Dalam Peraturan Daerah ini, yang dimaksud dengan: 1 . Daerah adalah Kabupaten Mojokerto.
2.Pemerintah Daerah adalah kepala daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
3.Bupati adalah Bupati Mojokerto.
4.Perangkat daerah adalah unsur pembantu Bupati dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah.
5.Lembaga Kearsipan Daerah adalah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mojokerto.
6.Pemerintah Desa adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh Pemerintah Desa dan Badan Permusyawaratan Desa di Daerah yang berwenang mengatur dan mengurus kepentingan masyarakat setempat berdasarkan asal-usul kepentingan masyarakat setempat yang diakui dan dihormati dalam sistem Pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia.
7.Provinsi adalah Provinsi Jawa Timur.
8.Badan adalah sekumpulan orang dan/atau modal yang merupakan kesatuan baik yang melakukan usaha maupun yang tidak melakukan usaha yang meliputi perseroan terbatas, perseroan komanditer, perseroan lainnya, badan usaha milik daerah (BUMD) dengan nama dan dalam bentuk apapun, firma, kongsi, koperasi, dan pensiun, persekutuan, perkumpulan, yayasan, organisasi massa, organisasi sosial politik, atau organisasi lainnya, lembaga dan bentuk badan lainnya termasuk kontrak investasi kolektif dan bentuk usaha tetap.
9.Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di Ibukota Negara.
10.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 1 1 . Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, lembaga pendidikan, perusahaan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bemegara.
12.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selamajangka waktu tertentu.
13.Arsip statis adalah arsip yang di hasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan di pennanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan kemudian di simpan dalam Depo Lembaga Kearsipan Daerah.
14.Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
15.Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatan.
16.Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
17.Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus.
18.Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
19.Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
20.Arsip Aset adalah Informasi mengenai sumber daya ekonomi yang dikuasai dan/atau dimiliki oleh pemerintah maupun pemerintah daerah sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan dari mana manfaat ekonomi dan/atau sosial di masa depan diharapkan baik oleh pemerintah daerah maupun masyarakat serta dapat diukur dalam satuan uang, termasuk sumberdaya non keuangan yang diperlukan untuk penyediaan jasa bagi masyarakat umum dan sumber daya yang dipelihara karena sejarah dan budaya. 2 1 . Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
22.Unit pengelolaan adalah unit kerja pada perangkat daerah yang melaksanakan fungsi pengolaan semua arsip berkaitan dengan kegiatan pencipta arsip di lingkungannya.
23.Unit kearsipan adalah unit kerja pada perangkat daerah yang melaksanakan fungsi dalam penyelenggaraan kearsipan.
24.Arsiparis adalah pegawai negeri sipil yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/ atau pendidikan dan pelatihan kearsipan di angkat dalam jabatan fungsional serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
25.Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang di dasarkan pada kegunaan bagi kepentingan pengguna arsip.
26.Retensi arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip atas dasar nilai guna yang terkandung di dalamnya.
27.Sistem kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan keberlanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
28.Sistem kearsipan daerah yang selanjutnya di singkat SKD adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai kompenen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan di daerah.
29.Sistem informasi kearsipan dinamis yang selanjutnya disingkat SIKD adalah sistem informasi berbasis arsip dinamis yang dikelola oleh Lembaga Kearsipan Daerah dengan menggunakan sarana JIKD.
30.Jaringan informasi kearsipan daerah yang selanjutnya disingkat JIKD adalah sistem jaringan informasi dan sarana layanan arsip di daerah yang di kelola oleh Lembaga Kearsipan Daerah. 3 1 . Jaringan informasi kearsipan nasional yang selanjutnya disebut JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.
32.Autentifikasi adalah suatu proses yang merupakan sebuah tindakan pembuktian (Validasi terhadap identitas seorang pengguna pada saat akan mengakses sebuah sistem).
33.Arsip Aset adalah Informasi mengenai sumber daya ekonomi yang dikuasai dan/ atau dimiliki oleh pemerintah maupun pemerintah daerah sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan dari mana manfaat ekonomi dan/ atau sosial di masa depan diharapkan baik oleh pemerintah daerah maupun masyarakat serta dapat diukur dalam satuan uang, termasuk sumberdaya non keuangan yang diperlukan untuk penyediaan jasa bagi masyarakat umum dan sumber daya yang dipelihara karena sejarah dan budaya.
34.Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya Jasa kearsipan .
35.Asas asal usul adalah untuk menjaga arsip tetrap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip, sehingga arsip melekat pada konteks penciptaannya.
36.Asas aturan asli adalah untuk menjaga arsip tetap tertata sesuai dengan pengaturan aslinya ( Origi:nal order) sesuai dengan waktu arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan.
37.Standar deskripsi adalah teks paragraf yang menggambarkan suatu objek tertentu yang dijelaskan pada sebuah teks deskripsi bisa berupa orang, tempat, peristiwa, suasana, kejadian atau hal lainnya dengan tujuan untuk memberi gambaran dan penjelasan yang utuh kepada pembacanya supaya mereka dapat memahami apa yang sedang dibicarakan dengan jelas. Entah itu dalam segi bentuk fisik, sikap, rasa dan lain-lain.
38.Jadwal retensi arsip yang selanjutnya di singkat JRA adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang di pergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.
39.Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara memindah arsip inaktif dari unit pengelolahan ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bemilai guna dan menyerahkan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan Daerah.
40.Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan di daerah yang di dukung oleh sumber daya manusia, prasana dan sarana serta sumber daya lainnya. 4 1 . Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip.
42.Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan di daerah.
43.Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada Lembaga Kearsipan Daerah.
44.Daftar pencarian arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.
45.Badan usaha milik daerah yang selanjutnya di singkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh pemerintahan daerah melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan pemerintahan daerah yang dipisahkan.
46.Organisasi kearsipan adalah unit kearsipan dan lembaga kearsipan yang melaksanakan kegiatan penyelenggaraan kearsipan.
47.Pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya.
48.Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
49.Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi suatu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
50.Program arsip vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan arsip vital pencipta arsip pada saat darurat atau telah terjadi musibah. 5 1 . Bantuan luar negeri adalah bantuan yang berasal dari pemerintahan luar negeri, perserikatan bangsa-bangsa atau organisasi multirateral lainnya termasuk badan-badannya, organisasi atau lembaga intemasional, organisasi kemasyarakatan luar negeri, serta badan usaha milik pemerintah negara/negara bagian/daerah di luar negeri dan badan swasta di luar negeri.
52.Alih media arsip adalah kegiatan pengalihan media yang di laksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan peraturan perundang-undangan.
53.Penyidikan adalah serangkaian tindakan penyidik dalam hal dan menurut cara yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.
54.Penyidik pegawai negeri sipil yang selanjutnya disingkat PPNS adalah pejabat penyidik pegawai negeri sipil yang diberi wewenang khusus oleh Undang-Undang untuk melakukan penyidikan terhadap pelanggaran Peraturan Daerah.
55.Jasa kearsipan adalah kegiatan bidang kearsipan yang tidak berwujud atau manfaat yang ditawarkan kepada pihak lain yang memberikan solusi bagi masalah-masalah konsumen.