DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (Perda) Kabupaten Karo Nomor 7 Tahun 2023

Nomor: 7
Tahun: 2023
Ditetapkan: 21 Desember 2023
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 62

Lembaga terkait

Ringkasan

Peraturan ini mengatur tentang BAB I KETENTUAN UMUM BAB II MAKSUD,TUJUAN,ASAS,DAN RUANG LINGKUP BAB III PENYELENGGARAAN KEARSIPAN BAB IV PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS BAB V PENGELOLAAN ARSIP STATIS BAB VI LAYANAN KEARSIPAN BAB VII PENGENDALIAN DAN PENGAWASAN BAB VIII ORGANISASI PROFESI DAN PERAN AKTIF MASYARAKAT BAB IX LARANGAN DAN KEWAJIBAN BAB X SANKSI ADMINISTRATIF BAB XI KETENTUAN PENYIDIKAN BAB XII KETENTUAN PIDANA BAB XIII KETENTUAN PENUTUP

Isi peraturan

Pasal 4

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan:

a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan keterpercayaan;
c.keutuhan;
d.asal usul {trtinciple of prouenance);
e.aturan asli (pnneiple af original order);
f.keamanan dan keselamatan;
g.keprofesionalan;
h.keresponsifan;
i.keantisipatifan;
j.kepartisipatifan;
k.akuntabilitas;
1. 1.kemanfaatan;
m.aksesibilitas; dan
n.kepentingan umum.

Pasal 5

(1)Ruang lingkup Peraturan Daerah meliputi:
1. a.penyelenggaraan kearsipan;
2. b.pengelolaan arsip dinamis;
3. c.pengelolaan arsip statis;
4. d.layanan kearsipan;
5. e.pengendaiian dan pengawasan;
6. f.organisasi profesi dan peran aktif masyarakat;
7. g.larangan dan ker,vajiban;
8. h.sanksi administratif;
9. i.ketentuanpenyidikan;
10. j.ketentuan pidana; dan
11. k.ketentuan penutup.
(2)Ruang lingkup sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan.

BAB III

PENYELE NGGARAAN KEARSIPAN

Pasal 6

{1) Penyelenggaraan kearsipan menjadi tanggung jarvab pemerintahan daerah dan clilaksanakan oleh LKD.

(2)Tanggung jawab penyeienggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi kegiatan:
1. a.penetapan kebijakan kearsipan;
2. b.pembinaan kearsipan; clan
3. c.pengelolaan arsip. Penetapan kebijakan kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat {2) huruf a meliputi bidang:
4. a.pemLrinaan;
5. b.pengelolaan arsip;
6. c.pemanfaatan SKN dan JIKD;
7. d.srikandi; e, organisasi kearsipan;
8. f.pengembangan sumber da.ira manusia;
9. g.prasarana dan sarana;
10. h.pelindungan dan penyelamatan arsip;
11. i.sosialisasi kearsipan;
12. j.keda sama; dan
13. k.pendanaan.
(1)Pemerintah Daerah melaksanakan pembinaan kearsipan seLragaimana dimaksr-rd dalam Pasai 6 ay,-at (2) huruf b kepada Pemerintahan Daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi poiitik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan clalam pelaksanaan kehidupan bermas-u-arakat, berbangsa dan bernegara.
(2)Pembinaan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat {1) dilaksanakan oleh LKD.
(3)Pemtrinaan kearsipan meliputi:
1. a.koordinasi penyelenggaraan kearsipan;
2. b.penyusunan pedoman kearsipan;
3. c.sosialisasi kearsipan;
4. d.pemberian bimbingarr, supervisi, dan konsultasi pelaksanaan kearsipan;
5. e.pendidikan dan pelatihan kearsipan; dan
6. f.perencanaan, pemantauan, dan evaluasi.
(4)Dalam rangka pelindungan kepentingan daerah dan hak-hak keperdataan masyarakat, LKD dapat bekerja sama dengan instansi terkait meiakukan pembinaan kearsipan terhadap lemLraga swasta dan masyarakat yang melaksanakan kepentingan pubiik.

Pasal 9

(1)Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 6 al,at (2) huruf c dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis. {2) Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat {1} menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
(3)Pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksi-rd pada a5.at {1} menjadi tanggung jarvab LKD. Pusat data arsip pada LKD terdiri dari: a' pusat data arsip inaktif -vang memiiiki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun;
1. b.pusat data arsip vital; dan
2. c.pusat data arsip statis.
(1)Dalam pemanfaatan arsip statis, LKD menggunakan JIKD untuk: a' memudahkan akses dan pencarian serta penelusuran arsip statis;
1. b.meningkatkan pemberian layanan penggunaan arsip statis; dan
2. c.meningkatkan penl.eharluasan dan pernahaman pengetahuan di bidang kearsipan.
(2)Dalam rangka penyelenggaraan JIKD, LKD bekerja sama dengan pemerintahan daerah, lembaga pendiclikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseoi-angan. {2) Sistem" (21 Sistem informasi kearsipan dinamis terintegrasi (Srikandi) sebagai aplikasi umum bidang kearsipan dinamis.
(3)Aplikasi umum bidang kearsipan dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat
(2)berlaku secara nasional.
(4)Ketentuan lebih lanjut mengenai Srikandi sebagaimana dimaksud pada ayat {1), ayat (2}, dan ayat {3} diatur dengan Peraturan Bupati.

Pasal 14

(U Organisasi kearsipan terdiri atas unit kearsipan pada pencipta arsip dan LKD. t2l Unit kearsipan pada pencipta arsip seba.gaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari beberapa unit pengolah.

(3)Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat {2} w4jib dibentuk oleh setiap perangkat daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan.
(4)Ketentuan lebih larjut mengenai tugas, fungsi dan tanggung jawab organisasi kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat {1), diatur dengan Peraturan Bupati. (U Pencipta arsip bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan kearsipan melalui LKD dan pelaksanaannya dilakukan oleh unit kearsipan pada masing-masing pencipta arsip. (21 Unit kearsipan pada masing-masing pencipta arsip sebagaimana dimaksud pada ayat {L}, menjadi tanggung jarnrab sekretariat pada pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan. Pemerintah daerah wajib membentuk LKD. Pembentukan LKD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Selain kewajiban sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 ayat {3}, LKD memiliki tugas melaksanakan:
1. a.pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 {sepuluh} tahun yang berasal dari pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan; dan
2. b.pembinaan kearsipan ditujukan terhadap pencipta arsip.

Pasal 20

(3)LKD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari:
1. a.perangkat daerah;
2. b.pemerintah desa;
3. c.lembaga pendidikan;
4. d.organisasi politik;
5. e.organisasi kemasyarakatan;
6. f.perusahaan; dan
7. g.perseorangan

Pasal 23

(1)Pemerintah daerah melaksanakan pelindungan dan penyelamatan arsip milik daerah.
(2)Arsip milik daerah sebag*imana dimaksud pada ayat {1} adalah arsip yang herasal dari pemerintahan da.erah yang dibiayai oleh anggarari. negara dan sumber dana lainnya, dan lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan yang dibiayai oleh anggaran negara. (U Pemerintah daerah menyelenggarakan pelindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf h, baik terhadap arsip yang keberadaannya di dalam maupun di luar daerah. {2} Pemerintah. . (i) Dalam hal ter;'adi penggabungan dan/atau pembubaran suatu perangkat daerah, pemerintah daerah mengambil tindakan untuk melakukan upaya penyelamatan arsip. (2| Upaya penyelamatan arsip sebagai akibat penggabungan dan/atau pembubaran sebagaimana dimaksud pada ayat {1) dilaksanakan oieh LKD. Ketentuan lebih lanjut mengenai peiindungan dan penyelamatan arsip diatur dengan Peraturan Bupati.

Pasal 27

Bagran Kesembilan Kerja Sama

Pasal 28

(U Pemerintah daerah melalui LKD dapat melaksanakan kerja sama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf j dengan pencipta arsip. l2l Dalarn hal penyelarnatan arsip pemilihan rlmrrm, LKD melakukan kerja sama dengan Komisi Pemilihan Umum {KPU) kabupaten dan Panitia Pengawas Pemilihan Umum kabupaten dalam penyimpanan arsip statis penyelenggaraan pemilihan umum anggota DPRD serta pemilihan kepala daerah dan wakil kepala daerah.

(3)Ketentuan. . .
(3)Ketentuan lebih lanjut mengenai kerja sama sebagaimana dimaksud pada ayat {1} dan ayat {2}, diatur dengan Peraturan Bupati. Ketentuan lehrih lanjut mengenai DPA sebagaimana dimaksud pada Pasal 30 diatur dengan Pera.tura"n Bupati. (U Pencipta arsip dapat menutup akses arsip apabila:
1. a.menghambat proses penegakan hukum;
2. b.mengganggu kepentingan peiindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
3. c.membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
4. d.mengungkapkan kekayaan alam daerah yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasianrrya;
5. e.merugikan ketahanan ekonomi daerah;
6. f.merugikan kepentingan politik di daerah; g" mengungkapkan isi akta autendk yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;
7. h.rnengungkapkan
(1)Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk menjaga autentisitas, keutuhan, keamanan, dan keselarnatan arsip. t2\ Pemeliharaan arsip dinamis meliputi pemeliharaan arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif, baik yang termasuk dalam kategori arsip terjaga maupun arsip umum.
(3)Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan:
1. a.pemlrerkasan arsip aktif;
2. b.penataan arsip inaktif;
3. c.penyimpanan arsip; dan
4. d.alih media arsip" t1) Pemeliharaan arsip aktif dilakukan melalui kegiatan pemberkasan dan Pen3'imPanan arsiP'
(2)Pemeliharaan arsip inaktif dilakukan melalui kegiatan penataan dan penyimpanan arsip.
(1)Pernberkasan arsip aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 ai,'at (3) huruf a dilakukaa terhadap arsip yang dibuat dan diterirna.
(2)Pemberkasall arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip. {3) Pemberkasan arsip aktif menghasilkan tertatanya fisik dan inforrnasi arsip serta tersusunnya daftar arsip. (4i Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas.
(1)Penataan arsip inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3T at,at (3) huruf b dilakukan berdasarkan asas asal-usul dan asas aturan as1i.
(2)Penataan arsip inaktif pada unit kearsipan dan unit pengolah dilaksanakan meialui:
1. a.pengaturan fisik arsip; h). pengolahan inforrnasi arsip; dan
2. c.penyusunan daftar arsip.
(3)Daftar arsip inaktif disusun oieh unit pengolah setiap tahun dan disampaikan kepada unit kearsipan disertai berita acara. Alih media arsip dinamis dilakukan sesuai dengan ketentuan yarrg berlaku. Alih media arsip dinamis sebagairnana rlimaksud pada ayat {1} dilaksanakan dalam berbagai bentuk dan media sesuai kemajuan teknologi infiormasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Ketentuan lebih lanjut mengenai pengelolaan arsip dinamis, dan alih media arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 sampai dengan Pasal 43 diatur dalam Peraturan Bupati. {3} Pemerintahan ( 1) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasai 46 huruf b dilakukan terhadap arsip Jrang:
1. a.tidak memiliki nilai guna;
2. b.telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
3. c.tidak ada peraturan perundang-undangan yang meiarang; dan
4. d.tidak herkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. i2) Dalam. . . Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan Peraturan Bupati.

Pasal 52

{4i Ketentuan. Pengeiolaan arsip statis dilakukan oleh LKD" Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungja*.,aban daerah bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (2], meliputi:

a.akuisisi arsip statis;
b.pengolahan arsip statis;
c.preservasi arsip statis; dan
d.akses arsip statis.

Pasal 54

(1)LKD melaksanakan akuisisi arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 53 ayat (3) huruf a dari pencipta arsip. (2| Akuisisi arsip statis sebagaimana dimaksud pada a1,"at (1) meliputi arsip statis yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung.
(3)Dalam melakukan akuisisi arsip statis, LKD '"vajib membuat DPA yang rnelipuLi arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (21, dan menyampaikan kepada pencipta arsip.
(4)DPA sebagaimana dimaksud pada a;,at (3) paling sedikit memuat:
1. a.pencipta arsip;
2. b.nomor arsip;
3. c.kode klasifikasi;
4. d.uraian informasi arsip;
5. e.kurun waktu;
6. f.jumlah arsip; dan
7. g.keterangan.
(5)Perangkat daerah, lembaga pendidikan, pemerintah desa, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan yang memiliki atau menyimpan arsip statis seLragaimana dimaksud pada ayat (3) wqiib menyerahkan kepada LKD berdasarkan syarat- syarat yang ditetapkan dalam pengumuman DPA.
(1)Pelaksanaan akuisisi arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 54 ayat {2} wajib dituangkan dalam berita acsra serah terima dan deftar arsip statis.
(2)Berita. . .
(2)Berita acara serah terima arsip statis sebagaimana dimaksud. pada ayat {1) ditandatangani oieh kepala LKD dan pimpinan pencipta arsip atau pihak yang mervakili.
(3)Berita acara serah terima arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat:
1. a.rnraktu serah terima;
2. b.ternpat;
3. c.jumlah arsip;
4. d.tanggug jarvab dan kewajitran para pihak; dan
5. e.tanda tangan para pihak.
(4)Daftar arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun oleh pencipta arsip paling sedikit memuat:
1. a.pencipta arsip:
2. b.nomor arsip;
3. c.kode klasifikasi;
4. d.uraian informasi arsip;
5. e.kurun waktu;
6. f.jumlah arsip; dan
7. g.keterangan.

Pasal 56

(f ) Pengolahan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 53 ayat (3) huruf b, diiaksanakan berdasarkan asas asal-usul dan asas aturan asli serta standar deskripsi arsip statis.

(2)Pengolahan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan:
1. a.penataan informasi arsip statis;
2. b.penataan fisik arsip statis; dan
3. c.penyusunan sarana bantu penemuan kembali arsip statis.
(3)Sarana bantu penemuan kembali arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c meliputi guide arsip, daftar arsip statis dan inventar:is arsip.
(4)Daftar arsip statis setragaimana dimaksud pada ayat {3) paling sedikit memuat:
1. a.pencipta arsip; b" nomor arsip;
2. c.kocle klasifikasi;
3. d.uraian informasi arsip;
4. e.kurun rvaktu;
5. f.jumlah arsip; dan
6. g.keterangan.

Isi peraturan

Teks62PDFHirarki

Memuat teks peraturan…