DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Lebak No. 6 Tahun 2016

Nomor: 6
Tahun: 2016
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 180

Lembaga terkait

Ringkasan

1. Ketentuan Umum; 2. Kedudukan Dan Tanggung Jawab; 3. Pengelolaan Arsip; 4. SIKD Dan JIKD; 5. Pengembangan Sumber Daya Kearsipan; 6. Pelayanan Jasa Dan Publikasi Kearsipan; 7. Peran Serta Masyarakat Dan Kerja Sama; 8. Keadaan Darurat; 9. Pembinaan; 10. Pembiayaan; 11. Larangan Dan Sanksi; 12. Ketentuan Penutup

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik dan meningkatkan kualitas pelayanan publik, Pemerintah Daerah menyelenggarakan kearsipan mulai dari hulu sampai hilir secara komprehensif, terpadu dan berkesinambungan;
c.bahwa dengan berlakunya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, maka perlu diatur mengenai pengelolaan arsip di Daerah dalam rangka penyelenggaraan kearsipan;
d.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan; PARAF KOORDINASI SEKRETARIS DAERAH ASISTEN SEKDA KEPALA KANTOR ARSIP & PERPUSTAKAAN DAERAH KEPALA BAGIAN HUKUM & PERUNDANG-UNDANGAN SETDA Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

2.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2000 tentang Pembentukan Provinsi Banten (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 182, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4010);
3.Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
4.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
5.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
6.Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 99, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5149);
7.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); PARAF KOORDINASI SEKRETARIS DAERAH ASISTEN SEKDA KEPALA KANTOR ARSIP & PERPUSTAKAAN DAERAH KEPALA BAGIAN HUKUM & PERUNDANG-UNDANGAN SETDA Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN LEBAK dan BUPATI LEBAK MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan:

1.Daerah adalah Kabupaten Lebak.
2.Pemerintah Daerah adalah Bupati dan Perangkat Daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan Daerah.
3.Bupati adalah Bupati Lebak.
4.Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat DPRD adalah lembaga perwakilan rakyat yang berkedudukan sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah.
5.Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD adalah unsur pembantu Bupati dalam penyelenggaraan Pemerintahan Daerah yang terdiri dari Sekretariat Daerah, Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah dan Lembaga Lain.
6.SKPD Kearsipan adalah SKPD yang mempunyai tugas penyelenggaraan urusan Pemerintahan Daerah Bidang Kearsipan.
7.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
8.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan PARAF KOORDINASI SEKRETARIS DAERAH ASISTEN SEKDA KEPALA KANTOR ARSIP & PERPUSTAKAAN DAERAH KEPALA BAGIAN HUKUM & PERUNDANG-UNDANGAN SETDA teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
9.Organisasi Politik adalah organisasi atau kelompok yang bergerak, berkepentingan, atau terlibat dalam proses politik dan dalam ilmu kenegaraan, serta secara aktif berperan dalam menentukan nasib bangsa.
10.Organisasi Kemasyarakatan yang selanjutnya disebut Ormas adalah organisasi yang didirikan dan dibentuk oleh Perorangan secara sukarela berdasarkan kesamaan aspirasi, kehendak, kebutuhan, kepentingan, kegiatan, dan tujuan untuk berpartisipasi dalam pembangunan demi tercapainya tujuan Negara Kesatuan Republik Indonesia yang berdasarkan Pancasila.
11.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh Daerah.
12.Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan secara tetap dan terus menerus dengan tujuan memperoleh keuntungan dan/atau laba, baik yang diselenggarakan oleh orang-perorangan maupun badan usaha yang berbentuk badan hukum atau bukan badan hukum, yang didirikan dan berkedudukan dalam wilayah Negara Republik Indonesia.
13.Perorangan adalah orang perseorangan atau badan hukum.
14.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumberdaya manusia, prasarana dan sarana, serta sumberdaya lainnya. PARAF KOORDINASI SEKRETARIS DAERAH ASISTEN SEKDA KEPALA KANTOR ARSIP & PERPUSTAKAAN DAERAH KEPALA BAGIAN HUKUM & PERUNDANG-UNDANGAN SETDA
15.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
16.Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
17.Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
18.Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
19.Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan, yang telah diverifikasi secara langsung atau tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau Kantor.
20.Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
21.Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
22.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai tugas pokok, fungsi dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
23.Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
24.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan tugas pokok, fungsi, dan PARAF KOORDINASI SEKRETARIS DAERAH ASISTEN SEKDA KEPALA KANTOR ARSIP & PERPUSTAKAAN DAERAH KEPALA BAGIAN HUKUM & PERUNDANG-UNDANGAN SETDA tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
25.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
26.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
27.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman dalam penyusutan dan penyelamatan arsip.
28.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada Kantor.
29.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis, meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
30.Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
31.Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah.
32.Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disebut DPA adalah PARAF KOORDINASI SEKRETARIS DAERAH ASISTEN SEKDA KEPALA KANTOR ARSIP & PERPUSTAKAAN DAERAH KEPALA BAGIAN HUKUM & PERUNDANG-UNDANGAN SETDA daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Kantor serta diumumkan kepada publik.
33.Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SKD adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan.
34.Sistem Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SIKD adalah sistem informasi arsip yang dikelola oleh Kantor yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan Daerah.
35.Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat JIKD adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip Daerah yang dikelola oleh Kantor.

BAB II

KEDUDUKAN DAN TANGGUNG JAWAB

Pasal 2

(1)Pemerintah Daerah dalam penyelenggaraan kearsipan berkedudukan sebagai Pengelola Arsip Daerah.
(2)Penyelenggaraan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1)dilaksanakan oleh SKPD Kearsipan dalam kedudukan :
1. a.sebagai SKPD di lingkungan Pemerintah Daerah; dan
2. b.sebagai SKPD yang mengatasnamakan Daerah untuk urusan kearsipan secara Nasional.

Pasal 3

(1)Pemerintah Daerah dalam penyelenggaraan kearsipan bertanggung jawab menetapkan Kebijakan penyelenggaraan kearsipan di Daerah sesuai dengan kebijakan kearsipan nasional. PARAF KOORDINASI SEKRETARIS DAERAH ASISTEN SEKDA KEPALA KANTOR ARSIP & PERPUSTAKAAN DAERAH KEPALA BAGIAN HUKUM & PERUNDANG-UNDANGAN SETDA
(2)Kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi bidang:
1. a.pembinaan;
2. b.pengelolaan arsip;
3. c.pembangunan SKP;
4. d.pembangunan SIKP;
5. e.pembentukan JIKP;
6. f.organisasi;
7. g.pengembangan sumber daya manusia;
8. h.prasarana dan sarana;
9. i.perlindungan dan penyelamatan arsip;
10. j.sosialisasi kearsipan;
11. k.kerja sama; dan
12. l.pendanaan.

Pasal 4

Dalam hal SKPD Kearsipan berkedudukan sebagai SKPD di lingkungan Pemerintah Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf a, SKPD Kearsipan bertanggungjawab:

a.mengelola Arsip Dinamis di lingkungan SKPD Kearsipan, meliputi:
1. 1.pengelolaan Arsip Aktif;
2. 2.pengelolaan Arsip Inaktif dengan retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun;
3. 3.penyusutan Arsip; dan
4. 4.pengelolaan sumber daya manusia Kearsipan;
b.mengelola Arsip Inaktif Daerah yang memiliki retensi paling sedikit 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari SKPD;
c.mengelola backup Arsip Vital dan Arsip Terjaga yang digunakan sebagai fungsi kontrol terutama untuk bukti kepemilikan barang milik Daerah;
d.mengelola Arsip Statis Daerah yang merupakan identitas Daerah dan juga identitas nasional; dan PARAF KOORDINASI SEKRETARIS DAERAH ASISTEN SEKDA KEPALA KANTOR ARSIP & PERPUSTAKAAN DAERAH KEPALA BAGIAN HUKUM & PERUNDANG-UNDANGAN SETDA
e.melakukan pembinaan Kearsipan, meliputi:
1. 1.koordinasi pembinaan Penyelenggaraan Kearsipan;
2. 2.penyusunan pedoman Kearsipan;
3. 3.pemberian bimbingan, supervisi, dan konsultasi pelaksanaan Kearsipan;
4. 4.sosialisasi Kearsipan;
5. 5.pendidikan dan pelatihan Kearsipan; dan
6. 6.perencanaan, pemantauan, dan evaluasi.

Pasal 5

Dalam hal SKPD Kearsipan berkedudukan sebagai SKPD yang mengatasnamakan Daerah untuk urusan Kearsipan secara nasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf b, SKPD Kearsipan bertanggungjawab:

a.mengelola back-up Arsip Vital;
b.mengelola Arsip Inaktif yang berasal dari seluruh SKPD dengan retensi kurang dari 10 (sepuluh) tahun atau lebih;
c.mengelola Arsip Statis;
d.melakukan pembinaan ke setiap SKPD, BUMD, Desa atau Kelurahan, Organisasi Politik, Ormas, Perusahaan, dan Perorangan; dan
e.mengembangkan sumber daya pendukung Kearsipan, meliputi:
1. 1.kelembagaan;
2. 2.sumber daya manusia;
3. 3.prasarana dan sarana; dan
4. 4.sistem Kearsipan. C Umum PARAF KOORDINASI SEKRETARIS DAERAH ASISTEN SEKDA KEPALA KANTOR ARSIP & PERPUSTAKAAN DAERAH KEPALA BAGIAN HUKUM & PERUNDANG-UNDANGAN SETDA

BAB III

PENGELOLAAN ARSIP

Pasal 6

(1)Pengelolaan arsip di Daerah terdiri atas:
1. a.pengelolaan arsip dinamis;
2. b.pengelolaan arsip statis.
(2)Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat
(1)dilakukan terhadap:
1. a.arsip vital;
2. b.arsip aktif;
3. c.arsip inaktif; dan
4. d.arsip terjaga.

Pasal 7

(1)Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat
(1)huruf a menjadi tanggung jawab Pencipta Arsip.
(2)Pencipta arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berasal dari unit kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah meliputi:
1. a.unit pengolah data yaitu unit kerja pada SKPD dan BUMD;
2. b.unit kearsipan terdiri dari:
  1. 1.bagian umum; dan
  2. 2.sekretariat, tata usaha, sub bagian umum, atau seksi di lingkungan SKPD dan BUMD.
(3)Selain unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) pencipta arsip di lingkungan Daerah meliputi:
1. a.Pemerintah Desa;
2. b.Organisasi Politik;
3. c.Organisasi kemasyarakatan;
4. d.perusahaan yang kegiatannya dibiayai dari APBD; dan PARAF KOORDINASI SEKRETARIS DAERAH ASISTEN SEKDA KEPALA KANTOR ARSIP & PERPUSTAKAAN DAERAH KEPALA BAGIAN HUKUM & PERUNDANG-UNDANGAN SETDA
5. e.perorangan.
(4)Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi kegiatan:
1. a.penciptaan arsip;
2. b.penggunaan arsip;
3. c.pemeliharaan arsip; dan
4. d.penyusutan arsip.
(5)Dalam rangka melaksanakan kegiatan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) kepala atau pimpinan pencipta arsip wajib mengalokasikan anggaran.

Pasal 8

(1)Penciptaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat
(4)huruf a meliputi kegiatan:
1. a.pembuatan arsip; dan
2. b.penerimaan arsip.
(2)Pembuatan dan penerimaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
(3)Kepala SKPD, Pimpinan BUMD, Kepala Desa, Pimpinan Organisasi Politik, Pimpinan Ormas, Pimpinan Perusahaan, dan Perorangan di Daerah bertanggungjawab terhadap autentisitas setiap Arsip yang diciptakan.

Pasal 9

(1)Pembuatan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat
(1)huruf a harus diregistrasi.
(2)Arsip yang sudah diregistrasi didistribusikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap, serta aman. PARAF KOORDINASI SEKRETARIS DAERAH ASISTEN SEKDA KEPALA KANTOR ARSIP & PERPUSTAKAAN DAERAH KEPALA BAGIAN HUKUM & PERUNDANG-UNDANGAN SETDA
(3)Pendistribusian arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diikuti dengan tindakan pengendalian.
(4)Ketentuan lebih lanjut mengenai tindakan pengendalian sebagaimana dimaksud pada ayat (3) diatur dengan Peraturan Bupati.

Pasal 10

(1)Penerimaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat
(1)huruf b dianggap sah setelah diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima.
(2)Penerimaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus diregistrasi oleh pihak yang menerima.
(3)Arsip yang diterima sebagaimana dimaksud pada ayat (2) didistribusikan kepada unit pengolah diikuti dengan tindakan pengendalian.
(4)Unit pengolah sebagaimana dimaksud pada ayat (3) bertanggungjawab terhadap autentisitas Arsip yang diterima.

Isi peraturan

Teks180PDFHirarki

Memuat teks peraturan…