DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Kolaka Timur Nomor 16 Tahun 2017

Nomor: 16
Tahun: 2017
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 157

Lembaga terkait

Ringkasan

PERATURAN DAERAH INI BERISIKAN TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DENGAN SISTEMATIKA SEBAGAI BERIKUT : 1. KETENTUAN UMUM 2. PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DAERAH 3. PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN 4. PENGELOLAAN ARSIP 5. PEMBINAAN KEARSIPAN 6. SIKK DAN JIKK 7. SUMBER DAYA PENDUKUNG 8. PERAN SERTA MASYARAKAT 9. KERJASAMA 10. SANKSI ADMINISTRATIF 11. KETENTUAN PERALIHAN 12. KETENTUAN PENUTUP

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa dalam rangka penjabaran lebih lanjut atas pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
c.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a dan huruf b tersebut di atas, maka di pandang perlu untuk

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah Kabupaten Kolaka Timur Tentang Penyelenggaraan Kearsipan Daerah Kabupaten Kolaka Timur. Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

2.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
3.Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2013 tentang Pembentukan Kabupaten Kolaka Timur di Provinsi Sulawesi Tenggara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 23, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5401); SALINAN 2
4.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN KOLAKA TIMUR dan BUPATI KOLAKA TIMUR, Memutuskan: Menetapkan : RANCANGAN PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini, yang dimaksud dengan:

1.Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Kolaka Timur.
2.Daerah adalah Kabupaten Kolaka Timur.
3.Bupati adalah Bupati Kolaka Timur.
4.Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Kolaka Timur Selanjutnya disingkat DPRD.
5.Kantor Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah adalah Kantor Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Kolaka Timur.
6.Kepala Dinas Kearsipa dan Perpustakaan adalah Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Kolaka Timur.
7.Organisasi Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat OPD adalah perangkat Daerah sebagai unsur pembantu
8.Bupati dalam penyelenggaraan Pemerintah Daerah.
9.Inspektorat adalah Inspektorat Kabupaten Kolaka Timur.
10.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah Perusahaan Milik Pemerintah Kabupaten Kolaka Timur.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
11.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 3
12.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
13.Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
14.Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus.
15.Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
16.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara angsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
17.Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
18.Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
19.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
20.Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
21.Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
22.Arsip Nasional Republik Indonesia, yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
23.Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
24.Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
25.Unit Kearsipan I adalah Unit yang membina, mengelola, dan menyimpan arsip inaktif dilingkungan Pemerintah Kabupaten Kolaka Timur yang dilaksanakan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Kolaka Timur.
26.Unit Kearsipan II adalah Unit yang membina, mengelola, dan menyimpan Arsip Inaktif dilingkungan pencipta arsip 4 yang dilaksanakan oleh sekretariat/bagian yang menangani urusan tata usaha pada OPD.
27.Jadwal retensi arsip, yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
28.Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
29.Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
30.Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
30.Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
31.Sistem kearsipan nasional, yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
32.Sistem Kearsipan Kabupaten Kolaka Timur, yang selanjutnya disingkat SKK adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan dilingkungan Pemerintah Kabupaten Kolaka Timur.
33.Sistem Informasi Kearsipan Kabupaten Kolaka Timur, yang selanjutnya disingkat SIKK adalah Sistem Informasi Arsip dilingkungan Pemerintah Kabupaten Kolaka Timur yang dikelola oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Kolaka Timur yang menggunakan Sarana Jaringan Informasi Kearsipan Kabupaten Kolaka Timur.
34.Jaringan Informasi Kearsipan Nasional, yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.
35.Jaringan Informasi Kearsipan Kabupaten Kolaka Timur, yang disingkat JIKK Kolaka Timur adalah Sistem Jaringan Informasi dan Sarana Pelayanan Arsip dilingkungan 5 Pemerintah Kabupaten Kolaka Timur yang dikelola oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Kolaka Timur.
36.Daftar Pencarian Arsip, yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.
37.Pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya.
38.Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
39.Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
40.Program arsip vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan arsip vital pencipta arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
41.Sumber daya kearsipan adalah dukungan terhadap sistem kearsipan nasional berupa sumber daya manusia, prasarana dan sarana, organisasi kearsipan dan pendanaan.
42.Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.

BAB II

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DAERAH

Pasal 2

(1)Penyelenggaraan kearsipan Daerah menjadi tanggung jawab bupati dan dilaksanakan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah secara komprehensif dan terpadu dalam SKK.
(2)Penyelenggaraan kearsipan sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1), meliputi :
1. a.penetapan kebijakan SKK
2. b.pembinaan kearsipan;
3. c.Pengawasan Kearsipan
4. d.pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis;
5. e.pembangunan SKK bebasis TIK;
6. f.pemasyarakatan kearsipan; dan
7. g.peningkatan kerjasama.
(3)Penyelenggaraan kearsipan dalam SKK sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1), didukung sumber daya kearsipan meliputi : 6
1. a.sumber daya manusia;
2. b.prasarana dan sarana; dan
3. c.pendanaan.

Pasal 3

(1)SKK wajib diselenggarakan oleh pencipta arsip dan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah.
(2)Penyelenggaraan SKK sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), menjadi tanggung jawab masing-masing pencipta arsip dan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah.
(3)Penyelenggaraan SKK sebagaimana dimaksud pada ayat (1), harus sinergi dengan SKN dan sesuai dengan peraturan perundang -undangan.

BAB III

PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN

Pasal 4

(1)Penetapan kebijakan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf a, menjadi tanggung jawab bupati.
(2)Kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi bidang :
1. a.pembinaan;
2. b.Pengawasan
3. c.pengelolaan arsip;
4. d.pembangunan SKK, SIKK dan JIKK;
5. e.organisasi kearsipan;
6. f.pengembangan sumber daya manusia;
7. g.prasarana dan sarana;
8. h.perlindungan dan penyelamatan arsip;
9. i.sosialisasi kearsipan;
10. j.kerjasama; dan
11. k.pendanaan.
(3)Kebijakan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), menjadi acuan bagi pencipta arsip dan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah dalam penyelenggaraan Kearsipan.

Pasal 5

Penetapan kebijakan dibidang pembinaan dan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf a dan huruf b, dimaksudkan untuk mengatur standar dan kendali mutu terhadap pengelolaan dan pembinaan kearsipan.

Pasal 6

Penetapan kebijakan dibidang pembangunan SKK, SIKK dan JIKK sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf c, dimaksudkan untuk menata penyelenggaraan kearsipan Daerah dalam kesatuan sistem kearsipan nasional. 7

Pasal 7

Penetapan kebijakan dibidang organisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf d, dimaksudkan untuk mengatur standar fungsi, kendali mutu dan meningkatkan kapasitas unit kearsipan dan kelembagaan.

Pasal 8

Penetapan kebijakan dibidang pengembangan sumber daya manusia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf e, dimaksudkan untuk mengatur kompetensi, profesionalisme dan kinerja kearsipan.

Pasal 9

Penetapan kebijakan dibidang prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf f, dimaksudkan untuk mengatur standar dan kendali mutu terhadap prasarana dan sarana dalam pengelolaan kearsipan.

Pasal 10

Penetapan kebijakan dibidang perlindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf g, dimaksudkan untuk mengatur kriteria, tanggungjawab dan strategi terhadap perlindungan dan penyelamatan arsip.

Isi peraturan

Teks157PDFHirarki

Memuat teks peraturan…