terstruktur yang mendeskripsikan, menjelaskan, menemukan atau setidaknya membuat menjadikan suatu informasi mudah untuk ditemukan kembali, digunakan atau dikelola.
38.Preservasi Arsip adalah upaya penyelamatan arsip yang dilaksanakan dalam rangka menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis.

Pasal 2

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan berasaskan:

a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan keterpercayaan;
c.keutuhan;
d.asal-usul (principle of provenance);
e.aturan asli (principle of original order);
f.keamanan dan keselamatan;
g.profesional;
h.responsif;
i.antisipatif;
j.partisipatif;
k.akuntabilitas;
l.kemanfaatan;
m.aksesibilitas; dan
n.kepentingan umum.

Pasal 3

Peraturan Daerah ini dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan kearsipan Daerah.

Pasal 4

Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:

a.menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
b.menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang andal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan;
c.menjamin perlindungan kepentingan negara dan/atau daerah dan hak-hak keperdataan masyarakat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
d.menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara;
e.menjamin keselamatan aset daerah; dan
f.meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

BAB II

RUANG LINGKUP

Pasal 5

(1)Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan Daerah yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.
(2)Ruang lingkup sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi kegiatan yang dilakukan oleh setiap orang, badan hukum, dan/atau organisasi/lembaga, baik berkewarganegaraan Indonesia ataupun asing yang berhubungan dengan kearsipan Daerah.

BAB III

PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN

Pasal 6

(1)Penetapan kebijakan kearsipan Daerah menjadi tanggung jawab Pemerintah Daerah.
(2)Kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi bidang:
1. a.pengelolaan arsip;
2. b.sumber Daya;
3. c.perizinan;
4. d.pembinaan dan pengawasan;
5. e.peran serta masyarakat; dan
6. f.kerja sama.
(3)Kebijakan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), menjadi acuan bagi pencipta arsip dan Lembaga Kearsipan Daerah dalam penyelenggaraan kearsipan.

Pasal 7

Penetapan kebijakan di bidang pengelolaan arsip serta pembinaan dan pengawasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (2) huruf a dan huruf d, dimaksudkan untuk mengatur standar dan kendali mutu terhadap pengelolaan arsip serta pembinaan dan pengawasan kearsipan Perangkat Daerah, BUMD dan Pemerintahan Desa.

Pasal 8

Penetapan kebijakan di bidang pengembangan sumber daya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (2) huruf b, dimaksudkan untuk mengatur kompetensi, profesionalisme dan kinerja kearsipan serta standar, pendanaan dan kendali mutu terhadap prasarana dan sarana dalam pengelolaan kearsipan.

Pasal 9

Penetapan kebijakan di bidang perizinan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (2) huruf c, dimaksudkan untuk mengatur standar pelayanan perizinan penggunaan arsip dalam rangka pengamanan arsip sesuai ketentuan peraturan perundang- undangan.

Pasal 10

Penetapan kebijakan di bidang peran serta masyarakat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (2) huruf e, dimaksudkan untuk penyelamatan arsip serta peningkatan pengelolaan kearsipan.

Isi peraturan

Teks206PDFHirarki

Memuat teks peraturan…