DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (Perda) Kabupaten Kerinci Nomor 6 Tahun 2024

Nomor: 6
Tahun: 2024
Ditetapkan: 4 Oktober 2024
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 150

Lembaga terkait

Ringkasan

Dalam Peraturan Daerah ini diatur tentang penyelenggaraan kearsipan dengan menetapkan batasan istilah yang digunakan dalam pengaturannya. Diatur tentang ruang lingkup; penyelenggaraan kearsipan daerah; penetapan kebijakan kearsipan; pengelolaan arsip; pembinaan kearsipan; pengembangan SIKN dan JIKN; sumber daya kearsipan; peran serta masyarakat; kerjasama; pembinaan dan pengendalian; sanksi administratif; penyidikan; dan ketentuan pidana.

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa wewenang dan tanggung jawab pemeliharaan dan pengawasan kearsipan serta pemberdayaannya dalam kehidupan berbangsa dan bernegara, sepenuhnya menjadi tanggung jawab pemerintah daerah;
c.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, dan huruf b perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan; Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia tahun 1945;

2.Undang-Undang Nomor 58 Tahun 1958 tentang Penetapan Undang-Undang Darurat Nomor 21 Tahun 1957 tentang Pengubahan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 1956 tentang Pembentukan Daerah Swatantra Tingkat II Dalam Lingkungan Daerah Swatantra Tingkat I Sumatera Tengah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1957 NOmor 77);
3.Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1997 Nomor 18, Tarnbahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3674);
4.Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
5.Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
6.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Letnbaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
7.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 224, Tambahan Lembaran Negara Republik IndOnesia Nomor 5587) sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
8.Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja (Lembaran Negara Republik Indobesia Tahun 2023 Nomor 41, Tambahan Lembaran Negara Repbulik Indonesia Nomor 6856);
9.Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Plenyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 194, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3912);
10.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN KERINCI dan BUPATI KERINCI MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.

BAB I

KETENTUAN UMUM Ba.gian Kesatu Pengertian

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan:

1.Daerah adalah Kabupaten Kerinci.
2.Pemerintah Daerah adalah Kepala Daerah sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
3.Bupati adalah Bupati Kerinci.
4.Dinas Perpustakaan dan Kearsipan adalah Perangkat Daerah yang merupakan unsur pelaksana Urusan Pemerintahan bidang Perpustakaan dan Kearsipan yang menjadi kewenangan Daerah.
5.Kepala DinaS adalah Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kerinci.
6.Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten dalam penyelenggaraan Pemerintah Daerah yang menjadi kewenangan Daerah Kabupaten.
7.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
8.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
9.Arsip Dinamls adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
10.Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
11.Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
12.Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
13.Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejahteraan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau LeMbaga Kearsipan.
14.Arsip Terjaga adalah arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaan dan keberlangsungan hidup Bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
15.Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
16.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta memptinyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
17.Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dani kewenangan hukum dan otoritas legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan
18.Lembaga Kearsipan Daerah adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan
19.Arsip Nasional Republik Indonesia, yang selanjutnya disingkat ANRI adalah Lembaga Kearsipan berbentuk lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas-tugas Negara di bidang Kearsipan yang berkedudukan di ibukota Negara.
20.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
21.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan pencipta arsip di lingkUngannya.
22.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan pada setiap perangkat Daerah.
23.Jadwal Retensi Arsip, yang selanjutnya disingkat menjadi JRA adalah daftar yang berisi sekurang- kurangnya jangka waktu penyirnpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan., dinilai kembali, atau diperm.anenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. R
24.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dan unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
25.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sstem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
26.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinarnis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip
27.Pengelolaan .rsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, pre servasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu Sistem Kearsipan Nasional
28.Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
29.Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SKD adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kerinci.
30.Sistem Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SIKN adalah sistem informasi yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional.
31.Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana layanan arsip didaerah yang dikelola oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kerinci.
32.Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar yang berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejahteraan balk yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga serta diumumkan kepada publik.
33.Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip balk fisik maupun informasinya.
34.Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
35.Pemberkasan adalah penempatan naskah kedalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi suatu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dani suatu unit kerja.
36.Program Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan penyelamatan arsip vital pencipta arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
37.Sumber Days Kearsipan adalah dukungan terhadap sistem kearsipan nasional berupa sumber daya manusia, prasarana dan sarana, organisasi kearsipan dan pendanaan.
38.Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
39.Penyelenggaraan Kearsipan dalam rangka mendukung proses Penyelenggaraan Negara hams dilaksanakan dengan perkembangan Teknologi, Informasi dan Komunikasi selanjutnya disingkat TIK

Pasal 2

Peraturan Daerah ini dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukurn dalam penyelenggaraan Kearsipan di Daerah.

Pasal 3

Penyelenggaraan Kearsipan bertujuan untuk:

a.menjamin terciptanya arsip dani kegiatan yang dilakukan oleh Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara Kearsipan Nasional;
b.menjamin ketersediaan Arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c.menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
d.menjamin perlindungan kepentingan Negara dan hak- hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
e.mendinamiskan penyelenggaraan Kearsipan Nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
f.menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggung jawaban dalam kehidupan bermasyaraktt, berbangsa dan bernegara;
g.menjamin keselamatan aset Daerah dalam bidang ekonomi, soSial, politik, budaya, pertahanan serta keamanan sebagai identitas dan jati dini bangsa; dan
h.meningkatkati kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan than pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Pasal 4

Penyelenggaraan Kearsipan dilaksanakan berasaskan :

a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan kepercayaan;
c.keutuhan;
d.asal usul (principle of provenance);
e.aturan ashi (principle of original order);
f.keamanan dan keselamatan;
g.keprofesionalan;
h.keresponsifan;
i.keantisipatifan;
j.kepartisipatifan;
k.akuntabilitas;
1. 1.kemanfaatan;
m.aksebilitas; dan
n.kepentingan umum.

BAB II

RUANG LINGKUP

Pasal 5

(1)Ruang lingkup Penyelenggaraan Kearsipan meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, Pembinaan Kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem Kearsipan Nasional yang didukung oleh sumber daya lain sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
(2)Ruang Lingkup sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi kegiatan yang dilakukan oleh Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan perseorangan serta Lembaga Kearsipan.

BAB III

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DAERAH

Pasal 6

(1)Penyelenggaraan Kearsipan Daerah menjadi tanggung jawab Bupati dan dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan secara komprehensif dan terpadu dalam SKD.
(2)Penyelenggaraan Kearsipan sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1), meliputi :
1. a.penetapan kebijakan SKD;
2. b.pembinaan kearsipan;
3. c.pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis;
4. d.pembangunan SKD berbasis TIK;
5. e.pemasyarakatan kearsipan; dan
6. f.peningkatan kerjasama.
(3)Penyelenggaraan Kearsipan dalam SKD sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1) didukung sumber daya kearsipan meliputi :
1. a.sumber daya manusia;
2. b.prasarana dan sarana; dan
3. c.pendanaan.

Pasal 7

(1)SKD harus diselenggarakan oleh pencipta arsip dan Lembaga Kearsipan Daerah.
(2)Penyelenggaraan SKD sebagaimana dimaksud pada ayat
(1)menjadi tanggung jawab masing-masing pencipta arsip dan Lembaga Kearsipan Daerah.
(3)Penyelenggaraan SKD sebagaimana dimaksud pada ayat
(1)harus sinergi dengan SKN dan sesuai dengan peraturan Perundang-undangan.

BAB IV

PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN

Pasal 8

(1)Penetapan kebijakan Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (2) huruf a, menjadi tanggung jawab Bupati melalui Lembaga Kearsipan Daerah;
(2)Kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi bidang ;
1. a.pembinaan;
2. b.pengelolaan arsip;
3. c.pengembangan. SKD, SIKN, dan JIKN;
4. d.organisasi kearsipan;
5. e.pengembangan sumber daya manusia;
6. f.prasarana dan sarana; v
7. g.perlindungan dan penyelamatan arsip;
8. h.sosialisasi kearsipan;
9. i.kerjasama; dan
10. j.pendanaan.
(3)Kebijakan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1)menjadi acuan bagi pencipta arsip dan Lembaga Kearsipan Daerah dalam Penyelenggaraan Kearsipan.

Pasal 9

Penetapan kebijakan di bidang pembinaan dan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) huruf a dan huruf b, dimaksudkan untuk mengatur standar dan kendali mutu terhadap pengelolaan dan pembinaan kearsipan.

Pasal 10

Penetapan kebijakan di bidang pembangunan SKD, SIKN dan JIKN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) huruf c, dimaksudkan untuk menata penyelenggaraan kearsipan Daerah dalam kesatuan sistem kearsipan nasional.

Isi peraturan

Teks150PDFHirarki

Memuat teks peraturan…