DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Malinau No. 7 Tahun 2015

Nomor: 7
Tahun: 2015
Ditetapkan: 23 Desember 2015
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 73

Lembaga terkait

Ringkasan

Peraturan Daerah ini mengatur tentang: Penyelenggaraan Kearsipan dengan sistematika sebagai berikut. Bab 1: Ketentuan Umum. Bab 2: Tujuan. Bab 3: Asas dan Ruang Lingkup. Bab 4: Penyelenggaraan Kearsipan. Bab 5: Pengelolaan Arsip. Bab 6: Autentikasi. Bab 7: Peran Serta Masyarakat. Bab VIII: Pembiayaan. Bab IX: Pembinaan dan Pengawasan. Bab 10: Sanksi Administrari. Bab XI: Ketentuan Penyidikan. Bab XII: Ketentuan Pidana. Bab XIII: Ketentuan Penutup.

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, maka penyelenggaraaan kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Malinau, BUMD, Pemerintahan Desa, Lembaga Pendidikan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, Perusahaan dan Perseorangan harus dikelola melalui sistem penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif, terpadu, dan berkesinambungan;
c.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a dan huruf b, maka dipandang perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan. Mengingat :1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia 1945;

2.Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1997 Nomor 18, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3674);
3.Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151);
4.Undang-Undang............
4.Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Republik Indonesia Nomor 4846);
5.Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 122, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
6.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
7.Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234);
8.Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pembentukan Provinsi Kalimantan Utara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 229, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 53620);
9.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244,Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali,terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
10.Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151);
11.Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 195, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3931);
12.Peraturan pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikro Film atau media lainnya dengan legalisasi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 195, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3913);
13.Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pedoman Pembinaan dan Pengawasan Atas Penyelenggaraan Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 165, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia 4593);
14.Peraturan Pemerintah.........
14.Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintah antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia 4737);
15.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
16.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah;
17.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah di Lingkungan Pemerintah Daerah;
18.Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis;
19.Peraturan Daerah Kabupaten Malinau Nomor 1 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintahan yang Menjadi Kewenangan Pemerintah Kabupaten Malinau (Lembaran Daerah Kabupaten Malinau Tahun 2008 Nomor 1);
20.Peraturan Daerah Kabupaten Malinau Nomor 5 Tahun 2008 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Malinau Tahun 2008 Nomor 5) Sebagaimana Terakhir Kali Dirubah Dengan Peraturan Daerah Kabupaten Malinau Nomor 6 Tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Daerah Kabupaten Malinau Nomor 5 Tahun 2008 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Lembaran Daerah Kabupaten Malinau Tahun 2012 Nomor 6). Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN MALINAU dan BUPATI MALINAU, MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN BAB I...........

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan :

1.Daerah adalah Daerah Kabupaten Malinau.
2.Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Malinau.
3.Bupati adalah Bupati Malinau.
4.Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD adalah perangkat daerah sebagai unsur pembantu Bupati dalam rangka penyelenggaraan Pemerintahan Daerah yang terdiri dari Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, BAPPEDA, Inspektorat, Satuan Polisi Pamong Praja, Lembaga Teknis Daerah, Kecamatan dan Kelurahan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Malinau.
5.Kantor Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Malinau.
6.Kepala Kantor adalah Kepala Kantor Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Malinau.
7.Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga Pemerintah nonkementrian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di Ibukota Negara.
8.Desa adalah kesatuan masyarakat yang memiliki kewenangan untuk mengatur dan mengurus kepentingan masyarakat setempat berdasar asal usul dan adat istiadat setempat yang diakui dalam sistem Pemerintahan Nasional dan berada di daerah Kabupaten Malinau.
9.Pemerintahan Desa adalah penyelenggaraan urusan Pemerintahan oleh Pemerintah Desa dan Badan Permusyawaratan Desa dalam mengatur dan mengurus kepentingan masyarakat setempat berdasarkan asal-usul dan adapt istiadat setempat yang diakui dan dihormati dalam sistem Pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia.
10.Badan adalah sekumpulan orang dan/atau modal yang merupakan kesatuan baik yang melakukan usaha maupun yang tidak melakukan usaha yang meliputi Perseroan Terbatas, Perseroan Komanditer, Perseroan lainnya, Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) dengan nama dan dalam bentuk apapun, Firma, Kongsi, Koperasi, Dana Pensiun, Persekutuan, Perkumpulan, Yayasan, Organisasi Massa, Organisasi Sosial Politik, atau Organisasi lainnya, Lembaga, dan Bentuk Badan lainnya termasuk kontrak investasi kolektif dan bentuk usaha tetap.
11.Kearsipan adalah kegiatan penyelenggaraan pengelolaan arsip dari masa penciptaan sampai dengan penyusutan dan pelestarian.
12.Arsip adalah.........
12.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
13.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
14.Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
15.Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
16.Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
17.Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
18.Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
19.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau Lembaga Kearsipan kemudian disimpan dalam Depo Kantor Perpustakaan dan Kerasipan Daerah Kabupaten Malinau.
20.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
21.Unit pengolah adalah unit kerja pada SKPD yang melaksanakan fungsi pengolahan semua arsip berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
22.Unit kearsipan adalah unit kerja pada SKPD yang melaksanakan fungsi dalam penyelenggaraan kearsipan.
23.Arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan dan diangkat dalam jabatan fungsional serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
24.Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaaannya bagi kepentingan pengguna arsip.
25.Retensi Arsip............
25.Retensi Arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip atas dasar nilai guna yang terkandung di dalamnya.
26.Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SKD adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memilki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara Nasional.
27.Sistem Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SIKD adalah sistem informasi arsip secara Nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi kerasipan nasional.
28.Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat JIKD adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.
29.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.
30.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara memindahkan arsip in-aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna dan menyerahkan arsip statis kepada Kantor Perpustakaan dan Kearsipan Daerah.
31.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana serta sumber daya lainnya.
32.Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efiisen, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip.
33.Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
34.Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari Pencipta Arsip kepada lembaga kearsipan.
35.Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.
36.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh pemerintahan daerah melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan pemerintahan daerah yang dipisahkan.
37.Organisasi..........
37.Organisasi kearsipan adalah unit kearsipan dan lembaga kearsipan yang melaksanakan kegiatan penyelenggaraan kearsipan.
38.Pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya.
39.Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
40.Pemberkasan adalah penempatan naskah (item) ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memilki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
41.Program arsip vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan unuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan arsip vital Pencipta Arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
42.Arsip yang autentik adalah arsip yang informasinya memiliki struktur, isi, dan konteks, yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali arsip tersebut diciptakan dan diciptakan oleh orang atau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip.
43.Bantuan luar negeri adalah adalah bantuan yang berasal dari Pemerintah luar negeri, Pemerintah Negara Bagian atau Pemerintah Daerah di luar negeri, Perserikatan Bangsa-Bangsa atau organisasi multilateral lainnya termasuk badan-badannya, organisasi atau lembaga internasional, organisasi kemasyarakatan luar negeri, serta badan usaha milik Pemerintah Negara/Negara Bagian/Daerah di luar negeri dan Badan swasta di luar negeri.
44.Alih media arsip adalah kegiatan pengalihan media yang dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan peraturan perundang-undangan.
45.Penyidikan adalah serangkaian tindakan Penyidik dalam hal dan menurut cara yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.

BAB II

TUJUAN

Pasal 2

Penyelenggaraan kearsipan di daerah bertujuan untuk :

a.memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan kearsipan Daerah.
b.menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh Pemerintah Daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, sebagai penyelenggara kearsipan Daerah;
c.mewujudkan............
c.mewujudkan adanya peran sistem penyelenggaraan kearsipan secara terpadu sebagai bukti pertanggungjawaban sehingga mampu menyelamatkan aset daerah;
d.meningkatan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
e.meningkatkan pelayanan informasi kepada publik yang bermanfaat bagi masyarakat bangsa dan negara.

BAB III

ASAS DAN RUANG LINGKUP

Pasal 3

Penyelenggaraaan kearsipan dilaksanakan berasaskan :

a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan keterpercayaan;
c.keutuhan;
d.asal-usul (principle of provenance);
e.aturan asli (principle of original order);
f.keamanan dan keselamatan;
g.keprofesionalan;
h.keresponsifan;
i.keantisipatifan;
j.kepartisipatifan;
k.akuntabilitas;
l.kemanfaatan;
m.aksesibilitas; dan
n.kepentingan umum.

Pasal 4

(1)Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan daerah meliputi keseluruhan penetapan kebijakan pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan daerah yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
(2)Ruang lingkup........
(2)Ruang lingkup sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi kegiatan yang dilakukan oleh SKPD, BUMD, Pemerintahan Desa, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan.

BAB IV

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Pasal 5

Penyelenggaraan kearsipan dilakukan Pemerintah Daerah dalam suatu Sistem Kearsipan Nasional (SKN).

Pasal 6

Guna mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2, Pemerintah Daerah melakukan hal-hal sebagai berikut :

a.pengangkatan tenaga fungsional Arsiparis dan/atau tenaga kearsipan pada SKPD, BUMD dan Pemerintahan Desa;
b.penyelenggaraaan pelatihan kearsipan;
c.penyediaan sarana dan prasarana kearsipan sesuai standarisasi kearsipan;
d.penetapan dan pelaksanaan sistem kearsipan yang serasi dan terpadu dengan sistem kearsipan nasional dan jaringan informasi kearsipan nasional;
e.penetapan jadwal retensi arsip;
f.penelitian dan pengembangan kearsipan;
g.sosialisasi dalam rangka menumbuhkan budaya tertib arsip di Daerah;
h.pembinaan dan pengawasan terhadap penyelenggaraan kearsipan dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan kearsipan yang mampu menghimpun, memelihara, menyelamatkan dan mengamankan bahan pertanggungjawaban Pemerintah Daerah;

Pasal 7

Penyelenggaraan kearsipan Daerah menjadi tanggung jawab Pemerintah Daerah dan dilaksanakan oleh Kantor Perpustakaan dan Kearsipan Daerah.

Pasal 8

(1)Kantor Perpustakaan dan Kearsipan Daerah menyelenggarakan kearsipan yang komprehensif dan terpadu melalui SKD untuk menjaga autentisitas dan keutuhan arsip.
(2)SKD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berlaku untuk pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis.

Pasal 9

SKD sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 berfungsi untuk :

a.mengindentifikasi keberadaan arsip yang memiliki keterkaitan informasi di semua organisasi kearsipan;
b.menghubungkan keterkaitan arsip sebagai satu keutuhan informasi; dan
c.menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya.

Pasal 10

(1)Kantor Perpustakaan dan Kearsipan Daerah membangun SIKD untuk memberikan informasi yang autentik dan utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan pemerintahan daerah, memori kolektif daerah, dan simpul pemersatu daerah dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia.
(2)Dalam melaksanakan fungsi SIKD, Kantor Perpustakaan dan Kearsipan Daerah membentuk JIKD.

Isi peraturan

Teks73PDFHirarki

Memuat teks peraturan…