DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Kapuas Hulu Nomor 6 Tahun 2018

Nomor: 6
Tahun: 2018
Ditetapkan: 28 September 2018
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 129

Lembaga terkait

Ringkasan

Dalam Peraturan Daerah ini mengatur tentang ketentuan umum, penyelenggaraan kearsipan daerah, penetapan kebijakan kearsipan, pengelolaan arsip, pembinaan kearsipan, system informasi kearsipan kabupaten Kapuas hulu dan jaringan informasi kearsipan kabupaten Kapuas hulu, sumber daya pendukung, peran serta masyarakat, larangan, kerja sama, ketentuan penyidikan, ketentuan pidana, ketentuan peralihan, ketentuan penutup.

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan;
c.bahwa dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di Daerah memerlukan panduan dalam pelaksanaannya sehingga perlu disusun pedoman penyelenggaraan kearsipan;
d.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, h u r u f b, dan huruf c, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan; Mengingat : I . Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia T a h u n 1945; 1

2.Undang-Undang Nomor 27 T a h u n 1959 tentang Penetapan Undang-Undang Darurat Nomor 3 T a h u n 1953 tentang Pembentukan Daerah Tingkat II di Kalimantan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1953 Nomor 9) sebagai Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1959 Nomor 72, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1820);
3.Undang-Undang Nomor 14 T a h u n 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia T a h u n 2008 Nomor 6 1 , Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
4.Undang-Undang Nomor 43 T a h u n 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia T a h u n 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
5.Undang-Undang Nomor 23 T a h u n 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia T a h u n 2014, Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 T a h u n 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia T a h u n 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
6.Peraturan Pemerintah Nomor 28 T a h u n 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); 2
7.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 T a h u n 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintahan Daerah;
8.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 135 Tahun 2017 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 T a h u n 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah;
9.Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 17 T a h u n 2011 tentang Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis;
10.Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 29 T a h u n 2011 tentang Pedoman Penelusuran Arsip Statis di Lingkungan Pencipta Arsip;
11.Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 24 T a h u n 2012 tentang Materi Muatan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan;
12.Peraturan Daerah Kabupaten Kapuas Hulu Nomor 6 T a h u n 2017 tentang Urusan Pemerintah Daerah yang Menjadi Kewenangan Pemerintah Kabupaten Kapuas Hulu; Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN KAPUAS H U L U dan BUPATI KAPUAS H U L U MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini, yang dimaksud dengan:

1.Daerah adalah Kabupaten Kapuas Hulu.
2.Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
3.Bupati adalah Bupati Kapuas Hulu.
4.Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat DPRD adalah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Kapuas Hulu.
5.Dinas Perpustakaan dan Kearsipan adalah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kapuas Hulu.
6.Organisasi Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat OPD adalah perangkat Daerah sebagai unsur pembantu Bupati dalam penyelenggaraan Pemerintah Daerah yang terdiri dari Sekretariat Daerah, Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Kecamatan, Kelurahan dan Satuan Polisi Pamong Praja.
7.Inspektorat adalah Inspektorat Kabupaten Kapuas Hulu.
8.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah Perusahaan Milik Pemerintah Kabupaten Kapuas Hulu.
9.Desa adalah desa dan desa adat atau yang disebut dengan nama lain, selanjutnya disebut Desa, adalah kesatuan masyarakat h u k u m yang memiliki batas wilayah yang berwenang untuk mengatur dan mengurus urusan pemerintahan, kepentingan masyarakat setempat berdasarkan prakarsa masyarakat, hak asal usul, dan/atau hak tradisional yang diakui dan dihormati dalam sistem pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia.
10.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
11.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
12.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
13.Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
14.Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus.
15.Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
16.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
17.Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
18.Arsip u m u m adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
19.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
20.Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan h u k u m dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. 2 1 . Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. 5
22.Arsip Nasional Republik Indonesia, yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
24.Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
25.Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
26.Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
27.J a d w a l Retensi Arsip, yang selanjutnya disingkat J R A adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
28.Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan j u m l a h arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
29.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
30.Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. 3 1 . Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan 6 pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
32.Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
33.Sistem Kearsipan Nasional, yang selanjutnya disingkat S K N adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
34.Sistem Kearsipan Kabupaten Kapuas Hulu, yang selanjutnya disingkat S K K adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kapuas Hulu.
35.Sistem Informasi Kearsipan Kabupaten Kapuas Hulu, yang selanjutnya disingkat S I K K adalah Sistem Informasi Arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kapuas Hulu yang dikelola oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kapuas Hulu yang menggunakan Sarana Jaringan Informasi Kearsipan Kabupaten Kapuas Hulu.
36.Jaringan Informasi Kearsipan Nasional, yang selanjutnya disingkat J I K N adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.
37.Jaringan Informasi Kearsipan Kabupaten Kapuas Hulu, yang disingkat J I K K Kabupaten Kapuas Hulu adalah Sistem Jaringan Informasi dan Sarana Pelayanan Arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kapuas Hulu yang dikelola oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kapuas Hulu.
38.Tekhnologi Informasi dan Komunikasi, yang selanjutnya disingkat TIK adalah payung besar terminologi yang mencakup seluruh peralatan teknis untuk memproses dan menyampaikan informasi yang mencakup dua aspek yaitu tekhnologi informasi dan tekhnologi komunikasi sehingga Teknologi dan Komunikasi mengandung pengertian luas yaitu segala kegiatan yang terkait 7 dengan pemrosesan, pengelolaan, pemindahan informasi antar media dengan menggunakan perangkat komputer (baik perangkat keras maupun perangkat lunak).
39.Daftar Pencarian Arsip, yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.
40.Pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya. 4 1 . Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
42.Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
43.Program arsip vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan arsip vital pencipta arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
44.Sumber daya kearsipan adalah dukungan terhadap sistem kearsipan nasional berupa sumber daya manusia, prasarana dan sarana, organisasi kearsipan dan pendanaan.
45.Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip. B A B I I PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DAERAH

Pasal 2

(1)Bupati bertanggung jawab terhadap Penyelenggaraan Kearsipan Daerah dan dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan secara komprehensif dan terpadu. 8
(2)Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan asas:
1. a.kepastian h u k u m ;
2. b.keautentikan dan keterpercayaan;
3. c.keutuhan;
4. d.asal usul;
5. e.aturan asli;
6. f.keamanan dan keselamatan;
7. g.keprofesionalan;
8. h.keresponsifan;
9. i.keantisipatifan; j . kepartisipatifan;
10. k.akuntabilitas; L kemanfaatan;
11. m.aksesibilitas;
12. n.kepentingan umum; dan
13. o.kearifan lokal.
(3)Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan tujuan:
1. a.untuk menjamin ketersediaan arsip yang otentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
2. b.untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan perundang- undangan yang berlaku;
3. c.untuk menciptakan penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terpadu; dan
4. d.untuk menyelamatkan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
(4)Penyelenggaraan kearsipan sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1), meliputi:
1. a.penetapan kebijakan;
2. b.pembinaan kearsipan;
3. c.pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis;
4. d.pembangunan kearsipan berbasis TIK;
5. e.pemasyarakatan kearsipan; dan
6. f.peningkatan kerjasama.
(5)Penyelenggaraan kearsipan sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1), didukung sumber daya kearsipan meliputi:
1. a.sumber daya manusia;
2. b.prasarana dan sarana; dan
3. c.pendanaan.

Pasal 3

(1)S K K wajib diselenggarakan oleh pencipta arsip dan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
(2)Penyelenggaraan S K K sebagaimana dimaksud pada ayat (1), menjadi tanggung jawab masing-masing pencipta arsip dan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
(3)Penyelenggaraan S K K sebagaimana dimaksud pada ayat (1), harus sinergi dengan SKN dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. B A B I I I PENETAPAN K E B I J A K A N KEARSIPAN

Pasal 4

(1)Bupati menetapkan kebijakan kearsipan daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (4) huruf a.
(2)Kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi bidang:
1. a.pembinaan dan pengelolaan arsip;
2. b.pembangunan S K K , S I K K dan J I K K ;
3. c.organisasi kearsipan;
4. d.pengembangan sumber daya manusia;
5. e.prasarana dan sarana;
6. f.perlindungan dan penyelamatan arsip;
7. g.sosialisasi kearsipan;
8. h.kerjasama; dan 10
9. i.pendanaan.
(3)Kebijakan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), menjadi acuan bagi pencipta arsip dan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dalam penyelenggaraan kearsipan.

Pasal 5

(1)Pengelolaan arsip dilakukan untuk menjamin ketersediaan dan keselamatan arsip yang autentik, utuh dan terpercaya dalam rangka S K K dengan didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan informasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang undangan yang berlaku.
(2)Pengelolaan arsip dilakukan terhadap:
1. a.arsip dinamis; dan
2. b.arsip statis.
(3)Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip dan dilaksanakan oleh unit kearsipan.
(4)Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
(5)Pengelolaan arsip dinamis di lingkungan pencipta arsip dan pengelola arsip statis dilaksanakan arsiparis.
(6)Dalam melaksanakan pengelolaan arsip dinamis dan statis, arsiparis dan fungsional u m u m dibantu oleh tenaga yang memiliki pengetahuan di bidang kearsipan. 11

Pasal 6

Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (2) huruf a, meliputi kegiatan:

a.penciptaan arsip;
b.penggunaan arsip;
c.pemeliharaan arsip; dan
d.penyusutan arsip. Arsip dinamis terdiri atas:
a.arsip aktif;
b.arsip inaktif; dan
c.arsip vital.

Pasal 7

Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis diperlukan:

a.tata naskah dinas;
b.klasifikasi arsip;
c.J R A ; dan
d.sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Tata naskah dinas, klasifikasi arsip, J R A dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip di lingkungan Pemerintah Daerah ditetapkan oleh Bupati sesuai ketentuan peraturan perundang- undangan yang berlaku. Tata naskah dinas, klasifikasi arsip, J R A dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip pada pencipta arsip di luar Pemerintah Daerah ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pasal 8

Tata n a s k a h dinas digunakan untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip. 12

(2)Tata naskah dinas mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

Pasal 9

(1)Klasifikasi disusun berdasarkan pada analisis fungsi dan tugas pencipta arsip yang disusun secara logis, sistematis dan kronologis.
(2)Klasifikasi arsip digunakan sebagai dasar pemberkasan, penataan dan mendukung akses, pemanfaatan arsip serta penyusutan arsip.

Pasal 10

(1)Pemerintah Daerah, Pemerintah Desa, dan BUMD wajib memiliki J R A .
(2)J R A sebagaimana dimaksud ayat (1) ditetapkan oleh Bupati dan pimpinan BUMD setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI.
(3)J R A digunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
(4)J R A terdiri atas J R A fasilitatif dan J R A substantia
(5)J R A Pemerintah Daerah dan Pemerintah Desa disusun oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yang dikoordinasikan dengan pencipta arsip.
(6)J R A BUMD disusun oleh masing-masing pimpinan BUMD yang dikoordinasikan dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

Isi peraturan

Teks129PDFHirarki

Memuat teks peraturan…